趙燕玲

高等學(xué)校會計檔案管理現(xiàn)狀與對策探究

趙燕玲

本文分析了目前高等學(xué)校會計檔案管理的現(xiàn)狀；最后，從觀念，技術(shù)，人才、制度等幾方面提出了加強高等學(xué)校會計檔案管理的對策。

高等學(xué)校；會計檔案；管理；現(xiàn)狀；對策

隨著高校參與社會活動日益頻繁，財務(wù)部門業(yè)務(wù)量逐年加大，各種財務(wù)檔案快速增加，會計檔案工作的新情況、新問題不斷出現(xiàn)。如何通過現(xiàn)代化高科技管理手段科學(xué)、規(guī)范的管理財務(wù)檔案，將是當(dāng)前高校檔案工作人員面臨的新課題。

一、高等學(xué)校會計檔案管理現(xiàn)狀

（一）對會計檔案管理的認(rèn)識不足

長期以來，“重核算、輕管理”意識普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質(zhì)會計檔案的管理，認(rèn)為財務(wù)部門只要資金管好，報賬準(zhǔn)確，及時報送資料就行，而會計檔案只是會計核算的后續(xù)工作、內(nèi)務(wù)管理，沒有必要設(shè)置專人專崗進(jìn)行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點關(guān)注的往往是傳統(tǒng)手工檔案，忽視對電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜，操作人員在思想上容易產(chǎn)生畏難情緒，一些單位對電子檔案更是缺乏足夠認(rèn)識，在歸檔過程中不作任何篩選和分類處理，會計檔案常常出現(xiàn)遺漏和重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。若歸檔基礎(chǔ)工作不嚴(yán)謹(jǐn)、管理隨意，檔案利用人常常無法正常進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)的查詢、檢索其所需信息，這樣勢必影響高校檔案工作的整體質(zhì)量和服務(wù)水平。

（二）會計檔案管理制度不健全

高校的財務(wù)部門對資金預(yù)算、收入、支出等日常業(yè)務(wù)都制定相應(yīng)的管理辦法，嚴(yán)格的管理制度，但大多缺乏會計檔案管理制度。特別是已實施會計電算化后產(chǎn)生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會計檔案信息載體，沒有形成一整套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無序狀態(tài)，致使許多應(yīng)該歸檔的電子文件整理不規(guī)范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統(tǒng)一歸檔保存，正確維護(hù)，使之安全、可靠的處于一種可隨時被利用狀態(tài)。沒有相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔程序，勢必導(dǎo)致檔案歸檔驗收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個高校財務(wù)檔案的信息資源整合與數(shù)據(jù)共享。

（三）會計檔案管理信息化程度不高

目前，高校財務(wù)檔案管理還未全部實現(xiàn)利用計算機進(jìn)行處理和存儲，傳統(tǒng)的儲存及歸檔方式很難適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，加強電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質(zhì)的檔案通過信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，錄入到數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)庫，依托數(shù)字化校園平臺，經(jīng)過各個系統(tǒng)間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)及領(lǐng)用過程中都存在各種問題。具體表現(xiàn)：管理人員思想觀念保守、設(shè)備陳舊落后、實際操作和管理存在疏漏，不注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的挖掘、整理、加工，缺乏對檔案界最新動態(tài)的關(guān)注等。

（四）缺乏專職的會計檔案管理人員

目前高等學(xué)校的會計檔案管理工作大多由會計人員兼職。學(xué)校對檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學(xué)校對檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)整體不高。

二、加強高等學(xué)校會計檔案管理的對策

（一）提高對會計檔案管理的認(rèn)識

高校財務(wù)檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國家財金、稅務(wù)檢查的重要證據(jù)。只有觀念轉(zhuǎn)變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個新臺階。財務(wù)會計檔案工作是一項細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎ぷ髦胁荒苡卸↑c閃失，半點馬虎。要實現(xiàn)高校會計檔案科學(xué)管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關(guān)于財務(wù)檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實行財務(wù)檔案專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財務(wù)檔案工作。對會計電算化核算形成的電子檔案，要配置適當(dāng)規(guī)模的庫房和檔案專柜等專用設(shè)施，實行專人負(fù)責(zé)，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案按時同步歸檔，并不斷充實和完善檔案內(nèi)容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實現(xiàn)高校檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

（二）建立健全會計檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)時代，電子文檔蘊藏著更豐富的信息資源，做好各類財務(wù)檔案的收集、整理、保護(hù)和利用顯得越加重要。高校財務(wù)電子檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理、利用，各應(yīng)用系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)信息共享，都是基于網(wǎng)絡(luò)傳輸信息而實現(xiàn)。要想系統(tǒng)得以安全運行，技術(shù)是保障，管理有方法。首先，要加強網(wǎng)絡(luò)信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識，強化高校會計電算化檔案工作人員的風(fēng)險識別、防范能力，完善保密措施，對涉密性較高的信息進(jìn)行分級管理和保護(hù)。在財務(wù)軟件方面，應(yīng)注重系統(tǒng)自身功能建設(shè)，保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的真實性和完整性。面對客觀的數(shù)據(jù)相關(guān)人員不能隨意操作,篡改數(shù)據(jù)。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權(quán)限調(diào)用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來的各種財務(wù)隱患。

（三）提高對會計檔案管理的信息化程度

傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)為載體，財務(wù)檔案管理、財務(wù)查賬和財務(wù)審計煩瑣且費時費力，與會計信息化的迅速發(fā)展相比，高校檔案信息化發(fā)展則相對滯后。信息化條件下，要實現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理，必須依托現(xiàn)有檔案，逐步建立完善財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，將財務(wù)檔案資料無縫對接，通過轉(zhuǎn)換進(jìn)入高校檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)公共目錄查詢、遠(yuǎn)程檢索服務(wù)和對數(shù)據(jù)匯總分析、財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流、查找滿足指定條件的會計記錄等。海量的財務(wù)信息，通過運用計算機技術(shù)處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對檔案翻閱的工作量，實現(xiàn)檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。

（四）設(shè)置會計檔案管理專職崗位

高校檔案管理工作除了硬件設(shè)備和軟件設(shè)施齊頭并進(jìn)外，還要堅持以人為本，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，建立一支與時俱進(jìn)、素質(zhì)高、相對穩(wěn)定的檔案管理專業(yè)化隊伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問題。在信息技術(shù)和知識不斷更新的時代，定期對檔案工作人員進(jìn)行檔案知識、財務(wù)知識和相關(guān)技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)或外出交流，幫助他們了解、掌握財務(wù)檔案工作的新變化、最新動向，開拓眼界，挖掘財務(wù)檔案的潛在用途和利用價值，使得高校財務(wù)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。

總之，高校財務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是提高高校財務(wù)管理工作水平的一項重要方面。加快高校檔案建設(shè)工作自身的創(chuàng)新發(fā)展，合理規(guī)避管理風(fēng)險，采取科學(xué)有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進(jìn)一步完善和發(fā)展。

[1]張?zhí)K彤.法務(wù)會計高級教程[M].北京，中國政法大學(xué)出版社，2007.

[2]劉明輝.高級審計研究[M].大連，東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2009 4.

（作者單位：重慶文理學(xué)院計劃財務(wù)處）