林世鳳

摘要：信息化背景下高校檔案管理是一項(xiàng)科技含量較高的工作，相比于傳統(tǒng)的檔案管理顯示出更多優(yōu)勢(shì)，如效率更高，管理更便捷等。本文就現(xiàn)階段高效檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，思考信息化背景下高校檔案管理工作中存在的存在的一些問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出提升高校檔案管理水平的若干措施，從而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：信息化；高校檔案；現(xiàn)狀分析；管理措施

現(xiàn)階段，全世界的高等教育早已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)信息化的時(shí)代，高新信息技術(shù)在高等教育管理中扮演著重要的角色。在信息化的背景下，高校檔案管理與新技術(shù)的相互融合，使得檔案管理效率大為提升，進(jìn)一步也使得高校的管理工作邁進(jìn)了一個(gè)嶄新的階段。

高校檔案管理現(xiàn)狀分析

1.相關(guān)人員思想觀(guān)念滯后

在高校的各項(xiàng)管理工作中，檔案管理一直是重要的組成部分；而在信息時(shí)代，高校檔案工作更是作為校園信息資源實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。高校檔案管理工作伴隨著技術(shù)的發(fā)展，其工作形式與內(nèi)容也在不斷變化。面對(duì)不斷發(fā)展的檔案工作，相關(guān)管理人員對(duì)其的重視程度不高，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到工作的必要性及其對(duì)整個(gè)學(xué)校發(fā)展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個(gè)附帶性質(zhì)的工作，認(rèn)為此類(lèi)工作對(duì)學(xué)校的管理工作無(wú)關(guān)緊要。因此，在實(shí)際的工作中，思想意識(shí)上忽視檔案管理的作用，實(shí)際行動(dòng)上對(duì)檔案管理的支持不夠，檔案事業(yè)發(fā)展缺乏規(guī)劃與總結(jié)。此外，在固有思想及不合理體制的約束下，高校檔案管理部分通常只重視檔案的基礎(chǔ)性管理工作比如整理、編目及查閱等，對(duì)于檔案社會(huì)服務(wù)功能等方面的工作建設(shè)卻無(wú)實(shí)質(zhì)性的操作措施。高校檔案管理中，還存在相關(guān)管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，以至于無(wú)法勝任檔案管理的現(xiàn)象，管理人員缺乏培訓(xùn)。

2.檔案管理工作效率低，缺乏相關(guān)基礎(chǔ)性設(shè)施

高校檔案管理工作一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程，目前高校中大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，在進(jìn)行檔案分類(lèi)、校訂中通常需要大量人員協(xié)同合作才能完成，而且工作的質(zhì)量無(wú)法得到可靠保障，嚴(yán)重耗費(fèi)人力資源，工作效率低下。高校檔案管理中，因?yàn)橄嚓P(guān)投入資金的缺失，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)無(wú)法配齊信息化設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施的滯后造成了我國(guó)現(xiàn)階段大多數(shù)高校的檔案管理仍處于一個(gè)高度依賴(lài)人力操作的階段，這種現(xiàn)象使得高校檔案管理的發(fā)展陷入停滯。此外盡管一些高校在硬件建設(shè)上配備了大量的計(jì)算機(jī)，但實(shí)際的管理工作還依靠人工，大量的信息設(shè)備成了擺設(shè)。另外由于相關(guān)檔案管理計(jì)算機(jī)軟件在編制過(guò)程中，計(jì)算機(jī)編程人員對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致開(kāi)放出的管理軟件實(shí)用性不強(qiáng)，無(wú)法勝任高校檔案管理工作。

3.資源共享存在弊端，高校合并帶來(lái)新問(wèn)題

目前高校的檔案管理分工較細(xì)，人事檔案管理及學(xué)生檔案管理隸屬不同管理部門(mén)，導(dǎo)致在對(duì)信息收集與統(tǒng)計(jì)過(guò)程中存在信息重復(fù)收集，資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，浪費(fèi)人力物力。此外今年來(lái)隨著高等教育體制的改革，許多高校是由一些學(xué)校經(jīng)過(guò)合并重組而成，這就使得檔案管理工作面臨了很大挑戰(zhàn)，一些新問(wèn)題也隨之出現(xiàn)。比如學(xué)校檔案流失、檔案整理歸類(lèi)困難及檔案交接困難等。

提高高校檔案管理水平的若干措施

1.優(yōu)化高校檔案管理模式

納入管理模式、非納入管理模式是高校檔案管理主要的兩種模式。納入模式指的是高校本校檔案館管理高校各個(gè)部門(mén)所用的檔案，實(shí)行檔案業(yè)務(wù)管理；非納入管理模式是相對(duì)于納入管理模式而言的，其表現(xiàn)形式多變，不同部門(mén)的檔案管理模式不一致。舉個(gè)例子，一些高校中人事部門(mén)專(zhuān)門(mén)管理人事檔案，而學(xué)生檔案則由學(xué)校教務(wù)處等部門(mén)進(jìn)行綜合管理，更細(xì)化的分，非納入模式也可以分為按歸口部門(mén)分散管理模式即相對(duì)集中的管理模式。針對(duì)納入與非納入兩種管理模式，非納入管理模式能夠充分發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)施功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的可靠共享，需要投入的人力也較少；而納入管理模式更利于對(duì)資料收集過(guò)程中存在的問(wèn)題，通過(guò)大類(lèi)檔案查找的方式加以補(bǔ)充，較為方便。

2.高校檔案信息的數(shù)字化

高校檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，依賴(lài)信息的數(shù)字化。針對(duì)高校檔案的具體特點(diǎn)，管理人員要通過(guò)轉(zhuǎn)變思路，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，推動(dòng)檔案信息數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，最終為高校發(fā)展提供更好的服務(wù)。高校檔案的數(shù)字化建設(shè)需要大量人力、物力及財(cái)力的支持，需要多方的高效合作，在具體的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中考慮到學(xué)校檔案資料量的巨大，也沒(méi)有必要對(duì)所用的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，只需要針對(duì)其中價(jià)值較高的檔案進(jìn)行處理，此類(lèi)檔案資料能夠在社會(huì)生產(chǎn)中產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益；而其他類(lèi)別的檔案資料則暫時(shí)不考慮實(shí)施數(shù)字化處理，使得檔案信息資源的數(shù)字化效率大為提升。在整個(gè)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，要做好檔案資料的調(diào)研工作，依據(jù)前期的調(diào)研結(jié)果制定高效的數(shù)字化方案，嚴(yán)格把握檔案資料數(shù)字化處理的具體程度，嚴(yán)格控制處理的成本，提高資源的利用率，減少浪費(fèi)，降低后續(xù)的檔案管理成本。總而言之，高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，要重視成本控制，講究效益。

3.依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行高校檔案信息化管理建設(shè)

在高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要按照相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行電子資源歸檔、標(biāo)識(shí)、描述、查詢(xún)及傳輸管理等。檔案信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范好比公路的交通規(guī)則，各種信息資源的管理要嚴(yán)格遵守規(guī)則，以保障檔案管理信息內(nèi)容及運(yùn)行的暢通無(wú)阻。檔案管理中統(tǒng)一輸入格式、代碼符號(hào)及轉(zhuǎn)換規(guī)則的制定，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。高校檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：（1）管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；（2）業(yè)務(wù)性管理規(guī)范；（3）技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案管理計(jì)算機(jī)使用的相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、信息資源合法性判斷規(guī)則是管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的主要構(gòu)成部分；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括了檔案處理規(guī)范、檔案術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、信息資源標(biāo)識(shí)標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；而數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范及水印技術(shù)規(guī)范等則組成了技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

4.提升檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

信息化背景下的高校檔案管理建設(shè)歸根結(jié)底還得依靠人來(lái)完成，提高高校檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。高校檔案管理信息化管理要求管理人員具備較強(qiáng)的檔案專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，要具備一定的信息技術(shù)知識(shí)。具體而言，高效檔案管理隊(duì)伍應(yīng)該具備以下素質(zhì)：（1）較好的政策解讀能力，較高的思想政治素質(zhì)；（2）信息化的管理理念，團(tuán)隊(duì)合作的精神；（3）掌握現(xiàn)代化的管理手段與方法。較高的政策水平及思想政治素質(zhì)是管理人員做好檔案管理工作的重要前提，檔案管理是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，需要管理人員具備足夠強(qiáng)的責(zé)任心，良好的職業(yè)素養(yǎng)及思想政治素質(zhì)有利于管理人員提升事業(yè)的榮譽(yù)感，在工作中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值；信息化管理理念及團(tuán)隊(duì)合作的精神是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的關(guān)鍵所在，通過(guò)樹(shù)立信息服務(wù)理念，加強(qiáng)管理隊(duì)伍間的相互協(xié)作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，能夠有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應(yīng)信息化檔案的管理建設(shè)，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

21世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，高校檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變是必然的趨勢(shì)。通過(guò)合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，有助于高校提升管理水平，為社會(huì)提供高質(zhì)量的服務(wù)。檔案作為一個(gè)極為重要的信息源，其管理工作的重要性不言而喻，伴隨著檔案管理信息化水平的逐步提升，其管理將邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階。高效的檔案管理系統(tǒng)就為社會(huì)生活提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，也在為高校檔案社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)，使得高校檔案管理更加適應(yīng)于社會(huì)發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)

[1]管中慧.信息化背景下高校電子文件歸檔的若干問(wèn)題與對(duì)策[J].徐州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2008， 23（1）：52-53.

[2]楊菊洪.數(shù)字化校園建設(shè)背景下高校檔案信息的優(yōu)化管理策略探析[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011，21（27）：85-86.

[3]李麗，周丹.信息化背景下高校檔案管理的思考[J].考試周刊，2009，02（32）：16-18.

（作者單位：川北醫(yī)學(xué)院檔案室）