文/李紅蘭

在當(dāng)今這個(gè)發(fā)展迅速的信息時(shí)代，從市場(chǎng)需求來看秘書人員并不是只具備傳統(tǒng)的文字能力和事務(wù)能力，而更要有較高的辦公自動(dòng)化能力。秘書只有提高素養(yǎng)，提升能力，將所需要的各種能力融合到現(xiàn)代的信息時(shí)代中才是其成才的必經(jīng)之路。

一、秘書人員需在時(shí)代中成長(zhǎng)

秘書是在實(shí)踐與研究和探索中成長(zhǎng)的。在文秘專業(yè)頂崗實(shí)習(xí)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不能勝任崗位工作的問題，在無從適應(yīng)中需要重新認(rèn)識(shí)學(xué)習(xí)，重新適應(yīng)。不同的企業(yè)中對(duì)文秘人員會(huì)有不同的要求，當(dāng)前社會(huì)文秘人才的需求狀況正在發(fā)生改變?，F(xiàn)在，文秘人員的就業(yè)渠道由行政事業(yè)單位轉(zhuǎn)向企業(yè)單位，尤其是各類發(fā)展的中小企業(yè)。這類企業(yè)規(guī)模小，秘書的工作雜，對(duì)文秘人員的綜合素質(zhì)有更高的要求。在這些企業(yè)，文秘人員身兼數(shù)職，集文秘工作、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、人事、檔案管理等工作于一身，這就要求具有較高的工作能力和較強(qiáng)的社會(huì)活動(dòng)能力：（1）掌握文秘專業(yè)知識(shí)、能力和其他非文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)。（2）具備辦文辦事、熟悉掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。（3）熟練駕馭語言、有較強(qiáng)的自我意識(shí)、超前意識(shí)、公關(guān)意識(shí)，智商高、情商高，熟悉各種計(jì)算機(jī)軟件。

二、利用網(wǎng)絡(luò)做好辦公室日常工作

現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)入了一個(gè)全新的“信息時(shí)代”。網(wǎng)絡(luò)為我們提供了各種各樣的信息。我們足不出戶便可以充分地了解世界各地的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r。對(duì)于傳統(tǒng)的只是利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)郵件、制作表格或幻燈片，以及統(tǒng)計(jì)各類數(shù)據(jù)的工作要求，已不能滿足企業(yè)的需要。因此我們應(yīng)該學(xué)會(huì)利用網(wǎng)上傳播的各種知識(shí)為我們的管理和企業(yè)服務(wù)。

（一）提高秘書的信息能力。秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書工作中所應(yīng)具備的對(duì)于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理能力。學(xué)會(huì)建立內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)并掌握自己所熟悉的常規(guī)信息渠道，探索新的秘書工作信息資源，獲取所需的信息。例如，秘書人員要收集網(wǎng)絡(luò)上有關(guān)秘書工作方面的網(wǎng)頁(yè)、站點(diǎn)、欄目，尋找能快速查找與瀏覽信息的渠道和方法；下載和保存搜集到的信息并靈活運(yùn)用。

（二）信息選擇的能力。每天在接收信息和處理信息這個(gè)問題上，信息垃圾、信息干擾和信息焦慮這些問題在所難免。經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐證明選擇信息的方法有:（1）學(xué)會(huì)篩選信息。對(duì)信息進(jìn)行去粗取精、去偽存真、靈活運(yùn)用；（2）學(xué)會(huì)理解、識(shí)別信息的含義。對(duì)收集到的信息進(jìn)行判斷，全面掌握所收集到的信息資料對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書工作產(chǎn)生的影響。

（三）預(yù)測(cè)信息的能力。預(yù)測(cè)信息的能力屬于高層次的能力。它是指秘書人員對(duì)現(xiàn)有的信息進(jìn)行預(yù)見及推斷。信息預(yù)測(cè)能力是對(duì)理解信息的能動(dòng)反映，是在所獲取的信息上，對(duì)事物的理性判斷，它對(duì)于秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策是非常重要的。

（四）信息處理的能力。信息處理的程序：加工、開發(fā)、傳輸、存貯、調(diào)閱和吸收。處理信息一是對(duì)信息進(jìn)行綜合性的分析、整理排序及歸類處理，來充實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)；二是認(rèn)識(shí)信息，有針對(duì)性地給領(lǐng)導(dǎo)提出建議和對(duì)策，提供有參考價(jià)值的方法。

（五）信息運(yùn)用的能力。信息運(yùn)用能力是其他信息能力的綜合，是指秘書人員同時(shí)把自己的思想與見解充分融入到獲取和處理的信息中，用正當(dāng)?shù)氖侄螌⑿畔鬟f、分享給他人并交流的能力。對(duì)于信息的運(yùn)用能力來說，集中表現(xiàn)在及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，有針對(duì)性地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的信息。

信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)人學(xué)習(xí)知識(shí)、掌握知識(shí)、運(yùn)用知識(shí)提出了新的挑戰(zhàn)。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們的學(xué)習(xí)速度不斷變快，同時(shí)說明了從數(shù)字處理時(shí)代到微機(jī)時(shí)代，再到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，學(xué)習(xí)速度急速地改變，這就要求我們?cè)谌粘９ぷ髦幸m應(yīng)新的模式和新的特點(diǎn)。因此，我們要更好地利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作和學(xué)習(xí)。

三、對(duì)文秘專業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系的探索

只有在學(xué)生在校期間進(jìn)行更好更獨(dú)特的教育，才能科學(xué)地培養(yǎng)適應(yīng)社會(huì)需要的文秘人員。文秘專業(yè)教學(xué)應(yīng)實(shí)行三個(gè)階梯：初級(jí)階梯——課堂模擬訓(xùn)練；中級(jí)階段——實(shí)訓(xùn)操作訓(xùn)練以及秘書國(guó)家職業(yè)資格考證培訓(xùn)；高級(jí)階段——依托校企合作的秘書專業(yè)與實(shí)踐。

（一）初級(jí)階梯——課堂模擬訓(xùn)練。此階段在各專業(yè)課程的教學(xué)過程中建立，通過互動(dòng)進(jìn)行實(shí)踐讓學(xué)生在潛移默化的訓(xùn)練中將理論與生活中的實(shí)踐結(jié)合起來，其具體形式有情景模擬訓(xùn)練和紙上模擬訓(xùn)練，訓(xùn)練學(xué)生對(duì)日常事務(wù)的應(yīng)變能力與處理能力，使其更加熟悉并且適應(yīng)秘書的角色。

（二）中級(jí)階段——實(shí)訓(xùn)操作訓(xùn)練以及秘書國(guó)家職業(yè)資格考證培訓(xùn)。為了讓文秘專業(yè)的學(xué)生較為系統(tǒng)地學(xué)習(xí)綜合的職業(yè)技能需通過連續(xù)的、有固定場(chǎng)所設(shè)施及時(shí)間保證的操作訓(xùn)練下進(jìn)行。例如，設(shè)有專門的實(shí)訓(xùn)中心：辦公自動(dòng)化實(shí)訓(xùn)室，接待模擬室訓(xùn)練室、文檔整理實(shí)訓(xùn)室、模擬會(huì)議室、專業(yè)的機(jī)房，讓文秘專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的實(shí)訓(xùn)。相關(guān)的實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目包括：秘書實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)、辦公自動(dòng)化實(shí)訓(xùn)、檔案計(jì)算機(jī)輔助管理知識(shí)實(shí)訓(xùn)、專業(yè)知識(shí)實(shí)訓(xùn)。此外，在專業(yè)機(jī)房讓學(xué)生進(jìn)行常用的辦公軟件和檔案管理的操作、使用及測(cè)試。對(duì)于秘書專業(yè)的學(xué)生而言，職業(yè)資格是進(jìn)入行業(yè)的重要依據(jù)，參加秘書資格考試，并安排學(xué)生進(jìn)行考試培訓(xùn)，采用秘書工作情況分析、重點(diǎn)知識(shí)與技能點(diǎn)的講解與回顧性練習(xí)等對(duì)學(xué)生進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，在離校后可以讓同學(xué)們多一個(gè)獲得職位、獲得成功的優(yōu)勢(shì)條件。

（三）高級(jí)階段——依托校企合作的秘書專業(yè)與實(shí)踐。所謂的高級(jí)階段就是在社會(huì)這樣一個(gè)大課堂中，充分利用外界的資源促進(jìn)自身的成長(zhǎng)。培養(yǎng)學(xué)生對(duì)專業(yè)的認(rèn)同感；有目的有計(jì)劃地進(jìn)行實(shí)崗鍛煉，在秘書崗位上探索出屬于自己的真諦，從而不斷更新知識(shí)、不斷進(jìn)步，進(jìn)而成為對(duì)企業(yè)有用的高級(jí)秘書人才，為企業(yè)作出自己的貢獻(xiàn)。

近年來，隨著社會(huì)的信息化，秘書人員地位有了進(jìn)一步的提升，在個(gè)人思想上成熟而有能力地輔助領(lǐng)導(dǎo)，讓企業(yè)更有利地向著繁榮富強(qiáng)的方向發(fā)展。本文對(duì)于文秘人員對(duì)信息時(shí)代適應(yīng)性的研究與探索提供了一定的借鑒作用，具體的實(shí)施過程還需要根據(jù)企業(yè)的秘書人員的實(shí)際情況具體情況具體分析，再進(jìn)行進(jìn)一步的完善和改進(jìn)，從而一層一層地向成功邁進(jìn)。