文/云南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院 吳艷萍

高校檔案管理的主要任務(wù)是積極、及時地開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機制，滿足學(xué)校教學(xué)、科研等方面的需要。當今世界的高等教育發(fā)展已進入一個以信息技術(shù)應(yīng)用為核心的嶄新階段，在信息化大背景下，如何讓高校檔案工作在學(xué)校管理中體現(xiàn)出自身價值，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制的需要，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的重要價值和作用，是新形勢下高校檔案部門所面臨的重要問題。

一、高校檔案管理信息化存在的問題

（一）重視程度不足

隨著高校檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，高校檔案工作也有了明顯的進步和提升，無論是從科研、管理還是教學(xué)都有了突出的成果，這也為高校檔案管理的信息化提供了基礎(chǔ)。但是高校檔案管理信息化的重視程度還有待于提高，在許多高校領(lǐng)導(dǎo)都安于現(xiàn)狀，沒有意識到高校檔案信息化建設(shè)的嚴峻性和重要性，對其建設(shè)沒有緊迫感，更沒有將信息化建設(shè)安排到近期的議事日程中來。尤其是在對與高校的經(jīng)費緊張時期，檔案部門的投入更是無以為繼，這對于高校檔案的信息化進程和檔案事業(yè)的健康發(fā)展都起到極大的抑制作用。

（二）法律規(guī)范不夠健全，缺乏嚴格的檔案管理規(guī)范

我國現(xiàn)如今對于高校檔案信息化建設(shè)相關(guān)規(guī)定還沒有出臺，沒有隨著時代的發(fā)展而跟進相關(guān)的法律建設(shè)，這對于檔案工作的順利進行沒有了堅實的法律后盾和依據(jù)，阻礙了管理信息化的進程。對于學(xué)生檔案有學(xué)校管理部門來管理，但是人員、硬件設(shè)備的不足，導(dǎo)致學(xué)校的監(jiān)督、指揮力度不足，通過這些可以體現(xiàn)對于檔案的管理規(guī)范十分松散，而且落實的力度不夠。這嚴重影響了檔案管理信息化工作的發(fā)展，為其管理工作埋下隱患。

（三）高素質(zhì)的綜合管理人才缺乏

檔案工作是一項十分嚴謹?shù)墓芾砉ぷ骱头?wù)工作，人在檔案工作中起著根本性和基礎(chǔ)性作用。具備優(yōu)秀的素質(zhì)的管理人才對于一個企業(yè)是至關(guān)重要的，但是由于檔案工作的性質(zhì)，尤其是高校檔案管理活動處于后勤部門，工作穩(wěn)定但是缺乏挑戰(zhàn)，所以相關(guān)的管理人才很難會投身其中。在信息化建設(shè)中，檔案工作更需要管理能力和信息技術(shù)的結(jié)合，這樣的人才更加難以尋覓，這極大地制約了高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和建設(shè)。

（四）保密性不足

信息化帶來的巨大便利的同時也帶來了檔案保密的安全問題。電腦病毒、木馬也許會對信息化的檔案網(wǎng)絡(luò)和檔案數(shù)據(jù)庫進行入侵、修改和破壞，輕則影響到正常的高校檔案工作，重則會導(dǎo)致計算機硬件的損壞和檔案數(shù)據(jù)的永久損壞，如果備份不及時那么會給當事人帶來巨大的麻煩，同時影響到檔案部門的工作質(zhì)量和測評反饋。

（五）高校合并妨礙檔案管理的順利開展

近年來，全國范圍內(nèi)的高校合并帶來了諸多檔案管理問題。如一些學(xué)校在合并過程中將檔案丟失，或者將檔案保存的順序打亂，需要重新進行整理。此外，由于高校的人事檔案和學(xué)生檔案分類存儲導(dǎo)致高校各個部門之間無法實現(xiàn)信息資源的共享。

（六）對檔案工作宣傳不夠，師生參與意識薄弱

檔案工作的宣傳一直是檔案工作進行的薄弱環(huán)節(jié)，社會關(guān)注度低，知名度也不高。師生對檔案充滿了陌生感和抗拒感，這對于檔案工作的優(yōu)化發(fā)展極其不利。連檔案工作的關(guān)注度都如此欠缺，高校檔案信息化的建設(shè)迫在眉睫，實現(xiàn)對于檔案事業(yè)的廣泛宣傳。

二、高校檔案管理信息化的對策分析

（一）強化對于高校檔案信息化重要性的認識

應(yīng)該讓高校管理者、領(lǐng)導(dǎo)者認識到檔案管理的重要性，檔案工作信息化的迫切性和勢在必行。將檔案信息化建設(shè)作為高校信息化、現(xiàn)代化發(fā)展進程的重要步驟，高速、穩(wěn)步進行檔案工作信息化建設(shè)，使其成為高校建設(shè)的突出成果。普及師生對于檔案工作的認識，加強對其進行信息化建設(shè)的宣傳和教育，提高師生的關(guān)注程度。

（二）科學(xué)制定、貫徹和修訂各項標準，規(guī)范檔案管理工作

高校檔案工作要進一步加強標準化建設(shè)，充分利用檔案信息資源為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。計算機技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標準化為基礎(chǔ)的，要適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。檔案部門應(yīng)該制定規(guī)范的檔案工作流程，落實給師生，讓其了解歸檔流程安排，在學(xué)生檔案的收集整理環(huán)節(jié)可以減少很多麻煩，方便檔案信息管理的同時也會普及檔案管理知識，促進檔案工作宣傳并且有利于檔案信息化的流程的革新。

（三）加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)

檔案工作的人才建設(shè)勢在必行，檔案部門應(yīng)該積極引進具備綜合素質(zhì)的檔案管理人才，優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，提高檔案人員的薪金福利待遇，吸引管理和信息并舉的專業(yè)人才。自身的檔案工作人員要強化檔案意識，更要學(xué)習(xí)更多相關(guān)領(lǐng)域的知識和技術(shù)，提升個人能力為檔案信息化建設(shè)服務(wù)。

（四）加強監(jiān)管，保證檔案安全

檔案信息化建設(shè)需要重視檔案的安全工作，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，需要有專業(yè)人員來監(jiān)管電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，建立獨立的操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)察系統(tǒng)，確保檔案的安全性。號召學(xué)生們重視檔案安全，加強宣傳和教育。

（五）加強投入，加快檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，提高硬件質(zhì)量，實現(xiàn)資源信息共享

檔案工作的信息化建設(shè)需要都多媒體硬件的有力支持，在信息時代的今天，信息技術(shù)更新?lián)Q代的速度飛快，硬件的高質(zhì)量為檔案工作的高效率提供了堅實的物質(zhì)保障。硬件的有力支持會極大的推動檔案信息化建設(shè)的進程。檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)是對于檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)，檔案網(wǎng)站的建設(shè)可以促進檔案工作信息化進程，為檔案工作提供的工作條件，方便檔案信息資源的檢索和管理、監(jiān)察。有利于對檔案工作的遠程服務(wù)和查詢，建立強大的信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享，滿足用戶服務(wù)需求。

（六）創(chuàng)新服務(wù)理念，強化宣傳力度

檔案工作的信息化建設(shè)不僅僅是為了檔案的信息化轉(zhuǎn)換和存儲，檔案部門的服務(wù)職能的發(fā)揮需要和存儲職能并舉，重視檔案工作的服務(wù)理念是檔案工作信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。尤其是在現(xiàn)在的社會條件下，招生和就業(yè)的時候?qū)τ跈n案的需求和重視程度越來越大，這種現(xiàn)狀需要檔案部門創(chuàng)新服務(wù)理念，積極主動的為檔案需求者提供服務(wù)，并且在工作中宣傳服務(wù)理念，實行服務(wù)測評機制和反饋機制來完善檔案服務(wù)工作，搞好信息化建設(shè)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，更快捷的為檔案利用者提供服務(wù)。檔案利用者的滿意和關(guān)注程度直接影響到檔案信息化建設(shè)的進程和發(fā)展成果，最后，強化館藏建設(shè)，實現(xiàn)多院校的檔案信息資源的資源共享和優(yōu)化配置，可以實現(xiàn)多個檔案部門的交流學(xué)習(xí)，共同發(fā)展和進步，完善和加速檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量。

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