文/吉林省四平市社會精神病院 王哲

一、檔案和檔案管理的現(xiàn)狀

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的。保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖標、聲音及其他各種形成的原始記錄。主要分為文書、科技、司法、會計、藝術、人事、教育和外交檔案等。管理主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案中所包含的信息管理，稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎。檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。

二、新時期對檔案管理的要求

新時期檔案管理必須要有創(chuàng)新精神，創(chuàng)新是信息時代對檔案管理的必然要求。檔案工作創(chuàng)新要解決好四個關系問題：一是創(chuàng)新與基礎的關系。工作創(chuàng)新不是憑空想像，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有的基礎上進行。創(chuàng)新要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。二是創(chuàng)新與現(xiàn)實的關系。工作創(chuàng)新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于初級發(fā)展階段，許多問題沒有解決好，檔案工作作還處于受多種條件發(fā)展的限制，社會檔案意識不強，后勁發(fā)展不足。創(chuàng)新就是要重視現(xiàn)實、面向未來，從實際出發(fā)，在打好基礎、快速發(fā)展上求突破。三是創(chuàng)新與學習、借鑒的關系。學習是創(chuàng)新的基礎，借鑒是創(chuàng)新的階梯。創(chuàng)新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學習本行業(yè)專業(yè)知識、借鑒本行業(yè)成功經(jīng)驗和方法，又要學習相關專業(yè)、其他行業(yè)知識。創(chuàng)新要堅持“推陳出新”的原則，運用否定之否定認識規(guī)律和批判、繼承觀念，在學習借鑒中創(chuàng)新。四是創(chuàng)新與實踐的關系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗。凡是對事業(yè)發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

三、檔案管理工作存在的問題

（一）領導檔案意識淡薄，對檔案管理工作不重視

由于檔案不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，領導一般對檔案管理意識比較淡薄，還存在相當程度的“重業(yè)務、輕檔案”的意識，認檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在管理中的重要性和必要性。檔案管理人員和機構未得到健全和落實，各門類的檔案未集中到檔案室統(tǒng)一管理。

（二）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

在單位管理中，各級單位制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核。在目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案納入目標考核。由于管理制度不嚴、不健全，有意無意地不及時移交各科室自己保管的材料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

（三）檔案管理人員業(yè)務水平低，檔案整理不規(guī)范

檔案管理人員的素質影響檔案管理水平，在人才培養(yǎng)中，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）檔案管理人員工作變動較，給檔案管理帶來較大困難

檔案管理是專業(yè)性較強的學科，管好用好檔案需要有一定專業(yè)知識的人才，特別是在長期管理過程中所積累的知識與經(jīng)驗對檔案管理很重要，而一些單位的檔案管理人員經(jīng)常變動，致使已經(jīng)培養(yǎng)好的檔案人員發(fā)揮不了作用，而新的人員需要重新開始培養(yǎng)，給檔案管理帶來較大困難。

四、新時期加強檔案管理的對策

（一）加強領導，重視宣傳，增強全員檔案意識

領導對檔案工作的重視和支持是做好檔案工作的基本前提。領導者對檔案工作的價值、作用的認識程度，決定著檔案工作的發(fā)展，檔案工作的先進與否可從一個側面反映一個單位的整體素質和面貌，各級領導應不斷增強檔案意識，要經(jīng)常過問、研究檔案工作，抓好檔案部門的基礎建設和人員配備。與其它工作一樣，檔案工作也需要人、財、物作為基礎，離開了這一基礎，檔案工作就無法開展，因此，領導重視是十分關鍵的一環(huán)。要把檔案工作當成一項基礎工作落實，不能把檔案工作看成是一項可有可無的工作。要充分認識到今日的歸檔，積累資料不僅是為了現(xiàn)實工作服務，更深遠的意義是為了子孫后代積累豐富的知識財富。同時把檔案工作列入單位發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。要大力宣傳檔案工作，使其充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。

（二）形成適應新時期檔案管理的新思路和新方法

1.要樹立新的管理思想。2.要積極引入新方法和新手段。3.要積極拓展檔案館藏的新資源。

（三）建立健全切合實際的檔案管理制度。檔案種類繁多，形式各異，要實行規(guī)范管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。首先要加強硬件建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡，由領導負責包括業(yè)務檔案在內(nèi)的檔案工作的領導、規(guī)劃。提出業(yè)務檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務檔案的各項管理制度，對檔案進行督促指導。指定專人管理文書和業(yè)務檔案。歸檔的文件材料要保持之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。