張強(qiáng) 劉宏浩|文
信息管理中的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化是基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的企業(yè)信息管理,是企業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)信息資源的深度開(kāi)發(fā)和廣泛利用的現(xiàn)代手段。本文意在探討企業(yè)信息管理的現(xiàn)代手段網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀、作用、安全。
在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)不斷發(fā)展的背景下,網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化越來(lái)越成為現(xiàn)代企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息管理的一個(gè)重要手段。在實(shí)際工作中如何借助網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)達(dá)到資源整合和共享成為信息管理實(shí)際應(yīng)用的重點(diǎn)。
進(jìn)入20世紀(jì)90年代,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及電子商務(wù)在各行各業(yè)中迅速發(fā)展,它給每個(gè)人的生活和工作從不同層面上都帶來(lái)了劃時(shí)代的變革,深刻影響著人類的生活方式和工作模式。
現(xiàn)在國(guó)內(nèi)的政府部門、企事業(yè)單位已經(jīng)利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理信息,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將獨(dú)立的辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)成一個(gè)擴(kuò)展的辦公系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化將多媒體技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)綜合信息管理中,是網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展的又一趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)引入多媒體技術(shù),使之處理語(yǔ)音、圖形、圖像、音頻、視頻等多種信息功能加強(qiáng),使之能夠更好地滿足辦公要求,提高辦公信息處理的應(yīng)用范圍和價(jià)值。
近來(lái),隨著政府部門、企事業(yè)單位用網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐步代替低效、復(fù)雜的手工辦公自動(dòng)化的信息管理模式,政府部門、行業(yè)單位的企業(yè)信息管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),使個(gè)人及部門的辦公效率大幅提升。網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的使用使單位內(nèi)部人員之間、部門之間、外部行業(yè)之間更加快捷的共享和交流信息。
在企業(yè)綜合信息管理中實(shí)施網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化進(jìn)行大量的信息管理采集,可為企業(yè)管理及決策提供科學(xué)依據(jù),提高了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化正成為企業(yè)信息管理的重要手段,它為決策層提供科學(xué)決策的信息和依據(jù)。
現(xiàn)代企業(yè)信息管理需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的手段來(lái)實(shí)現(xiàn),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的主要支持技術(shù),建立企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng),可以利用企業(yè)現(xiàn)有的即成網(wǎng)絡(luò)組建辦公自動(dòng)化系統(tǒng),通過(guò)組建的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)以下各模塊的信息進(jìn)行近、遠(yuǎn)程的管理,使之能夠具有隨時(shí)被檢索、查詢、打印、追加、儲(chǔ)存等功能。下面介紹企業(yè)信息管理中網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化里的幾個(gè)應(yīng)用模塊。
1.HR信息管理模塊
HR信息管理模塊主要包括:?jiǎn)T工資料管理、薪資管理、考勤管理、社保管理、權(quán)限管理、部門機(jī)構(gòu)管理、部門任命管理等公司內(nèi)部人事管理信息的所有內(nèi)容。HR信息管理模塊的建立能夠迅速準(zhǔn)確地向公司領(lǐng)導(dǎo)層提供全公司員工的背景與現(xiàn)狀資料,以便領(lǐng)導(dǎo)層更合理地使用和掌握人力資源情況,從而最大限度地調(diào)動(dòng)員工的才能。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是面向公司內(nèi)部員工而設(shè)計(jì)的,人事信息管理模塊是與其他信息模塊共同運(yùn)行在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上,通過(guò)權(quán)限管理各部門可以查閱以上資料。
2.檔案信息管理模塊
檔案信息管理模塊是將紙制的公文、政文或者企業(yè)各類合同、協(xié)議、文件、指示、部門總結(jié)、個(gè)人總結(jié)、業(yè)務(wù)資料、設(shè)備資料等進(jìn)行合理的電子存儲(chǔ)和歸檔,在節(jié)約了大量空間的基礎(chǔ)上更加便于今后工作的查閱。它對(duì)各種信息資料按復(fù)雜程度進(jìn)行分類,并設(shè)定查閱權(quán)限,既有公開(kāi)性又維護(hù)了企業(yè)的保密性,需要查閱檔案的人員按不同級(jí)別的授權(quán)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)及時(shí)的檢索查閱。
3.會(huì)員郵件信息管理模塊
會(huì)員郵件管理模塊主要功能是發(fā)送、接受內(nèi)外部郵件(外部郵件服務(wù)器必須支持pop3),并把郵件存入數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以將接收到的郵件進(jìn)行分類,及時(shí)提醒查收郵件,加強(qiáng)溝通,可以避免延誤重要事宜。隨時(shí)隨地的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使得辦公不再局限在公司,而能拓展到各處,對(duì)于緊急意外工作任務(wù)的及時(shí)處理提供操作平臺(tái)。同時(shí)在郵箱中保留的文件可供任何時(shí)候方便調(diào)用,也便于今后工作查用。
4.會(huì)議信息管理模塊
銷售會(huì)議、辦公例會(huì)、國(guó)際會(huì)議、教學(xué)會(huì)議等會(huì)議對(duì)于任何一個(gè)公司都是非常重要的,利用多媒體技術(shù)將網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的會(huì)議信息管理模塊組建起來(lái),這樣會(huì)使會(huì)議形式變得多樣化,除了傳統(tǒng)的會(huì)議形式,還有通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、視頻會(huì)議、電話會(huì)議等新型會(huì)議方式,使得相隔千里的人與人之間也可以有當(dāng)面交流的途徑。通過(guò)會(huì)議信息管理模塊可以將會(huì)議的內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行記錄存儲(chǔ),會(huì)議簡(jiǎn)要及時(shí)傳送給相關(guān)部門閱覽。
5.項(xiàng)目信息管理模塊
項(xiàng)目信息管理模塊主要是針對(duì)項(xiàng)目的規(guī)劃、進(jìn)度、實(shí)施、評(píng)審、驗(yàn)收、完成等進(jìn)行跟蹤記錄,存儲(chǔ)每個(gè)時(shí)期階段的工作內(nèi)容,便于相關(guān)人員及時(shí)掌握工作進(jìn)度,協(xié)調(diào)工作提高項(xiàng)目效率。對(duì)于業(yè)務(wù)過(guò)程中涉及的各類數(shù)據(jù)可以進(jìn)行任意條件的查詢,以準(zhǔn)確、快捷地獲取所需信息,了解項(xiàng)目進(jìn)展,并可對(duì)各類項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位、多角度的統(tǒng)計(jì)和分析,及時(shí)修正項(xiàng)目運(yùn)行軌跡,保證按期完成預(yù)定任務(wù)。
6.日程管理模塊
日程管理模塊是為管理工作計(jì)劃和日程的工具,是網(wǎng)絡(luò)化的記事本和工作助理,它以時(shí)間為線索,為領(lǐng)導(dǎo)以及個(gè)人的工作、事務(wù)管理服務(wù)。遵循傳統(tǒng)習(xí)慣,把日程安排放在日歷上進(jìn)行。
日程安排是辦公系統(tǒng)的一個(gè)必不可少的輔助功能,它有個(gè)人日程和部門日程,通過(guò)日程管理模塊可以提高辦公效率,存儲(chǔ)每日的基本信息,為企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持信息,從而為提升企業(yè)的科學(xué)決策水平提供了有力的工具支持。
7.財(cái)務(wù)信息管理模塊
由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理具有其特殊性,獨(dú)立的財(cái)務(wù)軟件為其提供其需要的基本功能,其可以作為一個(gè)單獨(dú)模塊放置企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化系統(tǒng)中,通過(guò)不同層次的授權(quán),可以查閱企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)的相關(guān)信息。
7月21日,中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心(CNNIC)在京發(fā)布第34次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》(以下簡(jiǎn)稱“《報(bào)告》”)。《報(bào)告》顯示,截至2014年6月,中國(guó)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)6.32億,其中,手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模5.27億,互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)到46.9%。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的進(jìn)一步普及和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用也進(jìn)入到各行各業(yè),但是伴隨著網(wǎng)絡(luò)發(fā)展愈演愈烈的網(wǎng)絡(luò)黑客非法獲取行業(yè)信息事件的發(fā)生、網(wǎng)絡(luò)病毒的擴(kuò)散、郵件蠕蟲(chóng)的爆發(fā)等,使網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全受到了威脅,因此網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性日益受到重視。
為保護(hù)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不被破壞,應(yīng)在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建立防火墻來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不被破壞,每臺(tái)計(jì)算機(jī)都要安裝殺毒軟件定期殺毒,這些措施可以有效防止系統(tǒng)被破壞。
隨著時(shí)代的發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的進(jìn)步,特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展,基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的企業(yè)信息管理中的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化建設(shè),將成為今后發(fā)展的趨勢(shì),在企業(yè)信息管理中實(shí)施網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化,將在未來(lái)的企業(yè)信息管理發(fā)展中占主導(dǎo)地位。只要我們勇于探索,不斷進(jìn)取,企業(yè)信息資源的開(kāi)發(fā)和深度利用定會(huì)隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而不斷前進(jìn)。