文/西安北方秦川集團(tuán)有限公司 韓艷 邸毅民

推行精細(xì)化管理工作是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、快速、健康、協(xié)調(diào)發(fā)展、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要舉措，而作為主要職能部門(mén)——公司辦公室該如何推行精細(xì)化管理工作呢？下面就公司辦公室推行精細(xì)化管理工作的心得體會(huì)做一介紹。

一、基本情況

西安北方秦川集團(tuán)有限公司辦公室業(yè)務(wù)范圍包括秘書(shū)、信訪、保密、接待、檔案管理、法律事務(wù)、經(jīng)營(yíng)管理、績(jī)效考核、改革改制、管理制度、環(huán)境衛(wèi)生等，多年來(lái)雖然也形成了一些好的做法、好的經(jīng)驗(yàn)和好的模式，但是員工的思想觀念、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)公司在新的發(fā)展階段的需要。為此，我們必須跟上建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)管理模式的步伐，加強(qiáng)基礎(chǔ)管理、規(guī)范員工行為、理順業(yè)務(wù)流程、明確崗位職責(zé)與要求、細(xì)化各項(xiàng)制度以及考核細(xì)則，以公正、公開(kāi)、公平的制度化管理來(lái)發(fā)揮和體現(xiàn)每個(gè)部門(mén)、每個(gè)崗位、每位員工的作用與價(jià)值，從而打造出一支“精干、高效、銳意進(jìn)取”的辦公室團(tuán)隊(duì)。

二、具體做法

（一）統(tǒng)一員工思想是推行精細(xì)化管理工作的首要條件

推行精細(xì)化管理工作涉及每一個(gè)人、每一件事、每一個(gè)崗位，要做好這項(xiàng)工作必須統(tǒng)一思想，使每一位員工都認(rèn)識(shí)到推行精細(xì)化管理工作與自己所在崗位的緊密性以及與個(gè)人切身利益的直接關(guān)系。

公司辦公室成立了精細(xì)化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，首先在各業(yè)務(wù)室主任會(huì)議上對(duì)精細(xì)化管理工作進(jìn)行了布置，緊接著召開(kāi)了動(dòng)員大會(huì)，針對(duì)平時(shí)工作中存在的“差不多、過(guò)得去”，員工標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)不強(qiáng)，工作粗枝大葉，有的工作看似做了、實(shí)際沒(méi)有效果，有的做了，但細(xì)處沒(méi)做，尤其是辦公室辦文、辦會(huì)方面沒(méi)有一種認(rèn)真、精益求精的態(tài)度，只看重表面，不重實(shí)際，存在著重復(fù)工作和浪費(fèi)現(xiàn)象，向全體員工深入講解精細(xì)化管理工作的必要性和重要性。第二，將《細(xì)節(jié)決定成敗》光盤(pán)拷貝到各業(yè)務(wù)室計(jì)算機(jī)上，組織員工利用工余時(shí)間觀看，同時(shí)倡導(dǎo)員工學(xué)習(xí)《精細(xì)化管理》系列書(shū)籍，并認(rèn)真做好學(xué)習(xí)筆記，讓大家充分理解、掌握精細(xì)化管理的內(nèi)涵、宗旨和核心。第三，利用會(huì)議、報(bào)紙、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等各種載體，大力宣傳在精細(xì)化管理工作中涌現(xiàn)的典型事例，努力營(yíng)造追求精細(xì)化的文化氛圍。

（二）從明確職責(zé)入手，制訂《辦公室推行精細(xì)化管理工作指導(dǎo)手冊(cè)》

實(shí)施精細(xì)化管理工作的內(nèi)涵就是細(xì)化職責(zé)、制度與業(yè)務(wù)流程，細(xì)分目標(biāo)，使各部門(mén)、各崗位的責(zé)權(quán)利明確、到位，使公司的總目標(biāo)、部門(mén)的分目標(biāo)分解、落實(shí)到每一個(gè)崗位、每一位員工。為此，我們制訂了《辦公室推行精細(xì)化管理工作指導(dǎo)手冊(cè)》，根據(jù)不同崗位要求分別制定出具體的工作規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn)，并與員工月績(jī)效考核掛鉤，它既是在公司大的管理制度框架下的一個(gè)細(xì)化和量化，也是公司辦公室實(shí)施精細(xì)化管理、嚴(yán)格考核的行為指南和操作規(guī)范。

（三）規(guī)范員工行為，整治辦公現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境，提升辦公室形象

公司辦公室是公司對(duì)外的一個(gè)窗口，員工的文明素質(zhì)、工作作風(fēng)、精神面貌以及辦公現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境都關(guān)系到公司的對(duì)外形象，映襯著公司的管理水平。辦公室推行精細(xì)化管理首先就要從員工行為規(guī)范和辦公現(xiàn)場(chǎng)管理抓起，通過(guò)規(guī)范程序、明確職責(zé)、細(xì)化管理、從嚴(yán)考核、落實(shí)責(zé)任，從而徹底改變公司辦公室的面貌。

1.制訂了《辦公室員工行為規(guī)范》。涉及儀容儀表和著裝規(guī)范、工作場(chǎng)所、工作時(shí)間的行為規(guī)范、員工素質(zhì)和道德規(guī)范、員工保密規(guī)范、團(tuán)隊(duì)意識(shí)行為規(guī)范、交談?wù)Z言和接待客人的行為規(guī)范等六個(gè)方面七十二條。此外還制定了《辦公室員工行為規(guī)范考核辦法》，提出具體的考核項(xiàng)目、分值以及考核指標(biāo)，將百分考核結(jié)果與員工月績(jī)效考核掛鉤，從而使該項(xiàng)制度形成了閉環(huán)管理。

2.按照相關(guān)規(guī)定對(duì)辦公現(xiàn)場(chǎng)提出了具體的規(guī)定。下發(fā)了《公司環(huán)境衛(wèi)生及綠化管理檢查考核辦法》，內(nèi)容包括辦公桌面擺放、文件柜內(nèi)部及頂部物品擺放等，此外對(duì)辦公室、會(huì)議室、走道衛(wèi)生等也明確了具體標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)這一系列的舉措，極大地改善了辦公環(huán)境。

3.以落實(shí)到位為關(guān)鍵，扎實(shí)推進(jìn)，提高執(zhí)行力。為提高制度的執(zhí)行力度和執(zhí)行效果，制訂了《辦公室各項(xiàng)管理制度分解落實(shí)表》，對(duì)每一項(xiàng)制度提出了具體的要求，比如，《辦公室車(chē)輛管理考核辦法》提出了車(chē)輛管理必須有出車(chē)情況月報(bào)表、車(chē)輛管理檔案、派車(chē)臺(tái)賬、各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)臺(tái)賬、車(chē)輛維修、配件更換申請(qǐng)單、車(chē)輛入庫(kù)登記本等必須有的六項(xiàng)記錄和具體要求，同時(shí)落實(shí)到責(zé)任人。通過(guò)細(xì)化制度，我們把工作橫向規(guī)定到每個(gè)細(xì)節(jié)，縱向約束到每個(gè)崗位和每個(gè)員工。

三、小結(jié)

通過(guò)實(shí)施辦公室精細(xì)化管理工作，辦公室管理工作已初見(jiàn)成效：

1.員工的精神面貌得到了很大的改觀，機(jī)關(guān)作風(fēng)明顯改善。

2.辦公環(huán)境得到了進(jìn)一步的改善。

3.學(xué)習(xí)風(fēng)氣初步形成。

4.員工能夠自覺(jué)按照各項(xiàng)制度的考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自我測(cè)評(píng)、自我修正，極大地推動(dòng)了辦公室工作。