林錦花 陳玉良

【摘 要】隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，對交通運輸?shù)囊笠苍絹碓礁?，尤其是作為重要的運輸通道之一的高速公路。近幾年我國對高速公路建設(shè)的投資力度是很大的，對高速公路建設(shè)的檔案管理要求也隨之提高。面對浩大的高速公路建設(shè)工程，傳統(tǒng)的高速公路檔案管理方式已經(jīng)無法滿足需求了，所以，高速公路建設(shè)檔案信息化的管理就成為了必然的發(fā)展趨勢。本文主要對高速公路檔案信息化管理進行討論。

【關(guān)鍵詞】高速公路；檔案信息化；管理

高速公路是一個國家或是地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平的重要標志之一，就我國目前高速公路的發(fā)展水平而言，傳統(tǒng)的檔案管理手段將被現(xiàn)代化的檔案信息化管理所替代。檔案的信息化管理就是利用現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)等手段來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理手段來解決信息的采集、處理、利用等問題，提高檔案信息管理的水平和效率。

一、高速公路建設(shè)檔案信息化管理的必要性

1.由于高速公路建設(shè)項目的施工時間一般都為2-3年左右，時間較長，期間每一個環(huán)節(jié)都會涉及到檔案的儲存工作。所以等到整個項目的完成，所涉及的檔案管理工作量也是很巨大的。2.高速公路建設(shè)各個過程中都會產(chǎn)生大量的文件以及信息，每一個項目都會有高達數(shù)千卷的檔案，對于那些線路過長、橋梁隧道過多、地形較為復(fù)雜等各種構(gòu)造物較多的項目，檔案的數(shù)量甚至會超過萬卷。所以，整個過程所產(chǎn)生的檔案信息量是非常龐大的。3.高速公路建設(shè)的過程中所產(chǎn)生的檔案種類繁多，其中會涉及到工程的立項、審批、設(shè)計、征地、施工、監(jiān)理、竣工等多方面的檔案信息的收集和記錄，這些檔案的收集又涉及到照片、錄像帶、紙質(zhì)記錄、錄音帶等，再加上檔案管理所涉及到的單位、部門也很多，這樣繁多的檔案種類也為檔案的采集與管理帶來了一定的難度。4.高速公路的建設(shè)涉及的部門很多，最后在竣工的時候需要各部門接收相應(yīng)的檔案也較多。在這些相應(yīng)的檔案統(tǒng)計完成后，還需要提交相關(guān)的檔案給高速公路運營的相關(guān)單位使用，剩余的檔案還要按照要求分別提交給上級主管單位、檔案管理部門以及具體的項目承建單位等。5.高速公路建設(shè)的檔案管理具有極強的技術(shù)性和專業(yè)性。其中，包括地質(zhì)勘查、工程施工、竣工的驗收等過程中各種專業(yè)的數(shù)據(jù)都會形成檔案，還有各種隧道、橋梁、服務(wù)區(qū)、高等級路面等各自的技術(shù)要求標準也很高，所以，它的技術(shù)性和專業(yè)性都要高于普通的檔案管理。

二、高速公路建設(shè)檔案信息化管理的好處

檔案的信息化管理可以進一步提高高速公路建設(shè)檔案管理的水平和效率，實現(xiàn)高速公路建設(shè)檔案管理的跳躍式發(fā)展。

（一）提高檔案人員的工作效率

對檔案進行信息化的管理可以節(jié)約檔案管理人員的時間，提升工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理需要檔案管理人員采用手工采集、整理信息等，工作量大而且效率低。對檔案進行信息化的管理就是實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化，有效實現(xiàn)檔案信息的共享。檔案信息化還可以為信息社會提供大量的、可靠的、必要的公共信息，滿足工作的需要和人們共享信息的需求，為檔案的信息化管理提供基礎(chǔ)條件。同時，檔案庫中的信息是采用計算機統(tǒng)計與整理的，在查詢、檢索等方面也會更加快捷，查詢手段也可以豐富多樣，提高檔案管理人員的工作效率的同時還可以使檔案查閱、借閱的可控性也得到進一步的提高。

（二）加強檔案信息的有效利用

檔案的信息化管理最終的目的就是使檔案信息得到充分地利用，促進高速公路建設(shè)的全面發(fā)展。在高速公路的建設(shè)中時常會出現(xiàn)因人為或是自然等因素造成的問題，這個時候就需要能夠第一時間了解到建設(shè)過程出問題的環(huán)節(jié)，有效降低建設(shè)過程中高速公路的經(jīng)濟損失等，節(jié)約大量人力、財力、物力。檔案的信息化管理就能夠第一時間提供建設(shè)人員所需要的信息，方便建設(shè)人員查詢相關(guān)環(huán)節(jié)的檔案信息，并及時針對問題的所在采取補救措施，為工作人員節(jié)約更多的時間。

（三）完善高速公路檔案管理體系

檔案的信息化管理是一項對業(yè)務(wù)性和技術(shù)性要求都很高的工作，可以幫助完善高速公路建設(shè)的檔案管理制度。對檔案進行信息化的管理就要求相關(guān)部門聘請專職或是兼職的檔案人員，使檔案管理工作形成制度，實現(xiàn)正常化和規(guī)范化，并建立一套自上而下的嚴謹?shù)臋n案信息化管理制度，管理部門、使用部門等要相互制約，確保檔案的完整、及時、準確歸檔，提高檔案信息的實用性和可利用性，促進高速公路事業(yè)的發(fā)展。

（四）提升檔案管理人員的素養(yǎng)

對檔案進行信息化的管理必須要做好宣傳工作和對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，強化檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)和工作的責任心，這是他們做好檔案管理工作的前提。檔案的信息化管理也要求要不斷完善檔案管理制度，包括檔案的歸檔制度、保密制度、統(tǒng)計制度、借閱制度等，都要切實做到按章辦事、有章可循。這也就要求檔案管理人員必須要強化自己“服務(wù)”的觀點，并將這個觀點作為提高自己檔案信息化管理工作的出發(fā)點和歸宿點。要做好這些工作，檔案管理人員就必須要不斷學習、不斷探索、不斷提高自己的專業(yè)知識水平和技能。所以，對檔案進行信息化的管理也可以提升檔案管理人員的素質(zhì)。

三、高速公路建設(shè)檔案信息化管理的問題

1.高速公路建設(shè)的檔案數(shù)量巨大，在進行檔案管理的過程中就需要投入大量的人力、物力和財力，在建成之后綜合文件、竣工圖等的檔案利用率較高，施工文件等的檔案利用率偏低，這就導(dǎo)致制作電子文件時范圍就會較寬，耗費的人力、物力和財力也較多。所以，建議在保證檔案信息化管理的完整性的前提下可以適當?shù)乜s小電子文件的制作范圍，減少物力等的投入，也有利于高速公路建設(shè)檔案信息化管理工作的推進。2.目前，在我國高速公路建設(shè)檔案的信息化管理還沒有形成統(tǒng)一的標準和規(guī)定，各單位和部門都還在探索的階段，這個階段容易造成不必要的資源浪費和重復(fù)研究。所以，相關(guān)部門在總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的同時可以制定相關(guān)的規(guī)定和標準，約束各項工作的穩(wěn)定進行，減少不必要的資源浪費。

四、總結(jié)

高速公路建設(shè)檔案信息化管理是一項艱巨、復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，已經(jīng)成為我國信息化建設(shè)的一部分。通過對檔案進行信息化的管理可以提高高速公路行業(yè)的管理水平和建設(shè)經(jīng)營，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，以便更好地發(fā)展高速公路的規(guī)劃、建設(shè)、管理等，進而促進我國的經(jīng)濟和社會的發(fā)展。

參考文獻：

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