■汪衛(wèi)東

作者：汪衛(wèi)東，中學高級教師，副校長，研究方向為中等職校后勤工作研究。

數(shù)字化管理是中等職業(yè)教育快速發(fā)展之必然，構建后勤工作管理體系旨在改變后勤服務工作形態(tài)，提升學校后勤工作管理效能，高效服務教育教學一線。以后勤管理工作的幾個模塊分析入手，通過網(wǎng)絡環(huán)境下建立的管理平臺實施后勤工作全程動態(tài)管理方式，提供便捷管理體系，從而有效地提高中等職校后勤管理工作效率，全面推進中等職業(yè)教育數(shù)字化管理的進程。

隨著中等職業(yè)教育的快速發(fā)展，無論是學校的辦學規(guī)模還是內(nèi)涵都發(fā)生了根本性的變化，因而，對學校后勤管理工作也提出了快捷高效的要求。現(xiàn)代中等職業(yè)學校的后勤管理工作如何適應時代發(fā)展的要求，快速高效服務教學一線將是值得探究的課題。本校新校區(qū)的整體建設和學校智能化弱電工程的校園全覆蓋，為實現(xiàn)后勤工作數(shù)字化管理提供了基本保證?，F(xiàn)將本校后勤工作數(shù)字化管理體系構建的一些做法與同行商榷探討。

1 提出問題

目前，中等職校后勤管理工作除財務工作外，絕大多數(shù)的管理仍停留在手工制作狀態(tài)，顯得極其陳舊、落后，如今的大量賬冊如固定資產(chǎn)總賬、教學設備明細賬、易耗品明細賬、報損單等，都是通過手工制作完成的，其不足之處是容易出差錯、潦草、不清楚、修改不方便、不易查詢、不易統(tǒng)計、攜帶不方便，保存困難易損壞等。這種陳舊的、手工記賬式的后勤管理模式與現(xiàn)代職教管理理念相背離，現(xiàn)有的后勤管理模式與管理手段顯然已不適合當前中等職業(yè)教育發(fā)展的需要?！秶抑虚L期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》中指出：“制定學校基礎信息管理要求，加快學校管理信息化進程，促進學校管理標準化、規(guī)范化”。另外，學校規(guī)模不斷擴大，管理制度嚴格規(guī)范與實時性、高效快捷等都對后勤工作提出了更高的要求。因此，后勤工作數(shù)字化管理已成為學?，F(xiàn)代化建設的重要方面。

2 解決方案與實施途徑

中等職校后勤工作數(shù)字化管理體系，是運用計算機和現(xiàn)代網(wǎng)絡兩大技術，將中等職業(yè)學校后勤工作管理與數(shù)據(jù)庫結合起來，實現(xiàn)中等職校后勤工作的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化管理。體系含有學校資產(chǎn)、學校財務、請購維修審核和后勤工作人員管理等四大模塊。

2.1 中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的結構

該系統(tǒng)不僅僅能應用于中等職校后勤日常工作的管理，而且還能延伸到中等職校后勤工作管理的其他方面，如校園一卡通系統(tǒng)、圖書管理、收費管理、實習材料、水電設施、學生宿舍管理、校園車輛管理、安全報警和消防管理等，應用范圍廣泛。其系統(tǒng)整體結構如圖1所示，并通過制授權方式與銀行、財政、稅務、相關企業(yè)和上級教育主管部門進行系統(tǒng)連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息實時上傳與下載，學校通過校園網(wǎng)、城域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等連成一個有機的網(wǎng)絡整體，從而為實現(xiàn)網(wǎng)絡化、信息化管理構建起技術平臺。

2.2 中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的規(guī)劃

根據(jù)中等職校后勤工作數(shù)字管理系統(tǒng)的結構，對管理系統(tǒng)進行總體規(guī)劃，如根據(jù)后勤工作的特點確定若干個管理模塊，按其管理功能與人員分工，確定客戶端口權限與承擔的項目，然后對于服務器端進行整體考慮權限設置與資源規(guī)劃而設計網(wǎng)絡結構，并根據(jù)實際使用情況能夠及時進行動態(tài)修改，因此設計的基于C/S模式管理系統(tǒng)必須具有較好的可修改性、較強的移植性和易操作性。

中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)基本信息包括：

1）職能部門（專業(yè)部）及教職工信息；

2）設置班級及學生信息；

3）建筑物及房號信息；

4）固定資產(chǎn)及易耗品信息，對學校的固定資產(chǎn)要進行分類統(tǒng)一設置編號，并提供購置時間、單價和用途等信息；

5）資產(chǎn)與存放地信息，注意要將學校各部門、存放地、相關的管理人員聯(lián)系起來；

6）管理人員設置，應將管理人員與管理項目、使用對象對應起來；

7）使用情況信息，應用系統(tǒng)中的網(wǎng)絡傳輸功能，通過后勤管理中心的管理端，將全校統(tǒng)一的固定資產(chǎn)和易耗品目錄清單通過校園網(wǎng)呈現(xiàn)各職能部門（專業(yè)部），客戶端只要通過網(wǎng)絡傳輸功能數(shù)據(jù)導入即可；

8）資產(chǎn)目錄信息，購買的設備與材料可以到資產(chǎn)目錄信息中來增添；

9）用戶管理信息，用戶有管理員、一般用戶（部門負責人或資產(chǎn)管理員）、特殊用戶（如有審批權限的領導）；

10）數(shù)據(jù)備份與還原。

2.3 中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的應用舉例

1）資產(chǎn)管理子系統(tǒng)。資產(chǎn)錄入，按設備或材料購入的時間逐筆錄入系統(tǒng)，還可以在原始憑證中錄入憑證號，資產(chǎn)錄入好后，資產(chǎn)過賬進入系統(tǒng)，科目有資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、資產(chǎn)報損、資產(chǎn)借用、資產(chǎn)退貨、資產(chǎn)盤點、管理審批、采購預算等。

在制訂采購預算計劃時管理人員在系統(tǒng)中一目了然學校固定資產(chǎn)或易耗品庫存數(shù)，系統(tǒng)還顯示訂購數(shù)。訂購數(shù)是系統(tǒng)依據(jù)學校各部門職能和編制預設的配備標準來確定的，每個職能部門（專業(yè)部）制作一次采購預算計劃一般最多1小時就完成了。采購計劃制作好后，在客戶端的系統(tǒng)界面中點擊“網(wǎng)絡傳輸”，完成采購計劃上報。另外學校職能部門需要臨時性采購設備或材料時，如果審批領導不在學校辦公，可以通過網(wǎng)絡功能進行數(shù)字簽名審批，也可通過手機確認功能進行在線指示。后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)應用前后用時比較如表1所示。

表1 中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)應用前后用時比較表

2）財務管理子系統(tǒng)。中等職校學校財務管理相對于中小學來說復雜得多，一是經(jīng)費渠道多，二是科目繁多。因此除將地方財政部門統(tǒng)一規(guī)定的使用專用財務軟件嵌入到后勤工作管理系統(tǒng)外，其他眾多財務工作均可在后勤工作管理系統(tǒng)中完成，按照財務制度實時進行收支與匯總，形成財務報表。如學生繳費管理系統(tǒng)，可按照規(guī)定和學生情況分別設立相應系統(tǒng)，同時按照學生性質(zhì)建立個人賬戶。

校園一卡通系統(tǒng)除學生進出校園、實驗室和車間、宿舍、圖書館、活動場所以鑒定身份外，還用于食堂、學校商場、醫(yī)務室、通信、浴室等消費。因此應將一卡通系統(tǒng)納入到財務管理系統(tǒng)中，適應學校財務統(tǒng)一的管理要求，有效進行職能部門績效考核，同時有利于學生行為習慣養(yǎng)成教育的實施。

3）查詢統(tǒng)計子系統(tǒng)。系統(tǒng)提供的查詢統(tǒng)計共六大類，即總賬查詢、明細賬查詢、分類賬查詢、經(jīng)費賬查詢、資產(chǎn)使用情況查詢、后勤人員考勤查詢、綜合查詢。以上這些統(tǒng)計的數(shù)據(jù)都可以通過系統(tǒng)用Excel另存到硬盤中保存起來，也可以直接打印。如資產(chǎn)使用情況查詢（即資產(chǎn)使用率查詢），分易耗品使用清單與固定資產(chǎn)完好率兩種統(tǒng)計，在資產(chǎn)使用統(tǒng)計中，可以按職能部門（專業(yè)部）和班級兩種情況來進行，從而用來考核職能部門（專業(yè)部）、班級常規(guī)管理情況。

4）系統(tǒng)運用成效分析。通過一年多時間實踐與探索，中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)適合中等職業(yè)教育發(fā)展的需求，可有效地提升學校整體管理水平。特別是在系統(tǒng)新開發(fā)了網(wǎng)絡傳輸與量入為出兩大新功能后，系統(tǒng)更為完善。資產(chǎn)管理、財務管理、學?；拘畔⒌纳蠄蟆⑸贽k項目審批等，可完全通過網(wǎng)絡傳輸功能完成。采用后勤工作管理系統(tǒng)后，要求廣大后勤工作管理人員要加強信息技術方面的學習，通過該系統(tǒng)的運用實踐，形成良好的后勤工作數(shù)字化管理的氛圍。

3 存在問題與反思

中等職校后勤工作管理系統(tǒng)是學校依據(jù)自身現(xiàn)有條件和實際需求而實施的一項信息化管理升級工程，需要一定的經(jīng)費投入，同時需要具備一定的硬件設施環(huán)境，需要上級教育部門和學校領導層在經(jīng)費方面、條件方面給予相應的投入和支持。

另外，中等職校后勤工作人員計算機應用能力普遍較低，許多后勤工作人員習慣于傳統(tǒng)的記賬式的管理模式，缺乏對后勤工作數(shù)字化管理的正確認識，熱情不夠，甚至出現(xiàn)抵觸情緒，為此，建立一支具有一定專業(yè)水準的后勤工作管理人員隊伍勢在必行。

4 結束語

運用現(xiàn)代信息技術對中等職校后勤工作進行管理，是全面推進中等職校信息化管理的需要。中等后職校后勤工作進行數(shù)字化管理后，改變了傳統(tǒng)的管理模式，有利于提高效率和中等職校辦學水準，促進中等職業(yè)教育快速邁向管理標準化、規(guī)范化。

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