劉曉燕

（四川職業(yè)技術學院，四川 遂寧 629000）

如何做好高職院校檔案管理中的電子文件歸檔工作

劉曉燕

（四川職業(yè)技術學院，四川 遂寧 629000）

高職院校在校內各種黨政、人事、教學、學生、科研、財務等管理活動中，形成大批需要歸檔的電子文件。如何做好我們高職院校檔案管理工作，目前最需要解決的問題就是如何做好這些電子文件的歸檔工作。

高校職院校;檔案管理；電子文件歸檔工作

隨著現(xiàn)代化信息技術和網(wǎng)絡技術在高職院校管理中的廣泛應用，使得各高職院校在各種黨政、人事、教學、學生、科研、財務等管理活動中，形成大批需要歸檔的電子文件，我校也不例外的出現(xiàn)這些問題。如何做好我們高職院校檔案管理工作，目前最需要解決伯問題就是如何做好這些電子文件的歸檔工作。

1 高職院校電子文件的含義及其特點

1.1 高職院校電子文件的含義

高職院校電子文件是指各高職院校的教師和學生在各種活動中形成的，具有一定保存價值記錄，以計算機軟盤、硬盤、磁盤、光盤等化學磁性材料為載體的文字材料、圖表等。它和普通文件一樣具有形成、管理、處置三個階段。它主要包括電子文書、電子報表、電子圖片、電子信件等。

1.2 高職院校電子文件的特點

1.2.1 形式多樣、信息錄入規(guī)范

在高職院校，電子文件信息的存在形式是多樣化的，它可以以電子文本文件形式存在，也可以以電子表格、電子圖形圖像、電子影像等多種形式存入歸檔和傳輸，是一種全方位的記憶和再現(xiàn)形式。在各個高職院校的電子文件歸檔管理系統(tǒng)中，如果我們要錄入信息，就只能根據(jù)電子文件歸檔管理系統(tǒng)的提示要求，填入相應信息內容，不能任意增添或改變錄入方式，否則信息將無法錄入，這樣使得我們錄入的相關信息既規(guī)范又準確。如果我們在操作中，將要歸檔的電子文件的信息輸入不準確、不完全，該系統(tǒng)就不能進入下一個工作環(huán)節(jié)，從面阻礙電子文件信息的錄入，為了順利完成這項工作，檔案管理人員只有規(guī)規(guī)矩矩按規(guī)定及時錄入相關規(guī)范信息，從而使得高職院校電子文件信息錄入規(guī)范。

1.2.2 易于存儲、傳遞，并且存儲容量大

電子文件的存儲介質很多，目前主要有各種光盤、U盤、計算機硬盤，特別是移動硬盤。同時，電子文件的傳遞也非常方便快捷，它借助于網(wǎng)絡、電子郵件、F TP服務等多種渠道傳遞給相關人員。與紙制文件相比，電子文件借助計算機和網(wǎng)絡，將存儲信息的容量大大增加，并且它通過信息壓縮等高科技技術，將電子文件的存儲容量增加幾何倍數(shù)，真正意義上實現(xiàn)存儲的海容量。

1.2.3 信息資源共享程度的提高，改變了工作效率

由于電子文件歸檔管理系統(tǒng)在各大高職院校的陸續(xù)使用，使得各高職院校各級黨政、行政、業(yè)務、教學、學生、科研等信息資源進行信息平臺，達到信息資源共享，為各高職院校的師生們提供了隨時便捷的查找資源的平臺，使他們能迅速查找到自己想要的信息，為檔案使用者提供方便。高職院校利用校園網(wǎng)進行檔案管理使數(shù)據(jù)統(tǒng)計更可靠、更準確，信息反饋更及時，并去掉了大量的手工管理，將檔案管理人員從繁雜、重復的低效率解放出來，提高了工作效率。另一方面，我們的廣大師生們在他們完成他們的教學、科研等任務后，如果要進行教育教學的改革和創(chuàng)新，他們就可以通過電子文件歸檔管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)有的教學和科研等成果，去進行創(chuàng)新和改革，從而達到少走彎路，多出成果。由些看來，高職院校電子文件歸檔管理系統(tǒng)的運用，使得高職院校的相關信息資源達到共享，檔案利用者就可以通過計算機網(wǎng)絡查找所需信息資源，減少他們來往高職院校的時間和費用，同時也能有效阻止假信息和假文憑的流竄，為凈化社會風氣起到良好的作用。

1.2.4 易編輯修改、損壞和丟失

高校電子文件歸檔，借助于各種專業(yè)軟件，在里面很容易對電子文件進行編輯和修改，而且很難發(fā)現(xiàn)其修改的痕跡。同時，電子文件保存對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件要求很高，如果一但達不到存儲要求，將很容易損傷載體，導致信息丟失，計算機病毒，人為破壞也很容易導致電子文件的損壞和丟失。

2 高職院校電子文件歸檔工作中存在的三個問題

2.1 不健全的電子文件歸檔管理制度

就目前的形式，在絕大多數(shù)高職院校，電子文件的歸檔管理工作，仍存在著諸多問題。就拿我們學院來說，各個部門的電子文件的產生都是凌亂、無序的，而很多有價值需要歸檔的電子文件資料卻流散在各自部門里，得不到快捷有效的處置，例如：各個系部的教學資料、科研成果；各個黨政、行政部門產生的電子；業(yè)務資料等等都沒有得到行之有效的歸檔管理。有的部門甚至在平時的文件處理中將要歸檔的電子文件隨意修改、刪除。以上問題的出現(xiàn)，絕大部分的高職院校是因為沒有健全的電了文件歸檔管理制度，沒有相應的規(guī)章制度、管理原則、工作流程、崗位職責等等，從而使得各個部門的檔案管理工作者對電子文件歸檔的嚴重性認識不全面，把該歸檔的電子文件流失掉，沒有保存。

2.2 收集需要歸檔的電子文件難度大，保存環(huán)境要求高

在高職院校，要將電子文件換成可以利用的檔案其重要環(huán)節(jié)就是要將電子文件歸檔，將大量的各個部門產生的電子文件收集起來進行歸檔，而要將這些電子文件收集起來，往往要跨越好幾個部門，使得電子文件收集工作難度大，就其原因：（1）在高職院校各個職能部門的工作環(huán)節(jié)大部分是相互交錯的，難以界定其職責。例如，教務處與各個系部之間，教務處與科研處之間等等；（2）在高職院校各個產生電子文件的部門對其產生的電子文件什么時候收集歸檔不清楚，怎樣收集，它的步驟和具體的要求是什么也不明了，從而難以達到電子文件歸檔的要求和規(guī)范。在我們學院這方面問題最嚴重的是各個系部，其次是各個行政部門。（3）一般高職院校的信息辦公自動化系統(tǒng)都不歸屬學校的檔案管理部門管理。例如：有些高職院校的信息辦公自動化系統(tǒng)在院辦，有的又在計算機科學系，有的又在現(xiàn)代教育系等等，使得電子文件管理與電子文件歸檔管理不成一個體系，相互不和諧、脫節(jié)。各個部門的電子文件收集起來后，一般是用硬盤、光盤、磁盤等存儲，這些存儲電子文件的載體的物理、化學性質不穩(wěn)定，它們對溫度、濕度、磁場、光線、有害氣體等敏感，稍不注意就會受到破壞，這就要求電子文件檔案的保存環(huán)境要高。

2.3 電子文件的真實性難以保證，影響其可信度

電子文件檔案與紙制檔案是不一樣的，傳統(tǒng)的紙制檔案是以一種直觀形式存在，它的書寫的痕跡很難模仿或改變，具有原始特點和法律憑證作用。而電子文件內容與載體經(jīng)常發(fā)生結合形式的變化，如在傳輸或轉存中被改動而不留任何痕跡，或是在拷貝復制時因為載體或讀寫技術的不穩(wěn)性造成文件內容丟失和變異，在高校電子文件檔案管理中也存在這些問題。正因為電子文件的真實生難以保證，從而直接影響到電子文件檔案的可信度。

3加強高職院校電子文件歸檔工作的幾點建議

3.1 電子文件歸檔制度的健全和管理的規(guī)范

高職院校的電子文件歸檔管理法制化是高校的發(fā)展趨勢，是社會發(fā)展的趨勢，是高職院校依法治校的具體表現(xiàn)。只有將高職院校的電子文件歸檔管理制度健全后，才能將高職院校電子文件歸檔管理工作做好，我們可以依據(jù)國家有關電子文件檔案管理的法律法規(guī)，如《中華人民共和國計算機安全保護條例》等，結合自身特點、存在的問題，找出與子對應的辦法，制定出行之有效的高職院校檔案管理中的電子文件歸檔制度，并讓高職院校的各個電子文件產生部門嚴格執(zhí)行。另一個方面，要做到高職院校電子文件歸檔管理的規(guī)范化，須根據(jù)電子文件產生時的軟硬件不同，制定出統(tǒng)一的規(guī)范和標準，才能確保歸檔的電子文件有效利用。

3.2 協(xié)調好電子文件產生部門與檔案管理部門之間的關系，做好電子文件檔案的保存環(huán)境

在高職院校，電子文件與紙制文件對比，歸檔過程和受制約的因素所涉及到的問題就更加多，想只靠電子文件產成部門或只靠檔案管理部門是很困難的，只有協(xié)調這兩個部門之間的關系，才能保證高職院校的電子文件歸檔工作不脫節(jié)。在高職院校里，形成電子文件部門更是多，它包括黨政部門、行政部門、教務部門、教學系部、財務部門、科研部門等等，在這些部門里將產生大量的政策性文件、規(guī)章制度、教學相關文檔、學生畢業(yè)設計、評優(yōu)材料、困難資料、財務報表、科研成果等電子文件。只有這些電子文件的形成部門來收集、整理、歸檔這些文件，才能保證這些電子文件形成檔案的質量，因為只有他們才知道這些電子文件的重要性，收藏的價值，形成的規(guī)律。這些電子文件形成后，我們的檔案管理部門就發(fā)揮作用了，他們利用他們所掌握的檔案管理工作原則和方法，按照相應的檔案管理辦法，進行把關和統(tǒng)籌管理，在做這個工作的同時，他們必須與電子文件產生部門協(xié)調好關系，并積極參與到相應的工作中去，才能將電子文件檔案按要求歸檔，保證其完整性。因為電子文件存儲的載體大多是磁盤、U盤、移動硬盤等，物理、化學性質不穩(wěn)定，對環(huán)境要求高，因些，檔案部門應用專門的房間，在硬件和軟件設置上保證這些存儲物不被損壞，達到保存的永久性。

3.3 做好電子文件形成檔案過程的技術手段，建立起電子文件檔案使用的記錄制度

只有做好電子文件形成檔案過程的技術手段，才能保證其形成檔案過程中的質量把關，在使用中要保障計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的實體安全、運行安全等，可以設定登錄限制，使用文件權限控制等，建議最好是對服務器數(shù)據(jù)備一個份。要使高職院校的電子文件檔案在形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中，都有真實的相應記錄，來證實電子文件檔案的原始真實性，使電子文件檔案從最初形成、到被開發(fā)利用、最后到使用過程中的每一個環(huán)節(jié)都有記錄，就只有建立起電子文件檔案使用的記錄制度。制度一但形成，必須嚴格執(zhí)行，我們高職院校也只有嚴格執(zhí)行電子文件檔案使用記錄制度，才能達到我們的電子文件檔案的真實性和可信性。

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How to Do Well in Electronic Documents File Archiving Work of File Mnagement in Higher Vocational Colleges

LIU Xiaoyan
（Sichuan Vocational and Technical College, Suining Sichuan 629000）

In Higher vocational colleges government, personnel, teaching, students, scientific research, financial and other management activities, a large number of electronic files need to archive. How to do well in file management, the key point is to do a good job in electronic documents file archiving.

Higher Vocational Colleges; File Management; Electronic Documents File Archiving Work

G718.5

A

1672-2094(2014)01-0135-03

責任編輯：張隆輝

2012-12-11

劉曉燕（1973-），女，四川遂寧人，四川職業(yè)技術學院檔案館員。研究方向：檔案管理。