張河

摘 要：在檔案管理中，將傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)逐漸轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化檔案技術(shù)并不是一朝一夕可以實現(xiàn)的，這個過程是非常的漫長的，同時也是要經(jīng)歷很長的時間。檔案技術(shù)信息化發(fā)展要對過程中的各個環(huán)節(jié)都進行分析和研究，同時，要對發(fā)展過程中要使用的知識進行掌握，這樣能夠更好的實現(xiàn)檔案技術(shù)數(shù)字化發(fā)展，同時也能更加建設(shè)數(shù)字檔案館和虛擬檔案館。

關(guān)鍵詞：檔案技術(shù)；信息技術(shù)；應(yīng)用

在社會信息化不斷發(fā)展的過程中，信息資源已經(jīng)慢慢成為了人們在社會活動和經(jīng)濟活動中非常重要的資源。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，國民經(jīng)濟在不斷發(fā)展過程中對信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展越來越重視，而且信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)慢慢成為了國民經(jīng)濟增長過程中非常重要的組成部分和支柱產(chǎn)業(yè)之一。信息技術(shù)子在不斷發(fā)展過程中對檔案管理的數(shù)字化影響也是非常大的，同時也給檔案工作帶來了不同的發(fā)展機遇。檔案工作中如何對不斷變化的信息技術(shù)進行利用是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中要解決的重要問題。檔案數(shù)字化建設(shè)是為了更好的適應(yīng)時代發(fā)展，同時也是為了更加的實現(xiàn)檔案的利用效果。檔案是一種非常重要的信息資源，在使用過程中重要性是非常高的，因此，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識，這樣才能更好的為檔案工作進行服務(wù)，同時也能更好的為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，能夠更好的發(fā)揮自身的價值。

1 充分認識檔案技術(shù)數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1.1 檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作

檔案工作實現(xiàn)數(shù)字化能夠更好的對檔案進行利用，同時也能更好的使檔案管理部門從原來的封閉工作逐漸實現(xiàn)開放工作，這樣能夠更好的在檔案保管和利用方面形成新的局面，同時也能更好的進行信息采集和管理。檔案數(shù)字化能夠更好的對檔案信息資源進行合理使用，同時也能更好的為社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.2 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)是形勢發(fā)展的需求

當(dāng)今社會是信息化發(fā)展的時代，因此，政府在不斷發(fā)展過程中要將數(shù)字化建設(shè)進行重視，這才是更好的推動經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的重視措施。檔案館是提供檔案信息的職能部門，其中是有很多的檔案資料的，同時也是有很多的檔案文件的，檔案館在一定意義上是一個地區(qū)具有最豐富使用價值的信息資源庫，這些信息資源是否能夠?qū)崿F(xiàn)更好的利用，同時能否實現(xiàn)信息的共享同時非常重要的，因此，實現(xiàn)檔案技術(shù)的信息化建設(shè)是非常重要的，這樣能夠更好的對檔案信息進行利用，同時也能更好的實現(xiàn)信息的共享。建設(shè)數(shù)字化檔案館，能夠更好的實現(xiàn)檔案載體的變化，這樣能夠更好的對檔案信息進行利用，檔案載體的變化在一定程度上反映了社會的變化，同時對科學(xué)技術(shù)的變化也是能夠進行反映的。近年來，檔案載體發(fā)生了很大的變化，紙質(zhì)檔案逐漸被磁帶和光盤所取得，因此，在檔案館建設(shè)過程中實現(xiàn)電子檔案的建設(shè)是非常重要的，同時也是數(shù)字化檔案館在建設(shè)過程中要解決的問題。電子檔案在信息收集、保管和保護以及使用方面都是非常方便的，在進行解決的時候方法只有一個就是要實現(xiàn)檔案技術(shù)的信息技術(shù)建設(shè)。檔案館的檔案保管以及利用水平要和時代發(fā)展相適應(yīng)，對原有的紙質(zhì)檔案管理要進行發(fā)展，同時在檢索技術(shù)方面也要進行必要的發(fā)展。電子檔案在信息收集和利用方面是會受到紙質(zhì)檔案資料的影響的，同時電子檔案在使用過程中是非常容易被刪除，這樣是非常容易導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)信息丟失的情況。

1.3 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)是社會的強烈需求

在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展過程中，人們的時間意識是非常強烈的，因此，在工作和生活中人們做出重大決策的時間也是非?？焖俚?，這樣就使得人們在工作中各個職能部門要在工作中不斷提高工作效率，這樣才能更好的對相關(guān)的信息進行處理。人們在工作和生活中對檔案信息的需求量是越來越大的，因此，對信息共享的需求也在不斷的提高。在經(jīng)濟發(fā)展過程中，潛在的投資者對一個地方的整體情況進行掌握以后才能進行投資，在對一個地方進行了解的時候，在當(dāng)?shù)氐臋n案館是應(yīng)該有非常全的信息的，同時這些信息一定要保證非常的新，這樣才能更好的對當(dāng)?shù)氐那闆r進行分析。

2 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)的基本內(nèi)容

2.1 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

檔案技術(shù)信息化發(fā)展能夠更好的實現(xiàn)檔案標準化發(fā)展，同時也能更好的實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。檔案信息出現(xiàn)規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件混亂的情況是會導(dǎo)致出現(xiàn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)整體水平無法得到提高的。因此，要想實現(xiàn)檔案數(shù)字化發(fā)展一定要將計算機技術(shù)應(yīng)用到整個檔案信息管理中，這樣能夠更好的實現(xiàn)在檔案工作中各個環(huán)節(jié)都能更好的實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，同時也能更好的實現(xiàn)標準化發(fā)展。

2.2 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)，要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案技術(shù)采用信息技術(shù)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以獲得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

2.3 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)，要有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，檔案技術(shù)采用信息技術(shù)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、有單個到群體的循序漸進過程。筆者認為，建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前如果能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

3 檔案技術(shù)采用信息技術(shù)的步驟

3.1 建立檔案數(shù)據(jù)庫

第一步，輸入文件級目錄。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立可以極大的提高工作效率，利用者對此十分滿意。

3.2 建立了檔案局網(wǎng)站，并與政府政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享

在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱、政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽、展示本地文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于所在地市經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。

3.3 加大檔案管理軟件推廣力度

電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度要做出統(tǒng)一的規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。

4 結(jié)束語

在新的發(fā)展形勢下，檔案技術(shù)應(yīng)用信息技術(shù)能夠更好的提高檔案管理水平，但是，這項工作同時也是非常復(fù)雜的工作，在工作中要對其可行性進行很好的分析，這樣能夠更好的保證在實施過程中對分布進行，同時也能更好的對重點進行掌握，能夠更好的實現(xiàn)檔案管理工作向著更好的方向發(fā)展。

參考文獻

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