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（海南省動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所，海南?？?570203）

動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案的規(guī)范管理

尹亞嬌，吳坤勤

（海南省動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所，海南海口570203）

動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案是指在動(dòng)物檢疫監(jiān)督活動(dòng)過(guò)程中收集到的全面而真實(shí)的原始工作記錄，經(jīng)過(guò)整理、統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)等處理，成為系統(tǒng)的資料，包括動(dòng)物防疫、檢疫、監(jiān)督等專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料，調(diào)研的原始記錄，公務(wù)文件及業(yè)務(wù)指導(dǎo)等各種文書(shū)。動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案的管理是動(dòng)物檢疫監(jiān)督工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它的整理保存有利于探索動(dòng)物疫病的發(fā)展規(guī)律，為動(dòng)物疫病的防控和指導(dǎo)生產(chǎn)提供科學(xué)依據(jù)，指導(dǎo)政府制定動(dòng)物疫病的防控規(guī)劃，在實(shí)際工作中具有很大的利用價(jià)值?，F(xiàn)根據(jù)實(shí)際工作，就動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案的管理談幾點(diǎn)想法。

1 動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案的建立與管理

按照檔案管理規(guī)范要求，結(jié)合實(shí)際情況，動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案總體分為文件檔案和業(yè)務(wù)檔案兩大類(lèi)。

1.1文件檔案

包括：上級(jí)文件，如各類(lèi)指導(dǎo)文件、通知等；業(yè)務(wù)工作（總結(jié)）材料，如各類(lèi)業(yè)務(wù)工作的請(qǐng)示、總結(jié)、匯報(bào)等書(shū)面材料；國(guó)家及省級(jí)行政管理部門(mén)有關(guān)的畜牧、獸醫(yī)、動(dòng)物疫病防控的各種技術(shù)規(guī)范、技術(shù)要求和工作指導(dǎo)等。以上文件材料可按年份、類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)匯總，裝訂成冊(cè)。

1.2業(yè)務(wù)檔案

1.2.1產(chǎn)地檢疫檔案

包括產(chǎn)地檢疫申報(bào)單、產(chǎn)地檢疫工作記錄、區(qū)域養(yǎng)殖情況巡查情況記錄表、產(chǎn)地檢疫月統(tǒng)計(jì)表、病害動(dòng)物及動(dòng)物產(chǎn)品檢疫處理記錄表、檢疫處理通知單、動(dòng)物檢疫合格證明領(lǐng)取及使用記錄表。

1.2.2屠宰檢疫檔案

包括屠宰檢疫申報(bào)單、屠宰動(dòng)物宰前查驗(yàn)情況登記表、屠宰動(dòng)物屠宰檢疫工作記錄表、違禁藥物（瘦肉精）監(jiān)督檢測(cè)記錄表、屠宰檢疫月統(tǒng)計(jì)表、病害動(dòng)物及動(dòng)物產(chǎn)品檢疫處理記錄表、檢疫處理通知單、動(dòng)物檢疫合格證明領(lǐng)取及使用記錄表。

1.2.3監(jiān)督檢查檔案

包括動(dòng)物定點(diǎn)屠宰場(chǎng)監(jiān)督檢查記錄表、動(dòng)物養(yǎng)殖場(chǎng)（專(zhuān)業(yè)戶(hù)、小區(qū)）監(jiān)督檢查記錄表、動(dòng)物產(chǎn)品加工（儲(chǔ)藏）場(chǎng)所監(jiān)督檢查記錄表、散養(yǎng)動(dòng)物飼養(yǎng)戶(hù)監(jiān)督檢查記錄表、動(dòng)物及動(dòng)物產(chǎn)品交易（貿(mào)易）場(chǎng)所監(jiān)督檢查記錄表、家禽孵化場(chǎng)監(jiān)督檢查記錄表、集貿(mào)（交易）市場(chǎng)動(dòng)物衛(wèi)生日常監(jiān)管登記表、動(dòng)物診療場(chǎng)所監(jiān)管記錄表。

1.2.4檢疫報(bào)表檔案

包括檢疫月報(bào)表、季度報(bào)表、半年報(bào)表、年報(bào)表及其他相關(guān)數(shù)據(jù)。其中年報(bào)表有動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)設(shè)置情況表、動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法人員情況表、動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法人員違法違紀(jì)處理情況統(tǒng)計(jì)表、違反《動(dòng)物防疫法》案件查處情況表、動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督證章及標(biāo)志使用情況表。半年報(bào)表有養(yǎng)殖環(huán)節(jié)生豬無(wú)害化處理補(bǔ)貼報(bào)表。月報(bào)表有動(dòng)物產(chǎn)地檢疫情況表、動(dòng)物屠宰檢疫情況月報(bào)表、交易市場(chǎng)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督報(bào)表、動(dòng)物防疫監(jiān)督檢查站業(yè)務(wù)報(bào)表、動(dòng)物及動(dòng)物產(chǎn)品無(wú)害化處理情況表。

1.2.5隔離場(chǎng)監(jiān)督檔案

記錄每次隔離動(dòng)物的具體情況，包括動(dòng)物隔離場(chǎng)（所）申報(bào)審核表、住場(chǎng)動(dòng)物隔離觀察日志、動(dòng)物隔離觀察處理報(bào)告書(shū)、動(dòng)物隔離處理情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

1.2.6無(wú)害化處理監(jiān)督檔案

記錄病害動(dòng)物及動(dòng)物產(chǎn)品無(wú)害化處理開(kāi)展的情況，如無(wú)害化處理時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、處理方式、監(jiān)管人員等。相關(guān)表格有規(guī)模養(yǎng)殖場(chǎng)（小區(qū)）養(yǎng)殖環(huán)節(jié)病死動(dòng)物無(wú)害化處理情況統(tǒng)計(jì)表、規(guī)模養(yǎng)殖場(chǎng)（小區(qū)）養(yǎng)殖環(huán)節(jié)病死動(dòng)物無(wú)害化處理相關(guān)情況月報(bào)表、規(guī)模養(yǎng)殖場(chǎng)（小區(qū)）病死動(dòng)物無(wú)害化處理憑據(jù)。

1.3檔案管理設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，保存檔案須有專(zhuān)用庫(kù)房

動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案管理應(yīng)安排嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心、負(fù)責(zé)的人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理，檔案管理人員要參照檔案管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位的檔案材料。檔案管理人員對(duì)下屬單位或相關(guān)部門(mén)報(bào)送的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)整理，同時(shí)監(jiān)督采集數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并根據(jù)制度規(guī)定，規(guī)范建檔，滿(mǎn)足評(píng)估認(rèn)證、落實(shí)檢查等工作需要，做到有痕可查有跡可循。保管檔案應(yīng)配有專(zhuān)用庫(kù)房，并設(shè)檔案柜，還須配備一些相關(guān)檔案管理設(shè)備必需品，如打孔器、切刀、裝訂夾等。檔案庫(kù)房是檔案資料保存的重要場(chǎng)所，是整理、提供利用檔案的中心。檔案管理人員根據(jù)檔案保存的年限、種類(lèi)、項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)并妥善管理。

2 動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案管理工作需注意的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

很多人認(rèn)為檔案管理工作就是把一些重要文件、材料收集起來(lái)，裝進(jìn)檔案盒進(jìn)行保存，保證不丟失，在需要使用時(shí)能找到，如領(lǐng)導(dǎo)工作檢查或調(diào)用時(shí)能找得出來(lái)就可以了。檔案管理在單位實(shí)際工作中沒(méi)有帶來(lái)明顯的業(yè)績(jī)，不算單位的主要工作，以致有關(guān)負(fù)責(zé)同志對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予重視，進(jìn)而使檔案管理人員在檔案管理工作中缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知，沒(méi)有體現(xiàn)出嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

2.2專(zhuān)業(yè)人員缺乏，檔案管理質(zhì)量不高，檔案室條件欠缺

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，大部分檔案管理人員都是半道出家，屬于兼職的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案保管的相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的重要性及有關(guān)要求都不是很了解，這些兼職檔案管理人員由于平時(shí)忙于正常的業(yè)務(wù)，對(duì)檔案管理工作投入精力有限，導(dǎo)致不能對(duì)檔案的收集、整理、分類(lèi)、裝訂等都進(jìn)行及時(shí)、有效的開(kāi)展，檔案管理水平較低。檔案的保管應(yīng)配有專(zhuān)用庫(kù)房，并設(shè)檔案柜，還須配備一些檔案管理必需品，但當(dāng)前有一些單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，只是在辦公室內(nèi)排列幾個(gè)柜子用于收集、存放資料，有些單位雖然有檔案室，不過(guò)檔案室沒(méi)有得到真正的利用，檔案的整理存放較少，檔案室中更是沒(méi)有必需的打孔器、切刀和檔案夾等工具，缺乏檔案保管設(shè)備。

2.3檔案收集周期長(zhǎng)、收集不規(guī)范

由于單位不夠重視檔案管理工作，再加上檔案管理人員還有其他的業(yè)務(wù)工作，對(duì)不斷堆積起來(lái)的檔案資料不能及時(shí)整理歸檔，導(dǎo)致不能將新增加的檔案整理入檔案盒，容易使檔案資料丟失，這些都嚴(yán)重影響了檔案的管理。在檔案收集過(guò)程中，沒(méi)有制度進(jìn)行約束，材料想交就交，不交也罷，平時(shí)也不注意對(duì)存檔資料的保存，亂丟亂放；檔案整理不規(guī)范，立卷時(shí)沒(méi)有按要求進(jìn)行排序組卷，有些檔案會(huì)出現(xiàn)卷內(nèi)文件與實(shí)際整理材料不相符等情況。

3 加強(qiáng)動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案管理的幾點(diǎn)建議

3.1提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

首先單位領(lǐng)導(dǎo)要從根本上認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作可以全面體現(xiàn)出本單位工作的開(kāi)展運(yùn)行狀況，是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，要指定專(zhuān)人全職管理檔案，檔案保管人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任心和細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

3.2推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

進(jìn)行檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理最基本的是要及時(shí)收集、補(bǔ)充材料，這直接影響到檔案管理工作是否能順利實(shí)施，檔案材料的收集工作完畢后，要對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)等處理，使之成為系統(tǒng)的資料。檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理要用檔案工作制度來(lái)規(guī)范，因此我們?cè)谥贫n案管理制度時(shí)要以提高檔案實(shí)體質(zhì)量為重點(diǎn)，明確各業(yè)務(wù)部門(mén)的職責(zé)分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日常化、規(guī)范化、制度化，歸檔驗(yàn)收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規(guī)范的落實(shí)，促使檔案管理工作有序進(jìn)行。

3.3加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平

在檔案管理工作中，由于特殊身份，檔案管理人員必須具有善于學(xué)習(xí)的品質(zhì)、較強(qiáng)的責(zé)任心、高度的保密意識(shí)及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，單位要?jiǎng)?chuàng)造條件為檔案管理人員提供不定期培訓(xùn)的方式來(lái)不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，檔案管理人員也要要重視自身修養(yǎng)和檔案管理水平的提高，在熟悉各管理環(huán)節(jié)時(shí)，應(yīng)積極探索更加快捷的保管方式，使檔案管理工作更加科學(xué)實(shí)用。

3.4充分發(fā)揮動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案在動(dòng)物疫病防控方面的作用

動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案作為一個(gè)階段或者一個(gè)時(shí)期動(dòng)物疫病防控信息的載體，其對(duì)動(dòng)物疫病的防控具有重要的指導(dǎo)意義，它的整理保存有利于探索動(dòng)物疫病的發(fā)展規(guī)律， 為動(dòng)物疫病的防控和指導(dǎo)生產(chǎn)提供科學(xué)依據(jù)，指導(dǎo)政府制定動(dòng)物疫病的防控規(guī)劃，我們既可以從借鑒檔案中留存的經(jīng)驗(yàn)，又可以從中吸取教訓(xùn)。因此，我們有責(zé)任加強(qiáng)動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案建設(shè)，并進(jìn)行規(guī)范管理，讓動(dòng)物檢疫監(jiān)督檔案在動(dòng)物疫病防控工作中發(fā)揮更大的作用。

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：1005-944X（2014）01-0048-03