文/廣州市皮膚病防治所 陳慶璋

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展和人民生活水平不斷提高，群眾對醫(yī)療的需求越來越大，各地的大小醫(yī)院常是人滿為患、病房與床位嚴(yán)重不足，許多醫(yī)院紛紛進(jìn)行擴(kuò)建或新建，我國正步入一個前所未有的醫(yī)院建設(shè)高速發(fā)展時期。與此同時，一直以來，醫(yī)院基建檔案卻由于領(lǐng)導(dǎo)重視不足、管理人員不專業(yè)、制度不完善等原因，導(dǎo)致普遍存在著收集不完整、歸檔不規(guī)范、管理不科學(xué)等問題。顯然，已落后于現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)的步伐。因此，如何做好基建檔案管理便成為目前醫(yī)院檔案工作需要迫切解決的問題。

一、做好醫(yī)院基建檔案管理的重要性

（一）是醫(yī)院建設(shè)工程順利通過竣工驗(yàn)收的保證

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院每一個建設(shè)工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)記錄，包括在勘察設(shè)計(jì)、立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式和載體的全部文件材料。做好基建檔案的收集與整理，是工程建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，國家《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》中就有明確規(guī)定“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案”。很多城市都將基建檔案收集完整與否作為建設(shè)工程竣工驗(yàn)收的內(nèi)容之一，不完整的不能通過驗(yàn)收。因此，在醫(yī)院工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，必須做好基建檔案的收集與整理，確保建設(shè)工程順利通過竣工驗(yàn)收，可以及時投入使用。

（二）是醫(yī)院建設(shè)工程日后管理維護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)

醫(yī)院建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，要做好基建檔案的及時歸檔和管理。保存好一套真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的基建檔案，對醫(yī)院每一個建設(shè)工程都具有十分重要的意義。首先，建設(shè)工程交付使用后，一旦出現(xiàn)任何質(zhì)量問題，通過查閱基建檔案，可以清楚是哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，是哪一方的責(zé)任，從而便于維修、維護(hù)和追究責(zé)任，避免不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛。其次，基建檔案保留了建設(shè)工程地上和地下、顯性和隱蔽、承重和非承重等各方面的詳細(xì)圖紙和數(shù)據(jù)，是將來對建設(shè)工程進(jìn)行重新裝修或者改擴(kuò)建的重要依據(jù)，不但可以縮短施工的周期，而且可以確保施工的安全。再次，醫(yī)院將來進(jìn)行同類工程項(xiàng)目建設(shè)時，可以借鑒和參考現(xiàn)有的基建檔案，了解可行性研究、地質(zhì)勘測、工程設(shè)計(jì)、施工周期、投資費(fèi)用等方面的情況，從而提升建設(shè)的速度。

（三）有利于提高醫(yī)院檔案的綜合管理水平

基建檔案是醫(yī)院檔案的一個組成部分，但由于它的專業(yè)性較強(qiáng)，醫(yī)院檔案工作者又缺乏相關(guān)管理知識與經(jīng)驗(yàn)，使得它在醫(yī)院檔案管理中一直是弱項(xiàng)。除了基建檔案，醫(yī)院檔案還包括文書、人事、財會、病歷、器械和科教研等檔案，各類檔案滲透在醫(yī)院日常管理和各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，既具獨(dú)立性，又是一個綜合的整體。其中，基建檔案就包含有大量的文書檔案和財會檔案。任何一類檔案的缺失都會影響到其它類檔案的系統(tǒng)性和完整性，所以只有做好基建檔案管理，才能提高醫(yī)院檔案的整體綜合管理水平，為醫(yī)院加強(qiáng)管理和建設(shè)發(fā)展提供更全面的檔案信息服務(wù)。

二、如何做好醫(yī)院基建檔案管理

（一）醫(yī)院檔案管理員需要主動做好三點(diǎn)基本工作

第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)普遍存在“重建設(shè)，輕檔案”的現(xiàn)象，檔案管理員要充分發(fā)揮工作主動性，爭取領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作的重視和支持。第二，基建檔案專業(yè)性強(qiáng)，管理難度大。檔案管理員要主動學(xué)習(xí)基建檔案專業(yè)知識，積極參加當(dāng)?shù)貦n案局、城建檔案館或者建設(shè)部門舉辦的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高基建檔案管理專業(yè)水平。第三，檔案管理員要主動學(xué)習(xí)《檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等基建檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，再借鑒其它單位的成功經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)實(shí)際建立健全本醫(yī)院的基建檔案管理工作制度。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案收集工作

基建檔案收集是基建檔案管理的基礎(chǔ)性工作，但由于基建檔案具有涉及面廣、內(nèi)容繁雜、時間跨度大等特點(diǎn)，使得它成為基建檔案管理環(huán)節(jié)中的最大難題。筆者認(rèn)為可以從以下三方面加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案收集工作。

1.明確每一項(xiàng)建設(shè)工程檔案的收集范圍。一般城建檔案館都編制有《建筑工程文件歸檔整理卷內(nèi)目錄》，該目錄對建筑工程前期的綜合性文件、監(jiān)理文件，以及施工中涉及的建筑基礎(chǔ)、主體、裝飾、屋面、給排水、電氣、燃?xì)夂拖赖雀黝悓I(yè)文件都羅列得非常詳細(xì)。以該目錄作為指引，同時咨詢城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，便基本可以明確工程檔案的收集范圍。

2.落實(shí)好工程檔案收集的責(zé)任。每一項(xiàng)建設(shè)工程都會牽涉到施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位即醫(yī)院的內(nèi)部多個部門，不同單位和部門在工程建設(shè)的不同階段又有著不同的檔案收集責(zé)任。工程準(zhǔn)備階段的前期文件收集一般由醫(yī)院負(fù)責(zé)；施工階段的文件收集則主要由施工單位和監(jiān)理單位負(fù)責(zé)；竣工階段則需要三方共同匯總。因此，必須明確各單位和部門的收集責(zé)任，并且落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人。其中，施工階段的檔案收集任務(wù)最為繁重，必須要落實(shí)建筑、水電和消防等各類專業(yè)檔案的收集責(zé)任人。

3.對工程檔案收集工作要進(jìn)行全程跟蹤監(jiān)管。工程檔案收集難有兩大原因，一是涉及的單位和部門多，而且各單位和部門責(zé)任人的檔案意識和業(yè)務(wù)水平參差不齊；二是時間跨度大，檔案收集容易出現(xiàn)疏漏和錯亂。因此，醫(yī)院檔案管理員必須對各單位和部門的檔案收集工作進(jìn)行全程跟蹤監(jiān)管。在落實(shí)好收集責(zé)任后，要定期召開檔案工作例會，對每個階段的收集情況進(jìn)行總結(jié)和查漏補(bǔ)缺，同時明確下一階段的任務(wù)，使檔案收集工作與工程建設(shè)同步；對檔案業(yè)務(wù)不熟悉的人員要進(jìn)行及時指導(dǎo)。

（三）嚴(yán)格規(guī)范建設(shè)工程檔案的歸檔整理

目前醫(yī)院基建檔案管理普遍存在著工程檔案歸檔整理不規(guī)范的現(xiàn)象，比如用耐久性差的圓珠筆書寫材料、以復(fù)印件代替原件、竣工圖與實(shí)物不符、立卷不科學(xué)、卷內(nèi)文件排列無序等，既影響了工程竣工檔案的驗(yàn)收，也不利于日后的基建檔案管理。因此，必須嚴(yán)格規(guī)范建設(shè)工程檔案的歸檔整理。醫(yī)院檔案管理員要組織好各單位和部門的相關(guān)責(zé)任人，認(rèn)真學(xué)習(xí)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，有必要時還可以請城建檔案館的工作人員上門集中指導(dǎo)和檢查整改。平時進(jìn)行檔案收集時，要經(jīng)常深入工地和辦公現(xiàn)場，主動與工程技術(shù)人員溝通，保證文件資料的真實(shí)性和原始性，以及歸檔整理的規(guī)范性。在最后驗(yàn)收階段，要注意做好工程檔案的立卷、裝訂和目錄編制工作，確保工程檔案的順利移交。

（四）對醫(yī)院基建檔案實(shí)行信息化管理

現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院已對病歷、財會、文書和人事等檔案實(shí)行了信息化管理，尤其是病歷和財會檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用，大大提高了醫(yī)院工作效率。然而，醫(yī)院基建檔案卻還停留在傳統(tǒng)管理方式上，或只是采用一些簡單的計(jì)算機(jī)文檔輔助管理手段，這顯然與醫(yī)院綜合檔案管理發(fā)展水平不相稱。因此，對醫(yī)院基建檔案實(shí)行信息化管理是勢在必行的。基建檔案的數(shù)量較大，而且大部分內(nèi)容平時極少利用得上，所以沒必要進(jìn)行全部數(shù)字化，只需對其中較為常用的部分進(jìn)行掃描即可。在軟件管理方面，既可以為基建檔案開發(fā)一個獨(dú)立的管理系統(tǒng)；也可以將基建檔案整合到綜合檔案管理系統(tǒng)中。在管理系統(tǒng)中還可以增加一個工程檔案收集的功能，使基建檔案從開始收集到最后利用實(shí)現(xiàn)全程信息化管理。

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