文/蚌埠市公路管理局 婁丹

一、引言

一般而言，文秘指的是針對外勤而言的，專門執(zhí)行內部勤務，協(xié)助領導處理各種日常事務的工作。因而，文秘工作的好壞將直接影響一個文秘日常事務能否正常有序的進行。一個優(yōu)秀的文秘，應當具備一定專業(yè)知識和具有較高綜合素質?？偟膩碚f，文秘工作職銜不高，但是責任重大，文秘工作質量的評估更是企業(yè)對員工考察的一個重要內容。而且，隨著日益繁榮的市場經濟，文秘工作的質量評估越來越受到單位領導的重視。

二、文秘工作的職責

文秘工作，是一個單位的核心和樞紐，事關工作的大局和成敗。一般情況下，我們常認為文秘工作，主要就是跑跑龍?zhí)?，整理下檔案，接電話甚至是倒茶水等類工作，但實際確非如此。文秘工作多而復雜，涉及的領域多，范圍廣。并且，在領導與其他部門或員工溝通交流中起著十分重要的作用。根據我國現階段，學界對文秘工作的研究分析，文秘工作具有綜合性、服務性、事務性、服從性和機要性的特點。這些特色也決定了文秘工作的職責范圍，主要體現在：

（一）文秘主要協(xié)助領導處理一些事務

而領導工作有涉及文秘的方方面面，同時，基于文秘工作的綜合性，這使得文秘要吃透領導所處理的所有事情，小到檔案整理、資料收集，大到輔助領導做決策，文秘都要事事做到位?？傊?、事務，大事小事，無所不包。

（二）基于文秘工作的服務性和事務性

文秘的工作在一定程度上充當著“后勤服務者”和“專家”的角色。“后勤服務者”是指為協(xié)助領導完成工作，安排工作時間計劃表之類的工作?！皩＜摇钡脑捴饕轻槍κ聞招远?，這要求文秘具有很強的專業(yè)功底，能夠對領導分配的各項任務很熟練的掌握處理，并做好與其他工作人員的溝通交流，準確傳達領導的意思。

（三）受文秘工作服從性這一特性的影響

文秘在工作時要在辦任何事，處理任何問題前，都要根據領導的意圖和指示精神做事，不能擅自做主，隨意更改。

（四）根據文秘工作的機要性

這使得“保守文秘機密”成為了文秘工作的一大職責。文秘人員一直協(xié)助領導做事，都會接觸很多文秘重要文件，經管機密和絕密事項，參與有關會議，提前知道了文秘的某些重要決定和信息。因此，文秘一定要遵守保密規(guī)定，嚴守機要，切不可隨意將消息放出。

三、文秘工作的質量評估因素

通過前面筆者對文秘工作的簡介，我們可以知道，文秘工作“量多、龐而繁雜”，是一個文秘領導的得力助手，更是向其他工作人員傳達領導指意，與員工進行互動的樞紐。由此，文秘對文秘工作的要求則很高。那么，文秘工作的質量評估究竟該評估什么呢？具體因素因應當包括以下幾點：

（一）文秘日常事務的執(zhí)行情況

這是對文秘最基本工作的考察，也是文秘員工應具備的最基本素質。文秘工作的具體內容應根據各個文秘自身運營情況，對文秘工作的要求而定。一般情況下，應涵括：文秘在對文秘文件方面的整理是否有序、對領導事務的時間安排方面是否合理以及文秘能否準確的向其它部門員工傳達領導的思想等方面。

（二）文秘是個要求具有很強綜合素質的工作

故應將其具備的工作素質納入考評范疇：

1.基本理論水平素質，主要考察的是文秘在公文寫作和事務處理傳達方面的理論基礎水平。在公文寫作時，考察文秘所寫公文格式的規(guī)范性，語言措辭的恰當性，組織結構的邏輯性，然后在紀錄領導講話或會議方面，整潔且具有條理，能抓住要害，為領導發(fā)現和分析問題提供依據，為領導決策提供參考性建議。在事務處理傳達方面，要做到“上傳下達，下情上報”，即文秘要了解上頭的思想動態(tài)，準確向下級傳達領導的思想和所關注的事宜，督促下級及時完成任務。與此同時，文秘要積極深入員工，熟悉下情，并及時將下屬的狀態(tài)和意見反映給上級，以便于上級處理好與下級的關系，作出正確的決策。

2.綜合素質的考察，因為文秘工作繁雜，且需要接觸文秘的不同級別的人群，這并要求文秘在處理工作時，要具備良好的溝通能力，做好領導與其他員工的溝通橋梁。其次，組織協(xié)調素質的考察，文秘要有條不紊的組織文秘的各項活動，并協(xié)調好整個團隊的人際關系。另外，文秘自身精神狀態(tài)和對工作的負責程度，是對其對工作態(tài)度的一個考察。最后很重要的一點是，文秘的保密素養(yǎng)，由于文秘因工作需要，會知道很多文秘的機密信息，并且掌握文秘的機密材料，這些機密一旦泄露，對文秘將產生無法估量的損失，因而，文秘能遵守文秘相關規(guī)定，做好保密工作將至關重要。

3.文秘領導與合作的員工對文秘工作的認可度。文秘工作的最直接接受者即為她的領導和其合作的員工，他們對文秘工作的評價自然應該成為文秘工作的質量評估的參考因素，所以在對文秘工作進行考核的時候，我們必須多多傾聽其他相關工作人員的意見。盡管這些意見具有一定得主觀性，但是這也是文秘工作好好最直觀的一個反映。

四、文秘工作的質量評估的方法

文秘工作的質量評估應秉著“公平、公正”的原則，實現主觀和客觀想統(tǒng)一。一般來講，文秘在對文秘工作的質量評估時，可以采用下述方法：

（一）制定文秘工作的質量評估的考評制度，做到考評有制度可依

考評制度包括考評對象、考評內容、具體考評方法和評分標準等。一個完善的考評制度，既有助于考評人員實施質量評估行為，又有助于文秘對自身工作有更清楚的認識，更好的按標準完成任務?？荚u制度的公開，也有利于文秘所有員工對考評進行監(jiān)督，做到更加公開化、公正化和民主化。

（二）針對文秘

定期進行能力素質考評，主要對文秘已完成的任務進行考察，從而分析其平常的工作效率；其次，對文秘人員進行試卷考察，了解其基本的工作素質，同時，結合實況演習，觀察其在處理現實問題的一個應對能力。并綜合以上考察的結果，對文秘工作作出客觀的評價，發(fā)現文秘的優(yōu)勢和弱勢。

（三）對文秘的領導和與其相處的工作伙伴進行調查

主要采取問卷調查和面談的形式，以了解他們對文秘工作的滿意度，對文秘所行工作作出評價。雖然，這一塊受被調查人員個人因素的影響，但是基于文秘工作并非簡單的書面工作，更是一份動態(tài)的與人互動的工作。假若一個文秘工作確實很負責很到位，其同事自然會給予肯定的評價。但在最后的評定時，要適當的篩選，酌情采納，以便作出較客觀的分析，保障評價的客觀性和真實性，是文秘工作的質量得到實際有效的評價。進而幫助文秘進一步提高工作效率。

五、總結

文秘是一份不可小覷的工作，盡管其職位不高，但對于文秘的的發(fā)展和事務運行頗為重要。文秘工作所顯現出的“多而雜，小而精”的特點，并要求文秘具有很強的綜合素質，不僅要做到理論方面的“專家”，還要成為熟知各項事務的“雜家”，更要成為文秘領導與下級之間的“談判家”。故而，對文秘工作的質量評估自然應該成文化，制度化，規(guī)范化，做到注重客觀，又不忽視主觀，力爭公平公正，對文秘工作的質量評估作出準確合理的評價。

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