廖紅

（深圳供電局有限公司，廣東 深圳 519001）

0 引言

供電企業(yè)在電網(wǎng)運(yùn)維過程中，需要嚴(yán)格保障電力的穩(wěn)定供應(yīng)，避免停電事件對(duì)社會(huì)生產(chǎn)、生活造成影響，所以供電網(wǎng)絡(luò)或者設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，需要第一時(shí)間進(jìn)行故障的排除，在供電活動(dòng)中被稱為搶修工作。搶修工作非常緊急，搶修工作人員需要盡快地排除故障問題，恢復(fù)電網(wǎng)正常運(yùn)行，為了保障搶修工作的順利開展，搶修工作中所需的物資，必須第一時(shí)間配送到現(xiàn)場(chǎng)。

搶修工作完成后，供電企業(yè)也需要及時(shí)地辦理搶修項(xiàng)目的立項(xiàng)、物資領(lǐng)用和維修費(fèi)用的相關(guān)手續(xù)，保證項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)的結(jié)算。對(duì)于物資倉庫的庫存，需要規(guī)范搶修物資的管理，保障物資倉庫正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

本文將根據(jù)搶修工作管理的現(xiàn)狀，分析管理中存在的問題，并結(jié)合信息系統(tǒng)和移動(dòng)工具的使用，對(duì)搶修工作中物資配送、項(xiàng)目立項(xiàng)和結(jié)算流程進(jìn)行優(yōu)化分析，提出管理改進(jìn)的思路和措施，提升搶修工作的效率。

1 現(xiàn)狀分析

1.1 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

某供電公司的物資倉庫采用兩級(jí)管理模式，分為一級(jí)倉和急救包，全局只有一個(gè)一級(jí)倉庫，各生產(chǎn)部門及區(qū)局分設(shè)多個(gè)急救包。一般搶修需求的物資先從急救包中尋找，如果急救包中缺少需要的物資，則聯(lián)系一級(jí)的倉進(jìn)行物資供應(yīng)，一級(jí)倉倉管員實(shí)行24小時(shí)值班制。現(xiàn)場(chǎng)搶修人員通過電話進(jìn)行溝通申請(qǐng)物資配送，往往溝通效率低，容易發(fā)生錯(cuò)漏。

搶修工作完成后，需要辦理物資領(lǐng)用業(yè)務(wù)單據(jù)，按照物資的管理要求，物資的需求、采購(gòu)、入庫、出庫和報(bào)廢等過程全部需要有關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目為依據(jù)。由于項(xiàng)目立項(xiàng)的時(shí)間較長(zhǎng)，在單據(jù)的補(bǔ)錄過程中又涉及多個(gè)部門的溝通，往往會(huì)導(dǎo)致工作進(jìn)展緩慢，項(xiàng)目結(jié)算時(shí)間長(zhǎng)。另外，物資部門需要等待項(xiàng)目立項(xiàng)后開具領(lǐng)料單據(jù)，導(dǎo)致庫存的實(shí)物帳和財(cái)務(wù)賬存在差異，嚴(yán)重影響庫存物資的管理。

隨著信息系統(tǒng)的深入應(yīng)用，該供電公司已經(jīng)逐步上線了配網(wǎng)生產(chǎn)系統(tǒng)、快速?gòu)?fù)電移動(dòng)終端和資產(chǎn)系統(tǒng) （包含投資計(jì)劃系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)）等應(yīng)用系統(tǒng)，有效地配合了生產(chǎn)工作的開展。但在搶修工作中，各項(xiàng)工作在各系統(tǒng)中獨(dú)立開展，沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理，信息沒有得到有效的共享。

1.2 工作流程

當(dāng)前搶修工作采用先通過系統(tǒng)外溝通方式，完成搶修物資領(lǐng)用和現(xiàn)場(chǎng)故障處理，然后在系統(tǒng)中補(bǔ)錄業(yè)務(wù)單據(jù)。搶修工作完成后，項(xiàng)目管理人員通過投資計(jì)劃系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)；項(xiàng)目下達(dá)后，使用部門項(xiàng)目管理人員通知倉庫管理員在物資系統(tǒng)中辦理領(lǐng)料手續(xù)。領(lǐng)料手續(xù)辦理完成后，使用部門項(xiàng)目管理人員根據(jù)領(lǐng)料單及相關(guān)單據(jù)辦理項(xiàng)目結(jié)算手續(xù)。

當(dāng)前搶修工作的業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

圖1 搶修工作流程 （現(xiàn)狀）

1.3 存在問題

原搶修工作由于采用事后補(bǔ)單的方式開展工作，并且由于工作交叉，溝通繁瑣，工作及時(shí)率不高，對(duì)搶修工作的及時(shí)性、搶修項(xiàng)目結(jié)算和庫存物資管理等工作造成了一定的影響，主要存在以下問題：

a）由于各部門的物資員均為兼職人員，因此沒有設(shè)置24小時(shí)值班制，致使現(xiàn)場(chǎng)搶修人員無法及時(shí)地了解急救包及倉庫的物資信息，需要多次電話和物資員、倉管員溝通，影響搶修工作效率。

b）搶修項(xiàng)目要在搶修完成后通過系統(tǒng)進(jìn)行立項(xiàng)，并且要經(jīng)過各級(jí)審批，審批過程較長(zhǎng)。倉庫管理員將物資配送給現(xiàn)場(chǎng)后，因?yàn)闆]有對(duì)應(yīng)項(xiàng)目，不能立刻開具領(lǐng)料單或者現(xiàn)場(chǎng)送貨單。

c）由于不能及時(shí)地開出領(lǐng)料單，系統(tǒng)中的物資和實(shí)物庫存物資的數(shù)量不一致，導(dǎo)致賬實(shí)不符，影響倉庫的補(bǔ)貨、平衡利庫等工作。

d）對(duì)于供應(yīng)商送現(xiàn)場(chǎng)的搶修物資，由于項(xiàng)目未下達(dá)，不能及時(shí)地報(bào)送需求計(jì)劃，所以候補(bǔ)的采購(gòu)流程也需要等待項(xiàng)目下達(dá)后開展，直接影響供應(yīng)商的物資合同補(bǔ)簽工作。

e）搶修工作完成后，倉庫管理員在等待補(bǔ)錄單據(jù)的過程中，需要頻繁地與生產(chǎn)部門進(jìn)行溝通項(xiàng)目立項(xiàng)的進(jìn)展情況，工作繁瑣。

2 改進(jìn)思路

對(duì)于當(dāng)前搶修工作中存在的問題，管理部門認(rèn)真地進(jìn)行了分析，確定通過重新梳理工作流程、規(guī)范管理制度的方式來保障搶修工作的有序開展，避免工作交叉；通過以主網(wǎng) “搶修流水號(hào)”和配網(wǎng) “故障單”為項(xiàng)目臨時(shí)依據(jù)，解決項(xiàng)目立項(xiàng)滯后而導(dǎo)致業(yè)務(wù)工作無法開展的問題；通過建立 “搶修已領(lǐng)用倉”虛擬倉位的方式，保障物資庫存賬實(shí)相符；通過對(duì)信息系統(tǒng)的功能優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)貫通，并引入平板電腦現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)方式，提升信息系統(tǒng)對(duì)于搶修工作的有效支持。

3 改進(jìn)措施

3.1 優(yōu)化管理流程

為了避免業(yè)務(wù)工作的交叉，保障搶修工作的順利開展，以信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，管理部門對(duì)搶修工作流程進(jìn)行了優(yōu)化。

新工作流程主要將搶修工作和信息系統(tǒng)結(jié)合開展工作，通過生產(chǎn)系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、投資計(jì)劃系統(tǒng)和項(xiàng)目管理系統(tǒng)的信息共享，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間協(xié)同開展工作，提升搶修工作效率，保障搶修工作的及時(shí)性和規(guī)范性。

新流程改變了當(dāng)前搶修、立項(xiàng)、補(bǔ)錄領(lǐng)料單據(jù)和結(jié)算的順序管理，實(shí)現(xiàn)立項(xiàng)和領(lǐng)料單據(jù)的同步開展；解決了多個(gè)部門需要反復(fù)溝通的問題，發(fā)出的領(lǐng)料單據(jù)停留在業(yè)務(wù)部門確認(rèn)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目立項(xiàng)下達(dá)后業(yè)務(wù)部門可以直接完成領(lǐng)料審批流程。

主網(wǎng)搶修工作流程如圖2所示。

圖2 主網(wǎng)搶修工作流程 （新模式）

配網(wǎng)搶修工作流程如圖3所示。

圖3 配網(wǎng)搶修工作流程 （新模式）

3.2 規(guī)范管理制度

管理部門同時(shí)明確了搶修工作的管理要求，規(guī)定了各流程環(huán)節(jié)的工作時(shí)限，改進(jìn)了項(xiàng)目立項(xiàng)的業(yè)務(wù)規(guī)則，明確了 “故障單”和 “搶修流水號(hào)”的合法地位。具體如下：

a）立項(xiàng)審批

為了縮短項(xiàng)目審批時(shí)間，單項(xiàng)X萬元以下的故障性搶修項(xiàng)目，立項(xiàng)審批流程在直屬各供電局內(nèi)完成。

b）物資領(lǐng)料手續(xù)

為了縮短物資領(lǐng)料手續(xù)的辦理時(shí)間，憑故障單或者搶修流水號(hào)辦理物資領(lǐng)料單，憑項(xiàng)目計(jì)劃編號(hào)確認(rèn)物資領(lǐng)料。

c）物資退料手續(xù)

為了縮短物資退料手續(xù)的辦理時(shí)間，項(xiàng)目退運(yùn)物資現(xiàn)場(chǎng)鑒定和系統(tǒng)申報(bào)均由搶修負(fù)責(zé)人完成，現(xiàn)場(chǎng)退運(yùn)鑒定要求在設(shè)備搶修完成的當(dāng)天進(jìn)行，系統(tǒng)申報(bào)在設(shè)備搶修完成后的5個(gè)工作日內(nèi)完成。運(yùn)行超過X年的設(shè)備退運(yùn)，退運(yùn)審批流程在直屬各供電局內(nèi)完成。

d）各部門 （單位）相互協(xié)同，嚴(yán)格按照 《搶修項(xiàng)目結(jié)算時(shí)限圖》（如圖4所示）進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算管控。有備品備件的項(xiàng)目在一個(gè)半月內(nèi)完成結(jié)算；無備品備件的項(xiàng)目，在二個(gè)半月內(nèi)完成結(jié)算。[3]

e）加強(qiáng)項(xiàng)目申報(bào)的及時(shí)性，搶修完成后的3個(gè)工作日內(nèi)完成項(xiàng)目申報(bào)，確有客觀影響因素的項(xiàng)目，申報(bào)時(shí)限不應(yīng)超過15天，否則不予結(jié)算施工費(fèi)。

f）做好搶修物資的領(lǐng)料工作。搶修工作優(yōu)先使用急救包物資，急救包不能滿足要求時(shí)，由各局具備權(quán)限的人員通過7100服務(wù)熱線和短信平臺(tái)提出需求，物資部組織采取配送現(xiàn)場(chǎng)或急救包方式進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，各局人員或委派人員 （提供委派證明）現(xiàn)場(chǎng)到貨簽收 （確認(rèn)）。物資需求按照正常的采購(gòu)流程進(jìn)行申購(gòu)和領(lǐng)用，主材物資不允許單位自購(gòu)或者施工單位墊料。

3.3 規(guī)范倉庫管理

原倉庫中搶修備品的物資在被搶修人員領(lǐng)用后，由于項(xiàng)目未下達(dá)導(dǎo)致系統(tǒng)中庫存物資的數(shù)據(jù)和實(shí)際庫存物資的數(shù)據(jù)長(zhǎng)時(shí)間不能保持一致；另外，倉管員需要頻繁地與業(yè)務(wù)部門溝通項(xiàng)目立項(xiàng)的結(jié)果，導(dǎo)致工作繁瑣。

圖4 搶修項(xiàng)目的結(jié)算流程圖

在新的管理中，倉庫管理員可以根據(jù)搶修流水號(hào)、故障單，開展領(lǐng)料、供應(yīng)商直送通知單據(jù)等工作；領(lǐng)料單和通知單在項(xiàng)目下達(dá)前停留在部門的計(jì)劃，對(duì)于一級(jí)倉庫領(lǐng)用物資，首先開具移庫單到各部門急救包的 “搶修已領(lǐng)用”倉，這樣既保證了倉庫管理員賬實(shí)一致，又同時(shí)提升了工作人員的溝 通 協(xié) 作 能 力[1，4]。

3.4 優(yōu)化系統(tǒng)功能

物資系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、投資計(jì)劃系統(tǒng)和項(xiàng)目管理系統(tǒng)需要根據(jù)新?lián)屝迾I(yè)務(wù)管理流程的需求進(jìn)行系統(tǒng)功能的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)幾個(gè)系統(tǒng)之間的信息共享及業(yè)務(wù)貫通。

生產(chǎn)系統(tǒng)中可以實(shí)時(shí)查詢一級(jí)倉、急救包的庫存，搶修人員可以馬上確定需要的物資的來源，并通過系統(tǒng)向倉管員發(fā)送物資需求。搶修人員報(bào)送物資需求后，系統(tǒng)根據(jù)對(duì)應(yīng)的故障單號(hào)或搶修流水號(hào)自動(dòng)提醒倉管員或者急救包管理員開具物資領(lǐng)料單據(jù)，同時(shí)提醒項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)。項(xiàng)目立項(xiàng)完成后，系統(tǒng)根據(jù)對(duì)應(yīng)的故障單號(hào)和搶修流水號(hào)進(jìn)行項(xiàng)目信息同步[5]。

3.5 引入移動(dòng)作業(yè)

為了保障搶修人員在現(xiàn)場(chǎng)能及時(shí)地查詢倉庫物資并將物資需求報(bào)送給倉管員，該供電公司為全局配網(wǎng)搶修人員配置了平板電腦，平板電腦以3G網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，通過VPN賬號(hào)可以實(shí)時(shí)接入局域網(wǎng)。故障發(fā)生后，搶修人員可以通過平板電腦下載故障單信息。然后通過故障單實(shí)時(shí)查詢一級(jí)倉和急救包庫存，如果急救包或者一級(jí)倉有需要的物資，則選擇所需的物資，報(bào)送倉管員；如果查找不到所需的物資，則新增物資需求，報(bào)送倉管員。這樣，現(xiàn)場(chǎng)搶修人員不用和物資員或者倉管員進(jìn)行溝通，就可以實(shí)時(shí)地了解到庫存物資情況，并通過平板電腦第一時(shí)間將物資需求發(fā)送給倉管員，保障了物資需求的準(zhǔn)確性，降低了溝通成本[2]。如圖5所示。

圖5 移動(dòng)作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)

4 結(jié)束語

通過對(duì)搶修工作管理模式的優(yōu)化，解決了以往信息不能共享、項(xiàng)目立項(xiàng)緩慢、工作人員溝通繁瑣和業(yè)務(wù)單據(jù)開具不及時(shí)，以及庫存不一致等問題，重新規(guī)范了搶修工作的管理過程，優(yōu)化了管理流程、提升了管理效率。

1）制定了搶修管理管理要求，規(guī)范了搶修工作的管理，同時(shí)對(duì)各工作節(jié)點(diǎn)的時(shí)效性提出管理指標(biāo)，保障了搶修相關(guān)工作有序、順利開展；

2）重新梳理了搶修工作流程，減少了業(yè)務(wù)工作的交叉；

3）通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)信息共享，并實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)的連貫性；

4）切實(shí)地解決了當(dāng)前搶修工作結(jié)算效率慢的問題；

5）保障物資倉庫實(shí)物帳、財(cái)務(wù)賬的一致性。

[1] 中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司.倉庫管理辦法Q/CSG 217016-2011[Z].廣州：中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司，2011.

[2] 中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司.企業(yè)級(jí)資產(chǎn)管理系統(tǒng)-外網(wǎng)用戶使用手冊(cè) [Z].廣州：中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司，2012.

[3] 中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司.物資管理規(guī)定Q/CSG 217001-2013[Z].廣州：中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司，2013.

[4] 中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司.倉儲(chǔ)配送管理辦法Q/CSG 217003-2013[Z].廣州：中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司，2013.

[5] 中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司.物資需求管理辦法Q/CSG 217008-2013[Z].廣州：中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司，2013.