都 都，師鋼雷

（1.中國石油天然氣勘探開發(fā)公司，北京 100034；2.中國寰球工程公司，北京 100029）

1 材料管理系統(tǒng)概況

在工程建設領域，對于總包商來說，現(xiàn)場材料管理是供應鏈環(huán)節(jié)的最后一環(huán)。根據(jù)有關程序文件，除去事先建立庫房、完善安保設施等工作外，現(xiàn)場材料管理的基本工作可以大致概括為：卸車、置放、檢驗、清點、存儲、發(fā)放、維護、盤點。然而如果要做到對設備材料供應強有力的控制，還需要做大量的數(shù)據(jù)錄入、核對、查詢、分析、比較工作以及與設計、施工、HSE、質量等各部門的配合協(xié)調(diào)工作。因此，一套完善的材料管理系統(tǒng)和科學的組織管理成為了必不可少的因素。材料管理系統(tǒng)有很多種，如Marian、SAP ERP、EPICOR、運用智能化條形碼的TOPIS等。中國寰球工程公司自行開發(fā)的材料管理系統(tǒng)——MMS，是一套集數(shù)據(jù)庫、程序、網(wǎng)絡、服務器、可視化操作終端于一身的綜合材料管理軟件，一套以材料管理本身為出發(fā)點的ERP系統(tǒng)。其優(yōu)點：一是信息量大，基本可以做到涵蓋所有材料的有效屬性，例如：材料代碼、詳細描述、規(guī)格、型號、數(shù)量、對應的管道號、請購單號、訂單號、裝箱單號、庫存位置等信息；二是操作方便，通過中心服務器和客戶端直接連接，運用數(shù)據(jù)庫關聯(lián)和可視化操作界面，方便材料工程師的輸入、輸出、查詢、維護等工作；三是強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計綜合功能，便于監(jiān)控、比較、分析數(shù)據(jù)和輸出報表，以達到精細化控制庫存的目的。另一項對庫存控制的關鍵因素是組織管理，這其中包括采購部門自身的管理程序 （對到貨接收、清點盤庫、材料發(fā)退等環(huán)節(jié)的控制）、與其他相關部門的配合程度 （統(tǒng)一編碼、掌握設計原始數(shù)據(jù)、采購動態(tài)數(shù)據(jù)等）、項目管理的綜合水平 （明確職責分工和權限、信息化等）等具體條件。本文將分析材料管理系統(tǒng)和組織管理的具體因素，闡述其在庫存控制中的作用和重要性，并給出適當建議。

2 完善的材料管理系統(tǒng)

目前，世界上越來越多的企業(yè)引入ERP系統(tǒng)來實現(xiàn)對其整個供應鏈的有效管理，以求最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。對于石油石化工程建設領域的企業(yè)來說，供應鏈主要體現(xiàn)在詢價、請購、采買、催檢、物流、材控這幾大環(huán)節(jié)，因此，適合此領域的ERP系統(tǒng)應主要體現(xiàn)出對這幾大環(huán)節(jié)的智能化管理。當然，如果是要建立一整套ERP系統(tǒng)，很多相關人力資源、資產(chǎn)財務、安全質量、信息管理等因素也是必不可少的。在我國，真正使用ERP系統(tǒng)管理整條供應鏈的工程建設企業(yè)目前還不是很多。但是，如果把著眼點放在材料管理和庫存控制上，MMS系統(tǒng)足可以為我們提供一個材料控制的經(jīng)典平臺。MMS系統(tǒng)追根溯源，從設計數(shù)據(jù)出發(fā)，根據(jù)現(xiàn)實中材料管理的步驟：設計→請購→采買→裝箱→到貨→入庫→配料→發(fā)料，基本實現(xiàn)了材料的信息化管理和可控性。以下列出材料管理系統(tǒng)影響庫存控制的幾個關鍵因素，并結合作者在越南化肥項目的工作經(jīng)歷，闡述其作用，并提出適當?shù)慕ㄗh。

2.1 對設計原始數(shù)據(jù)的掌握

對于總包商來說，材料的原始數(shù)據(jù)是設計數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)應包括代碼 （設備用位號）、詳細描述、尺寸、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位、裝置號、管道號 （管道材料）、版次號等。要對大量的材料進行管理和控制，首先得及時獲得準確的設計數(shù)據(jù)，因為這些數(shù)據(jù)很多時候是做出判斷的基準和依據(jù)。例如：當某種通用材料因設計變更而大幅減少而先前的請購已發(fā)給采買的情況下，即使已下訂單，材料管理人員也應立即通知采買人員相應減少此材料的訂貨量。如供應商已完成生產(chǎn)，完全可通過協(xié)商給予其相應的補償來解決。即便補償，也比全額支付加運費和相應的人工費要節(jié)省很多。

2.2 對請購、訂單、到貨環(huán)節(jié)的控制和建議

2.2.1 對請購、訂單、到貨環(huán)節(jié)的控制

在每一步新的設計工作完成之后，設計人員會給出材料表，形成一個請購單 （MR）交給采買人員，采買人員再根據(jù)MR執(zhí)行采購程序。假設某一種材料目前的設計總量是D，已請購的總量是M，已訂貨的總量是P，考慮到這幾個環(huán)節(jié)要加的裕量，正常情況下三者之間的關系應該是D≤M≤P。在導入D、M、P三組數(shù)據(jù)后，借助MMS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)查詢功能，如果材料控制人員發(fā)現(xiàn)D＞M或M＞P，而幾組數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)的時間跨度又超出預期，那么就應立即與設計或采買人員聯(lián)系，核對是否已請購或已下訂單，在第一時間內(nèi)查缺補漏；另一方面如果材料控制人員發(fā)現(xiàn)D<

采買的過程可大致概括成詢價、報價、開評標/談判、訂單、催檢、物流這一套流程。對于庫存控制來說，除了上文提到的訂單環(huán)節(jié)，物流到貨也是非常重要的一個方面。就正常工程建設執(zhí)行情況而言，一筆訂單往往會分成前后幾批運輸，材料管理人員接收每批貨物后都需要一一清點，并與物流提前發(fā)來的裝箱單進行比對，發(fā)現(xiàn)任何溢、缺、損的情況都需立即向上游專業(yè)報告。對此環(huán)節(jié)的控制，材料管理系統(tǒng)發(fā)揮了獨特的作用。假設某一筆訂單材料量為P，此訂單分成了n個批次進行運輸，每個批次的裝箱單分別是L1、L2、……、Ln，到貨清點后，每批的實際有效量分別是W1、W2、……、Wn，考慮到某些大宗材料廠家可能給出的裕量，正常情況下幾者之間的關系應該是：

在導入P、L、W三組數(shù)據(jù)后，借助MMS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)查詢功能，如果材控人員發(fā)現(xiàn)此批次實際到貨有效量W≠Lk，就應及時與采買、物流人員聯(lián)系，報告多出哪些材料、漏了哪些材料、損壞了哪些材料。對于多出的材料，采買人員應通知廠商在以后的發(fā)貨批次中扣除，避免重復發(fā)運造成浪費；對于缺失或損壞的材料，采買人員應在拿到證據(jù)后根據(jù)項目進展情況要求廠商補供。

2.2.2 挑戰(zhàn)和建議

MMS系統(tǒng)是以材料管理本身為出發(fā)點建立的，基本上完全由材料控制人員操作，因此，如果要實現(xiàn)對請購、訂單、到貨環(huán)節(jié)的控制，一是會增加與設計、采買、材控之間交流的成本，二是會提高因流通環(huán)節(jié)多所造成易出錯的風險。理想的局面是：由設計人員負責控制從設計到請購過程，由采買人員負責控制從詢價到評標、訂單、催檢、物流這一整套采買過程，由材料管理人員負責接收、清盤、發(fā)退及全程監(jiān)控，并且各方在同一平臺下各自模塊中進行操作，信息共享，最大程度降低出錯的幾率。當然，前提條件是每個模塊都需要根據(jù)各自專業(yè)的特點建立完善的數(shù)據(jù)庫和連接，并通過統(tǒng)一通用的格式進行相互的數(shù)據(jù)關聯(lián)。如果要達到對整個供應鏈進行控制，特別建議在采買模塊中完善數(shù)據(jù)和程序并建立起共享平臺，包括各項目采購設備材料種類、型號、數(shù)量、供應商、價格、合同條件等信息的共享。

2.3 對發(fā)料環(huán)節(jié)的控制和建議

2.3.1 對發(fā)料環(huán)節(jié)的控制

材料發(fā)放是材料管理過程中最為核心的一個環(huán)節(jié)，也是最容易出現(xiàn)問題的一個環(huán)節(jié)，它直接決定了庫存量的多少，故對此環(huán)節(jié)的控制顯得非常關鍵。按照正常發(fā)料程序，施工分包商或其他領料人員會提前準備好材料表，經(jīng)審批后，交給材料部門。由于施工所需材料往往是前后分批到貨，再加上具體施工情況復雜等原因，對于很多通用材料，比如管子、管件、閥門、法蘭等，施工分包商往往會多次領取。因此，在收到材料申請表后，材料控制人員仍然需要先對其內(nèi)容進行詳細審核，借助材料管理系統(tǒng)，通過對比設計量、庫存量、申請領用量、已領用量等幾組數(shù)據(jù)的關系決定最終的材料發(fā)放量。尤其是要控制某種材料的領用總量不得超過該種材料的設計凈量，這對庫存控制顯得尤為重要。

舉個簡單的例子，假設裝置U分包給了某施工單位S，通過材料管理系統(tǒng)的查詢，發(fā)現(xiàn)某型號閘閥在該裝置區(qū)內(nèi)的設計總量為d個，目前庫存還剩w個，已給其他施工單位配出w′個，但尚未領取 （被預訂），施工單位S本次申請領用 f個，之前一共領用過此閘閥f′個，其他施工單位暫未提出申請。那么實際應發(fā)給施工單位S的數(shù)量i可以按以下公式推算：

即首先要比較設計量d和f+f′，如果d≥f+f′，說明本次申請領用量 f在設計范圍內(nèi)，進而再比較 f和虛擬庫存量w-w′，若f＞w-w′，說明虛擬庫存量不足，最多按虛擬庫存量領取，反之，說明庫存充足，可以按申請量領??；需要注意的是如果d＜f+f′，說明施工單位提的申請量過多，不應按申請量進行發(fā)放，以免造成對一家多發(fā)到最后其他單位無料可領的局面，而應根據(jù)實際設計量與先前領用量的差值d-f′同虛擬庫存比較來決定實際發(fā)放量i。

上述只是簡單舉例，實際情況要復雜一些，可能還需考慮其他領料數(shù)據(jù)等因素，但不難看出，借助MMS系統(tǒng)配料的功能，能夠方便快捷地計算出材料的配用量，再根據(jù)施工中是否有材料代用等實際情況，決定最終發(fā)放量。這樣，從材料申領的源頭對庫存進行審核控制，既能保證供應，不耽誤施工進度，又能維持相對合理的庫存以備急需，充分體現(xiàn)了材料管理系統(tǒng)在發(fā)料環(huán)節(jié)對庫存控制的作用。

2.3.2 挑戰(zhàn)和建議

雖然在石油石化工程建設領域的材料管理已成功引進信息系統(tǒng)，但真正做到和實際貨物發(fā)生直接聯(lián)系的并不多，一手數(shù)據(jù)往往是通過庫管人工清點后轉到材料控制人員手上，再由材料控制人員手動操作導入系統(tǒng)中。因工程量大，涉及的設備材料種類數(shù)量多，庫房的管理工作也十分繁雜，若收料、發(fā)料工作完全依賴人工清點，不僅勞動強度大，而且效率低、準確性差。如果能引入條形碼擴展功能，利用其傳輸速度快、靈活實用、易于制作和操作等特點，將移動終端設備通過無線網(wǎng)絡與材料管理系統(tǒng)聯(lián)系起來，在收料、發(fā)料過程中，移動終端設備將按規(guī)則將編定好的條形碼掃描成數(shù)據(jù)并以約定的格式傳輸?shù)讲牧瞎芾硐到y(tǒng)中 （注：條形碼的打印和粘貼仍需庫房管理人員人工操作），將會極大提高庫房的工作效率和準確率，減少庫房管理人員的工作量，并加深材料管理系統(tǒng)對庫存的動態(tài)控制，使其更加及時、真實地反應材料狀態(tài)，并提高項目管理的信息化、自動化的水平。目前，行業(yè)內(nèi)已有少數(shù)項目成功使用此項技術對庫房材料進行管理，如利用TOPIS系統(tǒng)。

2.4 對設計變更增減材料的控制

MMS系統(tǒng)還能在項目執(zhí)行期間，特別是后期，對設計變更增減材料進行控制。目的是為了減少后期采購額，盡量利用庫存節(jié)約成本。這就要求設計人員在提出新的請購前，與材料控制人員積極溝通，并提出材料代用原則，通過對比前后版次材料的變化量，特別是增加的量與實際庫存量，共同決定最終請購量。

舉個簡單的例子，假設此時項目已進入開車階段，施工已基本完成，對于某種法蘭，經(jīng)前后版次對比發(fā)現(xiàn)，新版中一共增加了△t個，庫存中剩余w個，目前已配出w′個，在之前的設計變更查詢中，已給其他管道預訂了w″個，需要留足的備用量為b個；另外，經(jīng)設計人員確認，庫存還剩v個類似法蘭可以代用且在施工開車中已不再需要。那么，實際應請購的數(shù)量m可以按以下公式計算：

對于此種法蘭，w-w′-w″-b+v可視為目前庫存中可以領用的量，如果設計增加量△t大于此數(shù)，那么它們之間的差值即為實際請購量；反之則說明庫存有充足的裕量可供使用，本次設計變更無需再提請購。當然，在實際項目執(zhí)行中，還會涉及到材料代用、多家分包商同時需要某一種材料、材料損壞或現(xiàn)場丟失、施工急需等情況，但基本可以按照上述思路來確定最終的請購量。

3 科學的組織管理

庫存控制的另一個關鍵因素是管理水平。管理的根本目的就是通過計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制及創(chuàng)新等手段，結合人力、物力、財力、信息等資源，謀求更高的工作效率?？茖W的組織管理不僅是運用各種先進技術的前提，也是協(xié)調(diào)各部門各相關人員工作，保證其執(zhí)行力度的基礎。要做到對庫存的精細化控制，不僅要求材料管理部門科學地管理庫房材料，還需要從整個公司項目管理層面對各專業(yè)在庫存控制點上的職責明確分工，其他各相關部門的協(xié)調(diào)配合，以及大力推行信息化、標準化。以下三點是從組織管理方面結合細節(jié)對庫存控制作用的闡述。

3.1 庫房材料管理

一套科學完善的材料管理程序是庫存精細化控制的首要保證。日常的材料管理工作可基本概括為卸貨、放置、報檢、清點、維護、發(fā)料、盤庫、系統(tǒng)管理。由于各種原因，其中很多環(huán)節(jié)需要反復循環(huán)進行，這就決定了材料管理工作具有多樣性、繁雜性和突發(fā)性的特點。而除去對材料管理系統(tǒng)進行操作等信息管理工作外，其余大部分工作基本都需要在戶外進行，因此，要做到很好地管理維護庫房材料，對庫存進行控制，科學高效利用有限的人力、物力是關鍵。有些工作做好了，事半功倍；反之，事倍功半。

舉個典型的例子，卸散貨時，如因數(shù)量大，在不提前安排好地方和通道的情況下隨處放置，那么可能一時加快了卸車速度，但隨著時間的推移，到貨材料積累、擠壓起來，很有可能造成無法定位甚至丟失，而這種丟失又往往是難以及時察覺的；相反，如果提前安排好放置位置，并將同一裝箱批次、類型的材料放置在一起，雖然會暫時降低卸車的速度，但從長期來看，不但有利于后續(xù)的報檢、清單、發(fā)料等工作，還節(jié)約了整理庫房的人力物力時間，更重要的是這樣做會讓同一批次的材料集中在一起，把材料因堆放不整而造成丟失的可能性降到最低，減少非正常損失。特別是對于設備儀表備品備件等非標材料，因無法就近加工，供貨周期長，必須妥善保管，一旦丟失往往會影響最后施工試車的進度。

3.2 項目管理、部門協(xié)調(diào)

強有力的項目管理和相關部門的配合協(xié)調(diào)是保證材料管理部門高效完成工作的必要條件。目前，石油石化工程建設總包項目的設備材料費用往往占其總成本的六成左右?？刂茙齑妫诤艽蟪潭壬暇褪强刂祈椖砍杀?。而要做到控制庫存和成本，項目管理團隊需要明確合理分配職責權限，協(xié)調(diào)各相關部門工作，從整體上把握材料控制的動態(tài)。宏觀上說，除日常的庫存材料的維護管理之外，庫存發(fā)生變化的情況基本出現(xiàn)在到貨、發(fā)料、退料這三個環(huán)節(jié)，其中到貨和退料是增加庫存，發(fā)料是減少庫存。無論是庫存增加還是減少，都應提前制訂計劃。到貨涉及到采買計劃、物流計劃，發(fā)退料涉及到施工計劃，而采買、物流計劃又由設計、施工計劃來決定。因此，各部門之間的協(xié)調(diào)配合對庫存變化起著重要的作用。

如果因某種原因造成采購過量或不足，相關部門應及時協(xié)調(diào)找出解決辦法，對于采購過量的材料，如在其他設計或施工中還會用到，應及時反映情況，減少下一次的請購量，如確定不再使用，可詢問其他項目是否用到或與制造商商量解決；對于采購不足的材料，要看現(xiàn)場是否已用其他方法解決（如代材等），若未解決，應立即安排補訂。為避免出現(xiàn)施工急用的材料遲遲不到現(xiàn)場、而施工暫時不用的材料過早運抵現(xiàn)場導致耽誤施工進度，造成對資金、庫房占用浪費等情況，各專業(yè)可安排強有力的計劃控制人員，通力合作，在每一步采買之前制訂出合理的設計、采購、施工計劃。如果材料控制人員發(fā)現(xiàn)領料單位超量申請，或在項目施工后期領料量與設計量有嚴重偏差，或因某些原因申請退還大批已領取材料，除從自身角度對其領料情況詳細核查，看其是否有材料代用、臨時借用的情況外，還需要施工管理人員加強對施工分包商領料退料的校核，從源頭控制。要做到上述幾點，沒有高效的管理和有力的協(xié)調(diào)是很難實現(xiàn)的。

3.3 信息化、標準化、規(guī)范化

無論是上游的設計專業(yè)，還是中間的采買物流專業(yè)，以及下游的施工專業(yè)，都與材料管理有著密切的聯(lián)系。材料控制人員需從設計人員那里獲得原始設計數(shù)據(jù)，需從采買物流人員那里獲得訂單裝箱單數(shù)據(jù)，還需根據(jù)由施工管理人員校審的材料申請單配料發(fā)料，并將到貨、發(fā)料、庫存信息及時準確地反饋給各相關專業(yè)。為保證其間交流順暢，一項非常重要的工作是材料信息的標準化、規(guī)范化，包括對材料名稱、代碼、描述、規(guī)格型號的統(tǒng)一。這不僅能更好地發(fā)揮材料管理系統(tǒng)的作用，而且對整個公司的發(fā)展也有著深遠的意義。

我們可以根據(jù)管道材料的特點，規(guī)定統(tǒng)一用“分類+標準+材質+厚度+規(guī)格+其他”的格式進行描述，格式中每一項都用標準寫法來表示。例如，管道材料統(tǒng)一用 “管子”這兩個字作為分類名稱，而不是 “管”、“管道”或 “鋼管”，那樣使用系統(tǒng)查詢時，輸入 “管子”就能查出所有管子數(shù)據(jù)信息，而不會遺漏。這樣做不僅為材控人員在查詢核對中節(jié)省了大量的數(shù)據(jù)轉換工作，而且保證了系統(tǒng)內(nèi)材料數(shù)據(jù)的一致和準確。在實際工作中，為了簡便，我們通常會用對每一種不同描述的材料賦予唯一的代碼，使描述和代碼成為一一對應的關系，那么通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫綜合功能，能夠很方便地對成千上萬的材料進行查詢、匯總、分類、計算。

從庫存控制角度來說，材料的信息化、標準化、規(guī)范化不但能夠極大地減少交流成本，提高工作效率，而且可以讓所有相關人員更準確地掌握庫存動態(tài)，讓材料控制人員更有效地管理庫存材料。實踐證明，在數(shù)據(jù)源上統(tǒng)一格式，不但能提高工作效率和質量，而且能更有效地利用庫存，節(jié)約采購成本。

4 結束語

材料管理作為石油石化工程建設領域總包商供應鏈的最后一個環(huán)節(jié)，對其進行控制是一項系統(tǒng)的、涉及面廣且復雜的、同時又需要很多技巧的工作。要做好做精這項工作，目前行業(yè)內(nèi)普遍認同的方法是用科學的管理理念與先進的IT技術相結合，通過合理的組織管理和對歷史和現(xiàn)實數(shù)據(jù)信息的積累、統(tǒng)計、分析，根據(jù)項目實際情況總結出具體執(zhí)行辦法，來達到優(yōu)化庫存、保障供應、降低成本、提高效率的目的。本文以材料管理專業(yè)本身為出發(fā)點，列舉了一些材料控制過程中可能會遇到的情況，結合作者在越南化肥項目工作的實際經(jīng)驗，闡述材料管理系統(tǒng)和項目組織管理這兩大因素在庫存控制中的重要作用，并給出相應的建議。事實證明，一方面，一套完善的材料管理系統(tǒng)能夠及時有效地監(jiān)控設計、請購、采買、物流、到貨、發(fā)料、退庫等各個環(huán)節(jié)，是庫存控制的核心；另一方面，科學的組織管理將有利于部門內(nèi)和部門間分工、合作、協(xié)調(diào)、信息傳遞等，提高效率和準確率，是運用先進IT技術管理控制庫存的基本前提。

作者認為，要提高材料控制水平仍須從開發(fā)運用ERP系統(tǒng)和提高管理水平這兩個途徑尋求解決辦法，做到中央監(jiān)管、分散操控、統(tǒng)一界面、信息共享，摒棄 “大庫存”的傳統(tǒng)物資管理模式，實現(xiàn)真正的精細化庫存控制，達到降本增效的目的。

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