摘要：隨著世界經(jīng)濟的不斷發(fā)展，全球發(fā)展已經(jīng)進入了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化的高速發(fā)展時期?，F(xiàn)代化企業(yè)不斷面臨著來自市場、消費者以及自身發(fā)展的嚴峻挑戰(zhàn)。辦公自動化作為現(xiàn)代化企業(yè)生存發(fā)展的重要保障力量正受到越來越多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與管理者的高度重視。辦公自動化不僅能夠大幅度提升企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作效率，而且能夠最大限度的降低企業(yè)經(jīng)營運作過程中的各項成本開支。目前基于OA系統(tǒng)的辦公自動化產(chǎn)品也受到眾多企業(yè)的熱力追捧，各行各業(yè)也都將更多的精力放在了如何開發(fā)與研究更適合自身發(fā)展的辦公自動化系統(tǒng)。該文著重探討辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)問題，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；辦公系統(tǒng)；辦公自動化

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）11-2747-02

所謂OA，就是office automation的英文縮寫，其本意是企業(yè)或個人利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來提升日常辦公效率，從而實現(xiàn)辦公自動化的目標。OA采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)組織內(nèi)部工作人員更加快捷高效的信息交互及共享需求，一改傳統(tǒng)辦公的效率低、錯誤高、速度慢的手工辦公模式，用全面便捷高速化的信息處理進行全面替代。OA辦公系統(tǒng)興起于二十世紀七十年代中期，OA技術(shù)是一門綜合性計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，OA系統(tǒng)的推廣與普及一方面給現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)運作帶來全新體驗，同時也為企業(yè)想要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理升級帶來了一系列的新問題與新挑戰(zhàn)，如計算機操作技術(shù)的掌握、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)的跟進等等。在當今社會，在辦公自動化系統(tǒng)逐步成為企業(yè)管理工作的主流模式的今天，辦公自動化水平的高低已經(jīng)成為衡量企業(yè)管理水平高低的重要標準。企業(yè)想要在激烈的市場競爭中獲得一席之地，想要最大限度提升企業(yè)自身的綜合競爭實力，辦公自動化的系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)就成為了必須加以重視的重要課題。

1 辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)的意義

在OA系統(tǒng)普及之前，還出現(xiàn)過諸如Lotus1-2-3以及MS Office之類的用以提升辦公效率的相關(guān)軟件或者程序，但是以上兩種系統(tǒng)都有一個共同的問題，那就是無法實現(xiàn)群體辦公的效率提升，如果僅僅是提升個人辦公的工作效率，對于現(xiàn)代化企業(yè)管理及相關(guān)工作的完成而言，意義也不會太大。因為現(xiàn)代企業(yè)辦公環(huán)境的最大特點就是群體性，需要個體與個體之間的相互協(xié)作，需要群體行動的規(guī)模效應(yīng)，所以不管是Lotus1-2-3還是MS Office，都存在著無法完全迎合現(xiàn)代化企業(yè)辦公需求的地方。

辦公自動化系統(tǒng)雖然普遍應(yīng)用于各行各業(yè)的企業(yè)當中，但是由于不同行業(yè)有不同行業(yè)的生產(chǎn)運作特點，企業(yè)與企業(yè)之間也存在著千差萬別的不同，所以辦公自動化雖然普遍存在于各個企業(yè)，但對于具體企業(yè)而言，辦公自動化系統(tǒng)卻不是隨便拿來一個就可以很好的使用的。一家具備長遠發(fā)展眼光的企業(yè)在進行自己的自動化系統(tǒng)選擇過程中，都會將其與自身的各項業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，有條件的企業(yè)甚至?xí)ｉT尋找技術(shù)人員為自己量身定制。雖然量身制定的辦公自動化系統(tǒng)成本會更加昂貴，但是卻也可以在信息收集、信息及數(shù)據(jù)查詢、企業(yè)各項數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計以及各項具體業(yè)務(wù)運作過程中讓系統(tǒng)更加貼近自身的運作實際，操作人員能夠更好更快的獲取符合自己企業(yè)的各項數(shù)據(jù)及結(jié)果，從而提升企業(yè)的管理效率及決策正確性。

基于OA的辦公自動化系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)更好的取得與世界的各項聯(lián)系，企業(yè)與企業(yè)之間能夠通過暢通無阻的網(wǎng)絡(luò)溝通渠道進行聯(lián)系。OA辦公自動化系統(tǒng)不僅能夠幫助企業(yè)員工在Internet上進行相關(guān)數(shù)據(jù)信息、技術(shù)資料的查詢工作、市場咨詢的及時跟進、潛在客戶的搜尋、合作伙伴的尋求等，而且還可以讓更多的企業(yè)了解我們的相關(guān)信息，如企業(yè)項目介紹、產(chǎn)品介紹、服務(wù)項目介紹、生產(chǎn)經(jīng)營歷史、業(yè)務(wù)種類及范圍等等。能夠在不花費更多成本支出的基礎(chǔ)之上為企業(yè)更好的進行全方位的形象宣傳。辦公自動化系統(tǒng)的廣泛普及以及卓越功效已經(jīng)得到了幾乎是全世界的共識，越來越多希望在現(xiàn)代化市場中獲得穩(wěn)定發(fā)展的企業(yè)都投入了更大的精力、時間以及金錢來建設(shè)自己的辦公自動化系統(tǒng)。

2 設(shè)計分析

在辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計以及需求實現(xiàn)之前，首先就必須對設(shè)計工作進行一個必要而充分的前期分析工作。系統(tǒng)分析應(yīng)該包括對網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的需求分析，如對網(wǎng)站功能的需求分析、對系統(tǒng)運行的需求分析以及對系統(tǒng)各種安全性能的需求分析等。

1）網(wǎng)站功能需求分析

一個較為完善的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該包括許多方面的功能，首先是企業(yè)內(nèi)部職員注冊、登陸及退出功能、企業(yè)客戶注冊、登陸及退出功能、后臺管理人員注冊、登陸及退出功能等。其次是企業(yè)各項信息的錄入與更新功能，如企業(yè)基本信息更新、企業(yè)職員制度更新、企業(yè)相關(guān)資料借閱制度等。再次是企業(yè)績效公布功能，企業(yè)員工的個人績效以及部門組織的工作績效等，都應(yīng)該設(shè)置相關(guān)查詢權(quán)限有條件開放。同時還應(yīng)該具備客戶對企業(yè)歷史業(yè)務(wù)及服務(wù)情況的查詢功能。

2）系統(tǒng)運行需求分析

在系統(tǒng)運行過程中也有許多需求是我們應(yīng)該注意和重視的。因為系統(tǒng)是人機對話的介質(zhì)，如果系統(tǒng)運行方面出現(xiàn)問題，那么操作人員在操作過程中也會感覺不適，從而無法發(fā)揮出系統(tǒng)的真正功效。運行需求方面，首先應(yīng)該重視用戶界面的設(shè)計，應(yīng)該遵循人性化的界面設(shè)計原則，要有簡介易懂的操作提示，要有美好的視覺感受。在硬件接口部分，應(yīng)根據(jù)是否需要進行外部擴充或輔助的實際需求設(shè)計或者不設(shè)計硬件接口。在軟件接口方面，目前大多數(shù)電腦用戶的系統(tǒng)已經(jīng)普遍為windowsXP或者windows7，所以軟件接口也要進行與系統(tǒng)相適應(yīng)的設(shè)計和調(diào)整。再次，系統(tǒng)在運行過程中難免因為人為操作或者機械原因而出現(xiàn)運行故障，所以自動化辦公系統(tǒng)也要針對這一問題提出自己的解決方案，如嘗試修改數(shù)據(jù)庫配置文件等進行補救?？傊?，系統(tǒng)運行需求分析的原則就是要更好的了解運行是所需要和所必須具備的功能，從而更好地進行系統(tǒng)設(shè)計，促使設(shè)計能夠真正得以運作和實現(xiàn)。最后，也是最為重要的一點，就是要進行安全需求的分析。安全需求包括了系統(tǒng)安全分析、系統(tǒng)容錯性分析以及系統(tǒng)封閉性分析三個方面。系統(tǒng)安全性分析要針對重要數(shù)據(jù)的密碼保護強度及實用性進行分析，要達到基本安全標準。系統(tǒng)容錯性分析，是當操作人員進行了錯誤的操作或者輸入了錯誤的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)能夠及時辨認并且給出提示信息，這樣能夠幫助操作人員更好的完成操作以及減少系統(tǒng)損傷。系統(tǒng)封閉性分析是指能夠讓操作人員在一個相對封閉不受其他信息干擾的條件下輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能夠根據(jù)操作人員的具體操作目的給出相應(yīng)的提示信息。

3 辦公自動化系統(tǒng)具體設(shè)計及實現(xiàn)

1）數(shù)據(jù)庫設(shè)計與實現(xiàn)

在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計過程當中，首先需要根據(jù)本次系統(tǒng)所使用的后來數(shù)據(jù)庫類型來進行相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建工作，比如后來數(shù)據(jù)庫是MySQL 5.0，那么就需要創(chuàng)建db_office數(shù)據(jù)庫。然后是要進行數(shù)據(jù)庫相關(guān)數(shù)據(jù)表以及功能的設(shè)計。在數(shù)據(jù)庫當中，一般應(yīng)該包含以下功能，公司的基本信息以及基本制度表格、管理員以及超級管理員表格、企業(yè)內(nèi)部各部門表格、企業(yè)內(nèi)部員工個人信息表格、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動內(nèi)容表格、企業(yè)產(chǎn)品推介表格、企業(yè)客戶相關(guān)信息表格等。在功能確定之后，需要進行數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)，這就需要進行代碼創(chuàng)建，如公司基本信息及基本制度用代碼（tb_company）表示，就要將tb_company寫入代碼程序中進行創(chuàng)建。

2）系統(tǒng)功能設(shè)計

首先是企業(yè)信息設(shè)計，在企業(yè)信息功能模塊，企業(yè)管理者與職員都能夠?qū)镜母黜椥畔⑦M行查閱，管理人員還能夠?qū)镜母黜椧?guī)章制度進行修改、新增和刪減等。在企業(yè)績效模塊，所有工作人員能夠?qū)ψ约旱墓ぷ骺冃нM行查詢或輸入新的內(nèi)容，管理者能夠通過信息檢索功能搜尋績效卓越或進步較大的企業(yè)員工。人士消息模塊，能夠查詢企業(yè)近期人事變動情況，人事經(jīng)理或者總經(jīng)理能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進行修改。審核批示模塊，凡企業(yè)內(nèi)部需要審核批示的內(nèi)容都會由相關(guān)負責人員在這一模塊當中進行錄入，主管人員在查閱審核內(nèi)容之后給予及時的回復(fù)，申請人員能夠隨時跟蹤了解所申請事項的審核進度。

3）后臺管理功能設(shè)計

OA辦公自動化系統(tǒng)的后臺管理工作屬于較高權(quán)限的操作范圍，只有專門的后臺管理人員才能夠進行操作，后臺管理功能的設(shè)計質(zhì)量也直接影響著整個辦公自動化系統(tǒng)是否能夠有序運行。后臺管理人員通過專門的管理人員登陸窗口進行，不僅能夠全面查詢系統(tǒng)中的所有資料和數(shù)據(jù)，同時能夠?qū)λ泄δ芊謪^(qū)、模塊以及系統(tǒng)中所有用戶的權(quán)限進行調(diào)整。入添加部門信息、添加新部門、更改某些用戶的用戶權(quán)限、重新設(shè)定具體功能模塊的查閱權(quán)限（公開或者限制用戶組別）等。

4 結(jié)束語

現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的質(zhì)量以及是否與企業(yè)當前各項經(jīng)濟活動與生產(chǎn)經(jīng)營項目達到準確貼合是系統(tǒng)運行質(zhì)量的衡量標準。辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)雖然是一項繁瑣復(fù)雜的工作，但是對于現(xiàn)代化企業(yè)管理而言卻也是意義重大?？傊髽I(yè)應(yīng)該選擇適合自己的系統(tǒng)及軟件，應(yīng)該在這方面投入更大的精力與關(guān)注力度。

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