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淺談高校辦公室工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

2013-12-04 19:17:25鄭蝶
辦公室業(yè)務(wù) 2013年8期
關(guān)鍵詞:辦公室領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)

文/鄭蝶

辦公室在高校中是一個(gè)必設(shè)機(jī)構(gòu),其工作的重要性毋庸置疑。但在實(shí)際工作中,未必都能獲得足夠的重視,常常被人誤解為辦公室是擔(dān)負(fù)著簡(jiǎn)單而繁瑣日常工作的部門(mén)。真實(shí)的情況是,辦公室業(yè)務(wù)與很多部門(mén)的業(yè)務(wù)相互交叉,看似與辦公室無(wú)關(guān),卻常常使得辦公室工作人員疲于應(yīng)付,且極易與其他部門(mén)發(fā)生矛盾,而直接受到影響的是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān),并對(duì)工作大局產(chǎn)生不利影響。因此,要改變這種影響,就要明確辦公室的定位,清楚自身職責(zé)和在高校里的作用。

一、高校辦公室工作中存在的問(wèn)題

(一)缺乏規(guī)劃和目標(biāo)。很多辦公室的從業(yè)人員沒(méi)有各個(gè)學(xué)期辦公室業(yè)務(wù)總體計(jì)劃,不清楚應(yīng)該做什么,做到何種程度等具體而清晰的目標(biāo),缺乏積極主動(dòng)的工作態(tài)度。

(二)對(duì)服務(wù)對(duì)象認(rèn)識(shí)不清。辦公室的服務(wù)對(duì)象不僅僅是高校領(lǐng)導(dǎo),更要面對(duì)全校師生。很多時(shí)候不是把領(lǐng)導(dǎo)交派的事務(wù)完成就萬(wàn)事大吉了。要深入了解師生需求,妥善接待群眾來(lái)訪,由此可見(jiàn)辦公室業(yè)務(wù)之重。

(三)工作創(chuàng)新意識(shí)薄弱。高校行政部門(mén)在工作方法和流程上更多沿襲傳統(tǒng)的管理理念和管理方法,但是在現(xiàn)代化教育技術(shù)日新月異的今天,在保留固有傳統(tǒng)的同時(shí)沒(méi)能在辦公室業(yè)務(wù)中提出創(chuàng)新性舉措。

二、問(wèn)題產(chǎn)生的原因

(一)客觀上領(lǐng)導(dǎo)給予的關(guān)注不夠。很多高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為辦公室是一個(gè) “勤雜”部門(mén),辦公室的工作人員只需要對(duì)每一項(xiàng)具體的工作進(jìn)行落實(shí)和貫徹。久而久之就造成辦公室人員于其他部門(mén)面前缺少應(yīng)有的管理者地位,得不到應(yīng)有的重視,工作熱情也就慢慢減退了。

(二)主觀上思想認(rèn)識(shí)和綜合素質(zhì)不到位。目前,高校各部門(mén)辦公室存在著管理人員素質(zhì)不高,來(lái)源途徑多種多樣,學(xué)歷參差不齊的現(xiàn)象。一方面,高校在引進(jìn)人才方面,承諾對(duì)配偶、子女進(jìn)行合理的安置,部分人員被安插到辦公室等部門(mén),而這些人員由于學(xué)歷不高,專(zhuān)業(yè)不對(duì)口,影響了整個(gè)辦公室工作團(tuán)隊(duì)。另一方面,沒(méi)有定期舉辦辦公室人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)會(huì)。多重原因?qū)е罗k公室的整體素質(zhì)不高。

(三)缺乏獎(jiǎng)懲機(jī)制。辦公室人員工作積極性不高,一個(gè)重要原因就是在高標(biāo)準(zhǔn)完成工作后沒(méi)有獎(jiǎng)勵(lì),在工作出錯(cuò)時(shí)缺乏懲處。這使得辦公室業(yè)務(wù)裹足。

三、提高工作水平的對(duì)策

(一)加強(qiáng)關(guān)注、調(diào)動(dòng)工作人員積極性。聰明的領(lǐng)導(dǎo)重視辦公室,同時(shí)也支持辦公室,因?yàn)檗k公室的成功與否直接決定著該部門(mén)管理層的成敗。只有重視辦公室的工作,積極采取各種方法調(diào)動(dòng)員工積極性,提高辦公室工作人員威信,才能真正使整個(gè)部門(mén)順利地運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)。

(二)進(jìn)一步明確辦公室工作職責(zé)和作用。辦公室的工作涉及方方面面,事情多而雜。一方面,要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù),負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的關(guān)系。辦公室工作是緊密聯(lián)系文字的工作,稍不留神就容易出現(xiàn)理解上的偏差。另一方面,要明確辦公室的服務(wù)性地位。很多人認(rèn)為辦公室工作吃力不討好,都不愿意干這一行。但是任何工作都是從細(xì)微之處著手的,要想把辦公室工作做好,就要提倡 “三心二意”,三心:用心、細(xì)心、耐心。二意:誠(chéng)意、創(chuàng)意。作為辦公室工作人員,一定不要把自己束之高閣,要當(dāng)自己一名服務(wù)員,在管理中充分體現(xiàn) “以人為本”的管理理念。對(duì)能辦的事情不推諉,待人熱情,消除階級(jí)意識(shí),對(duì)任何服務(wù)對(duì)象所提出的問(wèn)題都能予以用心、細(xì)心、耐心的解釋?zhuān)沤^敷衍了事的工作作風(fēng),努力做好為人民服務(wù)的工作。再之,辦公室人員要有強(qiáng)烈的職業(yè)道德,要改進(jìn)辦公室工作作風(fēng),一定要加強(qiáng)辦公室工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng),只有在思想上有所改進(jìn),行動(dòng)上才會(huì)進(jìn)一步提高。

(三)加強(qiáng)制度建設(shè),培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓,沒(méi)有創(chuàng)新就缺少發(fā)展。在高度重視法治的現(xiàn)代社會(huì)里,建立健全有效的管理制度是保障工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。根據(jù)工作特點(diǎn),制定辦公室工作制度,在制度中明確辦公室職責(zé)、辦公室人事工作制度、辦公室崗位職責(zé)、文秘工作職責(zé)、職工考核制度、文件管理制度、文件起草審核制度、文件傳閱制度等多項(xiàng)制度。讓辦公室人員有制度可用、有依據(jù)可查,可以提高工作效率,在工作中真正起到規(guī)范作用。

解放思想實(shí)事求是,不僅是中央的口號(hào),更是辦公室人員努力的目標(biāo)。通過(guò)現(xiàn)代化的管理理念和管理方法,積極應(yīng)對(duì)辦公室業(yè)務(wù)中存在的問(wèn)題,以最快的方式予以解決,才能使辦公室工作做得扎扎實(shí)實(shí)并富有成效。努力建設(shè)一支政治思想強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、勤奮工作的辦公室干部隊(duì)伍,是做好辦公室工作的基礎(chǔ)。我們要在工作中不斷加強(qiáng)自身建設(shè),不斷學(xué)習(xí)進(jìn)取、開(kāi)拓創(chuàng)新,為我們辦公室工作開(kāi)創(chuàng)一片新天地。

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