王存喜，楊玉楓

(華北科技學院，北京東燕郊 101601)

0 引言

隨著高校離退休教職工數量和信息量的不斷增加，相關檔案的整理、查找、數據更新等方面工作效率和效能低下的狀況使得離退休人員電子檔案管理系統(tǒng)建設迫在眉睫。借助于計算機、網絡等現(xiàn)代信息技術為基礎的離退休人員電子檔案管理系統(tǒng)能克服傳統(tǒng)工作方式下存在的不足［1］。利用離退休人員電子檔案管理系統(tǒng)，對于分門別類的離退休人員信息進行自動處理，把結果置于信息系統(tǒng)中，學校可以據此進行離退休教職工的服務管理。

1 高校離退休人員電子檔案系統(tǒng)的重要性和必要性

1.1 離退休人員電子檔案系統(tǒng)建設是高校信息化建設的一個組成部分

隨著高校的信息化建設不斷推進，高校的信息化工作主要包括教學管理信息化、學生電子檔案系統(tǒng)建設、人事管理信息化、辦公自動化、電子圖書館等等［2］，屬于高校工作中不可或缺的重要部分的離退休工作也同樣需要適應信息化的進程。

1.2 離退休人員電子檔案系統(tǒng)建設是高校離退休工作發(fā)展的必然趨勢

離退休人員電子檔案建設有利于提高離退休服務管理水平并與高校各項信息管理工作對接。高校各職能部門和離退休人員就可根據自己的權限進行查詢和處理各種信息［3］。這樣可以大大加快有關離退休服務管理的工作效率，從而顯著提高離退休教職工服務管理水平。

1.3 建設和實現(xiàn)離退休人員電子檔案管理系統(tǒng)，有利于服務管理工作人員的綜合素質提高

將現(xiàn)代信息技術運用到高校離退休服務管理工作中，不僅要求離退休服務管理工作人員具有傳統(tǒng)的踏實肯干的工作作風，而且還要掌握現(xiàn)代化信息管理技術的操作技能，促使他們提高信息管理和網絡水平。實現(xiàn)離退休人員電子檔案管理系統(tǒng)的建設和管理，很多繁瑣性的事務性工作可以減少，離退休服務管理工作人員可以靜下心來思考和創(chuàng)新服務管理的新方法和新模式，研究一些離退休服務管理工作的課題，提高自身的服務管理水平。

1.4 便于離退休工作人員與服務群體進行有效溝通

在日常服務管理工作中，工作人員應該隨時與離退休教職工進行溝通和交流，獲取信息、處理信息、反饋信息，從而采用行之有效的服務管理方法進行工作。在傳統(tǒng)的服務管理模式下、服務管理工作人員主要通過走訪面談、書信交談、電話詢問、集體座談、聽取子女意見、設置意見箱等方式與離退休人員進行交流與溝通［4］，這些交流方式雖然比較直接，但是有時獲得的信息不夠準確，會影響信息處理結果。離退休人員信息系統(tǒng)建設后，服務管理人員可以充分利用網絡的及時性、靈活性、虛擬性和動態(tài)交互性等特點，便于相互間有效溝通，全面了解和掌握離退休人員的生活學習要求、心理需求和精神追求。

2 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)的內容

高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)內容應該將離退休教職工的個人基本信息和子女親屬信息全部內容包含其中［5］。根據我校的情況，具體來說應該分成以下幾個組成部分。

2.1 離退休教職工基本信息電子檔案分系統(tǒng)

設置在冊的離退休教職工的基本信息，包括姓名、電子照片、性別、身份證號、年齡、民族、學歷、籍貫、參加工作時間、退(離)休的確定及時間、退(離)休前所在單位、職稱及職務、去世等自然和在職的基本信息。主要由人事部門登錄和管理。

2.2 離退休教職工健康信息電子檔案分系統(tǒng)

離退休教職工健康信息檔案系統(tǒng)應由校醫(yī)院來建設、完善和更新。系統(tǒng)包括除個人基礎信息外，主要內容有生活習慣、以往病史、診治情況、家族病史、現(xiàn)病史、體檢結果、保健、預防接種、隨訪登記及疾病的發(fā)生、發(fā)展、治療過程等內容［6］。對教職工住院及醫(yī)藥費報銷審核情況有詳細記錄。同時要確保檔案資料的完整性、準確性、連續(xù)性、科學性和實用性。

2.3 離退休教職工工資信息分系統(tǒng)

該系統(tǒng)主要記錄離退休教職工工資、補貼以及慰問金等信息的管理，同時記錄每年工資、補貼以及慰問金變動的情況及說明。主要由人事部門和財務部門負責

2.4 離退休教職工住址及親屬情況信息分系統(tǒng)

離退休教職工住址及親屬信息系統(tǒng)也是整個系統(tǒng)組成的重要部分，是與離退休教職工進行相互聯(lián)系的重要渠道。離退休教職工的及其配偶住址及居住面積、子女的家庭住址、電話、手機號碼、電子郵箱以及配偶、子女的工作單位地址和電話、QQ號、微信號等聯(lián)系方式應詳細記錄其中。由離退休服務管理部門來進行登錄、管理和更新。

2.5 離退休教職工政治面貌信息分系統(tǒng)

離退休教職工的政治面貌信息系統(tǒng)內容要包括參加各黨派、協(xié)會、團體組織的名稱，時間，地點。以及在其組織中所擔任的職務等信息。由高校組織部負責管理更新系統(tǒng)。

2.6 離退休教職工走訪、困難記錄分系統(tǒng)

離退休教職工生病住院需要進行探視、春節(jié)前到離休干部家中進行慰問、重陽節(jié)慰問全部離退休教職工、教師節(jié)看望德高望重的老教授、離退休教職工去世到家中看望遺屬等走訪工作需要進行安排并記錄在案。有些特殊家庭、困難家庭需要得到學校的幫扶、組織的關懷和溫暖，學校每年要進行困難教職工走訪慰問、大病救助、老黨員慰問及困難黨員補助等工作同樣也需要量化的依據。

2.7 離退休教職工個人情況及事跡分系統(tǒng)

離退休教職工的個人情況及事跡指本人(包括在崗)從事的工作崗位、特長、興趣愛好、獲得的各種榮譽稱號，以及退休后發(fā)揮余熱的崗位，受過的獎勵和處分;家庭成員的有軍、烈屬等等涉及到政治審查需要向組織說明的一些信息。

3 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設應注意的問題

高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設是一項系統(tǒng)性、綜合性、創(chuàng)新性的工程。建立完整的高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)，不論是決定離退休服務管理宏觀決策、還是服務管理方案的具體實施有著不可替代的作用。對促進建設和諧校園、實現(xiàn)信息現(xiàn)代化高校起著十分重要的作用。高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)在建設中應注意以下幾個問題:

3.1 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)信息采集方式的多樣性與信息準確性

離退休教職工信息數據的采集大致可以分為以下幾類;一是人事部門確保自然情況及檔案中提取所需信息的準確性;二是網絡、電話、書信及上門采集信息數據，通過與本人逐一核實，了解親屬情況、健康狀況、個人事跡及個人困難等數據信息。盡力保證數據的全面與準確［7］;三是整理相關工作情況材料。匯總走訪、慰問情況，個人困難(問題)的解決情況。

3.2 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)的聯(lián)動性與及時更新

高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設不是一朝一夕的事情，更不是哪一個部門的事情。為此學校領導要高度重視，要成立高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設管理小組。離退休人員的數據信息是在不斷的變化，所以電子檔案系統(tǒng)建設中的幾個分系統(tǒng)要及時準確的更新并形成聯(lián)動。

3.3 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設的保密性

離退休教職工的電子信息是離退休人員的檔案信息的網絡化，是獲取、管理和利用檔案信息資源的重要手段。然而，由于網絡的高分散性和信息的易拷貝性以及信息保密意識的薄弱，導致檔案信息網絡化管理存在疏漏。在信息網絡化建設中，檔案信息的采集、存儲、編研與資源共享等都存在泄密的可能。為此涉及到離退休信息的工作人員要樹立高度的保密意識，同時在電子檔案系統(tǒng)中設置保密程序，防止離退休人員信息外泄事件的發(fā)生［8］。要采取限制離退休教職工個人和管理人員的權限，實行使用信息的簽名負責制。確保離退休教職工信息系統(tǒng)的保密性。

4 結論

高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)可以提供有關離退休人員的各類信息的統(tǒng)計、篩選和分析情況。為有針對性地做好離退休管理服務工作提供了準確的量化依據極大提高了離退休工作人員的工作效率。為更好地做好離退休服務管理工作打下了堅實的基礎。對促進高校建設現(xiàn)代化信息大學、構建和諧校園起到積極的作用。

［1］ 劉曉梅.企業(yè)離退休人員檔案管理和服務的思考［J］.群文天地，2012，(4):210

［2］ 王存喜.淺析學生電子檔案系統(tǒng)建設［J］.北京檔案，2010，(5):118－ 119.

［3］ 邵軍.成都大學離退休干部信息化管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［D］.四川:電子科技大學，2011.

［4］ 晉南，石蓓.新時期電子檔案管理工作淺談［J］.陜西檔案2013，(4):22 －23.

［5］ 鄧靜波.離退休人員紙質與電子檔案之間保護技術的聯(lián)系［J］.卷宗，2013，(6):324－325.

［6］ 劉麗紅 .淺談電子檔案管理［J］.考試周刊，2013，(35):141.

［7］ 蔡國慶 .淺談電子檔案管理［J］.黑河學刊，2014，(3):113.

［8］ 王新.離退休人員檔案信息系統(tǒng)建設［J］.城市建設，2013，(9):64.