白香云

摘要：信息時(shí)代，做好企業(yè)信息化檔案管理尤為重要?？砂l(fā)揮檔案信息綜合應(yīng)用優(yōu)勢，對企業(yè)發(fā)展管理、經(jīng)營決策、生產(chǎn)建設(shè)起到良好的促進(jìn)作用。為此，本文就企業(yè)檔案信息化管理展開研究，通過現(xiàn)狀分析制定科學(xué)有效的實(shí)踐管理策略，對提升檔案管理綜合水平，強(qiáng)化企業(yè)核心競爭力，令其實(shí)現(xiàn)又好又快的全面發(fā)展，有重要的實(shí)踐意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）04-00-01

一、前言

信息時(shí)代，企業(yè)資源種類更為豐富，對于信息檔案應(yīng)用需求日益龐大，因此對企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求。為適應(yīng)時(shí)代特征，企業(yè)檔案管理應(yīng)有效的打破傳統(tǒng)工作模式，開展信息化管理，創(chuàng)新工作手段，方能為企業(yè)龐大的生產(chǎn)建設(shè)、繁重的經(jīng)營管理工作提供更多便利，開創(chuàng)高效優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)應(yīng)用環(huán)境，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理開展信息化建設(shè)的科學(xué)必要性

新時(shí)期，各行業(yè)企業(yè)快速發(fā)展，建設(shè)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)充，構(gòu)成的檔案類別與總量漸漸增加，企業(yè)要想在多變復(fù)雜的檔案之中探尋有價(jià)值信息便需要開創(chuàng)信息化管理工作環(huán)境。檔案管理信息化核心基礎(chǔ)為信息資源，做好開發(fā)利用尤為重要。而該環(huán)節(jié)則受到開發(fā)應(yīng)用時(shí)效性以及廣泛性的影響?？偨Y(jié)來講，現(xiàn)代企業(yè)實(shí)施檔案管理即企業(yè)檔案的全面信息化管理。現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展應(yīng)用可持續(xù)擴(kuò)充企業(yè)檔案總體儲(chǔ)存信息量，尤其是豐富應(yīng)用的縮微技術(shù)、掃描處理、光盤技術(shù)，更是令檔案信息總量越發(fā)龐大，存儲(chǔ)密度較紙質(zhì)檔案信息高出多倍。通常紙質(zhì)文件用于記錄文字以及圖表等數(shù)據(jù)信息，而電子檔案卻可在相同的文檔之中同步登記文字以及動(dòng)畫、視頻、聲音等各類信息。對比來講，應(yīng)用較少的空間便可存儲(chǔ)龐大信息，同時(shí)開發(fā)應(yīng)用速度較快、體現(xiàn)了良好的便利性。該類特征不但可提升企業(yè)信息檔案的應(yīng)用交流以及共享水平，還可擴(kuò)充檔案管理服務(wù)范疇領(lǐng)域。為此企業(yè)檔案信息化管理變成現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的大勢所趨。不僅是符合時(shí)代特征的必有途徑，同時(shí)也是企業(yè)持續(xù)全面發(fā)展的客觀需要，可良好的提升企業(yè)信息化檔案管理整體服務(wù)水平。

三、企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)工作狀況

企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)過程中，常常出現(xiàn)資源開發(fā)有限，交流以及共享水平不高的問題。具體表現(xiàn)在下述幾個(gè)方面。企業(yè)管理工具軟件無法符合檔案信息應(yīng)用管理需要，沒能適應(yīng)屬性、特征以及職能各異的資源管理工作標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前企業(yè)還沒開發(fā)研究出可符合自身發(fā)展需求的檔案管理一體化工作系統(tǒng)軟件。企業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)階段中，基于基層單位會(huì)基于自身需要開發(fā)各自的軟件系統(tǒng)，進(jìn)而形成了數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一、無法互用的問題。同時(shí)，企業(yè)檔案信息化管理還呈現(xiàn)出基礎(chǔ)工作欠缺規(guī)范性，資源共享性不足的問題。檔案管理首要核心為業(yè)務(wù)工作規(guī)范性，應(yīng)創(chuàng)建完善健全的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，確保應(yīng)用工具軟件的清晰有序，不應(yīng)令系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在各行其是的問題，這樣只能導(dǎo)致層次不一，影響服務(wù)水平以及資源開發(fā)與共享。實(shí)踐工作中還存在檔案著錄工作細(xì)則沒有良好相容的問題，系統(tǒng)軟件無法良好的移植，進(jìn)而影響了檔案管理信息化的發(fā)展建設(shè)進(jìn)程。另外，企業(yè)檔案管理工作中還存在儲(chǔ)存技術(shù)相對滯后，收集匯總數(shù)字化手段無法良好規(guī)范的問題。

四、企業(yè)檔案信息化管理科學(xué)策略

（一）完善基礎(chǔ)建設(shè)，優(yōu)化局域網(wǎng)系統(tǒng)。企業(yè)檔案管理信息化化，事實(shí)上為全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)手段技術(shù)，借助網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建運(yùn)行，良好的打破檔案信息、各類應(yīng)用資源所有方限制，創(chuàng)建便利化同時(shí)可控、可用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用體系。為提升信息化管理水平，企業(yè)應(yīng)優(yōu)化局域網(wǎng)系統(tǒng)建設(shè)，通過數(shù)字簽名、良好的信息認(rèn)證、有效的身份校驗(yàn)以及完善的加密保護(hù)，令企業(yè)之中各個(gè)聯(lián)網(wǎng)電腦均可依據(jù)應(yīng)用需求實(shí)時(shí)在本機(jī)中自動(dòng)搜尋完成錄入并存儲(chǔ)在服務(wù)器之中的信息檔案。企業(yè)還應(yīng)利用局域網(wǎng)進(jìn)行國際互聯(lián)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更為廣泛的信息資源開發(fā)、收集以及綜合應(yīng)用。

（二）優(yōu)化物理歸檔管理。應(yīng)用優(yōu)秀的磁介質(zhì)檔案信息存儲(chǔ)設(shè)施，可良好的應(yīng)對電子文檔以及信息化檔案管理工作中出現(xiàn)的失漏問題。電子信息文檔的綜合一體化應(yīng)用管理為數(shù)字化信息檔案有效歸檔的途徑方式，主體利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理實(shí)現(xiàn)，為一類便捷快速的有效方法。通常企業(yè)應(yīng)在做完邏輯歸檔之后，將所需歸檔電子信息文檔匯總下載至檔案館可安全完整存儲(chǔ)的脫機(jī)介質(zhì)之中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)良好的物理歸檔，可確保數(shù)字化檔案信息各類數(shù)據(jù)內(nèi)容、應(yīng)用背景、原始數(shù)據(jù)的全面整體性，令其不會(huì)由于時(shí)過境遷而丟失掉文件信息構(gòu)成的背景以及具體運(yùn)行環(huán)境。

（三）完善企業(yè)信息檔案資源管理建設(shè)。企業(yè)應(yīng)科學(xué)應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善檔案機(jī)讀目錄信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理建設(shè)，提升檔案信息檢索應(yīng)用整體服務(wù)質(zhì)量。企業(yè)檔案應(yīng)依據(jù)我國以及各地區(qū)省市檔案局頒布的有關(guān)電子文件、公文信息的儲(chǔ)存管理、歸檔相關(guān)工作要求標(biāo)準(zhǔn)，積極全面的開發(fā)與不斷推廣符合企業(yè)特征、發(fā)展屬性、現(xiàn)實(shí)需求的信息化檔案管理工作軟件。強(qiáng)化對本單位基層部門電子信息文件的匯總收集、規(guī)范整理、有效歸檔、綜合保管、全面應(yīng)用、科學(xué)鑒定以及銷毀處理等環(huán)節(jié)的引導(dǎo)、控制與監(jiān)督。應(yīng)良好體系具有保存應(yīng)用價(jià)值的電子檔案的原始性、精準(zhǔn)性、整體性、可靠性以及可識(shí)別性，進(jìn)而夯實(shí)電子文檔信息的法律憑證基礎(chǔ)地位。再者，企業(yè)應(yīng)創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)的歸檔電子信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不斷推動(dòng)管理檔案向著數(shù)字化方向發(fā)展，應(yīng)強(qiáng)化當(dāng)前文件信息的服務(wù)建設(shè)，創(chuàng)建現(xiàn)行檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及全文數(shù)據(jù)庫。通過高效科學(xué)的計(jì)算機(jī)信息化管理，完成網(wǎng)絡(luò)查詢以及便利應(yīng)用，進(jìn)而真正為企業(yè)單位、各類不同用戶提供更為便利快捷、人性化、豐富性的檔案信息服務(wù)，推進(jìn)企業(yè)贏取競爭主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)快速持久發(fā)展。

五、結(jié)語

總之，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理應(yīng)立足當(dāng)下，樹立長遠(yuǎn)目標(biāo)，開創(chuàng)信息化建設(shè)的有利條件，全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，嘗試企業(yè)檔案資源高效性、信息化應(yīng)用管理的全新途徑與創(chuàng)新方式。同時(shí)，應(yīng)有效的匯總各類紙質(zhì)檔案、豐富的光盤音像資料、數(shù)字化檔案資源，快速創(chuàng)建形成集檔案信息應(yīng)用開發(fā)、檢索處理等豐富功能于一身的服務(wù)管理體系，激發(fā)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理工作中的核心效用價(jià)值，進(jìn)而令檔案信息化管理發(fā)展進(jìn)程全面提速，創(chuàng)設(shè)明顯的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

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