曹蘇紅

隨著社會主義市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，電力建設(shè)的新建、擴建及機組技術(shù)改造項目，也逐漸增多。在電力建設(shè)工作中如何采取有效措施，保證建設(shè)項目檔案完整、準確、系統(tǒng)歸檔，做好建設(shè)工程檔案的保管和開發(fā)利用工作，日趨成為擺在電力生產(chǎn)、建設(shè)單位面前的一個重要課題?，F(xiàn)就電力建設(shè)項目的檔案管理，結(jié)合實際談一下自己的見解，以期提高檔案管理在生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中，發(fā)揮保障作用。

1 抓好基礎(chǔ)管理，保障建設(shè)檔案齊全完整

電力工程檔案是工程建設(shè)過程、工程實體狀況、工程建設(shè)質(zhì)量的最真實、最全面、最原始的記錄，日益成為一項維護企業(yè)經(jīng)濟效益、合法權(quán)益（工程變更、索賠動態(tài)依據(jù)）及反映企業(yè)歷史真實面貌重要的基礎(chǔ)工作，也是工程建設(shè)過程中，及時收集技術(shù)檔案信息，準確鑒別工程文件材料，規(guī)范整理技術(shù)檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，不僅是為當(dāng)前在建工程中各項工作做好服務(wù)，也是為工程項目投產(chǎn)后開展各項工作做好服務(wù)。因此電力企業(yè)要本著“對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的宗旨，切實做好電力建設(shè)項目檔案管理工作。

建設(shè)項目檔案的內(nèi)容，基本上是從項目的提出立項、可行性研究、批準立項、設(shè)計、決策、招投標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對企業(yè)和社會具有保存價值的應(yīng)該歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。檔案管理人員應(yīng)及時了解重點工程建設(shè)項目的計劃、規(guī)模、性質(zhì)、進度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行，為保證竣工檔案的案卷質(zhì)量，打下了良好的專業(yè)基礎(chǔ)。

2 做到科學(xué)管理，發(fā)揮建設(shè)檔案的作用

電力工程建設(shè)全過程的記錄--工程檔案的管理工作日趨重要和復(fù)雜，工程檔案的管理水平和質(zhì)量直接影響到工程建設(shè)的水平和質(zhì)量。要求檔案管理人員及時做到檔案資料收集的及時性、完整性和準確性，以及組卷的科學(xué)性與系統(tǒng)性、文件的有效性。因此，必須加強對電力建設(shè)工程檔案的管理，進行深入的分析，找到切實有效、科學(xué)的管理方法。

2.1 加強對檔案管理重要性的認識

項目檔案在項目建成后的管理、使用、維護、技改、修理中起著十分重要的作用。假如項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目的整體效益。

按照國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。也就是說，工程項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。

2.2 建立健全檔案管理規(guī)章制度

鑒于檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中的重要作用，企業(yè)要加強對建設(shè)項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。結(jié)合建設(shè)項目規(guī)模、特點的實際需要，合理配備專業(yè)檔案管理人員，并在相應(yīng)生產(chǎn)部門建立相應(yīng)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。其次是建立健全檔案管理規(guī)章制度，以及切合實際的檔案工作管理體制和工作程序，制定明確的崗位責(zé)任，進行考核并與獎懲掛鉤。從而在對檔案的管理上，形成有有序規(guī)范管理，有借閱使用記錄，有使用效益評判。切實保障檔案能在用時拿得出，修理、改造用得上，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供技術(shù)支持和保障。

2.3 抓好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

企業(yè)科技檔案管理的好壞，檔案管理人員水平的高低，與檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識水平息息相關(guān)。在工程項目檔案形成初期，檔案資料基本上散落在經(jīng)辦人員手中，企業(yè)要結(jié)合項目建設(shè)實際情況，抓好對各有關(guān)人員進行檔案知識的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。讓檔案管理人員從思想上重視檔案管理，了解和掌握項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等。使檔案管理人員及時跟蹤項目建設(shè)進度，全過程介入項目檔案的收集、整理與管理，切實保障檔案在形成過程中的完整性。

2.4 掌握建設(shè)項目檔案收集的方法

建設(shè)項目檔案收集是否完整齊全， 整理是否科學(xué)規(guī)范直接反映工程建設(shè)的質(zhì)量和水平。檔案收集方法，應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長的項目，往往形成的文件資料門類繁多，建設(shè)單位在與設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理、設(shè)備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時， 就要明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項目檔案管理人員應(yīng)對上述移交資料進行檢查、驗收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續(xù)。建設(shè)項目檔案收集是建設(shè)項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)， 注重建設(shè)項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。

2.5 定期開展資料整理檢查與監(jiān)督

由于資料瑣碎，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，建設(shè)項目施工現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開建設(shè)項目檔案工作會議，對建設(shè)項目中的各種資料應(yīng)定期或不定期進行檢查評比，引起各方面重視。項目建設(shè)單位應(yīng)對建設(shè)項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。

2.6 嚴格把握竣工驗收的質(zhì)量

根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，建設(shè)項目檔案的驗收內(nèi)容包括三個方面：一是項目檔案的基礎(chǔ)管理工作；二是項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況；三是項目檔案的安全狀況。建設(shè)單位要按照這三個方面在項目竣工驗收前組織項目管理團隊進行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內(nèi)容，工作的重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續(xù)完備。對初驗中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。

3 對做好項目檔案管理的思考

一個項目的建設(shè)過程，凝集了設(shè)計者、建設(shè)者、組織者等很多人的心血，從項目的醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到投入使用需經(jīng)歷很長一段過程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的文件材料經(jīng)過移交整理形成完整的建設(shè)項目檔案。在現(xiàn)實中存在的一些問題，一直困擾著項目檔案管理工作者，例如部分領(lǐng)導(dǎo)或項目執(zhí)行者不重視建設(shè)項目檔案管理，有可能因為平時忙于其他事務(wù)而放松了對建設(shè)項目資料的收集與整理。因此檔案管理者一定要強化基礎(chǔ)管理，注重過程控制， 要主動參與項目建設(shè)的全過程，健全建設(shè)項目檔案工作細則，使各方人員確實履行職責(zé)，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。

加強建設(shè)項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務(wù)。首先我們要從宣傳建設(shè)項目檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現(xiàn)出建設(shè)項目檔案的價值和作用。在領(lǐng)導(dǎo)支持的同時，取得各方人員的理解和幫助，確保建設(shè)檔案的完整、準確。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更要善于學(xué)習(xí)借鑒其他單位、其他項目的經(jīng)驗，少走彎路，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，找出新方法，適應(yīng)發(fā)展與各種變化，才能更加科學(xué)地管理好建設(shè)項目檔案，提高專業(yè)工作水平，為企業(yè)的安全生產(chǎn)和經(jīng)營管理服務(wù)。