姜蘊莉 付達杰

（江西財經(jīng)職業(yè)學院，江西 九江 332000）

1. 引言

高職院校的教師業(yè)務檔案記載了教師在實際工作中的教學、科研、獎懲、進修、學歷、職稱等信息，能夠反映出教師的業(yè)務能力，也能反映出一個學校的教育教學水平，是教師個人的評優(yōu)評先、職稱評定、績效工資評定的重要數(shù)據(jù)依據(jù)，也是了解高職院校教師隊伍的業(yè)務素質(zhì)、提高學?？蒲心芰?、規(guī)劃學校長遠發(fā)展的一個重要數(shù)據(jù)依據(jù)[1]。隨著高職院校建設的不斷深入，各種教學活動、評優(yōu)、科研申報等等越來越多，在全社會信息化的大背景下，雖然很多高職院校建立了電子教師業(yè)務檔案，但在實際工作中還存在著一些問題。

云計算是一種可以將互聯(lián)網(wǎng)上共享的軟硬件資源按需提供給用戶的計算模式，這種模式將連入網(wǎng)絡的資源看作一個資源池，向用戶提供按需付費、自助、彈性擴展、靈活訪問的服務，云計算服務可以分為基礎設施即服務、平臺即服務、軟件即服務三種[3]。云計算概念是由Google的CEO艾里克·施密特于2006年首次提出的，從它被提出至今的8年間，全球各大IT企業(yè)都已紛紛推出了自?己的云計算服務，云計算已經(jīng)迅速地得到發(fā)展并開始漸漸地應用到人們生產(chǎn)、生活中的各個領域。高職院校的教師業(yè)務檔案管理在當今信息化時代顯得有些落后，本文以江西財經(jīng)職業(yè)學院的教師業(yè)務檔案管理為例給出了基于云計算的高職院校教師業(yè)務檔案管理新思路。

2. 高職院校電子教師業(yè)務檔案管理現(xiàn)狀

目前全國各高職院校的電子教師業(yè)務檔案管理情況大多數(shù)可以分為兩種情況：第一，部分檔案仍以紙質(zhì)文書檔案的形式記載，往往因紙質(zhì)檔案保存過程中的破損、散失等導致檔案信息的不完整，又因這種形式的檔案長時間不更新而有信息與實際不符的問題。在實際需要調(diào)用教師業(yè)務信息時，往往還是要臨時由教師本人再重新提交相關信息和證明材料。而部分電子數(shù)據(jù)形式的檔案也僅僅是以電子數(shù)據(jù)形式存儲在計算機設備中，缺乏一個檔案管理系統(tǒng)來管理。第二，部分學校雖有檔案管理系統(tǒng)，但在實際管理工作中存在著多頭管理的問題。教師業(yè)務所涉及到的不同業(yè)務分別由相應的歸屬部門分別管理，部門之間的數(shù)據(jù)存在重復登記、相互不共享的問題[2]。而且對系統(tǒng)和存儲設備的維護需要專業(yè)人員專門進行管理，并需要做好重要數(shù)據(jù)備份，否則，如果設備出現(xiàn)問題或者遭到病毒入侵就可能造成重要的數(shù)據(jù)丟失、損壞，這無疑加重了學校在資金和人力方面的負擔。以上這些情況已經(jīng)不能適應高職院校發(fā)展的實際需要，近幾年，高職院校的骨干院校建設工作、示范院校申報工作、教學評估工作等等都需要教師業(yè)務檔案的數(shù)據(jù)支持，如果仍沿用傳統(tǒng)的教師業(yè)務檔案管理形式和方法，就不能夠及時地得到有效的原始數(shù)據(jù)和統(tǒng)計、分析結果。

3. 云計算在高職院校教師業(yè)務檔案管理中的應用

3.1 提高了教師業(yè)務檔案的管理水平

江西財經(jīng)職業(yè)學院的教師業(yè)務檔案數(shù)據(jù)包括教師的基本信息、教學情況、進修情況、科研情況、獎懲情況等等，這些數(shù)據(jù)由人事處、教務處、科研處等不同的部門用不同的應用程序進行管理。以往的檔案管理中，各部門之間程序獨立，各部門分別進行自己工作范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)的輸入、更新、維護、統(tǒng)計，往往會有數(shù)據(jù)的重復登記和管理，缺乏統(tǒng)一的教師業(yè)務檔案管理。需要資料時，往往要求教師臨時提交，這給教師帶來了不便，同時這種方式也不是一個有效的管理?，F(xiàn)在，我們利用云計算服務中的“平臺即服務”就可以搭建統(tǒng)一的教師業(yè)務檔案管理云平臺，所有的教師業(yè)務數(shù)據(jù)都被存儲在云端統(tǒng)一地進行管理。用戶只要憑借賬號和密碼就可以在自己應有的權限內(nèi)進行操作。教師將個人數(shù)據(jù)和憑證輸入，各部門負責本部門職責范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)的審核和管理。這樣就不會造成數(shù)據(jù)的重復存儲和管理，數(shù)據(jù)也能夠得到及時的更新，各部門之間也能夠及時溝通、共享數(shù)據(jù)，學校的教師業(yè)務檔案管理隨之變得有序、高效。

3.2 降低管理成本

信息技術、軟件需要不斷更新，設備也要更新，才能跟上信息化時代的步伐。教師業(yè)務檔案作為高職院校非常重要的數(shù)據(jù)，需要相應的設備和軟件來進行存儲和管理，購買、更新專門的存儲設備和軟件所需要花費的資金和人力對于高職院校來說是個大的負擔。通過云計算服務中的“基礎設施即服務”，學?？梢宰庥迷朴嬎惴丈烫峁┗A設施，所有數(shù)據(jù)的存儲和處理都由服務商提供的云端負責，用戶只需簡單的終端設備即可向云計算服務商申請按需服務并完成教師業(yè)務檔案的管理工作。

3.3 提高了教師業(yè)務檔案的利用率

基于云計算的高職院校教師業(yè)務檔案不是分散地存儲在校內(nèi)各部門的設備上，而是存儲在云端，用戶只要通過簡單的計算機、手機等終端就可以在任何時間、任何地點通過網(wǎng)絡訪問搭建好的教師業(yè)務檔案管理云平臺，進行輸入數(shù)據(jù)、獲取數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)等操作。每個用戶都可以隨時隨地在自己的權限范圍內(nèi)獲取、使用相應的檔案資源。這樣，大大提高了教師業(yè)務檔案的利用率。

3.4 解決數(shù)據(jù)安全問題

以往的高職院校數(shù)據(jù)存儲在學校內(nèi)部的設備上，如果設備狀態(tài)和人員管理水平出了問題就會影響到數(shù)據(jù)的安全存儲，設備損壞、感染病毒或者人為操作錯誤都會造成檔案數(shù)據(jù)的損壞和丟失，這對學校是巨大的損失。云計算服務商的設備和技術要遠遠先進于一般的高職院校，而且云會自動備份存儲數(shù)據(jù)，利用云計算服務將學校教師業(yè)務檔案的電子數(shù)據(jù)集中存儲在服務商提供的“云端”，就避免了數(shù)據(jù)的丟失和損壞，用戶不用再擔心數(shù)據(jù)存儲安全的問題。

3.5 解決了技術人員缺乏問題

目前的高職院校教師業(yè)務檔案管理系統(tǒng)需要專業(yè)的技術人員開發(fā)和管理，而高職院校的主要任務是教學、培養(yǎng)實踐型人才，缺乏專門的系統(tǒng)管理、維護技術人員?；谠朴嬎愕母呗氃盒＝處煒I(yè)務檔案管理可以將設備維護、平臺維護這些問題統(tǒng)統(tǒng)交給云端處理，解決了學校的相關技術人員缺乏的問題。使用云計算平臺的用戶無需了解云計算技術原理，也不需要進行平臺的維護，只要會使用個人電腦就可以方便地使用云平臺根據(jù)用戶的需求定制相應的服務，并根據(jù)用戶的要求進行相應的部署，如果不需要了也可以隨時取消定制。

4. 未來教師業(yè)務檔案管理的發(fā)展對策

云計算使得一切都可以以服務的形式被提供，企事業(yè)單位的各項管理云端化是一個趨勢，高職院校教師業(yè)務檔案管理云端化也必將推廣開來。但是，云計算在檔案管理中的應用還處于探索階段，在未來，我們需要注意一些問題。第一，需要規(guī)范的云計算檔案管理標準，目前還沒有有關檔案管理的云計算標準，這給學校選擇合適的教師業(yè)務檔案管理的云服務商造成了困難，所以要敦促相關部門盡快制定相關的云計算標準；第二，不能將所有數(shù)據(jù)都存儲到云端，教師業(yè)務檔案中的有些絕密的重要數(shù)據(jù)不能存儲在云端，需要專人在本地設備上存儲、管理[4]。

5. 結束語

高職院校教師業(yè)務檔案管理的好壞關系著教師的個人發(fā)展和學校的發(fā)展決策，十分重要。基于云計算的高職院校教師業(yè)務檔案管理模式解決了傳統(tǒng)高職院校教師業(yè)務檔案管理的困境和問題，值得積極推廣應用。不過，云計算在高職院校教師業(yè)務檔案管理中的應用還處于探索階段，還需要在未來不斷地完善。

[1]梁杰.高職院校教師業(yè)務檔案信息化建設的實踐探索[J].瀘州職業(yè)技術學院學報，2010，(02)：52-56.

[2]蔡溶.云計算在鐵路檔案管理方面的應用[J].信息系統(tǒng)工程，2014，(09)：117-119.

[3]庚邦.淺談云計算在高職院校檔案信息化管理中的應用[J].中小企業(yè)管理與科技，2013，(06)：281-282.

[4]金淑紅.云計算技術在檔案中的應用探討[J].科技創(chuàng)新與應用，2014，(07)：54.