王真真

(山西省煤炭地質(zhì)水文勘查研究院，山西太原 030006)

0 引言

煤礦在籌備、建設(shè)和生產(chǎn)過程中會產(chǎn)生很多重要的技術(shù)性資料，這些資料在日后的生產(chǎn)和檢修過程中起著很重要的作用。因此，在煤礦建設(shè)過程中，應(yīng)收集整理好全部技術(shù)資料，將煤礦技術(shù)資料歸檔存放以便查閱，保持檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。針對煤礦企業(yè)建設(shè)周期長的特點，技術(shù)資料相對比較復(fù)雜繁多，資料進行有序歸檔，對檔案進行統(tǒng)一管理，能夠很好地避免檔案資料的殘缺與丟失，同時也便于查找，起到檔案資料應(yīng)有的作用。同時，對煤礦技術(shù)資料應(yīng)進行分類管理，可以提高查閱效率，有助于對不同專業(yè)類別的資料進行查詢和取證［1］。

1 文件收集及存在的問題

1.1 文件的收集

煤礦檔案資料的收集貫穿于煤礦建設(shè)的全過程。文件收集應(yīng)有計劃進行，以行業(yè)檔案要求標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，檔案管理部門進行統(tǒng)一收集管理。凡是與煤礦基本建設(shè)項目有關(guān)，有考查利用價值的文件，都應(yīng)收集歸檔［2］。

煤礦項目前期文件，由建設(shè)單位或代理機構(gòu)負(fù)責(zé)收集;勘察設(shè)計文件由勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)。項目施工文件，由分包單位負(fù)責(zé)收集，提交給總包單位匯總，總包單位匯總完備后，再移交給建設(shè)單位。項目調(diào)試及試運行過程中的文件，由調(diào)試運行單位收集;設(shè)備器材資料由設(shè)備器材供應(yīng)部收集，財務(wù)管理方面的資料由財務(wù)部負(fù)責(zé)收集。

此外，還有職工檔案名冊，勞務(wù)合同，健康體檢檔案的收集。

1.2 收集中存在的問題

1)一般情況下，煤礦建設(shè)單位各項檔案制度尚不完備，缺乏檔案管理經(jīng)驗和收集整理意識，導(dǎo)致檔案收集整理混亂，難免會有遺漏;2)煤礦建設(shè)從勘查、申報、審批、施工建設(shè)再到竣工驗收其周期相比一般項目較長，文件收集是長期的過程，而且建設(shè)過程中，會有許多技術(shù)變更資料，導(dǎo)致檔案收集有一定的難度;3)煤礦建設(shè)屬于大型項目都要經(jīng)過招標(biāo)，參與建設(shè)和施工的單位多，合同協(xié)議也多，這些也會增加項目資料收集的難度;4)一般情況下，檔案收集管理工作相對于煤礦項目建設(shè)比較滯后，這樣會導(dǎo)致資料收集整理時沒有監(jiān)理單位和施工單位的把關(guān)，使收集到的一些圖紙和資料不夠全面和準(zhǔn)確;5)項目檔案收集不完整、不規(guī)范，項目檔案缺項缺材料;6)收集存檔的無效文件［3］。

2 項目文件的整理

2.1 項目文件的組卷

項目技術(shù)文件的形成有先后順序并有一定關(guān)聯(lián)，還有成套性的特點，文件組卷時應(yīng)遵循這些特點，合理分類，保持卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系，適當(dāng)考慮保管期限和案卷厚度，便于保管和利用。具體方法如下:

1)煤礦施工文件按單項和單位工程組卷，也可按施工的階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;2)竣工圖按建筑不同專業(yè)進行有序組卷;3)設(shè)備文件按專業(yè)組卷;4)管理性文件按問題、時間或者依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件進行組卷;5)煤礦建設(shè)中的設(shè)計變更、工程更改及監(jiān)理文件按文種組卷;6)建筑材料試驗文件按單項、單位工程組卷;7)若同一單項、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)、臺(件)、問題的文件材料較少，可單獨組卷;若比較多，可按不同情況組成有機聯(lián)系并連續(xù)排列在一起的若干個案卷;8)保管期限不同的文件不得混在一起組卷;9)卷內(nèi)文件不得重復(fù)。

2.2 案卷和卷內(nèi)文件的排列

煤礦建設(shè)項目文件多且復(fù)雜，各卷內(nèi)的文件，應(yīng)當(dāng)按不同情況采取不同方法進行排列:1)管理性文件可根據(jù)問題的重要程度及時間排列;2)施工文件可按施工進度進行排列;3)卷內(nèi)施工文件根據(jù)管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定驗收排列;4)監(jiān)理文件分為依據(jù)性文件和工作性文件，依據(jù)性文件一般單獨成冊，分別按問題組卷，結(jié)合時間進行排列，工作文件可采用“文種—文號”的組卷法，把與監(jiān)理文件有關(guān)的往來性文件全部附在其后組卷并按時間排列;5)設(shè)備文件按其購置的依據(jù)性文件、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列;6)竣工圖紙的排列根據(jù)專業(yè)和圖號進行;7)卷內(nèi)文件應(yīng)注意文字在前圖樣在后，批復(fù)在前請示在后，正文在前附件在后，印件在前定稿在后。

2.3 案卷編目

2.3.1 編寫頁號

1)卷內(nèi)文件若需要書寫內(nèi)容應(yīng)編寫頁號，正面在右下角編寫，背面在左下角編寫;2)各案卷從“1”開始編寫頁號，不同案卷則不能連續(xù)編寫頁號;3)卷內(nèi)目錄和備考表不編寫頁號;4)成套圖紙和印刷成冊文件，若有準(zhǔn)確頁號，則不需再重新編寫頁號。

2.3.2 卷內(nèi)目錄的編制

1)目錄序號用阿拉伯?dāng)?shù)字從工1起標(biāo)注順序;2)文件編號應(yīng)填寫文件文號或型號、圖號、代號等;3)填寫文件形成者或第一責(zé)任者;4)文件題名時應(yīng)填寫文件的標(biāo)題全稱，若文件題名不準(zhǔn)確，可由立卷人擬寫題名并加括號;5)還應(yīng)填寫文件的形成日期、每份文件的頁數(shù)以及文件首尾頁上標(biāo)注的頁號備注等。

2.3.3 案卷封面的編制

案卷封面的編寫:1)案卷題名應(yīng)簡潔、準(zhǔn)確;2)立卷單位填寫文件組卷的部門;3)起止日期填寫卷內(nèi)文件形式的起止時間;4)保管期限填寫組卷時劃定的期限;5)密級填寫卷內(nèi)文件的最高密級;6)檔號應(yīng)填寫檔案的項目代號、分類號和案卷流水號。

2.3.4 卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表主要記錄卷內(nèi)文件數(shù)量以及立卷人和立卷時間，其中互見號的作用是反映相同內(nèi)容的不同載體，以及不同載體檔號備考表填寫好以后，放置于卷內(nèi)文件之后。

3 文件的歸檔與移交

3.1 區(qū)分歸檔與不歸檔的案卷

歸檔范圍和不歸檔范圍是有明確規(guī)定的，在日常檔案管理工作中，要把不歸檔的，僅留存供工作參考的案卷與應(yīng)歸檔的案卷區(qū)分出來，把應(yīng)歸檔文件的案卷移交給上級檔案部門。

3.2 編制移交目錄

所謂編制移交目錄，就是把歸檔文件目錄或案卷目錄打印或復(fù)印成一式三份，分別交移交部門、接收部門各一份，另一份留存在檔案盒內(nèi)。在移交目錄后面，還應(yīng)附有《移交備考表》，內(nèi)容包括:檔案盒總數(shù)、移交人、接收人、交接時間等項目。這些目錄、備考表可以使用電子表格模板填寫并打印，為了管理更高效，建議使用檔案管理軟件對檔案進行管理。

3.3 查驗歸檔案卷

在移交檔案時，檔案管理部門要對案卷進行嚴(yán)格檢查，一方面要檢查案卷質(zhì)量，看是否符合歸檔文件整理的原則、要求，是否反映了卷內(nèi)文件特征，盒內(nèi)文件是否有損壞、裝訂是否整齊等等。另一方面，還要檢查案卷內(nèi)文件的數(shù)量，與移交目錄內(nèi)所列的數(shù)量是否吻合，盒內(nèi)文件件數(shù)或卷內(nèi)文件頁數(shù)是否與案卷封面所填寫的數(shù)目相一致。

3.4 辦理移交手續(xù)

歸檔文件的案卷檢查完畢，對符合要求的案卷就可以辦理具體移交手續(xù)。具體移交時，交接雙方各拿一份移交目錄，核對無誤后，雙方均應(yīng)在三份移交目錄和移交備考表上簽字。

4 結(jié)語

煤礦在建設(shè)過程中，檔案管理非常重要。特別是煤礦企業(yè)在重組擴建過程中，檔案是擴建過程中重要的信息資料來源，能節(jié)約不少費用和時間，同時又能提高工作效率，加快擴建進度。因此，提高檔案管理工作對煤企非常重要，逐步實現(xiàn)檔案管理信息化，可從根本上提高檔案管理水平，使檔案管理更加規(guī)范，充分發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有作用。

［1］ 劉雪琴.淺析檔案管理信息化建設(shè)［A］.煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集(2010)［C］.2011.

［2］ 李鴻志，張銀偉.新時期煤炭企業(yè)檔案工作［A］.煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集(2010)［C］.2011.

［3］ 鄧瑞生.加強企業(yè)檔案管理 提高規(guī)范化水平 促進全市檔案事業(yè)又好又快發(fā)展［A］.檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集［C］.2011.