王 迪

(南京地鐵運(yùn)營分公司物資中心，210012，南京∥工程師)

企業(yè)資產(chǎn)管理(Enterprise Asset Management，簡為EAM)是面向資產(chǎn)密集型企業(yè)的信息化解決方案的總稱。它以提高資產(chǎn)可利用率、降低企業(yè)運(yùn)行維護(hù)成本為目標(biāo)，以優(yōu)化企業(yè)維修資源為核心，通過信息化手段，合理安排維修計(jì)劃及相關(guān)資源與活動(dòng)，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭力。

南京地鐵EAM系統(tǒng)采用的是瑞典IFS公司的應(yīng)用系統(tǒng)。它主要包括物資管理模塊、設(shè)備管理模塊、工單管理模塊、定額管理模塊、文檔管理模塊等。其中，物資管理模塊實(shí)現(xiàn)物資的計(jì)劃、采購、倉儲(chǔ)、財(cái)務(wù)控制等業(yè)務(wù)流程;設(shè)備管理模塊采用地鐵設(shè)備結(jié)構(gòu)樹的形式，對(duì)設(shè)備進(jìn)行層級(jí)管理;工單管理模塊實(shí)現(xiàn)設(shè)備的報(bào)修、任務(wù)分配、維修、報(bào)告、歷史記錄等，對(duì)維修工作進(jìn)行全過程的計(jì)劃和掌控;定額管理模塊則是對(duì)年度維修過程中消耗的物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì);文檔管理模塊對(duì)物資信息、設(shè)備資料、歷史信息等進(jìn)行存儲(chǔ)及管理。

1 南京地鐵的物資管理之路

南京地鐵自2005年1號(hào)線運(yùn)營以來，在短短7年時(shí)間內(nèi)生產(chǎn)性物資庫存由不足千萬元到現(xiàn)在22800萬元的規(guī)模，增長速度驚人?，F(xiàn)回顧一下南京地鐵的物資管理之路。

1.1 EAM系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)

作為夯實(shí)基礎(chǔ)的第一步，進(jìn)行了EAM系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)。在EAM系統(tǒng)上線之前南京地鐵已有一套物資管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要記錄生產(chǎn)性物資的收發(fā)情況。為實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的全面有效管理，南京地鐵運(yùn)營公司于2007年啟動(dòng)了EAM項(xiàng)目。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)性物資從申報(bào)、審核、詢價(jià)、采購，到貨物驗(yàn)收、入庫、發(fā)料等全業(yè)務(wù)流程的管理，建立起了統(tǒng)一的物資編碼體系;搭建起了高效、開放的數(shù)據(jù)平臺(tái);開發(fā)了反應(yīng)物資管理流程的各類報(bào)表，將原來的手工業(yè)務(wù)改造成在EAM系統(tǒng)運(yùn)行的電子化業(yè)務(wù)。這一步打下了EAM系統(tǒng)建設(shè)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也實(shí)現(xiàn)了EAM系統(tǒng)建設(shè)的最初和最基本的期望。

1.2 物資管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

作為摸索前行的第二步，進(jìn)行了物資管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。隨著南京地鐵2號(hào)線、1號(hào)線南延線的開通，為了更好地滿足現(xiàn)場維修保養(yǎng)的需要，對(duì)EAM系統(tǒng)的物資管理環(huán)節(jié)做了如下的改進(jìn)與優(yōu)化。

1.2.1 采購計(jì)劃的優(yōu)化

采購計(jì)劃的主要作用是合理地安排物資的采購，保證數(shù)量正確的物資在正確的時(shí)間內(nèi)能夠及時(shí)滿足日常運(yùn)營維護(hù)要求。制訂合理的采購計(jì)劃可以減少除正常物料需求和安全庫存之外的多余物資，從而達(dá)到壓縮庫存資金的作用。采購計(jì)劃來源于具體的需求和工班對(duì)生產(chǎn)維護(hù)的預(yù)測(cè)，主要包括:生產(chǎn)一線檢修工單、項(xiàng)目計(jì)劃修的物料需求，日常性消耗物資的需求，工班根據(jù)生產(chǎn)和維護(hù)的實(shí)際情況做出的預(yù)測(cè)，設(shè)備委外修、改造等服務(wù)或勞務(wù)采購的需求，固定資產(chǎn)購置需求等。

EAM系統(tǒng)中，采購計(jì)劃的主要表現(xiàn)形式是采購申請(qǐng)。為了及時(shí)有效地反應(yīng)生產(chǎn)一線的需求，將采購申請(qǐng)?zhí)顖?bào)單位由各中心細(xì)化到班組;在保留年度申購的前提下，將日常申報(bào)時(shí)間由季度改為月度，即在每月15日前由各生產(chǎn)班組進(jìn)行申報(bào)，過期不予申報(bào);將物資屬性劃分成生產(chǎn)型與儲(chǔ)備型，合理安排采購資金;把物資實(shí)際采購價(jià)乘以相應(yīng)系數(shù)作為物資采購預(yù)算價(jià)，采購申請(qǐng)采用中心、部門、財(cái)務(wù)三級(jí)審核。這樣填報(bào)的采購計(jì)劃，需求明確、預(yù)算真實(shí)，為采購計(jì)劃的制訂提供了有力支持。此外，EAM系統(tǒng)新增了采購申請(qǐng)包功能，將經(jīng)常性申購的物資打包申請(qǐng)，減少了生產(chǎn)班組申報(bào)的工作量，提高了工作效率。

1.2.2 新增網(wǎng)上詢價(jià)功能

為了拓寬采購渠道、提高采購效率、降低采購成本，在外網(wǎng)新建了網(wǎng)上采購系統(tǒng)的詢價(jià)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)商注冊(cè)、網(wǎng)上發(fā)布公告、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、報(bào)價(jià)返回、密封開啟報(bào)價(jià)、價(jià)格對(duì)比等功能。南京地鐵的網(wǎng)上采購系統(tǒng)功能如圖1所示。

圖1 南京地鐵的網(wǎng)上采購系統(tǒng)功能

供應(yīng)商在規(guī)定的報(bào)價(jià)截止日期前在南京地鐵的網(wǎng)上采購系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)截止后結(jié)果會(huì)轉(zhuǎn)到EAM系統(tǒng)中。采購員就可以根據(jù)報(bào)價(jià)結(jié)果(價(jià)格、折扣等信息)，綜合考慮供應(yīng)商的運(yùn)輸方式、信譽(yù)、質(zhì)量等因素，并在確定供應(yīng)商后，提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，審批通過后直接生成采購訂單。對(duì)于其余落選的供應(yīng)商，網(wǎng)上采購系統(tǒng)可以向其打印拒絕信。每個(gè)供應(yīng)商的詢價(jià)結(jié)果會(huì)記錄到數(shù)據(jù)庫中，以便日后查證或參考。

1.2.3 采購訂單優(yōu)化

由于地鐵運(yùn)營線路的增加，EAM系統(tǒng)內(nèi)的采購訂單也需要按線路生成，因此一個(gè)訂單會(huì)有多個(gè)流水號(hào)。采購員在EAM系統(tǒng)生成采購訂單時(shí)會(huì)有遺漏或重復(fù)現(xiàn)象，為此制作了采購訂單模板，將同一個(gè)訂單下的多個(gè)清單頁面合并到一起，生成合同文本，以方便采購員與供應(yīng)商簽訂合同，同時(shí)也將合同保存在EAM系統(tǒng)內(nèi)(做成電子合同備份)。庫管員也可以在采購訂單頁面選擇打印到貨物資清單，以確保采購物資與送貨物資的一致性。

1.2.4 采購?fù)瓿汕闆r統(tǒng)計(jì)與分析優(yōu)化

為了更好地對(duì)采購情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，利用水晶報(bào)表(CRYSTAL REPORT)開發(fā)工具來統(tǒng)計(jì)采購計(jì)劃的執(zhí)行情況。計(jì)劃工程師可以查看每一個(gè)已完成和正在進(jìn)行中的采購訂單，并分析具體原因;也可將報(bào)表中記錄采購的進(jìn)展情況生成進(jìn)度表，以便對(duì)采購進(jìn)度能夠有很直觀的感知。

1.3 業(yè)務(wù)流程的重組及再造

作為關(guān)鍵的第三步，進(jìn)行了業(yè)務(wù)流程的重組及再造。眾所周知，BPR(業(yè)務(wù)流程重組)是ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)類軟件實(shí)施的核心工作，而對(duì)于EAM系統(tǒng)，BPR就意味著物資管理業(yè)務(wù)的重組與再造，意味著需要改變傳統(tǒng)的辦法，轉(zhuǎn)向更為高效貼近實(shí)際的方式。

1.3.1 新增采購任務(wù)模塊

以前的任務(wù)劃分是在EAM系統(tǒng)之外用EXCEL表進(jìn)行，因此會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)劃與漏劃，同時(shí)采購任務(wù)的進(jìn)度由采購員自行控制，缺乏有效的監(jiān)督。

為此，2012年在EAM系統(tǒng)中新增加了采購任務(wù)模塊。采購申請(qǐng)一旦通過審核，計(jì)劃工程師便會(huì)按照采購員和采購物資類別進(jìn)行劃分。采購任務(wù)一旦生成，那么采購人員即按照采購管理規(guī)定的要求，明確采購類型、采購周期。在采購任務(wù)的執(zhí)行過程中，由計(jì)劃工程師對(duì)采購任務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行記錄和提醒。每一個(gè)采購任務(wù)都提供備注功能，相關(guān)人員可以把采購任務(wù)執(zhí)行中的實(shí)際情況在EAM系統(tǒng)內(nèi)加以備注。

1.3.2 新增二級(jí)庫管理模式

根據(jù)生產(chǎn)實(shí)際需要和成本精細(xì)化管理要求，2012年南京地鐵運(yùn)營公司在每個(gè)生產(chǎn)中心下設(shè)立了若干二級(jí)庫，所有生產(chǎn)性物資由總庫調(diào)撥入二級(jí)庫，各生產(chǎn)班組根據(jù)現(xiàn)場設(shè)備維修保養(yǎng)實(shí)際情況，在EAM系統(tǒng)內(nèi)登記物資消耗。EAM系統(tǒng)新增二級(jí)庫調(diào)撥模塊，實(shí)現(xiàn)了總庫與各個(gè)二級(jí)庫之間的調(diào)撥功能;實(shí)現(xiàn)了各二級(jí)庫的工單發(fā)料、自助盤點(diǎn)功能，開發(fā)了二級(jí)庫盤點(diǎn)表、庫存收發(fā)余額表等相應(yīng)報(bào)表。通過近一年時(shí)間的推廣應(yīng)用，二級(jí)庫管理模式較好地滿足了現(xiàn)場應(yīng)急搶險(xiǎn)的需要，完善了設(shè)備維修定額，同時(shí)也真實(shí)地反應(yīng)出物資成本的支出，達(dá)到了精細(xì)化管理的目的。

1.3.3 制訂按修程發(fā)料模式

在2012年之前，物資領(lǐng)料模式主要是按需隨時(shí)領(lǐng)料。這雖然滿足了一線的生產(chǎn)需要，但也出現(xiàn)了一些問題:①領(lǐng)料與月度檢修計(jì)劃不對(duì)應(yīng)，隨意性較大，領(lǐng)料批次多;②一旦限制領(lǐng)料次數(shù)，則需求部門會(huì)一次性多領(lǐng)，造成物資積壓;③ 由于領(lǐng)料多為即時(shí)領(lǐng)料，倉庫臨時(shí)備料時(shí)領(lǐng)料人員等待時(shí)間較長，同時(shí)還對(duì)倉庫正常工作造成干擾。

隨著物資消耗的歷史數(shù)據(jù)不斷積累和設(shè)備維修管理修程的不斷完善，定額從無到有，再到日趨準(zhǔn)確。在某些修程定額準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，根據(jù)其月度檢修計(jì)劃，制訂了按修程發(fā)料的新模式。具體來說就是對(duì)某些修程制訂了需求定額包，這樣每當(dāng)月度檢修計(jì)劃出臺(tái)后，需求單位即可按需求定額包領(lǐng)料，減少了申領(lǐng)的工作量。同時(shí)，倉庫在月初根據(jù)需求單位的檢修計(jì)劃提前分包備料，這樣既提高了工作效率，又合理地安排了工作計(jì)劃。如庫存不足時(shí)可提早發(fā)現(xiàn)，避免缺貨。

物資管理的前兩步要求“把事情做正確”，而第三步則提出了“做正確的事”。換句話說，在物資管理領(lǐng)域的工作分為策略和執(zhí)行二個(gè)層面，再好的執(zhí)行如果策略不當(dāng)，其效果也是有限的，甚至是無用的。而EAM系統(tǒng)則是通過BPR進(jìn)行全面業(yè)務(wù)的重組與再造，達(dá)到這一層次時(shí)，EAM系統(tǒng)所能創(chuàng)造出來的就不僅僅是效果而是經(jīng)濟(jì)效益了。不再只想著把事情做正確，而是要制定出正確的策略，能夠真正應(yīng)用好EAM系統(tǒng)，以提升物資管理水平。

2 結(jié)語

物資管理的信息化之路絕對(duì)不是一蹴而就的，而物資管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和改變更需要一個(gè)過程，作為物資信息系統(tǒng)的管理者，要做的就是加速和催化這個(gè)過程。在EAM系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)階段，不僅要夯實(shí)基礎(chǔ)、探索前行，更重要的是要對(duì)物資管理的業(yè)務(wù)流程改造進(jìn)行長遠(yuǎn)規(guī)劃，不能因其難而生畏。在業(yè)務(wù)流程改造過程中不宜目標(biāo)分散，而要集全力去攻一點(diǎn)。一旦在一個(gè)點(diǎn)上取得突破，就能夠獲得更多的支持和信任，畢竟廣大的一線員工是EAM系統(tǒng)的使用者和評(píng)論者?？偠灾贓AM系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過程中，應(yīng)重在持續(xù)改進(jìn)和完善。

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