楊國(guó)棟(杭州師范大學(xué)圖書(shū)館 浙江 杭州 311121)
館藏盤(pán)點(diǎn)是圖書(shū)館典藏工作的重要內(nèi)容,然而,由于館藏文獻(xiàn)量龐大、文獻(xiàn)種類(lèi)多樣及技術(shù)欠缺等原因,圖書(shū)館往往把館藏文獻(xiàn)盤(pán)點(diǎn)視作難以進(jìn)行的工作而很少或干脆不做。隨著RFID(Radio Frequency Identification,射頻識(shí)別)技術(shù)在圖書(shū)館應(yīng)用中的不斷發(fā)展和完善,其具有的非接觸自動(dòng)識(shí)別、多標(biāo)簽讀取等優(yōu)勢(shì)改變了傳統(tǒng)的館藏文獻(xiàn)盤(pán)點(diǎn)模式,因而其大大提高了盤(pán)點(diǎn)的效率和質(zhì)量[1]。但是,改善后的盤(pán)點(diǎn)流程依然十分耗時(shí),與原有模式只不過(guò)是“五十步”與“百步”的區(qū)別,圖書(shū)館依然很少進(jìn)行圖書(shū)盤(pán)點(diǎn),電子科技大學(xué)圖書(shū)館曾進(jìn)行過(guò)一次54.5萬(wàn)冊(cè)圖書(shū)的盤(pán)點(diǎn)工作,其使用了60名工作人員15天的時(shí)間,平均每人每天盤(pán)點(diǎn)圖書(shū)605冊(cè)[2],實(shí)施盤(pán)點(diǎn)所耗人力可見(jiàn)一斑。
圖書(shū)館在新舊圖書(shū)館搬遷、館內(nèi)格局調(diào)整、圖書(shū)編目、圖書(shū)入庫(kù)、圖書(shū)借閱的過(guò)程中產(chǎn)生的圖書(shū)丟失、圖書(shū)錯(cuò)庫(kù)、圖書(shū)漏編、圖書(shū)信息不一致等問(wèn)題[3],將給讀者和圖書(shū)館管理者帶來(lái)不便,館藏清點(diǎn)也就應(yīng)運(yùn)而生?!扒妩c(diǎn)”一詞按照字面意思可翻譯為“check”,即“檢查”。限于各圖書(shū)館投入人力的多少及技術(shù)手段的制約,館藏清點(diǎn)所檢查的內(nèi)容在目錄卡片時(shí)代、機(jī)讀目錄時(shí)代及RFID技術(shù)條件下都有著些許差異。例如,在目錄卡片時(shí)代,館藏清點(diǎn)主要檢查圖書(shū)和目錄卡片的對(duì)應(yīng)情況;在機(jī)讀目錄時(shí)代,館藏清點(diǎn)主要檢查圖書(shū)、條形碼與機(jī)讀目錄的對(duì)應(yīng)情況;而隨著RFID技術(shù)的興起,館藏清點(diǎn)在RFID條件下不僅可以檢查圖書(shū)、RFID標(biāo)簽和機(jī)讀目錄的對(duì)應(yīng)情況,還可以檢查圖書(shū)與圖書(shū)之間的位置對(duì)應(yīng)(即亂架)情況等。而“盤(pán)點(diǎn)”一詞,原指定期或臨時(shí)地對(duì)庫(kù)存商品的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行清查、清點(diǎn)的作業(yè)。圖書(shū)館領(lǐng)域的“館藏盤(pán)點(diǎn)”之說(shuō)是隨著RFID技術(shù)在圖書(shū)館的應(yīng)用而出現(xiàn)的,意味著RFID技術(shù)可以讓館藏清點(diǎn)工作更方便,圖書(shū)館可定期或隨時(shí)進(jìn)行。
現(xiàn)有的RFID盤(pán)點(diǎn)基本步驟如下(限于各館在盤(pán)點(diǎn)時(shí)的人力投入及要求不同,筆者選取常規(guī)步驟):
(1)整架 按索書(shū)號(hào)對(duì)圖書(shū)進(jìn)行細(xì)排架,方便查找問(wèn)題圖書(shū)。
(2)人工計(jì)數(shù) 對(duì)各層在架圖書(shū)實(shí)行人工計(jì)數(shù),并分別記錄各層在架圖書(shū)數(shù)據(jù)。
(3)圖書(shū)掃描 比對(duì)每層書(shū)架中圖書(shū)的數(shù)量,并對(duì)各種情況進(jìn)行判斷及分類(lèi)處理。
(4)進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)。
RFID條件下的館藏盤(pán)點(diǎn)完全以圖書(shū)RFID標(biāo)簽替代了原來(lái)的條形碼,使得館藏盤(pán)點(diǎn)時(shí)不需要將每本書(shū)都翻開(kāi)再掃描條形碼,而是同時(shí)讀取非接觸式多個(gè)標(biāo)簽。這種盤(pán)點(diǎn)方法雖然節(jié)約了大量的人力資源,但是也有標(biāo)簽的漏讀、誤讀及管理人員的操作失誤等多種情況發(fā)生,更增加了盤(pán)點(diǎn)時(shí)意外情況的發(fā)生,使得工作人員要花費(fèi)更多的時(shí)間在各種情況的確認(rèn)及處理上。所以,通常情況下,在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中,掃描圖書(shū)的時(shí)間所占的比例其實(shí)并不大,占用較多時(shí)間的是工作人員確認(rèn)和處理各種情況的重復(fù)勞動(dòng)所耗費(fèi)的時(shí)間。掃描和確認(rèn)是館藏盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)工作的兩個(gè)方面,隨著RFID掃描技術(shù)的發(fā)展,系統(tǒng)自動(dòng)確認(rèn)技術(shù)也必須及時(shí)跟進(jìn),才能使盤(pán)點(diǎn)工作更高效、更常態(tài)化地運(yùn)行。筆者設(shè)計(jì)的新盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)的基本改進(jìn)思路和原則如下。
隨著RFID技術(shù)的興起,許多圖書(shū)館對(duì)于分類(lèi)、排架的執(zhí)行力度有所降低,其大都進(jìn)行不同程度的粗排架。筆者認(rèn)為,粗排架確實(shí)可以減少部分工作人員上架的工作量,但是這樣造成的一本圖書(shū)有多個(gè)位置皆可放置的情況也給工作人員的巡架、理架造成了困擾,工作人員很難通過(guò)直觀觀察判定圖書(shū)錯(cuò)架情況,而必須借助于“累贅”的盤(pán)點(diǎn)車(chē)或RFID閱讀設(shè)備。同時(shí),粗排架也給讀者帶來(lái)了許多不必要的麻煩,造成讀者找書(shū)時(shí)“有上沒(méi)有下”、“有前沒(méi)有后”、“相似圖書(shū)相隔太遠(yuǎn)”等問(wèn)題。而且,長(zhǎng)此以往,圖書(shū)會(huì)越來(lái)越亂,讀者僅能通過(guò)OPAC(Online Public Access Catalogue,聯(lián)機(jī)公共目錄查詢(xún))系統(tǒng)才能查到需要的圖書(shū)。因此,也有許多圖書(shū)館看到了這一方面的問(wèn)題,堅(jiān)定不移地執(zhí)行著圖書(shū)的全排架。筆者設(shè)計(jì)的館藏盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)正是在圖書(shū)分類(lèi)全排架結(jié)果的基礎(chǔ)上建立而成的,相信但不盡信現(xiàn)有的分類(lèi)全排架成果即認(rèn)為,現(xiàn)有的圖書(shū)排架結(jié)果大部分都是按照分類(lèi)法全排架,只有少部分錯(cuò)架圖書(shū)、錯(cuò)架及缺架圖書(shū)由系統(tǒng)判定并反饋給工作人員手動(dòng)處理。即無(wú)需在館藏盤(pán)點(diǎn)之前執(zhí)行整架步驟 (如果圖書(shū)有大量亂架情況,筆者還是建議整架)。
由于在現(xiàn)有情況下RFID標(biāo)簽的漏讀、誤讀問(wèn)題還無(wú)法有效地解決,所以圖書(shū)館只能要求工作人員在盤(pán)點(diǎn)、理架時(shí)進(jìn)行多次掃架,以降低錯(cuò)誤發(fā)生的幾率[4]171,這就造成了大量的重復(fù)勞動(dòng)。相信但不盡信工作人員的掃描結(jié)果即認(rèn)為,工作人員的掃描結(jié)果大部分都是準(zhǔn)確的,只有少部分有錯(cuò)誤,誤讀、漏讀等情況應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)及掃描設(shè)備來(lái)判定并反饋給工作人員進(jìn)行手動(dòng)處理。即無(wú)需在館藏盤(pán)點(diǎn)之前執(zhí)行人工計(jì)數(shù)環(huán)節(jié)。
筆者認(rèn)為,在館藏盤(pán)點(diǎn)流程改進(jìn)時(shí),圖書(shū)館和RFID系統(tǒng)廠商應(yīng)結(jié)合圖書(shū)館的實(shí)際工作需要,全面地考慮館藏盤(pán)點(diǎn)中的哪些流程可完全自動(dòng)化、哪些流程可部分自動(dòng)化、哪些流程應(yīng)被替換及哪些流程需要新增等問(wèn)題,優(yōu)化盤(pán)點(diǎn)流程,以減少工作人員的重復(fù)勞動(dòng)。
在館藏盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)的改進(jìn)過(guò)程中,圖書(shū)館和RFID系統(tǒng)廠商還應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)O(shè)計(jì)理念,完善館藏盤(pán)點(diǎn)設(shè)備。例如,現(xiàn)有RFID盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)的設(shè)備提供專(zhuān)門(mén)為讀者查找圖書(shū)服務(wù)的架位導(dǎo)航圖,卻缺乏提供面向工作人員的架位導(dǎo)航圖。筆者認(rèn)為,在系統(tǒng)的改進(jìn)中,圖書(shū)館和RFID系統(tǒng)廠商應(yīng)設(shè)計(jì)面向工作人員的架位導(dǎo)航圖,方便工作人員在館藏盤(pán)點(diǎn)時(shí)更快地找到所需圖書(shū)。又如,現(xiàn)有RFID盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)閱讀器的提示及掃描設(shè)備的故障警報(bào)的內(nèi)容較為單一,系統(tǒng)改進(jìn)人員應(yīng)對(duì)其加以改進(jìn),使其提示和警報(bào)的內(nèi)容更豐富和人性化,以便于工作人員進(jìn)行識(shí)別。
基于以上基本思路和原則,筆者擬設(shè)計(jì)的新盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)的運(yùn)行步驟如下。
(1)標(biāo)簽掃描,將掃描結(jié)果上傳到館藏盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)。從掃描設(shè)備看,遠(yuǎn)望谷品牌的超高頻掃描設(shè)備的掃描效率比高頻的感應(yīng)拍更具有優(yōu)勢(shì),可是該品牌的盤(pán)點(diǎn)車(chē)過(guò)于“累贅”,不如阿法迪品牌的手持式閱讀器方便。筆者比較傾向使用超高頻的掃描槍搭配手持RFID閱讀器。在掃描過(guò)程中,如果碰到有重復(fù)掃描的圖書(shū),則閱讀器進(jìn)行提示:“該圖書(shū)已在第*架第*層被掃描,確認(rèn)要改變嗎?”同時(shí)掃描槍會(huì)發(fā)出不同聲音的警報(bào),此時(shí)就需要工作人員確認(rèn)該書(shū)是在該層還是在前面的掃描中被誤讀,這樣就可以有效地解決標(biāo)簽的誤讀問(wèn)題。
(2)把掃描結(jié)果上傳到服務(wù)器并進(jìn)行系統(tǒng)運(yùn)算。工作人員針對(duì)每個(gè)書(shū)庫(kù)甚至?xí)鴰?kù)中具體的每個(gè)工作人員所負(fù)責(zé)管理的書(shū)架做匯總,通過(guò)對(duì)所掃描的結(jié)果與該書(shū)庫(kù)中所有的圖書(shū)信息進(jìn)行比較可以推測(cè)出,某些層位多出的幾本書(shū)可能是其他書(shū)庫(kù)的亂架圖書(shū),或是由于歸還操作失敗導(dǎo)致沒(méi)有歸還成功的圖書(shū);某些層位缺少了應(yīng)該有的幾本圖書(shū)則可能是圖書(shū)遺失、被藏或標(biāo)簽漏讀。
(3)把掃描結(jié)果以架位導(dǎo)航圖的形式予以清晰標(biāo)記,并反饋給工作人員進(jìn)行一一處理、確認(rèn)。圖書(shū)館可以將架位導(dǎo)航圖打印出來(lái),也可以使其同時(shí)在RFID閱讀器中顯示出來(lái)。這樣就解決了標(biāo)簽的漏讀、損壞及圖書(shū)的丟失等問(wèn)題。
(4)系統(tǒng)運(yùn)算,進(jìn)行亂架指導(dǎo)?,F(xiàn)有的RFID系統(tǒng)的亂架整理功能,是指把每本圖書(shū)當(dāng)前所處的位置與原來(lái)所處的位置進(jìn)行比對(duì),如果位置不同,系統(tǒng)就會(huì)提示為錯(cuò)架。這種方法使得工作人員在對(duì)圖書(shū)的每次隨機(jī)整理之后,都要再通過(guò)閱讀器掃描定位變化位置的圖書(shū),處理過(guò)程甚為繁瑣。在相信但不盡信現(xiàn)有的分類(lèi)全排架成果的基礎(chǔ)上,其實(shí)只需工作人員執(zhí)行系統(tǒng)算法,就可以找出亂架圖書(shū)。首先,設(shè)計(jì)圖書(shū)分類(lèi)號(hào)的比較函數(shù),由分類(lèi)號(hào)來(lái)確認(rèn)圖書(shū)的先后位置。其次,對(duì)需要進(jìn)行檢測(cè)的書(shū)庫(kù)第1層位中的所有圖書(shū)進(jìn)行人工檢測(cè),以確認(rèn)該層沒(méi)有錯(cuò)架圖書(shū),然后由第2層開(kāi)始,將該層的每本圖書(shū)與第1層的每本圖書(shū)調(diào)用圖書(shū)分類(lèi)號(hào)比較函數(shù)進(jìn)行比較。如果發(fā)現(xiàn)比較結(jié)果中第2層與第1層有不同的圖書(shū),則說(shuō)明這其中至少有1本是錯(cuò)架,工作人員應(yīng)在系統(tǒng)中將不同的圖書(shū)予以標(biāo)記并繼續(xù)執(zhí)行程序。最終,被多次標(biāo)記的圖書(shū)可基本確定為亂架圖書(shū),工作人員予以二次標(biāo)記,確認(rèn)后的亂架圖書(shū)不再參與與下一層位圖書(shū)的比較。依此類(lèi)推,第3層與第2層比較,第4層與第3層比較……第N層與第N-1層比較,最后可以得出所有亂架圖書(shū)的位置信息。這種系統(tǒng)算法通過(guò)對(duì)相鄰層位圖書(shū)分類(lèi)號(hào)的比較,可將圖書(shū)的亂架情況精確到層位,至于亂架圖書(shū)在層位中的具體位置則無(wú)法判斷,仍需要上架人員嚴(yán)格按照分類(lèi)號(hào)進(jìn)行全排架。
(5)把亂架信息在架位導(dǎo)航圖中予以清晰標(biāo)記,并打印或發(fā)送給工作人員。由工作人員手持掃描設(shè)備掃描對(duì)應(yīng)層位的圖書(shū),當(dāng)聽(tīng)到不同聲音時(shí)表示掃描設(shè)備已經(jīng)讀取到錯(cuò)架圖書(shū),工作人員則可以很方便地對(duì)照閱讀器上的數(shù)據(jù)在對(duì)應(yīng)位置取出錯(cuò)架圖書(shū)。如果錯(cuò)架圖書(shū)就在附近書(shū)架,工作人員可直接將其上架,如果不在附近書(shū)架,則可安排其集中上架。
(6)以上步驟完成后,盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的架位信息庫(kù)則應(yīng)更新為此次處理后的數(shù)據(jù),以為架位導(dǎo)航系統(tǒng)提供支持。
(7)進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)及制作相關(guān)報(bào)表,如圖書(shū)的丟失率及遺失圖書(shū)清單、在架圖書(shū)清單、書(shū)庫(kù)錯(cuò)架率及錯(cuò)架清單、未在架清單等。
第2步與第4步的系統(tǒng)運(yùn)算過(guò)程完全由系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行,可以合并。筆者將其分開(kāi)的原因是對(duì)亂架圖書(shū)和其他問(wèn)題圖書(shū)做分開(kāi)處理,以減少工作人員重復(fù)判斷的可能。當(dāng)然,如果書(shū)庫(kù)中的問(wèn)題圖書(shū)不多,也可以將這兩步并作一步執(zhí)行。
從以上步驟可以看出,新的盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)的人力花費(fèi)主要集中在了掃描圖書(shū)及按照系統(tǒng)提示處理問(wèn)題圖書(shū)上,有條件使用智能書(shū)架技術(shù)的圖書(shū)館則省卻了掃描的步驟,而只需在盤(pán)點(diǎn)前開(kāi)啟智能書(shū)架獲取一次圖書(shū)信息即可;而隨著盤(pán)點(diǎn)工作的常態(tài)化進(jìn)行,問(wèn)題圖書(shū)數(shù)量也會(huì)維持在一個(gè)相對(duì)較低的水平,也許到那時(shí),圖書(shū)館每天都可以進(jìn)行館藏盤(pán)點(diǎn)了。
相對(duì)于現(xiàn)有的盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)而言,新盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)具有如下方面的優(yōu)勢(shì)。
由于省去了盤(pán)點(diǎn)前期的整架和人工計(jì)數(shù)的步驟,獨(dú)立出了標(biāo)簽掃描的步驟,這使得工作人員無(wú)需在掃描時(shí)應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的各種情形,加快了掃描的進(jìn)程;由系統(tǒng)自動(dòng)判定問(wèn)題圖書(shū)的位置,工作人員依架位導(dǎo)航圖便能找出問(wèn)題圖書(shū)進(jìn)行處理。由此可以看出,當(dāng)盤(pán)點(diǎn)工作常態(tài)化運(yùn)行時(shí),問(wèn)題圖書(shū)的數(shù)量一定會(huì)維持在一個(gè)相對(duì)較低的水平,盤(pán)點(diǎn)也會(huì)更省力。
圖書(shū)館工作人員在保證圖書(shū)分類(lèi)全排架的基礎(chǔ)上,還需要保證導(dǎo)航系統(tǒng)的準(zhǔn)確性,所以在日常上架、整架、小規(guī)模倒架等操作后,其還要進(jìn)行再定位操作。而新系統(tǒng)省去了圖書(shū)定位掃描的流程,讓工作人員可以專(zhuān)心應(yīng)對(duì)日常工作。
盤(pán)點(diǎn)工作由于耗時(shí)太長(zhǎng),大部分圖書(shū)館都選在閉館期間進(jìn)行,以免影響讀者對(duì)圖書(shū)館的正常使用,且需要工作人員分組協(xié)調(diào)、多人配合才能完成。而新系統(tǒng)運(yùn)行步驟中的掃描和處理兩大環(huán)節(jié)都可在圖書(shū)館開(kāi)放狀態(tài)中進(jìn)行,對(duì)讀者使用圖書(shū)館的影響甚微。所以,工作人員可隨時(shí)對(duì)全部或者部分書(shū)庫(kù)或者書(shū)庫(kù)的某一部分進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)操作,并且可多人同時(shí)進(jìn)行,互不干擾。
現(xiàn)有盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)對(duì)掃描設(shè)備及閱讀器的使用效率較低,掃描設(shè)備很多時(shí)候都處于開(kāi)啟狀態(tài),而此時(shí)操作設(shè)備的工作人員卻往往在忙于處理問(wèn)題圖書(shū),或者為了精確比對(duì)數(shù)據(jù)而不斷重復(fù)掃描,甚至把圖書(shū)下架逐本掃描。而新系統(tǒng)只需要使用設(shè)備熟練的工作人員掃描一遍圖書(shū)即可,這就使得圖書(shū)館可以安排一小部分固定的工作人員使用掃描設(shè)備,既節(jié)約了培訓(xùn)資源、增加了掃描的準(zhǔn)確率,也讓很多館員可以安心地投入到日常的上架、整架等工作中。
現(xiàn)有盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)在盤(pán)點(diǎn)時(shí),很多問(wèn)題圖書(shū)必須得到及時(shí)處理,否則就一定要等下一次盤(pán)點(diǎn)時(shí)才能找到。而新系統(tǒng)由于可以常態(tài)化運(yùn)行,無(wú)法及時(shí)處理的問(wèn)題圖書(shū)在下一次盤(pán)點(diǎn)時(shí)也會(huì)被系統(tǒng)標(biāo)示出來(lái),工作人員可以繼續(xù)按照標(biāo)示找出問(wèn)題圖書(shū)再進(jìn)行處理。
傳統(tǒng)亂架率的獲取通常采用抽檢的方法,抽檢結(jié)果往往以偏概全且工作量大。而新系統(tǒng)的錯(cuò)架統(tǒng)計(jì)不僅準(zhǔn)確、全面,而且還可以詳細(xì)到每個(gè)書(shū)庫(kù)及書(shū)庫(kù)內(nèi)的某一工作人員負(fù)責(zé)的書(shū)架,這可以作為對(duì)工作人員考核的依據(jù)。
當(dāng)前,幾乎所有國(guó)內(nèi)的RFID廠商所使用的圖書(shū)盤(pán)點(diǎn)定位方法都是RFID標(biāo)簽與層標(biāo)相結(jié)合的方式,即在圖書(shū)中粘貼的RFID標(biāo)簽與其對(duì)應(yīng)的層標(biāo)標(biāo)簽相關(guān)聯(lián),一個(gè)層標(biāo)標(biāo)簽對(duì)應(yīng)多本圖書(shū)標(biāo)簽信息,通過(guò)層標(biāo)就可以定位所有放置在這一層的圖書(shū)。這種方法定位圖書(shū)的最大精度為書(shū)架的某一層,至于這一層中圖書(shū)是如何排列的,RFID盤(pán)點(diǎn)設(shè)備也無(wú)法做出精確的判斷[4]46。而在本系統(tǒng)中,本著相信但不盡信圖書(shū)分類(lèi)全排架成果的原則,工作人員可以在各層的在架圖書(shū)中由系統(tǒng)根據(jù)分類(lèi)號(hào)大小自動(dòng)排列圖書(shū)位置,這樣就實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)的精確定位,甚至可以提取每本圖書(shū)的頁(yè)碼及裝幀方式等信息用以確定圖書(shū)的厚度,使圖書(shū)更精準(zhǔn)地在定位導(dǎo)航圖中予以標(biāo)示。
由于圖書(shū)館RFID系統(tǒng)是由物流系統(tǒng)發(fā)展而來(lái)的,在諸多系統(tǒng)功能上尚未達(dá)到圖書(shū)館的期望,所以需要更多致力于此研究的圖書(shū)館同仁和廠商來(lái)不斷完善其系統(tǒng)功能,不斷發(fā)展RFID技術(shù)在圖書(shū)館中的應(yīng)用,相信RFID技術(shù)一定會(huì)為圖書(shū)館帶來(lái)更多的便利和驚喜。
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