周玨榕 劉力薇 許 靜 陳 靜 方莉娜

（上海市楊浦區(qū)中心醫(yī)院，上海 200090）

淺述醫(yī)院人事檔案管理的意義與實(shí)踐

周玨榕 劉力薇 許 靜 陳 靜 方莉娜

（上海市楊浦區(qū)中心醫(yī)院，上海 200090）

隨著衛(wèi)生人事制度的不斷改革，人事檔案管理工作如何迎接新的挑戰(zhàn)，逐漸成為一個(gè)重要的命題，本文探討了人事檔案管理的作用、存在的問題以及如何提高人事檔案管理水平，試圖優(yōu)化人力資源管理配置，提高醫(yī)院競爭力。

人事檔案管理；意義；實(shí)踐

隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作如何主動順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的方向，迎接新的挑戰(zhàn)，開創(chuàng)新的局面，逐漸成為一個(gè)重要的命題。切實(shí)做好醫(yī)院人事檔案的管理工作，將對各級醫(yī)院開展發(fā)掘人才資源、合理配置人才梯隊(duì)、人事管理，對單位聘任、上級部門選拔干部提供資料等工作起到重要作用。本文即從人事檔案管理的作用出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)階段人事檔案管理出現(xiàn)的問題，討論提高人事檔案管理水平的方法，為在人事檔案管理的實(shí)踐提供幫助[1]。

1 人事檔案管理的作用

1.1 人員調(diào)配方面：內(nèi)部人員調(diào)動，以及外部人才招聘，都離不開對人才個(gè)體及群體的考量。一份優(yōu)秀的人事檔案可以完整地反映個(gè)人學(xué)識、經(jīng)歷、表現(xiàn)等情況，這些客觀數(shù)據(jù)，無疑是進(jìn)行人員調(diào)配的至關(guān)重要的決策依據(jù)。

1.2 職稱評聘方面：在職稱評聘中，如在任職年限計(jì)算等方面，人事檔案科提供很好的基本信息。從年度考核、專業(yè)技術(shù)職稱、工資變動等幾方面的材料可以提示并相互驗(yàn)證其專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職情況。此外，檔案中的學(xué)習(xí)培訓(xùn)類材料也為職稱評聘提供了有價(jià)值的學(xué)歷學(xué)位信息。

1.3 薪酬制度調(diào)整方面：合理的薪酬制度可以為醫(yī)院吸引更多的人才，能更好地激發(fā)員工的工作熱情，為醫(yī)院創(chuàng)造佳績。人事檔案所提供的工齡、學(xué)歷、職稱等信息是進(jìn)行薪酬制度改革中所必需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確的人事檔案信息是改革順利進(jìn)行的前提。

1.4 干部選拔任用、人力資源培訓(xùn)方面：人事檔案真實(shí)地記載了個(gè)人履歷、政治表現(xiàn)等情況，為歷史、客觀地考察一個(gè)人提供了重要的依據(jù)，對人員培訓(xùn)，人才隊(duì)伍建設(shè)以及選人、用人起到了重要參考作用。

2 人事檔案管理主要問題及原因

2.1 管檔意識淡?。耗壳埃卺t(yī)院中普遍存在重視醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展，卻輕視人事檔案管理的現(xiàn)象，對人事檔案信息進(jìn)一步開發(fā)利用的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案沒有多大作用，大部分職工檔案管理意識淡薄，不了解檔案的作用，甚至認(rèn)為只要不調(diào)離醫(yī)院，檔案可有可無。

2.2 管理方法滯后：在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前許多醫(yī)院尚未見適應(yīng)本單位的人事檔案管理制度。且在醫(yī)院目標(biāo)管理考核中，也未將干部人事檔案管理工作納入考核中；許多醫(yī)院人事檔案管理仍停留在手工管理檔案的階段，沒有配備計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息錄入并建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索、分析利用。

2.3 內(nèi)容不規(guī)范：在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，許多醫(yī)院的人事檔案的內(nèi)容存在不規(guī)范的現(xiàn)象，如缺少履歷表、入黨登記表等，有些檔案填寫隨意，并且存在信息不真實(shí)的現(xiàn)象，使檔案材料缺乏可靠性;有些檔案材料因歸檔不及時(shí)造成殘缺不全，直接影響了人事檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性。

2.4 缺乏高素質(zhì)的人事檔案管理人員：醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案工作崗位上的管理人員大多是中途轉(zhuǎn)行或兼職管理檔案的非專業(yè)人士，知識結(jié)構(gòu)不平衡，學(xué)歷、職稱較低，缺乏必要的人力資源管理專業(yè)知識，對行政管理、醫(yī)院工作不熟悉，一般只能應(yīng)對簡單的收集和裝訂工作，難以勝任新時(shí)期的檔案管理工作。

3 如何做好醫(yī)院人事檔案管理

3.1 加強(qiáng)人事檔案收集與豐富檔案內(nèi)容

醫(yī)療服務(wù)機(jī)制改革加快了醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)，使得醫(yī)院內(nèi)部管理工作面臨著全新的調(diào)整，這些促進(jìn)了人力資源管理工作的優(yōu)化配置。醫(yī)院作為社會醫(yī)療服務(wù)中心，能夠?yàn)閺V大患者提供多方面的醫(yī)療保障，加快了新時(shí)期醫(yī)院服務(wù)管理水平的提升。人力資源作為醫(yī)院改革的重要內(nèi)容，其應(yīng)當(dāng)受到廣大醫(yī)院的高度重視，并且采取對應(yīng)的人事檔案工作機(jī)制。為了適應(yīng)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的需求，醫(yī)院要重新整頓內(nèi)部人事檔案管理機(jī)制，改變早期守舊的操作流程，從檔案信息收集開始提供可靠的保障機(jī)制。一般情況下，只要患者入院救治就應(yīng)該對其進(jìn)行資料跟蹤收集，并且建立數(shù)字化檔案作為信息資源庫，方便日后對患者治療情況的檢查?？紤]到醫(yī)院每天患者的流動性較大，人事檔案材料收集工作也會面臨很多的難度，這就要求醫(yī)院注重各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)的靈活應(yīng)用，尤其是計(jì)算機(jī)辦公自動化要融入檔案資料處理工作，這些都依賴于人事檔案管理的創(chuàng)新改革。比如，檔案工作人員要定期檢查所收集資料的真實(shí)性，并且對產(chǎn)生新資料進(jìn)行有效的補(bǔ)充，進(jìn)而改善醫(yī)院檔案工作的合理化整編[2]。

3.2 切實(shí)維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

長期以來醫(yī)院注重內(nèi)部醫(yī)療工作的改革調(diào)整，對人事檔案資料工作沒有給予足夠的關(guān)注，導(dǎo)致人事管理工作處于落后水平，一些重要的人事資料未能得到充分利用。人事科是醫(yī)院日常辦公的主要部門之一，關(guān)系著醫(yī)院內(nèi)部人力資源調(diào)配與控制工作的執(zhí)行情況，若人事管理不當(dāng)則會影響到人事工作的有序開展。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)考慮信息資料的真實(shí)性及可靠性，嚴(yán)格禁止虛假信息的收錄與使用，避免對醫(yī)院工作造成不利的影響。比如，對剛剛建立的人事檔案資料，應(yīng)堅(jiān)持對原始信息的審核與考察，保證數(shù)據(jù)資料的有效利用率。若檢查要人事信息與實(shí)際情況不符，應(yīng)重新審查且調(diào)整信息。

3.3 加強(qiáng)人事檔案的動態(tài)管理

人事檔案管理是醫(yī)院常規(guī)化經(jīng)營的重要內(nèi)容，注重認(rèn)識管理有助于提升內(nèi)部人力資源的有效利用率，加快新一輪醫(yī)療服務(wù)機(jī)制的優(yōu)化改革?；谙冗M(jìn)理念指導(dǎo)下，醫(yī)院內(nèi)部管理模式有了更多的轉(zhuǎn)變空間，尤其是在內(nèi)控管理體系日趨成熟的背景下，人事檔案管理也有了新的轉(zhuǎn)變，這些都依賴于動態(tài)管理思想的融入。所謂動態(tài)管理是相對于靜態(tài)管理而言，早前醫(yī)院堅(jiān)持靜態(tài)管理而處于被動狀態(tài)，人事檔案管理工作一直保持原有的工作模式，這大大影響了整個(gè)醫(yī)院人事信息的處理效率。為了改變舊管理模式的作業(yè)成效，以動態(tài)管理思想為指導(dǎo)理念，強(qiáng)化人事檔案的管理策略，對醫(yī)院內(nèi)部調(diào)控具有多項(xiàng)指導(dǎo)意義。首先，醫(yī)院要從觀念上認(rèn)可動態(tài)管理的應(yīng)用價(jià)值，對醫(yī)院辦事工作流程執(zhí)行動態(tài)化管理方案，解決早期內(nèi)部管理工作存在的缺陷，建立更加多元化的人事檔案管理對策；其次，人事部門要盡快適應(yīng)動態(tài)管理作業(yè)的要求，提供切實(shí)可行的辦事管理機(jī)制，加快動態(tài)管理模型的創(chuàng)建與實(shí)施，解決醫(yī)院內(nèi)部辦公作業(yè)存在的種種弊端。例如，人事部門要積極調(diào)整原有的資料管理方案，人事信息收集、處理、考評、存儲等方面優(yōu)化，保證每一項(xiàng)數(shù)據(jù)信息資源都能得到充分的利用。

3.4 加強(qiáng)人事檔案信息化管理

科學(xué)技術(shù)是推動人事檔案工作改革的技術(shù)保障，以信息科技為辦公中心件禮品現(xiàn)代化管理模式，這是檔案信息化管理的必然趨勢。醫(yī)院要定期引入計(jì)算機(jī)設(shè)備作為調(diào)控中心，對數(shù)據(jù)資源實(shí)施可靠的調(diào)配制度，進(jìn)而強(qiáng)化人事檔案管理工作的總體效率，維持了各項(xiàng)人事信息的自動化配置，實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的創(chuàng)新改革?，F(xiàn)在我們通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息管理自動化和網(wǎng)絡(luò)化，使人事信息由傳統(tǒng)的手工處理方式轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)處理方式，逐步實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息可以對部門和個(gè)人開放，并開展網(wǎng)上服務(wù)業(yè)務(wù)，如查詢、搜索和評價(jià)等功能。這樣不僅能增加人事檔案管理工作的透明度，而且還能開發(fā)和利用人事檔案信息資源，為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才提供重要信息[3]。

3.5 加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)人員專業(yè)檔案管理

建立衛(wèi)生技術(shù)人員專業(yè)檔案，對專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括：個(gè)人基本情況，學(xué)歷、學(xué)位證明，繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書，專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)，參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作；專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、申報(bào)表、考核表和審批表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同；著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文，專業(yè)技術(shù)成果鑒定，典型病例、搶救成功的病案等；“三基”、“三嚴(yán)”考核及醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評價(jià)的材料，參加專業(yè)學(xué)術(shù)會議的證書、證明，優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎(jiǎng)狀等。建立衛(wèi)生技術(shù)人員檔案，不僅為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，而且為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息儲備。

[1] 吳文玉.淺談醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào),2012,34(1):150-152.

[2] 陳燕玲.做好醫(yī)院人事檔案管理工作初探[J].中醫(yī)藥管理雜志, 2010,18(7):617-618.

[3] 谷波.醫(yī)院人事檔案管理改革思考[J].解放軍醫(yī)院管理雜志,2008, 15(11):1090-1091.

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：1671-8194（2014）05-0254-02