沈加琴

加快養(yǎng)老保險業(yè)務檔案電子化建設是社保經(jīng)辦機構(gòu)堅持科學發(fā)展的具體措施，是發(fā)展養(yǎng)老保險業(yè)務檔案現(xiàn)代化管理的迫切要求，同時也是進一步提高社保經(jīng)辦機構(gòu)經(jīng)辦能力的現(xiàn)實需要。近幾年來，鹽城市人力資源和社會保障局結(jié)合社會保險經(jīng)辦工作發(fā)展的實際，積極促進檔案資源建設，電子化建設、庫房建設、服務大廳建設與檔案利用工作協(xié)調(diào)發(fā)展，同步推進，養(yǎng)老保險業(yè)務檔案電子化建設取得了顯著成績。2012年，以優(yōu)異成績通過了江蘇省人力資源和社會保障廳業(yè)務檔案達標專項驗收。

一、理清養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理思路

鹽城市人力資源和社會保障局承辦全市100萬名參保人員的養(yǎng)老保險經(jīng)辦工作，近幾年來，隨著市城鎮(zhèn)企業(yè)職工養(yǎng)老保險覆蓋面的不斷延伸擴大，養(yǎng)老保險業(yè)務檔案越積越多，如何加強養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的管理已成為擺在我們面前的重大民生課題。2009年，人力資源和社會保障部、國家檔案局聯(lián)合頒布了《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》第3號令和《社會保險業(yè)務檔案達標驗收標準》。2010年初，市人力資源和社會保障局新一任領導班子把養(yǎng)老保險檔案管理建設工作列入執(zhí)政為民的重點工作目標，成立了養(yǎng)老保險檔案建設領導小組。領導小組成立后的第一件事就是調(diào)查研究，查找問題。此前市養(yǎng)老保險檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在：一是沒有入卷歸檔，散落存放；二是沒有安全性，損壞、丟失隨時可能發(fā)生；三是沒有服務提供，辦事群眾意見較大；四是沒有機構(gòu)、沒有庫房、沒有資金；五是沒有創(chuàng)新意識，在當時的社保經(jīng)辦機構(gòu)內(nèi)部對檔案工作有一種管不管都行的思想。通過主觀與客觀分析后，統(tǒng)一了思想認識，增強了緊迫感，我們提出了“變冷門業(yè)務為熱門業(yè)務，推動養(yǎng)老保險檔案管理服務工作有為有位；變簡單管理為現(xiàn)代化管理，提升養(yǎng)老保險檔案管理服務現(xiàn)代化水平；變死檔案為活信息，為政府公共服務平臺建設服務；變單一檔案建設發(fā)展為全面協(xié)調(diào)發(fā)展，夯實養(yǎng)老保險檔案工作發(fā)展基礎”的“四變”思路。思路的明確，為加快鹽城市養(yǎng)老保險業(yè)務檔案電子化建設步伐打下了堅實基礎。

二、啟動養(yǎng)老保險業(yè)務檔案電子化建設

幾年來，在江蘇省人力資源和社會保障廳的重視及有關部門的支持下，鹽城市不斷加大基礎設施和軟件系統(tǒng)開發(fā)建設的投入，加快了養(yǎng)老保險業(yè)務檔案電子化建設步伐。一是爭取支持，抓機構(gòu)建設，將檔案管理工作與其他經(jīng)辦工作放在同等重要的位置，納入工作考核范圍，各科室明確一名檔案管理兼職人員，負責各科室日常工作中形成的檔案資料收集和整理。二是加大經(jīng)費投入，提供物質(zhì)基礎，建立檔案室、閱檔室，購置了金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備了吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備和用品，檔案庫房達到了“八防”要求。三是制定檔案管理辦法，檔案管理流程，檔案管理歸檔范圍和保管期限，檔案管理分類方案。四是夯實基礎，抓規(guī)章制度建設，制定實施了《檔案員崗位職責》《檔案庫房管理制度》《檔案保管管理制度》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀制度》《檔案借閱制度》《設備維護使用制度》。五是開展培訓，抓電子檔案管理人才建設，為使檔案管理人員盡快熟悉檔案電子化管理和使用技術，成為檔案管理的行家里手，我們對檔案人員實施全員培訓，多次邀請市檔案局專家授課和現(xiàn)場專業(yè)指導，力求盡快適應檔案工作的需要。六是策劃需求，抓軟件應用系統(tǒng)開發(fā)，我們與專業(yè)軟件公司共同開發(fā)了養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案查詢信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了將大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化、電子化檔案信息管理的質(zhì)變。

三、拓展領取養(yǎng)老金人員檔案電子化建設

近幾年，鹽城市隨著國有、集體企業(yè)改制和并軌工作的進一步深化，越來越多的退休人員脫離原企業(yè)管理，由于鹽城市社區(qū)平臺建設不到位，致使企業(yè)退休人員檔案無人管理的現(xiàn)象突出。目前，鹽城市社會保險檔案服務中心已接收保存的企業(yè)退休人員檔案30萬人，隨著退休個人存檔數(shù)量的與日俱增，傳統(tǒng)的退休人員檔案管理方式已不適應時代發(fā)展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人員檔案管理不失真、不失密、不丟失，更好地履行社會保險公共服務職責和使命，就要堅持不懈創(chuàng)新，就要通過檔案電子化管理技術解決好保真、保讀、保取、保密、保存的難題。我們借用了養(yǎng)老保險業(yè)務檔案電子化建設的思路，在科學論證的前提下，大膽啟動了退休人員檔案電子化建設工作，完全避免了過去查詢?nèi)藛T在頻繁查閱、借用檔案過程中發(fā)生的檔案丟失、篡改、磨損、損壞的現(xiàn)象，有效地控制了領取養(yǎng)老金人員篡改檔案信息而產(chǎn)生的欺詐養(yǎng)老金問題。

另外，還加強數(shù)字化、電子化檔案信息系統(tǒng)管理。一是參保職工查詢檔案方便快捷，原來查一份檔案，要在龐大的堆里尋找，勞神費事，往往需要半個小時，工作人員辛苦，職工不滿意。現(xiàn)在，只要報上姓名或身份證號碼，在計算機中查詢，非常方便，只需要5分鐘。二是檔案管理是標準化建設的基礎工作，通過業(yè)務檔案達標工作，規(guī)范了檔案管理，加快了標準化建設進程。三是在業(yè)務實現(xiàn)信息化的情況下，重視檔案管理工作對保存原始資料有著長遠意義。

總之，我們要積極探索社會保險業(yè)務檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設，注重加強業(yè)務檔案數(shù)據(jù)庫建設，建立和完善社會保險業(yè)務檔案機檢目錄數(shù)據(jù)庫，使社會保險業(yè)務檔案管理走上規(guī)范化、信息化、專業(yè)化的管理道路，為全力構(gòu)建社會保險檔案民生工程，不斷推進鹽城市養(yǎng)老保險電子檔案建設再躍新臺階。

（作者單位：鹽城市機關事業(yè)養(yǎng)老保險中心）