■申軼男 曹 兵 佟建國(guó) 李 寧
1)北京科技大學(xué)期刊中心《北京科技大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部,100083 北京市學(xué)院路30號(hào),E-mail:shenyinan@ustb.edu.cn2)《北京工商大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部,100048 北京市海淀區(qū)阜成路33號(hào)
科技期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)通常是指科技期刊編輯部以Internet為平臺(tái),實(shí)現(xiàn)文章作者、期刊編輯、審稿專(zhuān)家三位一體的協(xié)作化、網(wǎng)絡(luò)化、角色化的編輯處理稿件業(yè)務(wù)處理平臺(tái)[1]。實(shí)踐證明,該系統(tǒng)大大降低了編輯的工作量、縮短了科技期刊的出刊周期,極大的提高了審稿的效率、準(zhǔn)確性和權(quán)威性;同時(shí),也方便了文章作者對(duì)稿件的投送和修改,縮短了論文發(fā)表周期,提升了作者的滿意度,使科技期刊更容易獲得高質(zhì)量的稿源[2]。因此,網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)已經(jīng)日漸成為科技期刊的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)處理平臺(tái)[3]。本文以北京科技大學(xué)學(xué)報(bào)選用的騰云網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)為例,分析了科技期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的最新發(fā)展情況及出現(xiàn)的問(wèn)題,在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)解決措施和建議,為網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)更好的服務(wù)于科技期刊提供一些有益的參考。
網(wǎng)絡(luò)采編平臺(tái)是隨著Internet互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生,其發(fā)展先后經(jīng)歷了從靜態(tài)信息發(fā)布網(wǎng)頁(yè),到動(dòng)態(tài)信息交互網(wǎng)站,最后到集成網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)演進(jìn)的過(guò)程[4]。截至目前,網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)已發(fā)展到集采編、審稿、網(wǎng)絡(luò)出版管理于一體,提供更加靈活的個(gè)性化配置,滿足編輯部業(yè)務(wù)流程多樣性的需求,實(shí)現(xiàn)編輯部工作管理全流程化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的階段[5]。目前比較成熟的采編系統(tǒng)包括同方知網(wǎng)(北京)技術(shù)有限公司開(kāi)發(fā)的“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)、北京勤云科技科技發(fā)展有限公司開(kāi)發(fā)的遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)、北京瑪格泰克軟件技術(shù)有限公司開(kāi)發(fā)的期刊稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)、西安三才科技實(shí)業(yè)有限公司開(kāi)發(fā)的三才期刊采編系統(tǒng)。
2012年初北京科技大學(xué)學(xué)報(bào)編輯部開(kāi)始使用同方知網(wǎng)(北京)技術(shù)有限公司開(kāi)發(fā)的“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)。騰云期刊采編系統(tǒng)屬于合作共享性系統(tǒng),它以《中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)》來(lái)源期刊為合作對(duì)象,共享期刊用戶的全文數(shù)據(jù),依托中國(guó)知網(wǎng)自身的優(yōu)勢(shì),重點(diǎn)打造了學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng),專(zhuān)家遴選系統(tǒng)和期刊優(yōu)先數(shù)字出版系統(tǒng),設(shè)計(jì)了作者在線投稿查詢系統(tǒng)、編輯在線辦公系統(tǒng)、專(zhuān)家在線審稿系統(tǒng)及期刊出版門(mén)戶網(wǎng)刊系統(tǒng)?,F(xiàn)階段采用該系統(tǒng)的學(xué)報(bào)據(jù)調(diào)查已有500家左右,每家編輯部可以根據(jù)自身的要求設(shè)置相應(yīng)的流程[6]。2012年末,CNKI騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)3.0版正式上線,提供了八大功能提升[7]。北京科技大學(xué)學(xué)報(bào)啟用騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)一年多來(lái),編輯部的工作上了一個(gè)新臺(tái)階,編輯部的工作效率和質(zhì)量也大大提高。然而在享受網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)帶來(lái)的便捷與高效的同時(shí),編輯也遇到了一些問(wèn)題,這些問(wèn)題會(huì)給編輯的工作造成一定的不便,甚至?xí)绊懜寮5膶徖砉ぷ?,下面就針?duì)使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的這些不足進(jìn)行分析討論。
快速穩(wěn)定是期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的生命線,自編輯部使用騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)后,無(wú)論是作者或是專(zhuān)家均向我們反映時(shí)常會(huì)遇到系統(tǒng)不穩(wěn)定的問(wèn)題,例如無(wú)法正常登陸系統(tǒng)、無(wú)法上傳修改稿件、無(wú)法進(jìn)行正常審稿流程、郵件偶爾出現(xiàn)亂碼等問(wèn)題,我們編輯同志也會(huì)在辦公時(shí)偶爾遇到系統(tǒng)提示服務(wù)器忙及系統(tǒng)遲滯的現(xiàn)象。專(zhuān)家及作者是期刊的生命線,如專(zhuān)家及作者在使用某一期刊的采編系統(tǒng)遇到上述問(wèn)題時(shí),對(duì)于專(zhuān)家的影響在于除了少數(shù)極富責(zé)任心的專(zhuān)家會(huì)告知編輯部或者通過(guò)其他方式將審理意見(jiàn)送至編輯部外,其他專(zhuān)家將沒(méi)有精力及耐心審理我們送審的稿件,甚至對(duì)我們的刊物產(chǎn)生某些看法,進(jìn)而會(huì)影響作者稿件的處理進(jìn)度;對(duì)于作者的影響在于給作者投稿過(guò)程帶來(lái)很大的麻煩和困擾,會(huì)增加其焦慮的心情,對(duì)期刊的看法比較負(fù)面;上述這些不僅會(huì)給我們編輯部的工作造成影響,也會(huì)讓編輯部流失審稿專(zhuān)家及作者,后果十分嚴(yán)重。這就需要網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更為縝密的開(kāi)發(fā)調(diào)試,提高服務(wù)器的穩(wěn)定性,保證與不同網(wǎng)絡(luò)之間的匹配性;另外編輯同志要加強(qiáng)對(duì)自己處理稿件的管理,定期查詢系統(tǒng)內(nèi)稿件信息,特別是對(duì)于超時(shí)的稿件,要盡量積極主動(dòng)的通過(guò)其他聯(lián)系方式如電話、E-mail、QQ等方式及時(shí)與作者、審稿專(zhuān)家聯(lián)系,了解超時(shí)原因適當(dāng)給予提醒,以確保稿件的及時(shí)處理與審稿流程的順利進(jìn)行。
騰云網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)集成了學(xué)術(shù)不端檢測(cè)功能,省去了編輯同志單獨(dú)進(jìn)入學(xué)術(shù)不端文獻(xiàn)檢測(cè)系統(tǒng)對(duì)稿件進(jìn)行檢測(cè)的步驟;而且學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)作為學(xué)術(shù)期刊規(guī)范學(xué)術(shù)道德,遏制學(xué)術(shù)不端的重要手段,為編輯部審查及保證稿件質(zhì)量提供了客觀準(zhǔn)確的技術(shù)服務(wù)參考。該檢測(cè)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把被審稿件和CNKI學(xué)術(shù)期刊總庫(kù)中的文獻(xiàn)進(jìn)行比對(duì),同時(shí)自動(dòng)生成檢測(cè)報(bào)告。報(bào)告中提供了“文字復(fù)制比”、“重復(fù)字?jǐn)?shù)”等檢測(cè)信息,會(huì)幫助編輯部老師快速準(zhǔn)確衡量被審稿件的質(zhì)量。但在編輯部同志使用該功能時(shí)經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn),系統(tǒng)里顯示的某篇文章的文字復(fù)制比和單獨(dú)通過(guò)科技期刊學(xué)術(shù)不端文獻(xiàn)檢測(cè)系統(tǒng)(AMLC)檢測(cè)出的結(jié)果存在偏差,通常系統(tǒng)檢測(cè)出的文字復(fù)制比會(huì)低于AMLC檢測(cè)的結(jié)果,這就會(huì)影響編輯同志評(píng)價(jià)某篇文章的學(xué)術(shù)不端情況。例如系統(tǒng)里一篇稿件文字復(fù)制比略低于10%,編輯就會(huì)對(duì)該稿件正常送審,而實(shí)際上通過(guò)AMLC檢測(cè)出該稿件文字復(fù)制比高于10%,這就會(huì)使一篇存在學(xué)術(shù)不端的稿件進(jìn)入了編輯部的送審流程,如進(jìn)一步稿件被錄用,出版后將對(duì)期刊的權(quán)威和質(zhì)量造成負(fù)面的影響。與開(kāi)發(fā)人員的溝通后得到的答復(fù)是由于網(wǎng)絡(luò)采編的學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫(kù)的選擇和對(duì)接與AMLC系統(tǒng)存在一定的偏差,這些偏差就造成了檢測(cè)結(jié)果的不同。這就需要開(kāi)發(fā)公司及時(shí)與其他部門(mén)做好溝通工作,得到完整且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫(kù)共享鏈接,保證網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)里的學(xué)術(shù)不端檢測(cè)結(jié)果與AMLC檢測(cè)結(jié)果一致。在這一問(wèn)題沒(méi)有得到完全解決時(shí),建議編輯對(duì)于存疑稿件,特別是文字復(fù)制比在退稿復(fù)制比附近時(shí),應(yīng)對(duì)該稿件進(jìn)行手動(dòng)檢測(cè)及核對(duì),以確保檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確,堅(jiān)持不漏掉一篇具有學(xué)術(shù)不端行為的稿件,也不“冤枉”一篇本該進(jìn)入正常審理流程的稿件。
專(zhuān)家遴選系統(tǒng)是騰云采編系統(tǒng)在中國(guó)知網(wǎng)擁有的1000多萬(wàn)專(zhuān)家學(xué)者數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)而成。該系統(tǒng)提供了多種搜索審稿專(zhuān)家的方式,通??砂创龑徃寮难芯款I(lǐng)域、關(guān)鍵詞等進(jìn)行搜索,數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)根據(jù)專(zhuān)家的研究領(lǐng)域、審稿歷史進(jìn)行自動(dòng)匹配,推薦出適合審理這篇稿件的專(zhuān)家,使得指派審稿專(zhuān)家的搜索結(jié)果更具科學(xué)性及針對(duì)性。但編輯在使用該系統(tǒng)的過(guò)程中,專(zhuān)家遴選系統(tǒng)并不能有效的提供我們所需專(zhuān)家信息,具體原因有:
(1)專(zhuān)家遴選系統(tǒng)搜索條件過(guò)于簡(jiǎn)單。無(wú)論是普通檢索還是精準(zhǔn)檢索,搜索選項(xiàng)中提供的學(xué)者姓名及工作單位選項(xiàng)實(shí)為雞肋,沒(méi)有任何實(shí)際意義,研究領(lǐng)域搜索欄也搜索不出任何結(jié)果;僅有關(guān)鍵詞搜索欄略微有效,但搜索出的結(jié)果太過(guò)寬泛,僅顯示該專(zhuān)家的研究方向及歷史發(fā)文,匹配度很低,通常需要瀏覽十幾個(gè)甚至幾十個(gè)專(zhuān)家才能找到適合審理該篇稿件的專(zhuān)家,甚至大多數(shù)時(shí)候需要到別的專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)去查找相關(guān)領(lǐng)域?qū)<遥缓笫謩?dòng)錄入到系統(tǒng)的專(zhuān)家?guī)熘小?/p>
(2)專(zhuān)家?guī)煨畔㈠e(cuò)誤率較高。這主要是由于專(zhuān)家?guī)炖镉写罅啃畔ⅲ芏鄬?zhuān)家的信息沒(méi)有及時(shí)更新甚至某些重要信息存在空缺,例如專(zhuān)家的郵箱、職稱(chēng)及所在院校,在這些信息中郵箱的差錯(cuò)率較高,通常直到編輯部郵箱返回某些未送達(dá)郵件或者系統(tǒng)退信時(shí)我們才知道稿件并未送至審稿專(zhuān)家處,所以編輯同志還要經(jīng)常利用搜索工具進(jìn)行二次查找,以準(zhǔn)確的填寫(xiě)專(zhuān)家的郵箱及其他一些重要信息,以確保稿件及時(shí)準(zhǔn)確的送到審稿專(zhuān)家的郵箱。
(3)專(zhuān)家角色設(shè)置及審稿信息統(tǒng)計(jì)。在添加審稿專(zhuān)家輸入其信息時(shí),經(jīng)常遇到專(zhuān)家郵箱已注冊(cè)的情況,此時(shí)就需要修改專(zhuān)家身份或在已專(zhuān)家?guī)炖锖Y選,十分麻煩;另外專(zhuān)家稿件審理信息統(tǒng)計(jì)不全面,如上次送審時(shí)間,騰云網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)(包括期刊使用該系統(tǒng)的編輯部)目前送至專(zhuān)家處待審理稿件數(shù),完成審理時(shí)間分布圖等。
上述問(wèn)題不僅加大了編輯的工作量,延長(zhǎng)了審稿時(shí)間,降低了審稿流程效率,而且有可能延長(zhǎng)我刊論文的發(fā)表周期。其解決方式在于開(kāi)發(fā)公司要開(kāi)發(fā)更加智能的遴選數(shù)據(jù)庫(kù),及時(shí)更新專(zhuān)家?guī)鞌?shù)據(jù),此外編輯同志在使用專(zhuān)家遴選系統(tǒng)尤其要注意以上問(wèn)題,通過(guò)人工措施來(lái)避免不必要的差錯(cuò)。
由于審稿專(zhuān)家和作者對(duì)系統(tǒng)的功能和操作不太熟悉,經(jīng)常會(huì)造成其在使用系統(tǒng)時(shí)出現(xiàn)誤操作,例如不會(huì)上傳資料或資料上傳不成功,不知道如何進(jìn)行操作而錯(cuò)誤的點(diǎn)擊某一按鍵造成稿件被錯(cuò)誤的處理,特別是審稿專(zhuān)家的誤操作極易造成該篇稿件審理失敗,對(duì)于某些誤操作是可以有編輯人員或者后臺(tái)工作人員進(jìn)行更正,而某些屬于災(zāi)難性或難于恢復(fù)的誤操作會(huì)對(duì)稿件的審理造成極大的困難。因此,對(duì)那些容易造成誤操作的界面或者按鈕應(yīng)當(dāng)增加系統(tǒng)提示,并且在系統(tǒng)中尤其是新注冊(cè)作者的操作界面中應(yīng)增加簡(jiǎn)明的操作指南和注意事項(xiàng)。同時(shí),當(dāng)作者或?qū)徃鍖?zhuān)家遇到問(wèn)題時(shí),編輯應(yīng)耐心地與其溝通,為他們服務(wù),對(duì)他們進(jìn)行指導(dǎo),幫助他們完成各自相應(yīng)的工作。
系統(tǒng)功能化涉及到整個(gè)系統(tǒng)的循環(huán)性、實(shí)用性及完整性,這主要是決定于開(kāi)發(fā)人員對(duì)整個(gè)審稿采編系統(tǒng)的理解和開(kāi)發(fā)程度,也決定于編輯部人員與開(kāi)發(fā)人員的溝通和交流程度。目前我刊使用的采編系統(tǒng)在功能上主要存在的問(wèn)題及修改建議如下。
(1)作者稿件一經(jīng)上傳后,作者就無(wú)法對(duì)其更改或者替換,只有在編輯對(duì)其操作退至作者處才可對(duì)稿件進(jìn)行更改。這個(gè)問(wèn)題需要采編系統(tǒng)在下一次升級(jí)時(shí),給予作者相應(yīng)的權(quán)限對(duì)作者通訊方式、E-mail、研究方向等信息自行修改,但是對(duì)作者能否修改有關(guān)論文學(xué)術(shù)道德等信息,如增減文章作者人員數(shù)量、修改作者姓名、作者排序等,采編系統(tǒng)需要給編輯部后臺(tái)設(shè)定相應(yīng)權(quán)限。
(2)對(duì)于同一作者投于本刊論文的歷史記錄,特別是那些退稿稿件,無(wú)法對(duì)其進(jìn)行智能識(shí)別以及查重工作。解決這個(gè)問(wèn)題,需要采編系統(tǒng)在識(shí)別新投稿的重復(fù)率時(shí),不僅與“學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)”中比對(duì),還需要與采編系統(tǒng)中已存在的稿件做比對(duì),高重復(fù)率的文章做標(biāo)示,并提示與之重復(fù)的文章。
(3)在編輯加工過(guò)程中,稿件的參考文獻(xiàn)著錄信息校對(duì)是一項(xiàng)艱巨而困難的工作,尤其科技期刊需要嚴(yán)格符合國(guó)家對(duì)出版物質(zhì)量的要求和規(guī)定,并且參考文獻(xiàn)的著錄也對(duì)學(xué)報(bào)的編校質(zhì)量、期刊數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、學(xué)報(bào)的學(xué)術(shù)影響力有重要的影響。每條參考文獻(xiàn)均存在責(zé)任者、題名、版本、出版項(xiàng)、頁(yè)碼、析出文獻(xiàn)標(biāo)志碼等著錄信息。采編系統(tǒng)中參考文獻(xiàn)關(guān)聯(lián)度問(wèn)題一直沒(méi)有得到解決,按照我們的流程,在作者投稿時(shí)的參考文獻(xiàn)格式加以明確,得到準(zhǔn)確而又規(guī)范的參考文獻(xiàn)內(nèi)容。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題,采編系統(tǒng)可以考慮做嵌入式軟件接口,與專(zhuān)業(yè)參考文獻(xiàn)校對(duì)軟件(如Notefirst期刊論文輔助編校系統(tǒng)等)或文獻(xiàn)管理軟件(如NoteExpress、Endnote等)整合平臺(tái)。
(4)同時(shí)送多個(gè)專(zhuān)家審時(shí),由于存在多種稿件審理狀態(tài),如有多種狀態(tài)存于審稿狀態(tài)欄目中,看起來(lái)相當(dāng)混亂,編輯算法中專(zhuān)家優(yōu)先級(jí)應(yīng)為審回>拒審>超時(shí),且只顯示優(yōu)先級(jí)在前的狀態(tài)。
(5)在專(zhuān)家審稿意見(jiàn)中,還沒(méi)有完全限制審稿單里各個(gè)選項(xiàng)為必填項(xiàng),這樣就會(huì)造成很多審稿意見(jiàn)回來(lái)后審稿單中幾乎沒(méi)有可以參考的意見(jiàn),給編輯工作帶來(lái)了困難;采編系統(tǒng)再升級(jí)時(shí),需要給予編輯部后臺(tái)設(shè)定的權(quán)限。
(6)當(dāng)給作者發(fā)審理意見(jiàn)時(shí),如外審專(zhuān)家上傳過(guò)審閱修改稿,就需要編輯將外審意見(jiàn)稿下載到本地電腦再通過(guò)郵件附件的形式發(fā)送給作者;采編系統(tǒng)再升級(jí)時(shí)需要做技術(shù)處理,給予編輯權(quán)限,允許編輯選擇給予或不予作者或外審專(zhuān)家查看的有關(guān)該篇文章的電子文檔。
(7)系統(tǒng)循環(huán)完整度不夠,當(dāng)一個(gè)操作循環(huán)完成后操作界面還是停留在上一界面,待刷新后才進(jìn)入下一環(huán)節(jié);采編系統(tǒng)的細(xì)節(jié)可以更加完善。
(8)缺少明確而有效的編輯與作者的溝通渠道,導(dǎo)致作者經(jīng)常致電編輯部詢問(wèn)稿件審理情況;采編系統(tǒng)需要在作者投稿界面、發(fā)給作者的郵件等方面多做一些工作,給予作者有效的提示。
(9)稿件在主編終審錄用后無(wú)法對(duì)其進(jìn)行某些更改及操作,如上傳新的文件;“細(xì)節(jié)決定命運(yùn)”,精細(xì)化、人性化、功能化的采編系統(tǒng)是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。
當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)對(duì)于科技期刊已十分重要,一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)良好且功能強(qiáng)大的采編系統(tǒng)不僅可以提高編輯人員的工作效率,使編輯、專(zhuān)家及作者三者之間形成良好的互動(dòng),營(yíng)造出和諧的氛圍,更可以擴(kuò)大期刊的稿源及審稿專(zhuān)家?guī)?,?shù)立期刊良好的口碑,促進(jìn)期刊健康良好的發(fā)展。但采編系統(tǒng)存在的一些問(wèn)題也會(huì)給編輯部的工作帶來(lái)很多麻煩及不便,因此編輯應(yīng)針對(duì)上述容易出現(xiàn)的問(wèn)題,采取積極的態(tài)度對(duì)其進(jìn)行處理,并及時(shí)與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員聯(lián)系,幫助其完善和優(yōu)化系統(tǒng)的功能;與此同時(shí)網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員也應(yīng)注意并及時(shí)修正編輯同志反饋的問(wèn)題,經(jīng)常與編輯同志溝通,做到真正了解審稿流程中個(gè)步驟的物理含義和邏輯意義,保證系統(tǒng)各功能的實(shí)用性和易用性,開(kāi)發(fā)符合編輯部要求的系統(tǒng),此外還需參考其他采編系統(tǒng)的特色,借鑒國(guó)外成熟網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn),使自身的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平逐步提升。最后網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)應(yīng)聯(lián)合一定區(qū)域或性質(zhì)相同的編輯部,共同打造一個(gè)公共期刊平臺(tái),使作者信息、稿件信息、審稿專(zhuān)家?guī)旒捌渌Y源得到共享,最大限度地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢(shì),提高科技期刊整體質(zhì)量,使其更好的為編輯、作者和專(zhuān)家服務(wù)。
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