摘 要：文書檔案在當(dāng)前社會發(fā)展中起著不可忽視的作用，是檔案工作的重要組成部分和核心內(nèi)容。隨著當(dāng)前社會發(fā)展過程中對各種電子信息技術(shù)應(yīng)用的不斷增加，在其發(fā)展和使用的過程中是主要的管理控制方式。但是在電子化的過程中也遇到了一些問題。筆者將探討文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)缺點(diǎn)，同時(shí)對其劣勢提出解決辦法。

關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化；科學(xué)化

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。文書檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。

1 文書檔案信息電子化的作用

1.1 充分利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)的潛能，提高利用率

目前大多數(shù)單位檔案室對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。

1.2 提高檔案信息的時(shí)效性

檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。

1.3 檔案信息可多份復(fù)制，拓寬了服務(wù)范圍。

2 文書檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)

2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高

電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2.2 電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺，可以及時(shí)了解檔案室概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

2.3 電子文件保存具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

以往文書檔案辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失、延誤的情況時(shí)有發(fā)生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。

3 文書檔案信息電子化管理中存在的問題

3.1 電子檔案真實(shí)性難以保障

因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

3.2 電子檔案的安全性問題日益突出

目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

3.3 電子文件兼容問題

電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同系統(tǒng)生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，為管理人員增加了轉(zhuǎn)換電子文件格式的工作量，同時(shí)也增加了經(jīng)費(fèi)的支出，要購買多種格式的軟件，以便使用。

3.4 要求檔案管理人員應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

4 改革措施和解決辦法探討

文書檔案信息電子化的應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對在實(shí)際應(yīng)用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對方法。

4.1 信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

4.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是要不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，逐步提升業(yè)務(wù)能力，自覺樹立學(xué)習(xí)意識、責(zé)任意識、安全意識。四是加大檔案部門間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行知識轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

5 做好文書檔案管理工作的重要意義

單位檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時(shí)了解單位整體經(jīng)營狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們在充分享受網(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。

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作者簡介

朱燕輝（1979-）女，籍貫：山東省泰安市寧陽縣，現(xiàn)職稱：初級檔案員，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。endprint