朱 浩，左志宏，顏 凱，李俊明，周通德，李婷蔚

（電子科技大學(xué)信息中心，四川成都 611731）

電子科技大學(xué)于21世紀(jì)初開始了新校區(qū)的建設(shè)，值此難得的歷史發(fā)展機遇之際，學(xué)校提出了建設(shè)數(shù)字化校園的宏偉目標(biāo)，將數(shù)字化校園建設(shè)提到了前所未有的高度。如何讓新生從報到開始便感受到來自學(xué)校的人性化信息服務(wù)［1］，成了數(shù)字化校園的第一項任務(wù)。作為數(shù)字化校園的一部分，數(shù)字迎新系統(tǒng)大大提高了迎新相關(guān)各部門的工作效率，降低了報到手續(xù)的復(fù)雜度，減輕了新生報到的負(fù)擔(dān)，以高效的信息化服務(wù)貫穿整個迎新過程，為廣大新生和家長留下了良好的第一印象。

1 系統(tǒng)建設(shè)的目的

傳統(tǒng)的迎新工作基本是從新生報到開始的，許多信息的采集都是在報到現(xiàn)場進行，報到流程也比較復(fù)雜、繁瑣，耗費大量的人力物力，數(shù)字迎新系統(tǒng)的建設(shè)就是要徹底改變這一現(xiàn)狀。數(shù)字迎新系統(tǒng)要能夠使新生在到校之前就了解到與報到相關(guān)的各種信息，同時也能夠?qū)⒆约旱南嚓P(guān)信息反饋給學(xué)校；到校之后能夠使用“一卡通”快捷地完成所有報到手續(xù)的辦理，使新生感受到信息化帶來的便捷［2］；對于與迎新相關(guān)的職能部門而言，可在迎新工作開始前，根據(jù)系統(tǒng)中獲取的新生相關(guān)信息統(tǒng)計，做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，能以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式辦理新生報到手續(xù)，避免手工辦理帶來的誤差，同時，可根據(jù)系統(tǒng)提供的實時統(tǒng)計信息，對人員和資源進行科學(xué)的調(diào)配；對于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)而言，能夠通過迎新系統(tǒng)在新生到校前了解其基本情況，在迎新過程中實時了解相關(guān)工作的進度和統(tǒng)計情況，在迎新結(jié)束當(dāng)天便能掌握新生問卷調(diào)查的統(tǒng)計情況。因此，數(shù)字迎新系統(tǒng)的建設(shè)將使迎新工作中的各種角色受益，全面提高迎新工作的效率［3］。

2 數(shù)字迎新系統(tǒng)的建設(shè)

我校的數(shù)字迎新系統(tǒng)由迎新網(wǎng)站和現(xiàn)場迎新系統(tǒng)構(gòu)成，系統(tǒng)覆蓋了從招生階段開始到新生報到結(jié)束的全過程［4］，主要包括：迎新公告和迎新通知、迎新服務(wù)預(yù)訂、迎新手續(xù)的現(xiàn)場辦理、信息查詢及實時統(tǒng)計等［5］。該系統(tǒng)能夠為新生和學(xué)校提供信息溝通的平臺，能夠規(guī)范和簡化報到的流程，能夠及時提供相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。系統(tǒng)功能模塊構(gòu)成如圖1所示。

2.1 迎新網(wǎng)站建設(shè)

迎新網(wǎng)站的建設(shè)既是為了便于新生了解報到的相關(guān)信息和注意事項，也是為了將新生到校的相關(guān)信息反饋給學(xué)校，便于學(xué)校掌握新生的情況和部署相關(guān)的工作［6］。迎新網(wǎng)站包括新生報到須知、迎新報到流程、新生個人基本信息查詢、新生報到相關(guān)信息登記等幾個主要模塊。

圖1 數(shù)字迎新系統(tǒng)功能模塊構(gòu)成圖

（1）新生須知模塊。包含了學(xué)生入學(xué)前的準(zhǔn)備事項、學(xué)習(xí)地點、學(xué)費明細(xì)、戶口辦理、到校路線等信息，使新生到校前便能清楚地了解自己學(xué)習(xí)的校區(qū)、到校路線、需要準(zhǔn)備的相關(guān)資料等內(nèi)容。同時，新生還可以在網(wǎng)站上進行在線咨詢，通過與管理員的溝通交流，解決各種疑問，有效解決僅隨通知書寄送紙質(zhì)說明材料的局限性。

（2）迎新報到流程模塊。向新生詳細(xì)介紹了到校后的報到流程和辦理方法，使新生在到校前便能掌握相關(guān)細(xì)節(jié)，避免因為現(xiàn)場咨詢而增加報到的時間。

（3）新生個人信息查詢模塊。能夠為新生提供各種基本信息查詢服務(wù)，可查詢包括班級、宿舍、輔導(dǎo)員等相關(guān)信息。在登錄系統(tǒng)時，以新生的錄取號作為個人ID，以新生身份證號中的特定字段作為密碼。由于我校的數(shù)字化校園平臺以學(xué)號作為學(xué)生的個人ID，但新生在收到錄取通知書時還未分配學(xué)號，因此，以錄取號代替學(xué)號作為個人ID 的方法有效地解決了新生登錄系統(tǒng)的問題。

（4）新生報到相關(guān)信息登記模塊。為新生提供了到校前登記個人報到相關(guān)信息的功能，新生可以登記自己到校的時間、交通方式、陪同人員情況，便于學(xué)校安排相關(guān)的接待人員；新生還可以進行床上用品和軍訓(xùn)服裝預(yù)訂，便于學(xué)校后勤部門根據(jù)預(yù)訂情況做好相應(yīng)的貨品準(zhǔn)備。

總之，迎新網(wǎng)站使新生能在到校之前了解報到相關(guān)的各種信息，同時也便于學(xué)校掌握新生的相關(guān)需求信息，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式完成以前需要組織大量人員進行現(xiàn)場咨詢和統(tǒng)計的工作。

2.2 現(xiàn)場迎新系統(tǒng)設(shè)計與實施

現(xiàn)場迎新系統(tǒng)設(shè)計的目標(biāo)是優(yōu)化報到流程、提高工作效率，實現(xiàn)新生報到手續(xù)的數(shù)字化，使流程設(shè)置更加人性化。我校的新生報到流程包括學(xué)院報到、宿舍入住、財務(wù)交費、領(lǐng)軍裝、體檢和問卷調(diào)查表，涉及學(xué)院、學(xué)工部、財務(wù)處、后勤集團、信息中心等相關(guān)部門，必須依靠迎新系統(tǒng)來規(guī)范和統(tǒng)一迎新各環(huán)節(jié)。現(xiàn)場迎新流程如圖2所示。

圖2 現(xiàn)場迎新流程圖

現(xiàn)場迎新系統(tǒng)的前2個流程是“學(xué)院報到”和“宿舍入住”。這2個流程屬于并行流程，不分先后，新生可以根據(jù)自己的需要，自由地選擇辦理順序。這樣設(shè)計的目的是為了減輕新生的負(fù)擔(dān)，避免新生因為未到宿舍入住而帶著行李去學(xué)院報到點。新生宿舍的位置可在到校前通過迎新網(wǎng)站進行查詢，便于到校后入住。同時，我們在校內(nèi)設(shè)置了信息查詢點［7］，方便未上網(wǎng)的新生查詢自己的宿舍信息，新生只需使用“一卡通”刷卡便能查詢到自己的住宿信息。

財務(wù)交費環(huán)節(jié)分為普通交費和綠色通道2 種情況：一是辦理普通交費的學(xué)生，可以在到校之前通過銀行代扣的方式辦理相關(guān)費用的繳納，這種方式最為便捷，沒有進行銀行代扣的新生，可以在到校后進行現(xiàn)場交費；二是申請綠色通道的新生只需憑學(xué)工部審批后的困難證明到財務(wù)現(xiàn)場交費點辦理相關(guān)手續(xù)。由于財務(wù)系統(tǒng)與迎新系統(tǒng)實現(xiàn)了實時的數(shù)據(jù)同步，因此，學(xué)生在完成財務(wù)交費環(huán)節(jié)的辦理后，便可立即進行“領(lǐng)軍裝”、“體檢”和“調(diào)查表”3個后續(xù)環(huán)節(jié)的辦理。

“領(lǐng)軍裝”、“體檢”和“調(diào)查表”3個環(huán)節(jié)也被設(shè)計為并行，新生可以根據(jù)自己的需要，選擇3個環(huán)節(jié)的辦理次序，避免大量排隊的現(xiàn)象。在完成所有上述環(huán)節(jié)之后，新生還需要回到學(xué)院報到點，確認(rèn)自己報到結(jié)束。

在實施過程中，我們在各流程辦理點均安裝了“一卡通”讀卡系統(tǒng)，使新生的所有報到流程均通過刷卡辦理，每個環(huán)節(jié)的辦理時間平均只需10s，極大地提高了工作效率。在新生接待點，我們還安裝了信息查詢機，使新生可以自助刷卡查詢班級、宿舍、輔導(dǎo)員、流程辦理情況等相關(guān)信息，極大地方便了新生。新生查詢界面如圖3所示。

圖3 新生信息查詢界面

參與迎新工作的相關(guān)部門也可以通過信息查詢機，實時查詢到當(dāng)前新生報到的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，便于進行相關(guān)資源和人力的調(diào)配。統(tǒng)計查詢界面如圖4所示。

圖4 迎新報到情況實時統(tǒng)計圖

現(xiàn)場迎新系統(tǒng)從根本上改變了傳統(tǒng)手工報到的落后方式，既規(guī)范、簡化了報到流程，又提高了手續(xù)辦理的效率，同時也將迎新期間的各項工作進行了全方位的監(jiān)控，全面提高了迎新工作的服務(wù)水平。

2.3 迎新相關(guān)數(shù)據(jù)集成

由于我校已建立了共享數(shù)據(jù)庫平臺，且各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與共享庫之間采用星型鏈接結(jié)構(gòu)，因此，當(dāng)某業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要抽取其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)時，首先將數(shù)據(jù)從源數(shù)據(jù)庫抽取到共享庫中，再從共享庫抽取到目的數(shù)據(jù)庫，以此降低各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的耦合度。

迎新系統(tǒng)所需的新生基本信息、班級、學(xué)號、輔導(dǎo)員、宿舍及交費數(shù)據(jù)分別源自教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)［8－9］，由于迎新工作具有特定的時間特性，因此，各項數(shù)據(jù)的抽取時間完全依賴于源數(shù)據(jù)生成的時間［10］。我們利用Oracle公司提供的ODI（Oracle Data Integrator，oracle，數(shù)據(jù)集成工具）來實現(xiàn)迎新系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，具體過程如圖5所示。

圖5 迎新相關(guān)數(shù)據(jù)集成

在招生階段，每錄取一批新生，包含錄取號在內(nèi)的新生基本信息便由教務(wù)數(shù)據(jù)庫經(jīng)共享庫抽取至“一卡通”系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和迎新系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，便于同時進行的“一卡通”制卡工作，確保“一卡通”卡片能夠順利地隨通知書進行寄發(fā)；在招生工作全部結(jié)束后，大約在新生報到前2周左右，學(xué)工系統(tǒng)將生成的班級、學(xué)號及宿舍信息經(jīng)共享庫抽取至迎新系統(tǒng)，使新生能在迎新網(wǎng)站上查詢到個人的上述相關(guān)信息；在報到前1周，財務(wù)系統(tǒng)通過共享庫將銀行代扣的學(xué)費信息抽取至迎新系統(tǒng)，便于新生確認(rèn)交費成功和到校后辦理現(xiàn)場迎新的各項手續(xù)；在現(xiàn)場迎新時，財務(wù)系統(tǒng)通過共享庫將現(xiàn)場交費和綠色通道數(shù)據(jù)實時抽取至迎新系統(tǒng)，使現(xiàn)場交費和走綠色通道的新生也能夠順利地辦理后續(xù)報到流程［11］。

迎新相關(guān)的數(shù)據(jù)集成充分利用了我校數(shù)字化校園共享數(shù)據(jù)庫平臺的優(yōu)勢，使迎新系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機地結(jié)合在一起，以高效的手段解決了數(shù)字迎新相關(guān)的數(shù)據(jù)需求。

3 數(shù)字迎新系統(tǒng)的創(chuàng)新

我校數(shù)字迎新系統(tǒng)經(jīng)過了3年的正式運行，在此期間，我們進行了大量、有益的嘗試。經(jīng)過了實踐的檢驗后，得到了一些創(chuàng)新點，有效地解決了我校迎新工作中的一些實際問題，同時，也可供我們的同行作為參考。

3.1 新生個人ID 的平滑切換

我校新生的“一卡通”卡片制作是伴隨招辦的錄取進度同步進行的，目的是為了實現(xiàn)“一卡通”卡片隨錄取通知書的寄送，避免因新生到校后現(xiàn)場發(fā)卡而造成的混亂和擁擠。我校包括“一卡通”系統(tǒng)、數(shù)字迎新系統(tǒng)在內(nèi)的所有應(yīng)用系統(tǒng)均以學(xué)號作為學(xué)生的個人ID號，由于在錄取階段還無法為新生分配學(xué)號，因此就出現(xiàn)了無個人ID 可用的問題。

雖然在錄取階段還沒有學(xué)號，但每名新生唯一的錄取號是已經(jīng)確定的，因此，我們可以利用新生的錄取號作為個人臨時ID，進行“一卡通”制卡及新生登錄迎新網(wǎng)站，待分配學(xué)號后，再將學(xué)號與錄取號進行一一映射。在新生報到以后，對系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)切換，屆時再將學(xué)號取代錄取號作為學(xué)生個人的正式ID。

新生個人ID 的平滑切換，既解決了新生錄取期間“一卡通”制卡的卡號編排問題，又解決了新生到校前登錄迎新網(wǎng)站的個人ID 問題，為新生開啟了數(shù)字化校園的全新生活。

3.2 現(xiàn)場迎新工作的實時報表展現(xiàn)

讓管理人員能夠?qū)崟r掌握迎新現(xiàn)場各環(huán)節(jié)的進度情況，是建設(shè)數(shù)字迎新系統(tǒng)的目的之一。我校迎新系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，向各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員提供了多種實時報表統(tǒng)計功能，并以柱狀圖和餅圖的直觀方式予以展現(xiàn)。系統(tǒng)提供的實時報表統(tǒng)計包括：環(huán)節(jié)報到情況統(tǒng)計、財務(wù)交費情況統(tǒng)計、（院系）學(xué)生報到情況統(tǒng)計、（生源地）學(xué)生報到情況統(tǒng)計、綠色通道辦理情況統(tǒng)計、環(huán)節(jié)辦理時間段情況統(tǒng)計等，既可對全校進行宏觀統(tǒng)計，也可對某個學(xué)院進行單獨統(tǒng)計。

利用現(xiàn)場迎新的實時報表功能，各單位可以隨時掌握當(dāng)前的報到情況，及時調(diào)整相關(guān)的工作部署，將人力、物力調(diào)配到需要的環(huán)節(jié)上去［12］?，F(xiàn)場迎新的實時報表功能使迎新工作處于全面的監(jiān)控之下，充分發(fā)揮了數(shù)字迎新系統(tǒng)的優(yōu)勢，極大地提高了各單位的工作效率。

3.3 系統(tǒng)流程可定制

由于我們本著實用、先進、可靠、可擴展的設(shè)計原則，采用J2EE結(jié)構(gòu)技術(shù)，將先進的辦公自動化管理思想和教育管理思想溶于系統(tǒng)之中，采用了數(shù)據(jù)驅(qū)動、分級管理、組件化部署、模塊化組裝的設(shè)計思路，因此，我校數(shù)字迎新系統(tǒng)的報到流程可以根據(jù)每年不同的管理要求進行定制。通過系統(tǒng)后臺的配置，可以方便地對報到環(huán)節(jié)進行增減，如“調(diào)查表”環(huán)節(jié)就是在2011年根據(jù)相關(guān)部門的管理需求新增加的。同時，我們也可以對系統(tǒng)各報到環(huán)節(jié)的先后或依附關(guān)系進行調(diào)整，使系統(tǒng)更加的人性化［13］，如我校自2010年開始，將“宿舍入住”環(huán)節(jié)由原來必須完成“學(xué)院報到”，變?yōu)? 個環(huán)節(jié)，可并行辦理，這樣就使新生不再必須拖著行李去報到了，大大減輕了新生和家長的負(fù)擔(dān)，也使迎新現(xiàn)場顯得更加的有序。

3.4 第一時間提供新生的統(tǒng)計信息

我校學(xué)工部、教務(wù)處、后勤集團等部門出于自身的管理需求，每年均需對新生進行問卷調(diào)查。在以往的工作中，各部門需要單獨組織學(xué)生填寫紙質(zhì)問卷調(diào)查表，然后依靠人工進行統(tǒng)計分析，這種方式既耗費人力物力，也很難在短時間內(nèi)得到相關(guān)統(tǒng)計信息，無法在第一時間內(nèi)為各部門提供工作部署的依據(jù)。

從2011年起，我校在數(shù)字迎新工作中增加了“調(diào)查表”這一環(huán)節(jié)，將各部門的問卷調(diào)查表進行了數(shù)字化處理，在迎新期間以網(wǎng)上問卷的形式進行調(diào)查統(tǒng)計工作。我們?yōu)樾律峁┝藢ｉT的機房進行問卷調(diào)查表的填報，調(diào)查結(jié)果直接存入數(shù)據(jù)庫，在迎新工作結(jié)束當(dāng)天，系統(tǒng)便能自動生成相關(guān)的統(tǒng)計報表，在第一時間為各個部門提供新生的統(tǒng)計信息，便于有針對性地制定工作計劃，大大地提高了各部門的工作效率。

4 結(jié)束語

電子科技大學(xué)數(shù)字迎新系統(tǒng)自2009年正式啟用，截至2011年9月，經(jīng)過了3年的全面應(yīng)用，已基本能夠滿足我校當(dāng)前的迎新需求，它在很大程度上提高了迎新各部門的工作效率，規(guī)范和簡化了迎新報到流程，減輕了新生的負(fù)擔(dān)。隨著我校招生規(guī)模的不斷擴大、學(xué)生管理方式的不斷變化，迎新工作也會隨之發(fā)生變化，我們將根據(jù)學(xué)校的實際需求，對數(shù)字迎新系統(tǒng)進行不斷的完善和調(diào)整，使信息化技術(shù)更好地服務(wù)于廣大師生。

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