沈姣，張予宏

1 引言

檔案保護(hù)設(shè)施是建立檔案安全體系的物質(zhì)保障，檔案保護(hù)設(shè)施的使用情況是檔案安全風(fēng)險評估的重要內(nèi)容。為了對館（室）藏實(shí)體檔案的日常管理與保護(hù)情況進(jìn)行風(fēng)險評估，向有關(guān)部門及時作出風(fēng)險提示和安全警告，以便及時化解各種風(fēng)險隱患，確保館藏實(shí)體檔案的安全與完整，筆者開展了河南省檔案館（室）檔案保護(hù)設(shè)施及使用情況調(diào)查。

2 研究方法

2.1 研究對象。河南省36個檔案管理單位的檔案工作者，共回收34份，其中有效問卷30份，有效率為83.33%。

2.2 研究工具。采用自編《檔案安全保護(hù)設(shè)施設(shè)備配置及使用情況調(diào)查問卷》，問卷從制度落實(shí)、設(shè)施設(shè)備條件、安全評估三個方面，設(shè)置9個問題38問。

3 調(diào)查結(jié)果

在收回有效調(diào)查問卷的30個單位中，檔案室做到辦公、查檔、庫房三分開的26個，占86.67%。檔案庫房面積均大于10平方米，其中：10平方米～30平方米的5個，占16.67%；30平方米～50平方米的3個，占10%；50平方米～100平方米的3個，占10%；大于100平方米的19個，占63.33%；檔案庫房室內(nèi)空間高度2米～2.5米的1個，占3.33%；2.5米～3米的11個，占36.67%；3米～3.5米的14個，占46.67%；大于3.5米的4個，占13.33%。使用木質(zhì)文件柜的2個，占6.67%；鐵質(zhì)文件柜的14個，占46.67%；五節(jié)檔案柜的18個，占60%；密集架的20個，占66.67%；防磁柜的9個，占30%；其他的2個，占6.67%；單一使用一種檔案柜的12個，占40%；使用兩種以上檔案柜的18個，占60%。

30個單位中，安裝防盜報警裝置的有19個，占63.33%；沒有安裝的11個，占36.67%。有29個單位使用了消防滅火設(shè)施，占到了96.67%。其中使用人工滅火器的23個，占76.67%；自動滅火器的7個，占23.33%；自動噴淋的14個，占46.67%；高壓水霧的1個，占3.33%；氣體的4個，占13.33%；其他的1個，占3.33%。在29個使用消防滅火設(shè)置的單位中，同時使用兩種以上不同消防滅火設(shè)施的有17個單位，占58.62%；單獨(dú)使用一種消防滅火設(shè)施的有12個單位，占41.38%。在同時使用兩種以上不同消防滅火設(shè)施的17個單位中，使用3種消防滅火設(shè)施的有4個，占23.53%；使用2種消防滅火設(shè)施的有13個，占76.47%。

30個單位中，有29個單位實(shí)施了庫房室內(nèi)溫濕度調(diào)節(jié)，占96.67%。其中，檔案庫房室內(nèi)溫濕度調(diào)節(jié)使用自然方法的8個，占26.67%；使用“空調(diào)+去濕機(jī)”的14個，占46.67%；使用有去濕功能空調(diào)的2個，占6.67%；使用樓宇中央空調(diào)的8個，占26.67%。在使用庫房室內(nèi)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)施單位中，同時使用兩種以上的有3個單位，均為使用兩種庫房室內(nèi)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)施。工作時進(jìn)入庫房所做的第一件事是關(guān)閉報警器的為0個，不是關(guān)閉報警器的30個，占100%；離開庫房關(guān)門前要做的最后一件事是開啟報警器的也為0個，不是開啟報警器的30個，占100%。

被調(diào)查者對本單位檔案保護(hù)設(shè)施的防護(hù)效能非常滿意的6個，占20%；比較滿意的15個，占50%；滿意的6個，占20%；不滿意的3個，占10%。

表1：調(diào)查情況統(tǒng)計(jì)表

4 問題分析

4.1 制度落實(shí)方面。從制度落實(shí)方面來看，整體情況較好。其中，消防滅火設(shè)施配備情況最好，有96.67%的單位配備使用了消防滅火設(shè)施，其中有58.62%的單位使用兩種以上消防滅火設(shè)施?！叭珠_”制度落實(shí)較好，有86.67%做到了辦公、查檔、庫房“三分開”。防盜報警裝置設(shè)置不盡如人意，有63.33%的單位安裝了防盜報警裝置，不足總數(shù)的2/3。從調(diào)查信息看，所有參加調(diào)查的人員，進(jìn)入和離開庫房所做的第一件事不是開關(guān)報警器，經(jīng)過事后訪談得知，這一答案是答題人員誤解所致。實(shí)際工作中，許多單位防盜報警裝置覆蓋整個館室區(qū)域，工作人員一般首次進(jìn)入或最后離開館室區(qū)域時開關(guān)報警器，而進(jìn)入或離開庫房時不需再操作報警裝置。報警裝置的規(guī)范操作和使用仍需引起各單位的高度重視。

4.2 設(shè)施設(shè)備方面。（1）庫房面積普遍較大。被調(diào)查的30個單位中，庫房面積超過100平方米的單位占到了六成多，大多數(shù)單位檔案庫房面積較大。（2）庫房相對高度較高，3米與3米以上的庫房超過六成，這樣的高度對于使用柜體超過2.5米的密集架提供了方便，易于集成化裝備的使用。（3）檔案柜架的質(zhì)地基本為鐵質(zhì)，混合使用是主要方式。調(diào)查顯示，木質(zhì)文件柜已近被淘汰，鐵質(zhì)柜的使用率幾乎已達(dá)100%，成為檔案柜架的主體。防磁柜等專用載體檔案柜占到了30%?；旌鲜褂枚喾N檔案柜與單一使用一種檔案柜單位的比為“6︰4”，混合使用成為主要應(yīng)用方式?；旌鲜褂枚喾N檔案柜的單位中，同時使用兩種不同檔案柜的有7個單位，占到38.89%，比例最高；單一使用一種檔案柜的12個單位使用的均為鐵質(zhì)柜。（4）防盜報警裝置不足七成，基本安防條件尚有差距，不容樂觀。雖有一些單位所在樓宇安裝了安全監(jiān)控設(shè)施，但檔案室作為安全防范重點(diǎn)部門，不安裝防盜報警裝置仍然是重要的安全風(fēng)險與安全隱患。（5）消防裝置配置齊全，重置率高，自動化程度較高。30個單位中，幾乎全部使用了消防裝置，配置率超過了96%。同時配置兩種以上不同消防滅火設(shè)施的單位占六成，多種消防設(shè)施的使用在提高檔案館室安全防火能力的同時，對檔案人員消防設(shè)施操作技能提出了更高的要求。調(diào)查顯示，自動消防設(shè)施的配置率幾近七成，其中有1/5的單位配置的是純自動消防設(shè)施，自動消防設(shè)施的配置大大提高了消防自動化與現(xiàn)代化水平，但也可能會產(chǎn)生麻痹大意思想。（6）室內(nèi)溫濕度以設(shè)備調(diào)節(jié)為主，混合調(diào)節(jié)為輔，人工調(diào)節(jié)尚存。30個單位中，大都使用設(shè)備調(diào)節(jié)室內(nèi)溫濕度方式，使用“空調(diào)+去濕機(jī)”有去濕功能空調(diào)和樓宇中央空調(diào)的共計(jì)24個，占到80%。樓宇空調(diào)設(shè)備在調(diào)節(jié)室內(nèi)溫濕度中所占比例已經(jīng)超過1/4，隨著機(jī)關(guān)辦公條件改善，這一比例還會不斷上升，會成為檔案室調(diào)節(jié)室內(nèi)溫濕度主要方式。提高了檔案室溫濕度調(diào)節(jié)自動化程度，也減弱了人工調(diào)節(jié)主動干預(yù)程度，值得關(guān)注。

4.3 自我安全評估方面。滿意度高達(dá)90%，不滿意的僅占10%。這樣的主觀評估與客觀條件是否相符，我們通過調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

4.3.1 不滿意者所在單位的制度落實(shí)情況與設(shè)施設(shè)備條件。有3個單位同志對檔案保護(hù)設(shè)施防護(hù)效能不滿意。其中有2個未落實(shí)“三分開”，2個未安裝防盜報警裝置，3個單位全部使用手動消防設(shè)備，2個使用自然通風(fēng)調(diào)節(jié)溫濕度方法?？臻g條件受限，自動化安防設(shè)施設(shè)備配置率低是導(dǎo)致不滿意的主要因素。

4.3.2 滿意者所在單位的制度落實(shí)情況與設(shè)施設(shè)備條件。6個單位的同志對本單位檔案保護(hù)設(shè)施的防護(hù)效能非常滿意。6個單位中有5個落實(shí)了“三分開”；5個安裝了防盜報警裝置；3個單位使用自動與手動混合消防設(shè)備，1個單位使用自動消防設(shè)備，2個單位使用手動消防設(shè)備；1個使用自然通風(fēng)調(diào)節(jié)溫濕度，1個使用樓宇空調(diào)調(diào)節(jié)溫濕度，4個單位使用空調(diào)+去濕機(jī)調(diào)節(jié)溫濕度。空間環(huán)境寬敞，自動化安防設(shè)施設(shè)備配置率高是對單位安防效能非常滿意的主要因素。是否能夠?qū)嵭小叭珠_”，消防設(shè)施與溫濕度調(diào)節(jié)是否實(shí)現(xiàn)了自動化，并不是檔案安全的決定性因素，只要管理措施到位，有一些相關(guān)的設(shè)施，并且使用得當(dāng)，一樣可以保障檔案安全。但8個沒有安裝防盜報警裝置的單位中有6個，對本單位檔案室的安防效能表示滿意，要么是一種盲目樂觀，要么是對安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備的重要性不甚了解。

4.3.3 消防滅火設(shè)施設(shè)備與空間高度及密集架的相互作用關(guān)系。首先是噴淋、自動滅火、高壓水霧、氣體設(shè)施，多采用的是房頂向下噴射的滅火方式，是否能夠達(dá)到消防設(shè)施的要求就成了一個必須重視的問題。按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)噴淋噴射裝置必須與保護(hù)物品有45厘米以上的距離。如果在空間高度3米以下并有樓宇空調(diào)（空調(diào)風(fēng)道需30厘米～50厘米）的室內(nèi)使用密集架，使用噴淋噴射裝置就無法滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，使噴淋噴射裝置達(dá)不到設(shè)計(jì)要求，在檔案庫房遇險時將無法真正發(fā)揮作用，反而增加了風(fēng)險。30個單位中，有11個單位檔案庫房的高度在3米以下，其中有4個使用的是密集架，這4個單位中又有2個使用噴淋滅火方式。有14個單位檔案庫房的高度在3米～3.5米，其中有5個單位使用的是樓宇中央空調(diào)，5個單位中有4個在使用密集架的同時采用的是噴淋滅火方式。就是說有1/5的單位存在消防設(shè)施可能無效的風(fēng)險。這占到了使用密集架單位（20個）的30%，使用噴淋滅火方式單位（14個）的42.86%，使用樓宇集中空調(diào)單位（8個）的50%，這種情況應(yīng)當(dāng)引起我們的關(guān)注。其次，在密集架密封效果良好的前提下，一旦遇險，氣體滅火只能使室內(nèi)呈無氧狀態(tài)，而無法使密集架內(nèi)空氣呈無氧狀態(tài)，無法確保滅火效果。在使用密集架的20個單位中有3個使用的是氣體滅火裝置，可能存在上述問題。如果是自動噴淋或高壓水霧又無法進(jìn)入密封效果良好的密集架，達(dá)不到滅火的目的。在使用密集架的20個單位中有11個使用的是自動噴淋或高壓水霧裝置，可能存在上述問題。最后，密集架高度較高，身高較低的工作人員在庫房遇險時無法將上層的檔案快速轉(zhuǎn)移。由于調(diào)查沒有涉及檔案工作人員個人信息，這里無法給出有說服力的數(shù)據(jù)。

（作者單位：沈姣，廣西民族大學(xué)管理學(xué)院 張予宏，鄭州大學(xué)檔案館 來稿日期：2013-12-16）