王金鋼

摘 要：檔案信息損失對企事業(yè)單位的發(fā)展影響是非常大的，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)損失的途徑非常多，只要是信息符號和信息載體的損壞，這樣會導(dǎo)致信息符號工具在進行信息獲取時會出現(xiàn)無法進行的情況。因此，在進行檔案信息保護的時候可以通過這個方向進行研究。在進行檔案保護時，采取必要的技術(shù)措施是非常重要的，很多措施在非技術(shù)層面得到了很大的發(fā)展，這樣就使得在進行檔案保護時可以制定相應(yīng)的管理策略，加強管理，同時也要保證檔案能夠得到合理的使用。

關(guān)鍵詞：檔案保護；技術(shù)措施；管理策略

檔案是信息主要的載體，這樣就使得檔案在使用時，不僅僅是對自身所攜帶的信息，同時也包含著檔案中隱含的信息。進行檔案保護的目的是為了更好的對檔案所記載的信息進行保護，這樣能夠更好的方便以后的使用。檔案主要包含著信息內(nèi)容、信息符號和信息載體。信息內(nèi)容主要包含著檔案中記載的內(nèi)容和要傳達的內(nèi)容，檔案在信息內(nèi)容方面是沒有任何的價值，這樣就使得檔案成為了沒有任何作用的物質(zhì)材料。因此，在檔案中，信息內(nèi)容才是重要的核心。檔案符號是表示信息的符號，在一定意義上它并不是信息，但是，由于很多的信息內(nèi)容是要使用信息符號來進行表示，因此，信息符號也是有其存在的價值。信息載體是支撐著信息符號存在的物質(zhì)材料，因此，不論記錄技術(shù)怎樣發(fā)展，信息符號都是要依賴于物質(zhì)材料存在，這樣才能更好的實現(xiàn)信息實體。

1 保護檔案的技術(shù)措施

1.1 防范檔案信息損失的技術(shù)措施

在對檔案信息進行保護時，采取必要的技術(shù)措施是非常重要，因此，保證信息符號和信息載體的完整性是非常重要的，同時，要保證檔案信息是保存在耐久的載體上。從文件形成到檔案的最后銷毀，一定要將檔案信息存儲在使用時間非常長，同時不會導(dǎo)致信息出現(xiàn)失去的介質(zhì)上，這樣能更好的保證檔案能夠在長時間內(nèi)得到更好的利用，同時在使用過程中不會因為磨損導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失的情況。在選擇文件材料時一定要保證其耐久性，這樣能夠更好的實現(xiàn)信息檔案的更新，同時也能更好的實現(xiàn)信息檔案的遷移。檔案信息在形成以后要對保存的環(huán)境進行必要的要求，在進行保存的時候要保證環(huán)境是非常適宜的，這樣才能更好的降低檔案載體出現(xiàn)老化現(xiàn)象的速度，同時，也能更好的實現(xiàn)檔案載體的保護。在對環(huán)境進行選擇的時候要保證對室內(nèi)的溫度、濕度、光線和其他因素進行控制，這樣能夠更好的維護檔案載體和信息的完整。同時，在對保存環(huán)境進行保護的時候，也要對環(huán)境進行維護，因此，在進行檔案保存的時候也要有足夠的資金作為后盾，因此，在進行檔案保護的時候一定要保證管理經(jīng)費是非常充足的。在進行檔案進行保管的時候，要避免出現(xiàn)檔案信息無法進行讀出的情況，在進行檔案使用的時候，無論是可直接讀取或間接讀取，都是可以利用信息符號轉(zhuǎn)換成為對人們有意義的信息，但是，人們在生活和工作中是可以對一些檔案信息符號進行讀取，但是，對于非直接檔案信息，是要使用專業(yè)的機器和程序來進行讀取，因此，在進行檔案保管的時候要避免出現(xiàn)可直接讀取的檔案在保管過程中出現(xiàn)后人無法使用的情況。同時對于非直接讀取檔案，不僅僅要對相關(guān)的技術(shù)進行更新，同時，也要在技術(shù)不斷變化的過程中將檔案信息轉(zhuǎn)換到新的技術(shù)平臺上。

1.2 檔案內(nèi)容信息的挽救與恢復(fù)

檔案信息在出現(xiàn)丟失的情況下是可以進行挽救和恢復(fù)的，在進行信息挽救的時候時候主要是對存儲載體出現(xiàn)損壞的檔案進行挽救，在進行信息恢復(fù)的時候，主要是對無法被識別的信息進行恢復(fù)。因此，在進行信息保護的時候要對信息存儲載體和信息符號進行加固，這樣能夠更好對檔案中的字跡進行恢復(fù)，同時，也是信息更新和遷移中常用的技術(shù)方案。檔案在不同的時代保存的載體是不同的，在最初的時候檔案主要是紙質(zhì)，因此，在長期的使用中非常容易出現(xiàn)紙張殘缺的情況，在技術(shù)不斷發(fā)展過程中，人們慢慢不再使用紙張來作為檔案保管的載體，在這種情況下，人們使用磁帶來進行檔案保管，但是在長期使用中，經(jīng)常會出現(xiàn)磁帶沖洗的的情況，為了更好的對檔案信息進行保護，人們在技術(shù)方面在不斷進行研究，這樣也使得很多的檔案信息得到了很好的利用。

在進行檔案保管的時候，所有的保管技術(shù)都存在著一定的問題，因此，檔案技術(shù)也是存在著有利和不利的影響。在進行檔案保管的時候，在對一個問題進行解決以后，又會出現(xiàn)新的問題，因此，在進行檔案保管的時候?qū)π畔⒌恼鎸嵭院屯暾砸欢ㄒM行重視，同時在保管費用方面也要進行重視。在進行檔案管理的時候，如果處理不當(dāng)?shù)臅r候也是會導(dǎo)致一些負(fù)面影響，因此，一定要做好檔案管理工作，這樣才能更好的避免由于技術(shù)方面導(dǎo)致更多的問題。因此，在檔案管理過程中要將技術(shù)手段和管理措施進行結(jié)合，這樣才能更好的保證檔案信息得到更好的利用和保護。

2 保護檔案的管理策略

2.1 有效保護，合理利用

在檔案的保存與利用上，必須意識到?jīng)]有保存就沒有利用，拒絕利用就失去了檔案保存的價值，也失去了支持檔案保護工作的基礎(chǔ)。因而“有效保護，合理利用”是保護檔案的基本原則，應(yīng)正確處理檔案保存與利用的關(guān)系。有效保護，合理利用，要求在檔案利用中應(yīng)當(dāng)處理好長遠(yuǎn)利益與眼前利益的關(guān)系，對于利用率高的檔案或是具有較高價值的檔案更應(yīng)如此。不能只顧眼前利益濫用檔案，致使檔案載體過早劣化。對于重要的檔案應(yīng)以保護為主，搶救第一，使這類跨世保存的檔案能一代一代發(fā)揮永續(xù)的作用，使它們盡可能完整地傳于子孫后代。

2.2 主次有別，優(yōu)先重點

據(jù)統(tǒng)計，在我國3995個各級各類檔案館中，僅國家綜合檔案館就保存有1.3億卷檔案。要將這海量的檔案全部予以最佳保護，在經(jīng)濟上是難以承擔(dān)。同時，保護檔案的方法很多，不同的方法所需投入的資金與人力也不相同。在資金有限的情況下，要有效地保護好檔案，必須根據(jù)檔案的不同價值，分別采取不同的保護方法。實施主次有別、優(yōu)先重點的分級管理，可使那些重要的、珍貴的檔案處在更好的監(jiān)護之下。

2.3 健全制度，加強管理

受時間因素的制約，所有檔案載體的壽命都是有限的，即使在理想的環(huán)境條件下只藏不用，檔案原件也不可能永久保存下去。保護檔案的經(jīng)費投入、挽救檔案內(nèi)容信息的技術(shù)選擇與日常維護等，都要依靠制度來保證。因而，建立過硬的保護檔案的管理制度與管理措施，創(chuàng)建與完善保護檔案的法律體系與保障制度等就極為必要，這些法規(guī)與制度可以保證各級政府對保護檔案的資金與技術(shù)的投入，使我們有可能充分地利用現(xiàn)代技術(shù)手段，加強對檔案實體與內(nèi)容的保護。此外，為規(guī)避保護檔案過程中檔案內(nèi)容信息受損的風(fēng)險，還應(yīng)當(dāng)建立檔案保護風(fēng)險管理策略，將保護檔案過程中可遇見的風(fēng)險降低到最小程度。

2.4 以防為主，防治結(jié)合

“以防為主，防治結(jié)合”這是檔案界很早就提出的保護檔案的策略之一。在數(shù)字技術(shù)日新月異的今天，盡管有了不少虛擬的修復(fù)技術(shù)可能使受損藏品的內(nèi)容信息恢復(fù)，但作為人類文化遺產(chǎn)，實物的保存仍然是至關(guān)重要的，虛擬的信息永遠(yuǎn)需要實體空間的物質(zhì)去證實、去支持。因而，在檔案保護的實際工作中，“以防為主，防治結(jié)合”仍然是保護檔案的重要管理策略。

3 結(jié)束語

在對檔案信息進行保護時，必要的措施和管理策略是非常重要的，因此，在當(dāng)今這個時代，對檔案保管技術(shù)要更加重視，現(xiàn)在，人們在生活和工作中對信息的利用也在不斷發(fā)生著變化，對信息更好的利用和掌握才能更好的促進經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步。

參考文獻

[1]佚名.優(yōu)先保護重點檔案[J].中國檔案，2003（6）.