王一柏 唐永新 王 晶 李玉紅 張永祥

北京工業(yè)大學國有資產與實驗室管理處 北京 100124

高校房產檔案管理是高校建設及發(fā)展有序進行的重要前提條件。隨著高校房地產變化的日益頻繁，如房產新建、改建和擴建以及校區(qū)分割、合并等活動，對相關檔案的管理提出了很高的要求，不僅應對所有重要文檔歸檔，還要能夠詳細、系統(tǒng)地反映每一次變動[1]。

筆者分析了目前高校在房產檔案管理工作中普遍存在的問題，結合自身工作實際，提出改進建議。

1 目前高校房產檔案管理中存在的問題

1.1 房產檔案不完整

有些學校沒有制定房產檔案歸檔細則，在實際工作中缺乏規(guī)范化的操作程序。基層部門在收集檔案材料時，很多兼職檔案管理人員由于沒有受過專業(yè)檔案管理培訓，檔案管理意識淡薄，只能做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保存等常規(guī)性工作，使得檔案建立缺乏系統(tǒng)性和完整性，導致歸檔材料的不齊全或不完整[3]。

近幾年一些高校由于分合，出現相關房地產的分割或合并問題。房地產變更使用單位后，本應及時辦理相關手續(xù)并進行檔案交接，但在實際工作中，沒有及時履行手續(xù)的現象屢見不鮮，管理人員幾經更換后，難以保證檔案資料的完整與安全，一些重要文件，如土地證、房產證缺失，還有一些存檔文件是復印件。

文件的缺失常常給房地產歸屬單位造成嚴重的損失，如與相鄰地界單位發(fā)生土地、房產糾紛時無法證明產權歸屬，甚至會失去土地及房產。

1.2 房產檔案管理手段落后

由于房屋的使用年限很長，房屋的所有權性質、結構、功能等隨時會發(fā)生變化，且房地產檔案文件的形式和規(guī)格不同于其他文檔，所以檔案管理工作更為復雜。

目前一些高校房產檔案管理還依賴于傳統(tǒng)的手工管理方式，工作效率低，無法快捷地檢索、調取并有效利用檔案信息資料；有些高校檔案部門雖然使用了管理軟件，但版本較低，而且大多是單機版，沒有建立網絡平臺，這種管理現狀難以滿足學校發(fā)展需要。管理手段的落后，導致房產檔案的管理較其他檔案管理而言相對落后[1]。

1.3 房產檔案管理隊伍的整體素質較低

房產檔案管理專業(yè)性較強，這就要求管理人員具有一定的專業(yè)素質，但實際情況不容樂觀。一些房產檔案管理人員觀念陳舊，同時缺乏對檔案管理專業(yè)知識的學習，再加上有些管理人員計算機操作水平較低，習慣于使用傳統(tǒng)手工方法處理文本信息和房地產檔案，致使管理工作效率低下，甚至出現檔案數據損壞、丟失、殘缺的現象。

2 關于高校房產檔案管理的工作建議

2.1 完善房產檔案管理制度

房產檔案作為重點檔案，要建立配套的管理制度。為管好用好檔案，將資料規(guī)范收集、整理、歸檔[2]，應由學校牽頭會同相關部門按照其范疇、性質和特點制訂房產檔案的管理辦法，同時制訂相應的管理細則，作為制度在全校范圍內執(zhí)行。

制度建設是管理工作的重要保障。只有學校領導、相關部門高度重視，將房產檔案的管理作為一項系統(tǒng)工程，實現全方位、多元化的管理模式，才能提高檔案管理的整體水平。

2.2 做好房產檔案的收集工作

房產檔案的收集，是檔案管理工作的起點和基礎。在收集過程中，確保每次產權登記、變更和涉及產權活動的產權文件材料完整、準確、翔實，力求文件材料的形式、規(guī)格、各項技術指標和驗收標準高度統(tǒng)一。收集范圍包括：產權來源、產權登記以及產權變更的證明、證件，房屋及其使用土地權屬界定位置圖，反映測繪工作的圖紙、報告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等。歸檔時間應按照便于集中統(tǒng)一管理，維護房地產檔案的完整和安全，方便保管利用等要求，采用隨時歸檔和定期歸檔的方式進行。同時對學校各校區(qū)、各部門檔案資料進行整合，統(tǒng)一集中管理，并及時收集、整理各種變化的材料，所有事件都做到及時歸檔。

2.3 房產檔案管理實現信息化、網絡化

檔案信息化、網絡化就是將檔案內容從實體轉化為數字化，從傳統(tǒng)的手工管理逐步向計算機管理轉變，并通過構建網絡平臺，實現網絡化的管理，提高檔案資源的共享與利用效率。

檔案管理的信息化，需要對原有館藏房產檔案進行數字化處理，建立電子檔案。即將傳統(tǒng)的紙質檔案按卷通過拍照或電子掃描等手段，進行數字化轉換，形成有序的、完整的檔案信息數據庫。對于一些容易受損的圖紙、土地及房產文件的電子化，應專人負責，謹防遺失。還有很多紙質檔案資料尺寸較大，需要到專業(yè)掃描、復印的地方轉化，費用高，時間周期長。信息化屬于管理平臺的前期工作，艱巨而繁雜，需要的人力、物力成本也較高，而且時間跨度長。

檔案管理的最終目的是便于更好地利用。數字化檔案通過構建網絡平臺，實現全文存儲、網絡傳輸、智能化檢索，網絡平臺可以實現檔案辦公的自動化和資源共享。建立目錄查詢系統(tǒng)，學校各級各類用戶根據不同權限，足不出戶就可檢索所需資料，如需紙質資料，可以自行打印，從而達到科學、規(guī)范化管理[2]。

2.4 加強房產檔案管理人員隊伍建設

定期對房產檔案管理員進行職業(yè)規(guī)范和業(yè)務培訓?，F代化技術手段的不斷融入，對房產檔案管理人員的專業(yè)要求也越來越高，如對檔案進行收集、整理、保管、編研都需要更專業(yè)、更及時。

檔案管理人員應具有責任感和使命感，應加強利用檔案信息的守法意識、保密意識、傳播意識和更新轉換意識的教育[3]。對每一次的借閱行為，都要按照相關規(guī)定認真履行手續(xù)。

應加強對房產檔案管理隊伍整體素質的提高，定期組織學習國家有關法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》；定期進行培訓，系統(tǒng)地學習檔案專業(yè)理論知識，如文書學、檔案管理、科技檔案管理、檔案學概論、檔案保護技術等，通過業(yè)務知識培訓、調研相關部門、交流先進管理經驗并且研究工作中存在的問題，提高業(yè)務素質。同時，適當引進檔案管理專業(yè)、計算機專業(yè)等方面的人才，調整檔案管理人才結構，達到整體提高檔案管理人員專業(yè)素質的效果。

3 結束語

房產檔案管理人員應在新時期檔案管理模式下與時俱進，以高度的責任心和使命感創(chuàng)新服務手段，將先進的科學技術與管理方法有機結合，促進管理水平的提高，使房產檔案的使用及共享程度適應學校發(fā)展的需要。

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