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摘要：以河南省檔案網站集群系統(tǒng)為研究對象，對該系統(tǒng)建設的特色、存在的問題進行分析，提出改進建議。

關鍵詞：檔案網站；網站集群；河南省

檔案網站集群系統(tǒng)是檔案網站信息資源組織的理想終極目標，是檔案網站進行內容優(yōu)化、促進資源整合、實現(xiàn)資源共享的必然選擇。[1]目前，我國部分省市已對檔案網站集群系統(tǒng)建設進行嘗試，并取得相關成果。在此背景下，河南省檔案局于2011年對原來的“河南檔案信息網”進行了改版，遵循國家統(tǒng)一的標準和規(guī)范，按照省、地市、縣區(qū)三級統(tǒng)一界面、統(tǒng)一風格、統(tǒng)一管理的模式，建立了以省級檔案網站為中心站點，市級檔案網站為骨干站點，縣區(qū)檔案網站為基層站點的網絡集群系統(tǒng)。2012年，向鄉(xiāng)鎮(zhèn)及縣直機關擴展。截至2012年6月，建立并開通省、市、縣（區(qū)）、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、縣直機關站點476個。[2]

1 河南省檔案網站集群系統(tǒng)建設的特色

河南省檔案網站集群系統(tǒng)建設是省檔案局貫徹落實《河南省檔案信息化建設“十二五”規(guī)劃》的具體體現(xiàn)，是在借鑒兄弟省市建設經驗，結合本省實際的基礎上進行的一種全新嘗試，因此，河南省檔案網站集群系統(tǒng)建設在新的基礎上形成了自身特色。

1.1 統(tǒng)一的規(guī)劃設計，實現(xiàn)網站建設的規(guī)范性和標準化。檔案網站集群是由一定區(qū)域內能夠進行數據共享、呈送的相互關聯(lián)的檔案網站集合而成。目前，我國大多數省級層面的檔案網站集群系統(tǒng)主要是應用網站集群技術，構建一個軟件平臺，將相互獨立的網站實現(xiàn)互聯(lián)互通。這些相互獨立的網站在域名定義、網站名稱、服務內容、類目設置、服務方式、檢索功能等方面，必然存在著差異，難以實現(xiàn)規(guī)范性和標準化。其中，湖北檔案網站集群系統(tǒng)作為我國省級層面的檔案網站集群系統(tǒng)在規(guī)范性和標準化建設嘗試中是較為成功的一例。它克服了重復投資、各自為政的現(xiàn)象，保證了本省范圍內主要功能模塊與基本結構的統(tǒng)一。[3]即便如此，其在網站名稱、域名定義、類目設置、檢索功能上也存在著一些不夠規(guī)范的地方。如，關于局館信息的欄目設置，湖北檔案信息網稱之為“局館概況”（一級類目）、武漢市檔案網稱之為“機構概況”（二級類目）、武漢市洪山區(qū)檔案局稱之為“機構設置”（一級類目）。

河南省檔案網站集群系統(tǒng)則是一種創(chuàng)新，其遵循國家統(tǒng)一的標準和規(guī)范，按照統(tǒng)一界面、統(tǒng)一風格、統(tǒng)一管理的模式建立；各級站點的規(guī)劃布局、欄目設置等均由省檔案局統(tǒng)一設計和管理，實現(xiàn)了網站建設的規(guī)范性和標準化。比如，河南省檔案網站集群系統(tǒng)下的省、地市、縣（區(qū)）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)四級站點的頁面布局、色調配置基本一致；每一級站點下的類目設置完全一致，即地市級、縣區(qū)級、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級站點分別采用相同的類目；不同級別站點下的類目設置又存在著差異性，即針對省、地市、縣（區(qū)）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)四級檔案機構各自的實際，設置不同的類目；四級站點均以“×××檔案信息網”命名。

1.2 強大的網站導航系統(tǒng)。導航系統(tǒng)主要考察是否在網站首頁明顯位置設立網站地圖，以便于用戶了解網站布局及主要內容，快速查詢相關信息。當前，我國檔案網站的導航系統(tǒng)大多通過在網站頁面底端或最上方設置“網站地圖”欄目來實現(xiàn)，但用戶不易發(fā)現(xiàn)該欄目，而且還需通過點擊“網站地圖”才能獲取信息。而河南省檔案網站集群系統(tǒng)的導航系統(tǒng)兼有全站式導航和局域式導航，直觀而便捷。其每個頁面上方都設置了“政務”、“資訊”、“互動”、“檔案文件查詢”四個一級類目，下方直接顯示與其相對應的若干個二級類目。這也意味著，用戶無論在哪一層級頁面，都能快速地了解網站的主要內容，并查詢所需信息。

1.3 全新的建設模式，實現(xiàn)社會效益、經濟效益的最大化。當前，我國省級層面的檔案網站集群系統(tǒng)大多采用統(tǒng)一領導、分級管理的建設模式。以湖北檔案集群系統(tǒng)為例，各級檔案部門獨立承擔各自網站的建設、維護更新和管理，并負責本轄區(qū)內檔案網絡信息資源建設；湖北省檔案局只對網站建設進行業(yè)務指導，以及負責全省檔案信息資源的整合與共享。

河南省檔案網站集群系統(tǒng)是一種全新的建設模式，由河南省檔案局按照統(tǒng)一界面、統(tǒng)一風格、統(tǒng)一管理的模式，構建由省級、地市、縣區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)四級站點組成的網絡集群系統(tǒng)。地方檔案部門只需通過本地終端向位于河南省檔案集群中的各自站點發(fā)布信息內容即可，不需要承擔建設、管理和維護更新費用。目前，這種建設模式在我國檔案界尚屬首例，是河南省檔案界的一種創(chuàng)新。其為省內無力建造、運營網站的檔案部門提供了一個完全免費的公共電子政務平臺，也為已經建立網站的檔案局館提供了另一個公共電子政務平臺。[4]這種模式會促使部分機構放棄原先獨立建設網站的計劃，將之前準備投入的人力、物力、財力投到檔案信息化建設的其他領域，進而加快檔案信息化的建設進程，達到提升網站集約化服務水平的目的，以實現(xiàn)經濟效益和社會效益的最大化。

此外，由于此種建設模式遵循國家統(tǒng)一的標準和規(guī)范，按照統(tǒng)一界面、統(tǒng)一風格、統(tǒng)一管理的模式構建，需要在建設的初期投入大量的人力、物力、財力支持，但后期的管理、維護更新投入的資源量就比較少。如果采用統(tǒng)一領導、分級管理的建設模式，由各級檔案機構獨立建設，按每個網站3萬元經費計算，全省已覆蓋476個站點，經費總計可能達1400多萬元，加上后期的管理、維護費用，會遠遠超出河南省檔案局現(xiàn)有建設模式所需的費用。

2 河南省檔案網站集群系統(tǒng)建設存在的問題

河南省檔案網站集群系統(tǒng)作為河南省檔案界的一種大膽嘗試，展示出眾多的優(yōu)點和特色。不可否認，作為一種新的組織形式，在建設過程中不可避免地會出現(xiàn)一定的問題。

2.1 網絡信息資源不夠豐富。①類目設置不合理，導致信息資源短缺。網站一般通過類目設置來反映它的主要內容。當前，河南省檔案網站集群系統(tǒng)各級站點設置了“政務”、“資訊”、“互動”、“檔案文件查詢”四個一級類目，及若干二級類目，基本覆蓋了檔案工作的主要內容。但作為檔案網站信息資源重要組成部分的編研成果、特色檔案卻鮮有體現(xiàn)。比如，省級站點、地市級站點、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級站點均未設置“特色檔案”欄目，只有縣區(qū)級站點設置了“本地特色”欄目，用于展示特色檔案。即便如此，很多縣區(qū)級站點的“本地特色”欄目仍為空白；四級站點均未設置“編研成果”欄目，只有“中原經濟區(qū)”、“檔案書林（省級站點）”、“大事記（縣區(qū)級站點）”等欄目略有體現(xiàn)。②河南省檔案網站集群系統(tǒng)由省、地市、縣區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)四級站點構成，其信息資源建設需要各級站點協(xié)作完成。而部分單位對信息資源建設不夠重視，導致相應站點出現(xiàn)欄目空白，甚至整個頁面空白的現(xiàn)象。以鄭州市下屬縣區(qū)為例，在12個縣區(qū)中，除了新鄭、新密外，其余縣區(qū)均出現(xiàn)欄目空白現(xiàn)象。③數據庫資源建設亟須加強。截至2013年8月10日，河南省檔案網站集群系統(tǒng)建立了“明清檔案”、“民國檔案”（126272條目錄信息）、“革命歷史檔案”（60744條目錄信息）、“‘建國后案卷文件目錄”（18631條目錄信息）、“‘建國后文件目錄”（239236條目錄信息）、“現(xiàn)行文件中心”（26587條）、“音頻檔案”、“視頻檔案”、“圖像”等數據庫，共計47萬余條目錄信息。其中，“圖像”、“明清檔案”、“音頻”、“視頻”等數據庫無任何內容。作為一個省級層面的網站集群系統(tǒng)，僅有47萬余條目錄信息；而青島數字檔案館開放檔案目錄信息達到371736條，現(xiàn)行文件目錄與全文信息達到5840條。[5]

此外，河南省檔案網站集群未將“特色檔案”、“編研成果”、“專題檔案數據庫”納入數據庫建設范圍，這在一定程度上也導致了信息資源的匱乏。

2.2 頁面美觀性不足，且趨于雷同。一般來說，色彩搭配協(xié)調、圖文并茂、瀏覽方便、運用多媒體手段的網站符合人們的審美觀點，容易引起瀏覽者的興趣。河南省檔案網站集群系統(tǒng)注重將頁面色彩設計、圖文搭配運用到網站建設中，但美觀性略顯不足。具體來說，每級站點首頁標題欄左側是該站點在河南板塊圖上的地理區(qū)位示意圖，中央是站點名稱（×××檔案信息網），右側是該站點所在地著名建筑物的圖片，這既形象地反映出該站點的地理位置，又彰顯出本地特色。但除了首頁的“動態(tài)信息”、“珍品展示”欄目將圖文結合起來外，其余多為文字描述（字體為宋體、黑色、小四），每個欄目至少承載七條目錄信息，這種布局看起來過于緊湊，造成圖文并茂在頁面所占比例較小，重點內容不突出，美觀性不足，易使人產生視覺疲勞。同時，由于采取了統(tǒng)一界面、統(tǒng)一風格的模式，造成每個站點的頁面布局、色調搭配相近，加上代表各地的特色檔案資源較少，使頁面趨于雷同，缺乏地方特色。

2.3 檢索功能仍需完善。檔案檢索是檔案信息服務實現(xiàn)的重要方式，也是衡量檔案網站建設水平的重要指標。目前，河南省檔案網站集群系統(tǒng)檢索功能強大。具體來說，“現(xiàn)行文件中心”采用檢索窗樣式，提供了簡單檢索和復合檢索；“數字檔案館”采用瀏覽檢索相結合樣式。此樣式綜合了數據庫檢索的抽象性和目錄分類瀏覽的直觀性。其向用戶提供多種檢索途徑（題名、責任者、檔號等），并根據用戶的興趣、知識和經驗等提供不同的檢索界面（如，簡單檢索、高級檢索和專業(yè)檢索等）；檢索結果還可進行正序或逆序排列。即便如此，其依然存在著問題。①缺乏檢索輔助性信息。用戶要快速、準確查詢到所需信息，既需要了解檔案專業(yè)術語（如，檔號、全宗號、主題詞、責任者等），也需要掌握檢索工具的相應知識。但并非所有的用戶都能掌握這些知識，他們需要一些輔助性、介紹性信息，以幫助查詢。然而，所有的檢索窗口均未提供檢索輔助性信息，這極易造成用戶利用信息的障礙。②“數字檔案館”無法進行全文檢索。全文檢索是衡量檔案館利用服務水平的重要指標。目前，“現(xiàn)行文件中心”已經實現(xiàn)了現(xiàn)行文件的目錄與全文檢索，但“數字檔案館”只能提供目錄檢索。這就意味著，用戶通過網站查詢到的只有檔案目錄信息，若需要查閱原文，就必須親自到檔案館才行。

2.4 鏈接功能不夠健全。鏈接功能主要考察是否跟國內外、省市級檔案網站以及政府、傳媒等網站鏈接。目前，河南省檔案網站集群系統(tǒng)的四級站點都有上下級超鏈接，從上向下形成樹狀結構，基本實現(xiàn)省內各級站點的相互鏈接；通過設置二級類目“檔案界論壇”、“檔案界維基百科”欄目，實現(xiàn)與檔案界網站的鏈接；頁面最下方的“全國檔案網站”實現(xiàn)了與國內檔案網的鏈接；通過“已公開現(xiàn)行文件查詢鏈接”，實現(xiàn)與國家、省級政府部門現(xiàn)行文件中心的鏈接，達到了豐富網站內容，實現(xiàn)信息資源共享，增強網站吸引力的目的。但鏈接范圍不夠廣泛，河南省檔案網站集群系統(tǒng)未與國外檔案網站、國內主要高校的檔案網站、國內其他知名檔案網站（如，中國檔案咨詢網、中國檔案網）、國內主要媒體網站進行鏈接。而且其提供的鏈接服務，從本質上看只是鏈接到相應的網址，仍沒有實現(xiàn)在線檔案資源的共享與跨庫檢索。

3 優(yōu)化河南省檔案網站集群系統(tǒng)的策略

針對河南省檔案網站集群系統(tǒng)建設存在的問題，應從以下幾方面予以優(yōu)化。

3.1 豐富檔案網站信息資源，積極開展數據庫建設。河南省檔案局應優(yōu)化類目設置，對內容重復的類目進行整合，刪除不需要的類目，并添加“特色檔案”、“編研成果”、“愛國主義教育基地”等欄目；對原有的“明清”、“民國”、“革命歷史”、“‘建國后已開放檔案”等檔案目錄數據庫進行完善，并逐步推進全文數據庫、“圖像”、“音視頻檔案”數據庫建設；可依據自身實際，有選擇地開展“特色檔案”、“編研成果”、“專題檔案”等數據庫建設；各級檔案局館應重視網絡信息資源建設，按照站點所提供的類目，積極添加相關信息，避免出現(xiàn)頁面空白現(xiàn)象。

3.2 提供人性化的檢索服務。①完善輔助性、介紹性信息?？稍诤幽鲜底謾n案館首頁設置專欄，簡要介紹檔案專業(yè)術語，如，檔號、全宗、主題詞等，并對歷史檔案全宗信息詳細說明；可在檢索頁面提供輔助性信息，以幫助用戶進行信息檢索。如，檢索工具如何使用、怎樣輸入才能找到信息，在哪里能檢索到更多信息，等等。②有計劃開展檔案全文檢索服務。在積極開展檔案目錄數據庫建設的同時，可依據不同檔案的價值、利用頻度，將價值高、利用頻繁的檔案率先進行全文數字化。在此基礎上，開展檔案全文檢索、瀏覽、下載服務。

3.3 優(yōu)化頁面布局，增強網站的美觀性。可通過適當調整首頁二級類目的數量、頁面結構，增加目錄信息之間的行距，以避免頁面過于緊湊，比如，地市級站點的“局館概況”、“政策法規(guī)”、“檔案征集”、“檔案館服務指南”四個二級類目，從左到右依次排開，這樣看起來過于緊湊，易造成視覺疲勞，可將一排四個二級類目，改成一排三個二級類目，即從左到右依次為“局館概況”、“政策法規(guī)”、“檔案征集”三個二級類目；同時，將每個二級類目的目錄信息調整為六條，既避免了頁面過于緊湊，又可適當增加字體大小，這有助于緩解用戶的視覺疲勞；適當增加新聞圖片的大小，運用多媒體手段，以增強頁面美觀性，如，增加地市級站點的“檔案新聞”欄目的動態(tài)圖片占用空間，設置“視頻點播”欄目；通過設置“特色檔案”欄目，以突出本地特色，避免頁面過于雷同?？傊枰獙⑸蚀钆?、圖文并茂、多媒體手段等有機結合起來，才能確保頁面的美觀性。

3.4 完善網站的鏈接功能。①擴大網站鏈接范圍。在頁面下方依次設置“國內檔案網站”、“高校檔案網站”、“國外檔案網站”、“其他檔案網站”、“政府部門網站”、“國內媒體網站”六個鏈接窗口。國內檔案網站主要包括國家檔案局網站、第一歷史檔案館、第二歷史檔案館，以及網站建設較為成功的省級、市級檔案網站；“高校檔案網站”主要包括國內知名高校的檔案網站，如，北京大學、清華大學、人民大學、上海交大、南京大學、武漢大學等；國外檔案網站主要包括國際檔案理事會、聯(lián)合國教科文組織檔案門戶網站、美國NARA網站、英國PRO網站、澳大利亞NAA網站、加拿大LAC網站、新加坡NAC網站等；其他檔案網站主要包括檔案界、中國檔案網、中國檔案咨詢網、檔案在線等網站；政府部門網站主要包括國務院、各省級政府部門網站；“國內媒體網站”主要包括人民網、新華網、新浪、搜狐、網易、鳳凰網等。②完善數據庫檢索界面的鏈接設置。目前，“現(xiàn)行文件中心”實現(xiàn)與國家、省級政府部門現(xiàn)行文件中心的鏈接，用戶可通過鏈接，查詢相關部門的現(xiàn)行文件信息。而“數字檔案館”的檢索界面下方未設置相關鏈接窗口；可在檢索界面下方設置“國內檔案查詢系統(tǒng)”，實現(xiàn)與各省市開放檔案查詢系統(tǒng)的網址鏈接，提高網站服務能力，如，“廣東省檔案查詢系統(tǒng)”[6]、“浙江省檔案查詢系統(tǒng)”[7]。此外，還可按照全國地域劃分，將鏈接窗口劃分為四個部分，自左向右依次排開，如，將“國內檔案查詢系統(tǒng)”劃分為“東部地區(qū)檔案查詢系統(tǒng)”、“中部地區(qū)檔案查詢系統(tǒng)”、“西部地區(qū)檔案查詢系統(tǒng)”、“港澳臺地區(qū)檔案查詢系統(tǒng)”，以達到優(yōu)化檢索界面、提高頁面美觀性的目的。

﹡本文為河南省軟科學計劃項目《東、中、西部市級檔案網站評估指標體系的構建及評估結果的比較研究》階段性成果。項目編號：122400440156。

參考文獻：

[1][3]張娟，吳建華.檔案網站集群系統(tǒng)建設問題研究[J].檔案與建設，2011（3）：12～15.

[2][4]梁慧卿.電子政務下檔案集成網站建設研究——以河南省檔案信息網為例[J].檔案管理，2012（5）：35～36.

[5]青島數字檔案館http：//www.qdda.gov.cn/qddigitalarchives/front/index.jsp

[6]http：//www.da.gd.gov.cn/WebWWW/search/search.aspx？LeiBieID=111.

[7]http：//www.zjda.gov.cn/dadb/dzda/qdda/.

（作者單位：陳忠海、孫洋洋，鄭州大學信息管理學院；陳飛，棗莊學院檔案館 來稿日期：2013-10-18）