檔案信息化的思考

【摘要】當前國內(nèi)檔案信息化建設已經(jīng)獲得了一些成果，新型管理方式也獲得了社會廣泛認可。不過檔案信息化建設仍存在不足之處，需進一步完善與提升。本文專門就目前檔案信息化管理中的一些問題，提出一些建議。

【關鍵詞】檔案信息化；問題；思考

檔案信息化是檔案管理機構為了適合社會發(fā)展所開展的管理，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。自從檔案信息化提出以后，國內(nèi)在這方面也獲得了比較好的成果，新型管理模式也獲得了社會大眾的廣泛認可。不過在實行檔案信息化管理過程中，新情況新問題不斷涌現(xiàn)，需要我們積極應對。

一、增強檔案信息化利大于弊的思想意識

部分檔案管理從業(yè)人員因為自身工作閱歷、年齡還有文化程度等因素所限，存在某種程度陳舊的想法。他們對當前檔案管理科技不夠了解，習慣于使用一些傳統(tǒng)方式進行檔案管理，對信息化管理還存在一些疑慮，他們中很多人覺得信息化管理具有很多不足之處，甚至還會出現(xiàn)一些抵抗情緒。主要體現(xiàn)在部分人員覺得信息化投入較大但是產(chǎn)出卻比較少；紙質(zhì)檔案在進行數(shù)字傳遞時會出現(xiàn)一些損壞，儀器設備發(fā)生一些故障時，無法很好地保障檔案的安全。

檔案信息化是一種新事物，當前國內(nèi)檔案信息化管理實力與發(fā)達國家相比還是有很大一段距離，只有在反復摸索與改善中才可以適應當前社會發(fā)展需求。就長遠層面而言，檔案信息化管理不光對檔案安全與運用不會造成任何傷害，還可以延長檔案保存時間與使用時間。因為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存時有著較嚴格的保存條件，并且對所占用的存儲空間也有一定的要求，所以只有當外在條件都吻合時才有利于延長保存時限。不過這種延長也并非是絕對延長，不管是運用何種方式去進行儲藏，都是會出現(xiàn)紙張老化的情況，但是采取信息化管理之后就會類似情況的出現(xiàn)。不過在短時間內(nèi)因為部分檔案從業(yè)者自身思想不夠解放，沒有辦法很好地掌握這種新式工作模式，造成在工作時出現(xiàn)一些問題，這些事情都是正常的。相信只要經(jīng)過一段時間的學習與培訓之后，這些困難都會得到順利解決，檔案信息化在管理中也必然會得到順利應用，使工作人員和利用者共享其便捷。它在信息傳遞與存儲上都是傳統(tǒng)方式?jīng)]有辦法比擬的，這種管理方式會對人以及設備有著很大依賴性。不過就當前已有的信息科技與經(jīng)濟，電子檔案到目前為止還是沒有辦法完全替代傳統(tǒng)檔案，現(xiàn)在這種情形下，電子檔案與紙質(zhì)檔案必須要共同存在，并且要互相幫助與依賴，這樣才可以更好的地完成電子與紙質(zhì)檔案共存的“雙套制”。

二、檔案信息化應該區(qū)別于數(shù)字化和網(wǎng)絡化

檔案信息化建設涵蓋了對基礎設施、人才、信息資源等一些建設，其是一個包含了很多內(nèi)容的系統(tǒng)工程，要給予統(tǒng)籌管理，還要依據(jù)實際情況開展有計劃、有目的的操作，分階段予以實現(xiàn)。檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡化是信息建設里的信息資源建設，是最為基礎的一個工作內(nèi)容。所以，檔案信息化要和數(shù)字化與網(wǎng)絡化互相分開。許多人都是把這些概念整合在一起，這顯然是不正確的，這同樣是沒有了解檔案信息化建設最本的內(nèi)容。檔案信息化建設目標是整個建設中最為主要的部分，要把電子信息管理當作是最為主要的內(nèi)容，確保電子信息真實、可靠。并且還要以網(wǎng)絡作為基礎條件，不斷加速數(shù)據(jù)庫建設步伐，對這些電子信息做一個數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)對電子信息有效管理與使用，并完成檔案信息的數(shù)字化與網(wǎng)絡化建設。

三、檔案信息化應該注重適用性和有效性

檔案信息化建設要關注適用性與有效性原則，在建設中一定要重點展示重點部分，并使用以點帶面的方式開展各項工作。在實際操作中要關注時效性，摒棄形式主義。增強對各項建設的管理，要實現(xiàn)重點明顯、循序漸進。在建設中所設定的整體目標必須要具有一定高度，不過在具體操作中要分別開展，依照適用性與有效性這兩種原則開展建設。在建設中切不可貪大求全，過于貪戀系統(tǒng)的完整性，或者是缺少對檔案信息在建設中的復雜性預判，造成預期目標和現(xiàn)實出現(xiàn)一些偏差，這樣就會導致后期再投入時出現(xiàn)經(jīng)費不夠、時間沒有辦法保障等情況。有可能會造成財力與人力的損失。檔案信息化建設要建立在業(yè)務的基礎上，并與基礎業(yè)務互相協(xié)調(diào)與兼顧，他們之間一定要互補長短，這樣才可以很好地確保信息化在建設中可以展示最大功效。

四、結語

檔案信息化管理是適應當前社會發(fā)展的必然發(fā)展趨勢，這同樣也是檔案管理機構對檔案信息做一個科學化管理與優(yōu)化配置的重要形式。檔案管理工作者要提升自身思想認識，要從內(nèi)心深處認可信息化管理，關注信息化建設的適用性與有效性，不斷提升檔案管理能力。

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