肖蘭萍，梅宇靖

（南京水利科學(xué)研究院，江蘇 南京 210029）

水利系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)探索與實(shí)踐

肖蘭萍，梅宇靖

（南京水利科學(xué)研究院，江蘇 南京 210029）

干部檔案數(shù)字信息化建設(shè)是干部檔案工作在信息化時(shí)代的必由之路，是提高干部信息管理和利用水平的必然要求。在闡述檔案數(shù)字信息化概念的基礎(chǔ)上，以南京水利科學(xué)研究院干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)為實(shí)例，對(duì)水利干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)進(jìn)行有益探索，提出水利系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)字信息化系統(tǒng)建設(shè)的要素確定、基本程序及主要環(huán)節(jié)，具有實(shí)用性和可操作性。

人事檔案；數(shù)字信息化；要素確定；基本程序；實(shí)踐

0 引言

干部檔案是組織人事等有關(guān)部門，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分[1]。 推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)將有效提高干部人事檔案管理工作效率，更好地實(shí)施檔案保護(hù)，適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展，為單位發(fā)展提供全方位、更準(zhǔn)確的服務(wù)。

南京水利科學(xué)研究院（以下簡(jiǎn)稱南科院）是水利部唯一一家開展干部檔案數(shù)字信息化建設(shè)的單位。通過近幾年的探索與實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案日常工作的計(jì)算機(jī)管理和紙質(zhì)檔案原件的電子可視化，積累了一定經(jīng)驗(yàn)，希望能夠給水利系統(tǒng)其他單位開展這項(xiàng)工作起到借鑒作用。

1 檔案數(shù)字信息化概念的提出

信息技術(shù)在各領(lǐng)域的迅猛發(fā)展，為檔案信息技術(shù)的管理與發(fā)展提供了全新的機(jī)遇，也為檔案資源的可持續(xù)利用開發(fā)提出了更高的要求，檔案數(shù)字信息化已成為檔案管理的重要內(nèi)容，也是提升檔案管理質(zhì)量的必由之路。

檔案數(shù)字化實(shí)質(zhì)是檔案信息的數(shù)字化，是指將檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)所能識(shí)別的數(shù)字代碼的過程，通常包括檔案數(shù)字化輸入、轉(zhuǎn)換及數(shù)字化檔案接收。是將傳統(tǒng)檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)[2]。

檔案信息化是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

檔案數(shù)字信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，包含了檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，是利用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)[3]。檔案數(shù)字信息化的實(shí)現(xiàn)是檔案管理模式從檔案實(shí)體為重心向檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。

2 干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)

干部檔案數(shù)字信息化建設(shè)是保護(hù)原始實(shí)體檔案、延長(zhǎng)壽命的有效措施，也是保證檔案質(zhì)量，防止涂改、造假的有效手段。2010 年中共中央組織部（以下簡(jiǎn)稱中組部）專門召開全國(guó)組織系統(tǒng)信息化建設(shè)工作的座談會(huì)，強(qiáng)調(diào)要積極開展干部人事檔案數(shù)字化工作，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的綜合分析研究和開發(fā)利用，為干部人事工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。

2.1 干部人事檔案數(shù)字信息化要素確定

2.1.1 主要依據(jù)

國(guó)家檔案局頒布的 DA/T 31—2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》， 適用于采用各種設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理及數(shù)字化成果的管理，規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。

2.1.2 基本程序及主要環(huán)節(jié)

干部人事檔案由紙質(zhì)使用轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化需要復(fù)雜細(xì)致的流程及規(guī)劃：

1）基本程序。包括前期準(zhǔn)備（規(guī)劃制定、硬件建設(shè)、檔案原件準(zhǔn)備）、轉(zhuǎn)換處理（信息采集、處理，數(shù)字信息存儲(chǔ)）、后期整理、管理與服務(wù)。

2）主要環(huán)節(jié)。包括紙質(zhì)檔案整理、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等[4]。

2.1.3 軟、硬件配備

干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)為系統(tǒng)化建設(shè)，不僅需要硬件的支持，同時(shí)還要選擇專門軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。

1）硬件設(shè)施。硬件設(shè)施主要包括專用計(jì)算機(jī)房、與互聯(lián)網(wǎng)物理隔斷的專用局域網(wǎng)、專用服務(wù)器、掃描儀及專用客戶端電腦。

2）軟件系統(tǒng)。選擇專門研發(fā)機(jī)構(gòu)開發(fā)的軟件系統(tǒng)支持信息化的各項(xiàng)功能，目前可采用的有網(wǎng)絡(luò)版軟件“干部人事檔案管理信息系統(tǒng)”和“干部檔案原件管理系統(tǒng)”。這 2 個(gè)系統(tǒng)共享干部檔案電子信息，由專人負(fù)責(zé)維護(hù)更新，存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，局域網(wǎng)上任一客戶端可以隨時(shí)調(diào)用查閱，共享服務(wù)器資源。

2.1.4 制度建設(shè)

干部人事檔案數(shù)字信息化工作的發(fā)展離不開制度建設(shè)，規(guī)范的制度管理是人事檔案信息化的生命線。針對(duì)人事檔案信息化管理需配套出臺(tái)相關(guān)管理規(guī)定及信息使用辦法，依據(jù)檔案保密制度，明確干部人事檔案計(jì)算機(jī)管理的使用原則及操作流程，規(guī)范內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的授權(quán)訪問權(quán)限，保證干部人事檔案安全性的同時(shí)，達(dá)到高效利用的效果。

2.2 干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)流程

2.2.1 檔案信息錄入

按照《干部檔案整理細(xì)則》，將紙質(zhì)檔案整理成冊(cè)，在規(guī)范整理的基礎(chǔ)上利用“干部人事檔案管理信息系統(tǒng)”，形成反映干部個(gè)人基本情況的“電子檔案”。該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)干部人事檔案日常工作的計(jì)算機(jī)管理，完成檔案基本信息錄入、查詢；檔案的轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出；檔案目錄的錄入、打印，以及檔案零散材料管理；檔案“四統(tǒng)一”管理；各種登記薄生成及打?。蝗藛T基本信息統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作。這一步驟為干部人事檔案數(shù)字信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是所有數(shù)字信息的基礎(chǔ)。

2.2.2 檔案原件掃描上傳及系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)

在檔案信息全部錄入后，使用“干部檔案原件管理系統(tǒng)”完成紙質(zhì)檔案掃描上傳及瀏覽等功能，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案原件的“電子可視化”。所需步驟及具體操作如下：

1）掃描。將檔案裝訂茆取下，逐頁(yè)檢查核對(duì)檔案順序，然后從前到后逐頁(yè)掃描。圖像采用 JPEG 格式，分辨率 300 dpi。

2）圖像處理。仔細(xì)對(duì)照原件核對(duì)掃描圖片，對(duì)模糊、偏、斜、不完整的掃描圖像進(jìn)行調(diào)整處理，對(duì)多余邊界進(jìn)行裁切，保證掃描圖片清晰、完整。

3）圖像存儲(chǔ)。在計(jì)算機(jī)中建立圖片文件存放目錄；按照數(shù)據(jù)調(diào)用方便原則，建立部門—姓名—檔案類 3 級(jí)目錄；圖片命名采用“姓名 ＋ 檔案類別 1-檔案類別 2- 檔案類別 3- 圖片序號(hào)”方式，以方便查詢歸類。

4）數(shù)據(jù)掛接。使用“干部檔案原件管理系統(tǒng)”關(guān)聯(lián)“干部人事檔案管理信息系統(tǒng)”中的電子檔案目錄，一一對(duì)應(yīng)上傳圖片后實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)掛接。

5）數(shù)據(jù)檢驗(yàn)。 以使用者身份瀏覽上傳掛接數(shù)據(jù)，比對(duì)原件，校核檢驗(yàn)。

6）數(shù)據(jù)備份。按照檔案安全和保密要求，采用在線、離線相結(jié)合方式，定期獲取多套備份數(shù)據(jù)，同時(shí)多處保存及標(biāo)注。

7）系統(tǒng)維護(hù)。建立適合數(shù)據(jù)庫(kù)管理的分類數(shù)據(jù)，使實(shí)體（紙質(zhì)檔案）庫(kù)和數(shù)據(jù)（電子檔案）庫(kù)同步標(biāo)識(shí)。適時(shí)更新代碼庫(kù)、機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人員調(diào)整庫(kù)等。每年盤庫(kù)匯總“檔案材料轉(zhuǎn)進(jìn)匯總表”、“人員名冊(cè)”、“干部檔案索引”等相關(guān)資料。

8）開通審批。開通人事檔案電子數(shù)據(jù)查閱前，檢查網(wǎng)絡(luò)安全性，確保不泄密。人事檔案電子數(shù)據(jù)的使用實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確開放范圍和權(quán)限，任一級(jí)端口開放需進(jìn)行必要的使用數(shù)據(jù)審批。

3 水利系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)實(shí)踐

3.1 基本情況

南科院始建于 1935 年，是我國(guó)成立時(shí)間最早，研究持續(xù)時(shí)間最長(zhǎng)，研究范圍涉及水利、交通、能源 3 大領(lǐng)域的水利綜合性科研院；建設(shè)有 10 個(gè)國(guó)家、部委的重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室和工程技術(shù)研究中心；是國(guó)家首批相關(guān)學(xué)科博士、碩士學(xué)位授予權(quán)單位，并設(shè)有水利工程博士后流動(dòng)站。南科院下設(shè)職能部門、研究所及科技產(chǎn)業(yè)等 20 個(gè)部門，現(xiàn)有職工近 900人，從業(yè)人員 2 200 余人，目前管理檔案 1 739 卷。

3.2 建設(shè)過程

自 2000 年起，南科院購(gòu)置了“江蘇省干部檔案管理軟件”，開啟了干部人事檔案管理信息化工作，指派專人參加江蘇省委組織部舉辦的軟件培訓(xùn)。最初的干部人事檔案管理軟件雖然較為簡(jiǎn)單，僅能解決檔案目錄的錄入與打印及干部檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的登記工作，但給傳統(tǒng)的干部檔案管理工作注入了新的內(nèi)容。

2007 年，在水利部干部人事檔案審核工作的推動(dòng)下，將干部檔案管理軟件從單機(jī)版升級(jí)到多機(jī)版，實(shí)現(xiàn)了全院干部檔案多機(jī)管理，檔案目錄信息的數(shù)字化，檔案日常查借閱、轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出記錄，零散材料的入庫(kù)記錄等計(jì)算機(jī)管理。

2009 年在綜合辦公管理信息系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施的同時(shí)，干部人事檔案管理硬件進(jìn)一步升級(jí)改造，建立了內(nèi)部人事檔案局域網(wǎng)專線、保密機(jī)房、聯(lián)防監(jiān)控系統(tǒng)，先后配備了干部人事檔案專用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、快速掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，同時(shí)干部人事檔案管理多機(jī)版軟件也升級(jí)為網(wǎng)絡(luò)版管理軟件，為干部人事檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

2010 年，全面啟動(dòng)紙質(zhì)干部檔案數(shù)字化工作，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，指定專人負(fù)責(zé)紙質(zhì)干部檔案原件掃描、數(shù)據(jù)整理等工作，通過近 3 年的努力，至 2013 年底，基本實(shí)現(xiàn)了在職干部紙質(zhì)干部檔案的數(shù)字化。

2013 年根據(jù)中組部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組通字[2012] 28 號(hào)）精神，再次對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)，完成了人事檔案從 16 K到 A4 版本等的改版要求。

現(xiàn)在只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)進(jìn)入系統(tǒng)，便可查閱到干部檔案材料，方便快捷，同時(shí)以數(shù)據(jù)庫(kù)信息和數(shù)字化的檔案代替實(shí)體利用，不僅保護(hù)原始實(shí)體檔案，也提高人事檔案利用工作的效率。

3.3 思考與展望

3.3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

干部檔案工作是干部工作的重要組成部分，為考察了解和選拔使用干部提供依據(jù)，其地位和作用十分重要。改革開放以來，隨著干部工作內(nèi)容的增加，干部人事檔案工作也增加了許多新內(nèi)容。南科院干部人事檔案工作明確由 1 名院領(lǐng)導(dǎo)分管，人事處領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，并配有專職人事干部從事日常的管理工作。干部人事檔案原件管理系統(tǒng)是干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，掃描工作不僅繁瑣而且量大，對(duì)于操作人員不僅要求細(xì)致準(zhǔn)確，還要業(yè)務(wù)熟練，精通電腦，領(lǐng)導(dǎo)重視對(duì)完成該項(xiàng)工作至關(guān)重要。

3.3.2 基礎(chǔ)工作要扎實(shí)

主要扎實(shí)做好以下幾點(diǎn)基礎(chǔ)工作：

1）確保檔案材料的完整、真實(shí)、規(guī)范，整理好原始實(shí)體檔案，只有掃描存儲(chǔ)合格的紙質(zhì)檔案材料圖像，數(shù)字化才可靠有意義。

2）按各自單位組織機(jī)構(gòu)建立方便管理的機(jī)構(gòu)代碼庫(kù)。

3）在按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等規(guī)范要求的基礎(chǔ)上建立符合各單位特點(diǎn)的目錄代碼庫(kù)，比如針對(duì)南科院高學(xué)歷、高職稱、科研成果多的特點(diǎn)，有針對(duì)性地設(shè)置第 4 類（學(xué)歷、職稱、學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)材料）檔案目錄代碼，達(dá)到快速準(zhǔn)確的錄入。注意收集水利 5151 人才、水利青年科技英才等反映科研學(xué)術(shù)水平的材料，增加相關(guān)目錄代碼。

3.3.3 分階段工作是特點(diǎn)

根據(jù)人事工作階段性的特點(diǎn)，一般情況下干部人事檔案工作也分階段進(jìn)行。具體階段如下：年初維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)退休人員、死亡人員等進(jìn)行調(diào)整，同步轉(zhuǎn)移原始實(shí)體檔案；3—4 月錄入以干部考核表、工資變動(dòng)表為主的年度新增散件材料；5—6 月統(tǒng)一投放散件材料入檔；7—9 月在制作、錄入新進(jìn)員工檔案的同時(shí)，錄入學(xué)歷教育、職稱評(píng)審等材料；年末盤庫(kù)匯總導(dǎo)出、打印各類統(tǒng)計(jì)表。

3.3.4 數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)是重點(diǎn)

為了確保南科院干部人事數(shù)字化檔案安全、完整和長(zhǎng)期可用，應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，其中數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)是重點(diǎn)，主要做法是適時(shí)更新和定期備份。適時(shí)更新一般在人員調(diào)出調(diào)入，機(jī)構(gòu)變動(dòng)，目錄代碼庫(kù)分類調(diào)整時(shí)在線進(jìn)行；定期備份包括原始圖片和數(shù)據(jù)庫(kù)的備份。原始圖片備份按階段新增內(nèi)容后備份，一般多套備份并異地保存，屬于離線冷備份；數(shù)據(jù)庫(kù)備份一般每月定期在線進(jìn)行，分別保存在服務(wù)器和移動(dòng)存儲(chǔ)器上。除此之外，在檔案數(shù)字化各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)做好登記，對(duì)備份數(shù)據(jù)做好標(biāo)識(shí)，以便查找和管理。

雙庫(kù)合一（實(shí)體庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)）、內(nèi)容對(duì)應(yīng)（檔案目錄與內(nèi)容）是檔案數(shù)字化基本成功的標(biāo)志。

3.3.5 相互促進(jìn)不可少

檔案原件的掃描過程，是又一次對(duì)檔案材料的全面審核。在此過程中，往往能夠發(fā)現(xiàn)檔案整理過程中不容易發(fā)現(xiàn)的問題，如一份材料中重復(fù)、漏頁(yè)等現(xiàn)象，就能夠反過來起到督促、促進(jìn)日常人事管理工作的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

干部檔案工作是組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，是選拔任用干部的重要基礎(chǔ)，任務(wù)重、政策性強(qiáng)，借助檔案能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。在實(shí)施檔案數(shù)字信息化時(shí)永遠(yuǎn)要遵守規(guī)范性、安全性、效益性 3 個(gè)原則[5]。切實(shí)處理好 2 個(gè)檔案的關(guān)系，既原始實(shí)體檔案是電子檔案形成的基礎(chǔ)；電子檔案對(duì)原始實(shí)體檔案提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制，兩者相互依賴、促進(jìn)。

南京水利科學(xué)研究院對(duì)干部人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了有益的探索，通過實(shí)踐認(rèn)識(shí)到干部人事檔案數(shù)字信息化工作量巨大，是一項(xiàng)長(zhǎng)期積累不斷完善的過程，在完成首次個(gè)人電子整本掃描入庫(kù)后，還存在新增散件的補(bǔ)充掃描上傳。如何建立電子錄入、材料投檔、掃描定位、上傳準(zhǔn)確的工作程序，仍需要繼續(xù)探索；同時(shí)，目前集安全、方便于一體的網(wǎng)絡(luò)安全鑰匙（USB key）登陸技術(shù)，將替代現(xiàn)有的客戶端，使“干部檔案原件管理系統(tǒng)”運(yùn)行在局域網(wǎng)任何一臺(tái)機(jī)器上；另外隨著技術(shù)進(jìn)步和軟件成熟，希望能夠做到人員調(diào)整與其他人事數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)人員變動(dòng)調(diào)整。今后還將繼續(xù)努力、不斷實(shí)踐，與水利系統(tǒng)其他單位共同開創(chuàng)水利干部人事檔案信息化的未來。

[1] 國(guó)家檔案局.干部檔案工作條例[S].北京：國(guó)家檔案局，1991: 4

[2] 周玉玲，盧旭.論檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系[J].中國(guó)電子商務(wù)，2010 (12): 4.

[3] 百度百科.檔案信息化建設(shè)[OL].[2014-06-30].http://baike.baidu.com/view/1389647.htm?fr=aladdin.

[4] 國(guó)家檔案局.紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范[S].北京：國(guó)家檔案局，2005: 4.

[5] 西安建站公司.檔案信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的三個(gè)原則[OL].[2014-06-30].http://www.xaecong.com/html/news/20112/ 11220122933324.html.

Exploration and Practice of Digital Information Construction about Cadre Personnel Files in Hydraulic System

XIAO Lanping, MEI Yujing

(Nanjing Hydraulic Research Institute, Nanjing 210029, China)

The construction of digital informatization for cadre files is the only way for the cadre archive work during the information times and the necessary request for raising the management and utilization level of cadre information.Based on an introduction to the definition of the digital informatization for files, taking Nanjing Hydraulic Research Institute as an example, useful studies on the establishment of the digital informatization for cadre files are conducted.The element determination, basic program and key ring for the establishment of the digital informatization system for cadre archives are proposed.They are practical and maneuverable.

personnel file; digital informatization; element determination; basic program; practice

TV39

A

1674-9405(2014)05-0012-04

2014-07-21

肖蘭萍（1964－），女，陜西長(zhǎng)安人，工程師，主要從事教育培訓(xùn)、人事檔案管理等工作。