景譯衛(wèi) 李亞非

高校二級院系研究生秘書應(yīng)有的素質(zhì)要求

景譯衛(wèi) 李亞非

近年來，我國的高等教育不斷發(fā)展，各高等院校的研究生招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，很多高校由于研究生管理工作過于龐雜，都將研究生管理工作下放到二級學(xué)院，二級學(xué)院在研究生的管理工作中引入了研究生秘書，由研究生秘書負(fù)責(zé)研究生日常事務(wù)。因此，提高研究生秘書的素質(zhì)，是加強(qiáng)和改進(jìn)研究生管理工作的前提。

一、研究生秘書的工作職責(zé)

研究生秘書主要是在二級學(xué)院相關(guān)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，運(yùn)用科學(xué)的管理方法，靈活協(xié)調(diào)本院研究生教學(xué)的各項工作，工作內(nèi)容較多，覆蓋面較廣，主要有以下職責(zé)：

（一）負(fù)責(zé)研究生招生錄取工作

協(xié)助本學(xué)院的研究生管理老師做好研究生的招生前準(zhǔn)備工作及入學(xué)后的考試、評卷、復(fù)試、錄取等相關(guān)工作。

（二）協(xié)助開展研究生培養(yǎng)工作

整理總結(jié)各種研究生培養(yǎng)計劃，研究生導(dǎo)師選擇，編制研究生課程表，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排研究生的考試、成績錄入、成績存檔，檔案管理，參加學(xué)校對研究生的教學(xué)工作的質(zhì)量評估，審核研究生論文，對研究生和導(dǎo)師的情況進(jìn)行了解。

（三）協(xié)助做好研究生學(xué)位授予工作

對研究生的畢業(yè)論文答辯進(jìn)行安排，組織研究生論文審閱，協(xié)助評分委員會做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。組織本學(xué)院的研究生學(xué)位授予工作，對博士生導(dǎo)師的審核評估進(jìn)行整理，對整個學(xué)院研究生學(xué)位評定委員會要求的相關(guān)事宜進(jìn)行落實，保證研究生學(xué)位授予的相關(guān)工作順利進(jìn)行。

二、高校二級院系研究生秘書應(yīng)有的素質(zhì)

研究生秘書在管理各種研究生相關(guān)的日常事務(wù)中起著重要作用，復(fù)雜的研究生日常事務(wù)需要研究生秘書具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，其業(yè)務(wù)水平的高低關(guān)系研究生事務(wù)處理的好壞與否，關(guān)系著學(xué)院研究生培養(yǎng)能否順利進(jìn)行。研究生秘書應(yīng)具備以下素質(zhì)：

（一）強(qiáng)烈的服務(wù)意識。研究生秘書在研究生管理工作中應(yīng)該樹立服務(wù)意識，對研究生進(jìn)行人性化的管理，以更好的促進(jìn)研究生的學(xué)習(xí)和學(xué)院研究生教育工作的開展。在工作中始終要堅持服務(wù)師生的意識，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的管理服務(wù)，為研究生的學(xué)習(xí)服務(wù)，為導(dǎo)師的教學(xué)服務(wù)。同時要做好研究生和導(dǎo)師之間的溝通工作，保證研究生和導(dǎo)師間的溝通零障礙，形成學(xué)生尊敬老師，老師理解學(xué)生的良好教學(xué)氛圍。

（二）扎實的文字功底。研究生秘書在協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)完成管理工作中，不但要積極的建言獻(xiàn)策，還要幫助領(lǐng)導(dǎo)做好會議記錄，起草文件，讓學(xué)生和導(dǎo)師清楚二級學(xué)院的研究生管理政策，這就需要研究生秘書具備良好的文字功底。在日常的管理工作中，要不斷學(xué)習(xí)、實踐，加強(qiáng)自己的文字訓(xùn)練，做到文件編寫格式正確、條理清晰、意思表達(dá)明確、語言簡練、語句通順。

（三）較強(qiáng)的語言表達(dá)能力和協(xié)調(diào)溝通能力。研究生秘書向下要和研究生進(jìn)行溝通，向上要和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、研究生導(dǎo)師進(jìn)行溝通，所以要具備良好的語言表達(dá)能力和良好的語言溝通能力。擁有良好的語言表達(dá)能力才能向研究生準(zhǔn)確的傳達(dá)上級領(lǐng)導(dǎo)和文件的精神，做好學(xué)生的疑難解答工作，在向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作中才能簡單、明了、有重點、有條理。擁有良好的協(xié)調(diào)溝通能力，才能處理好研究生和導(dǎo)師之間的關(guān)系，處理好研究生和學(xué)院之間的關(guān)系，處理好和自己工作相關(guān)聯(lián)部門的關(guān)系，將各個部門、不同人群之間存在的問題進(jìn)行靈活的處理，才能保證研究生教育管理工作的順利進(jìn)行。

（四）較高的信息技術(shù)利用能力。研究生管理的工作相當(dāng)繁重，在面對大量工作的情況下，研究生秘書要具備較強(qiáng)的信息技術(shù)利用能力，才能提高工作效率，提升管理水平，降低管理難度。傳統(tǒng)的研究生管理中經(jīng)常采用電話通知，但是由于老師上課、出差等情況不方便接聽電話，可以采用短信或者郵件的方式通知對方，獲取自己需要的材料信息，充分利用信息技術(shù)和軟件平臺縮短電話通知、文件傳達(dá)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等事務(wù)的時間，如：數(shù)據(jù)統(tǒng)計中，充分利用現(xiàn)有的統(tǒng)計分析軟件，Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入和排序，Spass進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，可大大減少數(shù)據(jù)整理時間。

（五）較好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。研究生秘書的工作面廣，涉及到研究生工作的各個方面；工作內(nèi)容復(fù)雜，凡是和研究生相關(guān)的內(nèi)容都需要研究生秘書出面處理；還承擔(dān)著整個學(xué)院研究生管理的責(zé)任，要對學(xué)院負(fù)責(zé)，對每個研究生負(fù)責(zé)。所以研究生秘書的工作必須做的細(xì)致，必須本著對全體研究生負(fù)責(zé)的態(tài)度去做，要具備高度的責(zé)任感和自信心，要清楚自己所處崗位的職責(zé)，要對自己的能力充滿自信，相信在自己的努力之下一定能夠做好。

（六）良好的心理素質(zhì)和個人修養(yǎng)。研究生秘書在工作中會面對各種層級的人，如：領(lǐng)導(dǎo)、導(dǎo)師、研究生、同事等等，會接觸到不同事情，很多時候接觸的人可能脾氣或者態(tài)度不好，接觸的事情比較難處理或者容易得罪人，自己在面對這些人處理這些事情的過程中肯定會受委屈，惹麻煩，這就要求研究生秘書不管面對什么樣的人都要注重自己的修養(yǎng)，努力和對方溝通，處理任何事情都不要慌張，要有條不紊、按章辦事，在長時間的磨礪中養(yǎng)成良好的心理素質(zhì)，學(xué)會寬容待人。

（七）科學(xué)的管理意識與統(tǒng)籌規(guī)劃能力。研究生秘書在整個二級學(xué)院中是處于中層管理的職位，在進(jìn)行本職工作的時候一定要更多的去關(guān)注學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)，學(xué)院的工作方針，在清楚了解整個學(xué)校發(fā)展計劃的狀態(tài)下進(jìn)行研究生管理工作。清楚自己的工作流程，知道每個具體細(xì)節(jié)，在管理中學(xué)會分輕重緩急，學(xué)會制定工作計劃，對整個年度工作要有統(tǒng)籌安排，明確年度目標(biāo)，在工作中細(xì)致、扎實，能夠統(tǒng)籌全局，又能規(guī)劃細(xì)節(jié)。

三、結(jié)語

研究生秘書是各大高校研究生管理工作的重心，關(guān)系著整個研究生培養(yǎng)的質(zhì)量，在研究生秘書的選用中，要注重各項能力的綜合發(fā)展?，F(xiàn)任研究生秘書要在工作中不斷提高自己的服務(wù)意識，提升業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能，學(xué)會協(xié)調(diào)各個部門和人群的關(guān)系，讓自己朝著綜合全面的方向發(fā)展。各大高校也要重視研究生秘書的工作，增加對他們的薪資待遇，調(diào)動他們工作的熱情和積極性，吸引更多優(yōu)秀的人才參與到高校研究生管理中來，提升我國的研究生教育質(zhì)量。

[1]趙麗彬.新時期高校二級學(xué)院行政秘書如何提高工作效率[J].中國科技信息,2006(22):204-205．

[2]劉翠瓊.高校研究生秘書的工作職責(zé)、性質(zhì)與素質(zhì)要求[J].中國科技創(chuàng)新導(dǎo)刊,2010(14):175．

[3]呂櫻.淺談關(guān)于研究生秘書工作的思考[J].青年文學(xué)家,2012(3):116-117

景譯衛(wèi)（1986.3），女，吉林長春，吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)馬克思主義學(xué)院研究生秘書，思想政治教育碩士。

李亞非（1978.2）吉林長春，女，吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)馬克思主義學(xué)院教學(xué)秘書，社會學(xué)碩士，助理研究員。