馮娜

【摘 要】信息化時代給檔案管理工作發(fā)展帶來了廣闊的發(fā)展空間。信息化建設是促進檔案工作發(fā)展的重要途徑，是檔案工作未來發(fā)展的形勢需要。因此，大力推進檔案信息化建設是檔案管理工作必須要完成的工作。

【關鍵詞】信息化建設；工作發(fā)展

隨著計算機的普及運用，人類已經步入了高科技信息時代。在高科技信息時代，檔案管理工作要與時俱進，把信息化植入檔案管理工作之中，是實現檔案管理規(guī)范化的客觀需要，也是推動檔案管理工作發(fā)展的重要內容。筆者就如何以信息化建設，促進檔案管理工作發(fā)展談一些粗淺的看法。

1.充分認識信息化建設在檔案管理工作中的重要性

信息化是檔案工作的一場革命，是傳統檔案走向現代檔案的一個重要標志。隨著社會的發(fā)展，信息化建設已經成為黨政機關、企事業(yè)單位的一項重要工作，由信息化所帶來的無紙化辦公方式，將產生大量的電子文檔、電子簽名、電子檔案等信息化產物，這對過去我們以紙質為載體的檔案管理工作產生了較大的影響。解決好無紙化辦公催生的電子產物管理問題，必然從信息化入手，引入計算機技術管理檔案。我們的檔案管理工作者要更新觀念，轉變思路，學會運用信息技術，開展檔案管理工作。

在當今信息化時代，知識和信息越來越重要，成為重要社會資源。檔案部門如果充分利用信息化技術，把收集整理、歸檔的信息、資料變成能夠網上共享的信息，將是一筆寶貴的社會財富。檔案管理工作正面臨著機遇和挑戰(zhàn)，作為檔案管理者要正確認識到信息化建設的重要作用，充分認識到信息化建設一旦步入檔案領域，將會加快信息交流的速度，將會體現出檔案資料的重要性，體現出檔案管理工作的重要性。由于在日常工作中會產生越來越多的電子信息，整理歸檔紙質文件比重將會降低，整理歸檔電子文件的比重將會提高，這也將會給檔案工作者留下充足的時間，收集、甄別、整理各類有用的信息，更好地感受社會信息的變化，從而大大提高檔案工作者的工作時效。

2.當前制約檔案管理信息化建設的主要問題

2.1檔案信息管理知識人才不足

檔案管理信息化必然涉及到計算機知識、信息技術和網絡技術。檔案管理要實現信息化，亟需培養(yǎng)、吸收這部分高科技信息化人才，進入檔案部門，以改變目前檔案部門工作人員專業(yè)單一局面。從目前調查情況來看，由于我國檔案信息化工作起步較晚，既懂檔案管理，又懂信息技術的復合型人才較少，況且檔案信息管理專業(yè)人才培養(yǎng)速度仍然根不上時代發(fā)展的要求。

2.2思想觀念改變滯后

檔案信息化對檔案管理工作提出更高要求。檔案工作者受傳統工作方式影響，思想上老是按照過去老辦法看問題，干工作，對新事物接受程度上可能有些滯后，或者有的檔案工作者由于受年齡知識文化水平限度，不愿意接受新事物，安于現狀。人的思想觀念改變不及時，表現在信息化工作上就是進展緩慢。

2.3檔案管理數字化水平低

檔案管理信息化的核心內容是檔案管理數字化。當前，檔案管理信息化資源缺乏，對電子文檔歸檔、整理不及時，對有效的檔案資源沒有及時轉化為數字化程序管理，更重要的是缺少有效統一的數字化工具。有些地方檔案管理信息化工作，由于信息資源實現不了數字化，仍停留于硬件配置達標，無法實現網絡共享。

2.4檔案管理方式亟需變革

過去檔案管理部門在人們心中是“看攤守業(yè)，等客上門”被動式服務。檔案行業(yè)一度成為社會冷門。隨著信息化的發(fā)展，越來越多的電子文檔需要管理，催生了檔案管理的信息化，也必須帶來檔案管理方式的變革，從過去被動服務變?yōu)橐蚤_放式姿態(tài)主動服務于社會的需求，現實的需要。

3.解決檔案管理信息化發(fā)展的初步對策

檔案管理信息化發(fā)展問題是一個系統工程，涉及人員、資金、技術、資源等各個方面問題，要統籌兼顧，同步推進，實現共贏。

3.1加大人才培養(yǎng)力度

對現有檔案管理人員，按照檔案管理工作信息化要求，采取業(yè)務知識培訓方式，督促他們加強學習，不斷更新知識，讓其盡最大可能掌握和運用現代技術和信息技術。要利用高校、行政學院等院校，有針對性地培養(yǎng)適合檔案信息化管理的計算機技術、信息技術、網絡技術專門人才，及時充實到信息化建設之中。要開展好經常性的崗位練兵活動，教育引導檔案管理人員運用所掌握的信息知識，掌握各種檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識。通過各種培訓手段，著重培養(yǎng)好檔案管理人員的信息獲取和開發(fā)利用的能力、信息選擇能力、信息預測能力、信息加工、開發(fā)、傳輸、存儲、調閱和吸收等能力，逐步建立起以管理型人才為基礎，復合性人才為重點的檔案干部隊伍體系，滿足檔案信息化建設的需要。

3.2加大解放思想力度

當年社會，信息技術、現代科學技術和數字化技術快速發(fā)展，檔案信息化也會隨之得到快速發(fā)展，這就要求檔案工作者必須從思想上轉變觀念，加大解放思想的力度，增強創(chuàng)新意識。要學習信息化技術，不斷提高自身的綜合素質，積極把所學知識運用到檔案管理工作之中，在工作中逐步領會和掌握檔案信息化的工作要求和方法。要摒棄因循守舊的思想，及時拋棄不合時宜的工作方法，同時要把過去搞檔案管理工作的好經驗好做法，與信息化建設有機結合起來，逐步摸索出一套檔案管理的新方式。

3.3加快檔案管理信息化軟硬件建設

檔案信息數字化是檔案信息化建設的核心內容，它是數字檔案館建設的基本條件和前提。圍繞檔案信息數字化，一方面要加強檔案管理基礎建設，包括庫房建設、館藏建設、檢索工具建設、規(guī)章制度建設、專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等。另一方面完善檔案管理軟件系統，一要開發(fā)好計算機管理檔案系統，建立以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的應用系統，通過軟件系統對所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、利用、編研等各個方面能夠實行計算機的有效管理、控制，實現檔案工作自動化。作為歸檔單位要做好電子文件的收集歸檔與管理，既要收集歸檔好電子文件，又要實現與日常工作實現電腦互聯互通，以滿足歸檔部門和使用者的要求。作為檔案部門，要加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，保證電子文件真實、完整、有效，以實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化。二要扎實推進檔案數據庫建設，加強文件目錄數據庫建設、重要檔案的數字化建設、全文信息數據庫，實現所有館藏檔案全部數字化。

3.4創(chuàng)新檔案管理方式

要利用好檔案管理信息系統，把檔案的日常管理、分類、查詢等工作由信息系統來完成，通過計算機錄入信息和目錄，全面實現手工檢索向計算機檢索的全面過渡，提高了檔案檢索的效率；對全社會啟用檔案管理數據庫，利用互聯網，開通檔案文件、信息發(fā)布和查詢利用平臺，實現資源社會共享，最大限度地發(fā)揮檔案部門服務社會功能。要改進服務方式，加強檔案管理信息化宣傳，讓廣大社會公眾熟悉和了解檔案信息化的政策，提高社會對檔案工作的重視度和認識度，推行“招客上門”主動式的服務，建立起上門服務、電話咨詢、計算機聯網等檔案利用服務體系，準確、及時、簡捷、實用地滿足利用者對檔案信息的不同需求。

總之，信息化建設已成為助推檔案管理實現健康發(fā)展的有力抓手。做好檔案管理信息化工作，對于改進檔案管理工作，發(fā)揮好檔案部門服務社會職能作用有著重要意義。 [科]