文/吉林省輝南縣重點(diǎn)項(xiàng)目服務(wù)中心 方楠

近年來，在不斷的研究與大膽的嘗試中，很多檔案管理負(fù)責(zé)人已經(jīng)在信息化建設(shè)的道路中總結(jié)了一些好的經(jīng)驗(yàn)與做法，并收到了良好的效果。但另一方面我們也看到了，目前我國事業(yè)單位在信息化檔案管理工作中仍然存在著很多問題與不足，建設(shè)遲緩、管理無序等現(xiàn)象無可避免，意識落后，素質(zhì)較低等問題亦為事實(shí)，這些都不同程度的制約了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。面對機(jī)遇與挑戰(zhàn)，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)該怎樣加快信息化建設(shè)步伐，完成向現(xiàn)代化管理的成功轉(zhuǎn)型。本文透過事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，對檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題與解決的辦法進(jìn)行了分析與研究，希望能為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探尋一條發(fā)展之路。

一、現(xiàn)狀分析

目前，在檔案管理方面成功進(jìn)行信息化建設(shè)的事業(yè)單位畢竟還是少數(shù)，大部分事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)方面還存在著一些普遍性問題：

（一）管理者的思想認(rèn)識不到位

思想認(rèn)識不到位主要體現(xiàn)在事業(yè)單位的管理者方面，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是對檔案管理認(rèn)識有局限性，認(rèn)為檔案管理即是人事檔案的管理，對于促進(jìn)事業(yè)單位本身發(fā)展的一些有保存和利用價值的檔案棄之不顧，沒有進(jìn)行有效管理，造成了檔案信息資源的流失；另一方面是對信息化建設(shè)認(rèn)識不夠，以至于對建設(shè)投資方面熱情不高，無論是人員還是資金，無論是管理還是指導(dǎo)都處于被動狀態(tài)。

（二）專業(yè)人員與基礎(chǔ)設(shè)施不到位

信息化檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，這就對實(shí)際管理人員提出了較高的要求。要求這些從事信息化檔案管理的人員，不但要具備較強(qiáng)的專業(yè)基礎(chǔ)，還要同時對信息化處理比較熟悉。但是我們看到，現(xiàn)在仍然有很多檔案管理人員還是停留于傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息記錄與處理上，或者是對新的管理知識知之甚少，或者是對信息化技術(shù)不熟悉，導(dǎo)致了管理人員整體水平較低。加之很多單位并沒有配備專門的信息處理設(shè)施，給檔案信息的采集、管理、查閱等各方面帶來了很多困難。

（三）具體的信息化建設(shè)方法不到位

檔案管理的信息化建設(shè)到目前為止，并沒有固定的模式和標(biāo)準(zhǔn)可遵循，每個單位都應(yīng)該根據(jù)本單位實(shí)際來進(jìn)行構(gòu)建。然而，一些事業(yè)單位信息化建設(shè)缺乏針對性和目的性，一味的照搬照抄，選擇的管理軟件看似功能強(qiáng)大，實(shí)際對自己沒有任何用途。還有的單位利用局域網(wǎng)做“檔案數(shù)據(jù)庫”，將權(quán)限下放到各個職工，這種做法雖然方便大家對檔案信息進(jìn)行查看，但會由于權(quán)限下放不科學(xué)，或者管理方面存在漏洞，容易導(dǎo)致一些重要的檔案信息流失。

二、有效構(gòu)建

（一）提高認(rèn)識，加大投入

管理者的信息化意識，決定著一個單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。在社會信息化的大環(huán)境下，事業(yè)單位的管理者應(yīng)及時給自己的思想和認(rèn)識進(jìn)行“充電”，要深刻意識到信息化建設(shè)既是時代發(fā)展的必然趨勢，也是加快事業(yè)發(fā)展的最佳選擇。要加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入，無論是人員、設(shè)施還是資金上都應(yīng)給予充分支持。與此同時，還要樹立“核心意識”、“主體意識”，將檔案管理信息化建設(shè)提到一個重要的工作議程上來。

（二）加快檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的前提，是首先要實(shí)現(xiàn)單位檔案信息資源的數(shù)字化，數(shù)字化檔案信息是使檔案原件得以長久保存的重要方法，也是對單位檔案進(jìn)行全程信息化管理的基礎(chǔ)。檔案信息數(shù)字化就是通過某種信息技術(shù)，將原來傳統(tǒng)的以紙質(zhì)或者物質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息，然后通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將檔案目錄、檔案全文等各種檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行公開發(fā)布，為需要這些信息資源的客戶提供服務(wù)。

（三）構(gòu)建檔案管理信息化平臺

構(gòu)建信息平臺，是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的重要手段。在很多事業(yè)單位，檔案信息有很大一部分都是免費(fèi)、公開的，其主要功能就是供更多人查閱和使用，大力推行檔案管理“無紙化”辦公，構(gòu)建檔案信息交流平臺，就是為了給更多的人提供快捷、方便的服務(wù)。職工可以根據(jù)自己的需要隨時查閱到一些檔案信息資料，這樣不但可以使檔案信息資源得到充分利用，還可以節(jié)省大量時間，大大提高了工作效率。

隨著信息技術(shù)越來越大范圍的普及，很多機(jī)構(gòu)已經(jīng)完成了檔案管理的信息化建設(shè)，毋庸置疑，信息化建設(shè)為檔案管理帶來了高效與便捷，更重要的是，它使檔案管理工作擺脫了以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件為主要管理方式的困境，給檔案管理帶來了新的發(fā)展空間。

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