摘 要：完善高職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作，實現(xiàn)學(xué)籍檔案價值，對于提高教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的意義。高職學(xué)籍檔案管理是高職學(xué)校教學(xué)管理的一個重要組成部分，是學(xué)生在校期間全過程情況的記載，本文針對高職學(xué)校學(xué)籍檔案管理中存在的現(xiàn)狀及建議進行相應(yīng)的分析和論述。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 管理 作用 現(xiàn)狀 建議

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0223-02

高職學(xué)籍檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理工作的一個組成部分，也為骨干校建設(shè)提供有價值的支撐數(shù)據(jù)，學(xué)籍檔案是在學(xué)籍管理過程中生成的，這些學(xué)籍檔案材料要求教務(wù)工作人員認(rèn)真收集、整理、裝訂，并按照學(xué)籍檔案管理的要求立卷歸檔送交學(xué)校檔案部門永久保存。學(xué)籍檔案除了能為師生提供使用，還要為教學(xué)、科研、行政管理和骨干校建設(shè)提供服務(wù)。

1 高職學(xué)籍檔案管理工作的重要作用

隨著教育體制的改革、人才的選拔、就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，高職學(xué)籍檔案在社會中得到越來越廣泛的重視和應(yīng)用。因此，完善高職學(xué)籍檔案管理，研究其特點及規(guī)律，分析學(xué)籍檔案管理中存在的問題，探討對策，不但可以促進高職檔案管理的發(fā)展，而且對于推進教學(xué)改革、提高教育質(zhì)量和辦學(xué)水平等都有著重要的意義。

學(xué)籍檔案的形成有一定的過程和時段，文件之間有不規(guī)律時間聯(lián)系，學(xué)生的學(xué)籍檔案有明確的起始和終止時間，形成以時間為進程。學(xué)籍檔案不僅影響到整個學(xué)校檔案管理的完整性，更重要的是會影響到對一個人的全面了解和如何合理的使用人才，高職學(xué)籍檔案包括錄取新生花名冊、新生登記表、學(xué)籍卡片、在校名冊、學(xué)生成績總表、畢業(yè)審批、論文答辯、學(xué)生學(xué)籍異動材料、學(xué)生獎勵（優(yōu)秀學(xué)生、獎學(xué)金等）材料、學(xué)生違紀(jì)處分材料等等，記載了學(xué)生自入學(xué)到離開學(xué)校整個學(xué)習(xí)和生活的過程，具備查考價值的資料檔案。因此，收集和利用好高職學(xué)籍檔案，是高職學(xué)校檔案管理工作的重要任務(wù)，為了能讓學(xué)籍檔案管理為骨于校建設(shè)提供有價值的數(shù)據(jù)，應(yīng)該采取有效措施逐步完善學(xué)籍檔案管理。

2 高職院校學(xué)籍檔案管理工作中的現(xiàn)狀

高職學(xué)籍檔案記錄了一所學(xué)校自辦學(xué)后所有學(xué)生的在校信息，與每位畢業(yè)生的切身利益息息相關(guān)，具有憑證作用及社會服務(wù)功能，前段時間，有很多已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生回校查學(xué)籍檔案，因工作后表現(xiàn)優(yōu)秀，現(xiàn)要被選拔、任用、考核，需要在校期間的學(xué)籍檔案，并要求復(fù)印，學(xué)校雖然有這些學(xué)生的學(xué)籍檔案，但往往這些數(shù)據(jù)都存在填寫內(nèi)容不全，雜而很亂，造成檔案資料的缺失?？吹綄W(xué)生的無奈，我們深深地體會到： 高職檔案部門必須抓好學(xué)籍檔案管理，決不能再給學(xué)生留下任何遺憾。學(xué)籍檔案包含的內(nèi)容較多，隨著高校招生人數(shù)的增多，高職的學(xué)籍檔案管理工作壓力越來越大，受傳統(tǒng)的管理理念和管理方法的制約，目前高職學(xué)籍檔案管理工作主要存在以下問題。

2.1 高職學(xué)籍檔案管理制度不完善，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

雖然多數(shù)高職學(xué)校都按照教育部頒布的學(xué)生管理規(guī)定去進行學(xué)籍檔案管理工作，但是沒有一個統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，都按照自己的理解和方法去管理學(xué)籍，沒有建立一套完善的學(xué)籍檔案管理制度，使高職的學(xué)籍檔案管理工作不能落到實處，導(dǎo)致學(xué)籍的原始檔案殘缺不全或雜亂無章。導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料雜亂且降低了使用的價值。

2.2 職責(zé)范圍不清，管理意識缺乏

高職教學(xué)管理人員認(rèn)為學(xué)籍檔案沒什么實際用途，學(xué)籍管理人員缺乏應(yīng)有的學(xué)籍檔案管理意識，在實際工作中，有些學(xué)籍檔案的填寫錯誤或格式不統(tǒng)一，沒有嚴(yán)格的按照檔案管理相關(guān)規(guī)定對檔案進行管理，使檔案失去了它的真實性和應(yīng)用性。教學(xué)管理有關(guān)部門職責(zé)范圍不清，學(xué)生在校期間一些重要信息資料，如獎學(xué)金或競賽項目獲獎材料，計算機等級考試證書、大學(xué)英語三四六級考試取得各項比賽的材料和所受處分材料等等缺乏完整性，有的根本沒有記錄，使得學(xué)籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性，給今后的管理帶來諸多不便，也會影響高校學(xué)籍檔案的質(zhì)量，從而削弱了學(xué)籍檔案的社會價值。

2.3 高職學(xué)籍檔案歸檔質(zhì)量偏低

學(xué)院教務(wù)處在整理2001級至2009級學(xué)籍檔案時，發(fā)現(xiàn)學(xué)籍檔案里錯誤很多，如填寫內(nèi)容不全、出現(xiàn)錯別字、亂填亂改、文字材料紙張規(guī)格不對、學(xué)生畢業(yè)照片版面多樣，并沒有按要求的粘貼、材料沒按規(guī)定傳遞或文件丟失、學(xué)生鑒定表填寫雷同等等。以上原因都是因為教學(xué)管理部門收集資料缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案在收集整理過程中出現(xiàn)缺失和混亂，造成學(xué)籍檔案缺乏，學(xué)籍檔案無法為學(xué)生提供服務(wù)。

2.4 高職學(xué)籍檔案沒有充分發(fā)揮潛在價值，幫；原因是管理模式落后

學(xué)籍管理人員沒有認(rèn)識到檔案管理與學(xué)籍管理相統(tǒng)一的重要性，工作中缺乏主動和創(chuàng)新性，高職檔案管理工作隨意性大，制度不嚴(yán)，管理的落后，使得學(xué)籍檔案在教學(xué)管理、教學(xué)研究及學(xué)生管理工作中沒有及時有效地發(fā)揮作用，高職學(xué)籍檔案管理只是停留在收集、整理、歸檔的層次，沒有對學(xué)籍檔案進行深層次的信息加工，沒為教學(xué)創(chuàng)新或教學(xué)管理提供有價值材料依據(jù)，也很少為骨干校建設(shè)提供有價值數(shù)據(jù)，無法實現(xiàn)學(xué)籍檔案最大價值。

3 做好高職學(xué)籍檔案管理工作的建議

高職學(xué)籍檔案的內(nèi)容包括學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間形成的具有保存利用價值的信息檔案，是教學(xué)檔案的主體和核心。這些在學(xué)生成長與實踐活動過程中所形成的文字材料，真實地反映了學(xué)生在校的全過程，對于學(xué)校、個人及社會了解學(xué)生具有重要的憑證作用和參考價值。那么，如何加強高職的學(xué)籍檔案管理工作，使高職學(xué)籍檔案的發(fā)揮最大價值，是目前高校管理者值得思考的問題。

3.1 明確認(rèn)識學(xué)籍檔案管理的重要性

學(xué)籍檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是為高職院校各項決策服務(wù)的，是為骨干校建設(shè)服務(wù)的，是為廣大師生服務(wù)的。學(xué)籍檔案是關(guān)系到學(xué)生自身前途有價值的資料信息，是學(xué)生步入社會留給用人單位第一印象。目前高職學(xué)籍檔案分散于學(xué)工處、教務(wù)處、各院系等職能部門，各教學(xué)管理部門應(yīng)加強溝通，形成良好的資源共享，這樣就要求學(xué)籍管理人員必須認(rèn)真履行崗位職責(zé)，加強學(xué)籍檔案日常管理，注重對學(xué)籍材料的收集和積累。并對平時形成的學(xué)生各種學(xué)籍材料，規(guī)范的進行整理、登記、分類、編目并及時歸檔，管理人員要從思想上認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要性，明確歸檔要求和范圍，并制定有關(guān)學(xué)籍材料歸檔的規(guī)章制度。

3.2 跟蹤收集，實行動態(tài)管理

學(xué)籍情況一直處于不斷的變化之中，這就要求各職能部門、各個環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)根據(jù)新的情況變化對有關(guān)學(xué)籍管理的文件材料，隨時收集整理，及時認(rèn)真記載。一份學(xué)籍檔案的形成從入學(xué)登記到畢業(yè)證的審批要經(jīng)過幾年的時間，跟蹤收集就是對學(xué)籍異動學(xué)生的學(xué)籍材料進行后續(xù)補充收集，這些材料跨越時間長，不一定具有連續(xù)性，這就要求學(xué)籍管理人員高度負(fù)責(zé)、主動跟蹤收集、補充歸檔，只有將各環(huán)節(jié)中的形成材料收集齊全并加以整合，才能確保學(xué)籍檔案的完整性。

3.3 提高為學(xué)生服務(wù)的意識

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視高職學(xué)籍檔案工作，要結(jié)合實際，使全體師生增強對學(xué)籍檔案的重視，支持高職學(xué)籍檔案的收集、檢查和整理工作。學(xué)生管理老師，特別是班級輔導(dǎo)員，要明確學(xué)籍檔案對學(xué)生的重要性，使學(xué)籍檔案收集整理過程走上規(guī)范制度化的道路。招畢辦、學(xué)生處、教務(wù)處、學(xué)院辦公室、各院系部要協(xié)作，保證學(xué)生學(xué)籍檔案的收集、整理并及時、準(zhǔn)確、全面的保證學(xué)籍檔案工作的順利進行，只有各教學(xué)部門聯(lián)合起來，這樣才能更好的為學(xué)生提供準(zhǔn)確、有價值的資料。

3.4 加強高職學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，體現(xiàn)學(xué)籍檔案價值

學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)信息化管理，使全體師生信息傳輸更加方便、快捷；各個院校的教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、招生與就業(yè)管理系統(tǒng)和各系部應(yīng)實行對接，建立學(xué)籍檔案的信息庫，實現(xiàn)信息查詢的實時互動。這就要求理順管理部門的工作職責(zé)，使學(xué)籍檔案收集按時、保質(zhì)的按制度進行，學(xué)籍檔案管理應(yīng)分清責(zé)任并明細(xì)化。要達(dá)到這種管理模式，高職學(xué)籍檔案管理人員就需要學(xué)校方方面面的理解和支持。同時，學(xué)籍檔案的工作人員一定要與時俱進，充分認(rèn)識學(xué)籍檔案管理工作的新要求，積極探索學(xué)籍檔案開發(fā)利用的創(chuàng)新思路和方法。

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