文/山東省萊陽(yáng)衛(wèi)生學(xué)校 王曉萍

人口計(jì)生檔案是開展人口與計(jì)劃生育工作中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實(shí)歷史記錄，是制定人口與計(jì)劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計(jì)劃生育工作的基礎(chǔ)。隨著人口和計(jì)劃生育工作加快向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對(duì)人口計(jì)生檔案管理工作也提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求。探索新形勢(shì)下人口和計(jì)生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高人口和計(jì)生檔案管理水平，對(duì)更好地開展新時(shí)期下人口和計(jì)生工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用。

一、做好人口與計(jì)劃生育檔案工作的重要性

（一）人口計(jì)生檔案可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

人口計(jì)生檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來(lái)源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，其結(jié)果可用于統(tǒng)籌計(jì)劃，明確工作重點(diǎn)，量化人口計(jì)劃生育工作目標(biāo)，為人口計(jì)劃生育決策提供依據(jù)。

（二）人口計(jì)生檔案可為群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

充分利用人口計(jì)生檔案資料。通過(guò)從計(jì)算機(jī)中提取《育齡婦女基礎(chǔ)信息一覽表》和申請(qǐng)領(lǐng)取《生育證》資料，可成為對(duì)育齡婦女提供服務(wù)的依據(jù)；利用流動(dòng)人口檔案建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育信息交換平臺(tái)，互通信息，既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施，促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收.又可防止兩地因?yàn)椤皶r(shí)空差”出現(xiàn)工作疏漏，如發(fā)錯(cuò)證、重復(fù)發(fā)證等。

（三）人口計(jì)生檔案可為群眾提供需求信息，促進(jìn)計(jì)劃生育工作方法的進(jìn)一步改進(jìn)

讓群眾提出自己在計(jì)劃生育、避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問(wèn)、意見(jiàn)及建議，通過(guò)信息采集記錄簿收集整理，形成群眾需求信息檔案。人口計(jì)劃生育部門根據(jù)群眾的這些需求，不斷改進(jìn)工作方式、方法，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，解決群眾的實(shí)際困難，不斷提高群眾的滿意度。

二、人口與計(jì)劃生育檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)

在實(shí)際工作中，計(jì)劃生育干部多為兼職，檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識(shí)缺乏、實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍。有許多同志包括個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部仍然沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為計(jì)生檔案無(wú)實(shí)際意義，檔案與計(jì)劃生育工作無(wú)直接關(guān)系，只要職工不發(fā)生計(jì)劃外生育就行了，檔案管不管無(wú)所謂，加上計(jì)生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，致使檔案資料收集不全、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（二）檔案制度不健全，整理不規(guī)范

目前計(jì)生檔案管理大多是室藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中，計(jì)生檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，沒(méi)有建立計(jì)生檔案歸檔制度和整理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范計(jì)劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案管理基礎(chǔ)普遍較差的局面。

三、做好人口與計(jì)劃生育檔案工作的對(duì)策

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人口計(jì)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

人口計(jì)劃生育部門的領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，充分認(rèn)識(shí)人口計(jì)生檔案在人口與計(jì)劃生育工作中的重要作用，把人口計(jì)生檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規(guī)、科技服務(wù)、計(jì)劃生育協(xié)會(huì)等人口計(jì)劃生育業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，納入主要議事日程，給予必要的投人，解決所需經(jīng)費(fèi)，為檔案工作改善環(huán)境創(chuàng)造良好的條件。各級(jí)人口計(jì)劃生育部門檔案管理人員要更新觀念，從人口計(jì)劃生育工作法制化、規(guī)范化、制度化的高度出發(fā)，認(rèn)真做好人口計(jì)生檔案管理工作。

（二）實(shí)行檔案規(guī)范化、信息化管理，提高人口計(jì)生檔案管理基礎(chǔ)工作水平

要提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。要加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)計(jì)生檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些保存時(shí)間較長(zhǎng)的計(jì)生檔案來(lái)講，由于室藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，提升檔案管理水平

信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員既善于檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力，為進(jìn)一步做好人口計(jì)生檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。