仇長英

摘 要：當今時代是信息時代，隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展和辦公軟件的完善，交通行業(yè)在規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)、管理等各項工作和實踐活動中形成了大量聲像檔案，這些檔案是交通系統(tǒng)重大的歷史寫照，因此，做好聲像檔案管理非常有必要。文章主要針對交通系統(tǒng)聲像檔案管理的存在問題提出了一些對策和建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：交通系統(tǒng)；聲像檔案；問題；對策

近年來，隨著社會的發(fā)展和辦公條件的完善，在我國交通系統(tǒng)各項工作和實踐活動中形成了大量聲像檔案，這些檔案是交通行業(yè)的重大歷史寫照，是全宗檔案的重要組成部分。然而，在交通系統(tǒng)聲像檔案實際管理工作中，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，這就嚴重影響了檔案的完整性以及利用率，如何更好的保護好、利用好、管理好這些生動形象的特殊載體檔案已成為當前交通系統(tǒng)面臨的重要課題。針對交通系統(tǒng)聲像檔案管理中的存在問題，本文提出了一些對策及建議。

1 交通系統(tǒng)聲像檔案管理工作的存在問題

根據(jù)工作實踐，我們發(fā)現(xiàn)在交通系統(tǒng)聲像檔案管理工作中還存在一系列問題，這主要表現(xiàn)在：第一，交通系統(tǒng)聲像檔案采錄人員的素質(zhì)參差不齊，很多人員為各業(yè)務(wù)部門的兼職人員，采錄技術(shù)較低，工作時間較短，還有一些聲像檔案信息采集人員在思想上存在誤區(qū)，認為檔案就是上級來文或紅頭文件，沒有對公務(wù)活動中形成的照片、影像、錄音等信息的保存給予重視，另外，為了個人或部門內(nèi)部的方便，一些工作人員沒有將聲像檔案移交到檔案室統(tǒng)一保存，特別是隨著人員的變動和機構(gòu)的調(diào)整，造成大量聲像檔案的管理失控或流失，對檔案的利用和保護帶來了不利影響。第二，從整體上看，交通系統(tǒng)對聲像檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)的資金投入還是比較大的，但是由于一些單位沒有制定基于聲像檔案管理的制度和使用要求，管理較混亂，導(dǎo)致大量設(shè)備被閑置、沒有專人會用、設(shè)備存于個人或部門內(nèi)部、設(shè)備使用人員不明確等現(xiàn)象普遍存在，設(shè)備添置多、利用率少，不利于交通系統(tǒng)聲像檔案收集和整理工作的順利開展。總之，聲像檔案管理工作明顯滯后于其他門類的檔案管理，在管理意識、管理制度以及保存條件方面尚存在一些問題，亟需解決。

2 加強聲像檔案管理工作的對策及建議

2.1 樹立聲像檔案信息資源觀意識

從信息資源角度來看，交通系統(tǒng)中形成的聲像檔案是最真實、最可靠也最權(quán)威的原生信息，其具備以文字為載體的檔案所不能替代的作用，是交通事業(yè)單位檔案信息資源的重要組成部分，這些信息與紙質(zhì)的文書、科技檔案是相互聯(lián)系、相互補充的，共同構(gòu)成了完整的檔案資源體系，對交通運輸事業(yè)的歷史和現(xiàn)實都具有重要現(xiàn)實意義，所以，我們必須樹立聲像檔案信息資源觀意識，實行統(tǒng)一管理，做到層層有人抓，處處有人管，形成工作協(xié)調(diào)一致的交通系統(tǒng)檔案信息資源管理網(wǎng)絡(luò)。

2.2 制定切實有效的管理辦法

要想改變交通系統(tǒng)當前聲像檔案管理工作混亂的局面，就必須制定一套切實有效的管理辦法來實現(xiàn)對該項工作的規(guī)范。各個立檔單位都必須建立健全相應(yīng)的管理制度，加大管理力度，實現(xiàn)聲像信息從產(chǎn)生、收集、歸檔、保存到移交檔案室的統(tǒng)一管理，防止信息的分散或流失，杜絕將聲像檔案歸為個人和部門內(nèi)部所有。明確規(guī)定聲像檔案的日常保管和借閱利用，對于那些永久保存的檔案，應(yīng)定期向交通主管部門或?qū)I(yè)檔案館移交，與此同時，明確責任，制定并落實各項配套措施，做到依法管理，有章可循，使聲像檔案管理工作逐漸成為一項自覺的行動，不斷提高工作效率和工作質(zhì)量，確保檔案利用率和完整性。

2.3 采取切實有效的前端控制方法

前端控制是交通系統(tǒng)聲像檔案管理的基礎(chǔ)。首先，針對當前聲像檔案管理現(xiàn)狀，交通行業(yè)檔案主管部門要加大對聲像檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，將聲像檔案管理納入檔案目標管理和年度執(zhí)法檢查中。針對不同單位的工作現(xiàn)狀，采取不同的方式進行分類指導(dǎo)，疏通收集渠道，全面提升整體水平，比如對于那些在人員、設(shè)備和管理方面都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫，而相反的則應(yīng)在依法管理和規(guī)章建制上下功夫；比如對于本單位或部門的一般檔案，要及時移交到上級主管部門或?qū)I(yè)部門，對于重點部門或科室產(chǎn)生的比較集中的聲像檔案應(yīng)強化收集，及時溝通。另外，人是做好聲像檔案管理工作的重要保證，因此，在人員方面，應(yīng)選派有工作經(jīng)驗和高度工作責任心、懂拍攝的人員擔任信息采錄人員，提高聲像檔案工作的專業(yè)水平；加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員、聲像信息采錄人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能；提高聲像檔案人員的歸檔意識，將散存于個人和部門內(nèi)部的資料收集起來，使檔案人員逐漸學會自覺行動，為交通系統(tǒng)聲像檔案管理水平的提升奠定堅實基礎(chǔ)。

2.4 加強聲像檔案編研

交通行業(yè)各個單位必須進一步提高對聲像檔案價值的認識，努力轉(zhuǎn)變觀念，使聲像檔案的編撰朝著專業(yè)化方向發(fā)展，在此過程中，善于依托檔案館藏資源優(yōu)勢，盡量編撰出能夠突出交通系統(tǒng)特色的文獻資源，提高檔案工作知名度。檔案編研工作要由單一型的低層次開發(fā)逐步向多元化的高水平發(fā)展，充分利用先進設(shè)備和現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，保證信息開發(fā)的有效性和實時性，最大限度縮短信息加工時間，提高信息利用效率；打破傳統(tǒng)的“關(guān)門編研”現(xiàn)狀，為各個工作中心和部門提供生動形象的聲像資料，使聲像檔案宣傳更具生命力和活力。

3 結(jié)束語

做好交通系統(tǒng)的聲像檔案管理工作不僅僅是檔案管理部門的事，還是各個立檔單位和全社會的事，我們必須對該項工作給予高度重視，加強宣傳，樹立聲像檔案信息資源觀意識，制定切實有效的管理辦法，采取可行前端控制方法，不斷加大管理力度，將聲像檔案保管好、利用好，管理好，使聲像檔案的價值在交通系統(tǒng)中得以充分發(fā)揮。

參考文獻

[1]田欣.加強聲像檔案管理工作的對策及建議[J].民營科技，2010，（06）：98.

[2]欒麗.聲像檔案管理工作的現(xiàn)狀及思考[J].科技傳播，2011，（15）：63.

[3]林少華.聲像檔案管理工作的難點及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（07）：19.