鄧紅玉/經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息雜志社
計算機信息傳輸技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用
鄧紅玉/經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息雜志社
目前,我國在計算機信息技術(shù)的作用下,逐漸朝向辦公自動化的方向發(fā)展。辦公自動化是各項科學(xué)技術(shù)的綜合體現(xiàn),如:網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)等等,辦公自動化已被應(yīng)用在多項行業(yè)領(lǐng)域中,既可以提高辦公質(zhì)量,又可以提高辦公效率。在辦公自動化過程中,計算機信息傳輸技術(shù)屬于基礎(chǔ)的技術(shù)。因此,本文通過對計算機信息傳輸技術(shù)進行研究,探討其在辦公自動化中的應(yīng)用。對于深化計算機信息傳播技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用具有重要現(xiàn)實意義和借鑒價值。
計算機技術(shù);信息傳輸技術(shù);辦公自動化
近幾年,社會進入信息化的時代,各行各業(yè)相繼引進信息化的工作方式,辦公自動化的概念逐漸深入,通過計算機信息傳輸技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用,降低辦公事務(wù)處理的系統(tǒng)性和復(fù)雜性,辦公自動化為多項綜合行業(yè)的發(fā)展提供機遇,例如:銀行、酒店、電子政務(wù)等行業(yè)??梢姡河嬎銠C傳輸技術(shù)為辦公自動化提供的發(fā)展空間,極大地提高了辦公自動化在社會中實用性和效率性。
計算機信息傳輸技術(shù)傳統(tǒng)的模型是以信息服務(wù)為主要內(nèi)容,隨著計算機技術(shù)的發(fā)展,信息服務(wù)逐漸形成新型的時代類型,由傳統(tǒng)低效率的信息傳輸方法,發(fā)展為現(xiàn)代社會高端、快速的信息傳輸形式,逐漸演化成以計算機信息傳輸技術(shù)為基礎(chǔ)保障的自動化辦公環(huán)境,可見:辦公自動化是社會現(xiàn)代化發(fā)展的必然產(chǎn)物。目前,我國部分城市已經(jīng)實現(xiàn)自動化網(wǎng)絡(luò),例如:人們可在公共場所利用終端設(shè)備,僅僅通過簡單的設(shè)備裝置,即可實現(xiàn)服務(wù)信息的查詢,享受自動化的辦公服務(wù)。
計算機信息傳輸技術(shù)除在部分個人服務(wù)中有體現(xiàn)外,在企業(yè)辦公系統(tǒng)中的體現(xiàn)更為明顯,企事業(yè)單位通過計算機信息傳輸技術(shù)實現(xiàn)自動化辦公,成為企業(yè)發(fā)展的重要部分[1]。通過信息傳輸技術(shù)為辦公提供服務(wù),利用電子的形式,構(gòu)成自動化辦公的規(guī)模,將企事業(yè)信息獲取者的身份轉(zhuǎn)型為信息發(fā)布者,由此必須借助信息的傳輸,達到共享的效果,所以,在信息傳輸技術(shù)的參與下,自動化辦公的企事業(yè)單位逐漸形成統(tǒng)一的群體,享受電子信息的傳輸,同時,增加辦公自動化的主動性,隨著信息傳輸技術(shù)的發(fā)展,辦公自動化的范圍和規(guī)模會越來越大,同時辦公自動化對信息傳輸技術(shù)的需求力度也會逐漸增加,基于計算機信息傳輸技術(shù)的作用下,辦公自動化會呈現(xiàn)高質(zhì)量和高效率的運行狀態(tài),實現(xiàn)辦公自動化的普及和效能延伸。
在計算機信息傳輸技術(shù)并不發(fā)達的時期,我國實現(xiàn)辦公通信傳輸?shù)姆绞奖容^傳統(tǒng),主要針對遠距離的信息傳輸進行分析,如下:
1.遠距離的通訊軟件。傳統(tǒng)遠距離信息傳遞時,需借助幾款通訊軟件,如:計算機信息傳輸技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用FAX、QuickLink等,傳統(tǒng)通訊軟件雖然可以滿足辦公通信需求,但是實際存在較大的操作難度,主要是因為功能少,配置低,目前,此類型的軟件逐漸被淘汰,在辦公自動化中,引進version3.24英文軟件,功能和配置均衡發(fā)展,可適當滿足信息自動化傳輸需求。
2.遠距離的通訊途徑。傳統(tǒng)條件下,實現(xiàn)遠距離通信的通訊途徑,主要是借助解調(diào)器,配合通信軟件,兩者結(jié)合形成EDI技術(shù),以一臺辦公電腦為運行載體,發(fā)送信息到傳真機或其他相關(guān)設(shè)備,或接受信息,實現(xiàn)通信信息的傳遞,傳統(tǒng)通信途徑非常簡單,利用電腦、電話線再加上解調(diào)器即可。
利用計算機信息傳輸技術(shù)形成的自動化辦公環(huán)境,主要分為硬件環(huán)境和軟件環(huán)境兩種,基于軟、硬環(huán)境的作用下,提高辦公自動化的效果,對硬件基礎(chǔ)環(huán)境和軟件基礎(chǔ)環(huán)境進行以下分析:
1.以計算機信息傳輸技術(shù)為基礎(chǔ)辦公自動化的硬件環(huán)境選項。硬件環(huán)境的組成根據(jù)辦公自動化的實際情況確定,主要根據(jù)辦公自動化的目標、規(guī)模,例舉基本的硬件環(huán)境,如下:
(1)多用戶系統(tǒng)環(huán)境。各種類型的計算機,組成多用戶系統(tǒng)環(huán)境,如超級計算機、小型計算機等,部分類型的計算機具備不同的運算水平,采用高運算能力的計算機,構(gòu)建系統(tǒng)硬件環(huán)境,提高硬件系統(tǒng)的處理速度。
2.系統(tǒng)集成環(huán)境。在大型自動化辦公中,對系統(tǒng)集成環(huán)境的要求較高,不僅要實現(xiàn)自動化的辦公,更是要體現(xiàn)智能化的含義,通過系統(tǒng)集成環(huán)境,提高信息處理的速度,采用單一集成系統(tǒng),無法滿足辦公環(huán)境與辦公用戶的需求,必須采取集成的模式,擴大容量,提高效率[2]。目前,通過計算機信息傳輸技術(shù)已經(jīng)形成系統(tǒng)集成網(wǎng)絡(luò),確保遠程通信具備快速的運行效率,基于系統(tǒng)集成環(huán)境的運行,各類技術(shù)要求逐漸被提出,以提高系統(tǒng)集成環(huán)境的可靠性。
3.單機系統(tǒng)環(huán)境。單機系統(tǒng)環(huán)境最主要的是應(yīng)用在小型辦公企業(yè)中,利用幾臺計算機即可組成單機系統(tǒng),實行輔助性運行,確保系統(tǒng)辦公和處理,由于單機系統(tǒng)環(huán)境的結(jié)構(gòu)比較簡單,因此其成本相對比較節(jié)約,但是其在發(fā)展、利用的過程中,不具備競爭力,逐漸被其他硬件模式取締。
4.微機區(qū)域網(wǎng)環(huán)境。微機區(qū)域網(wǎng)屬于復(fù)雜程度較高的多機環(huán)境,其具備獨立的服務(wù)器,同時還配有客戶機,保障運行環(huán)境具備獨立的特性,運行獨立也是微機區(qū)域網(wǎng)環(huán)境在辦公自動化中發(fā)展的趨勢[3]。微機區(qū)域網(wǎng)硬件環(huán)境更容易為辦公自動化提供信息資源,實現(xiàn)信息分布式管理,形成計算機信息傳輸系統(tǒng),例如:微機區(qū)域網(wǎng)在對辦公信息進行自動化處理時,將資源問題分為兩部分,一部分問題會進入?yún)^(qū)域網(wǎng)的特定處理系統(tǒng)中,另一部分則被傳輸?shù)椒?wù)器,通過服務(wù)器的查詢、分析,得出辦公結(jié)果,既可以減輕微機區(qū)域網(wǎng)運行與處理的負擔,又可以保障資源合理分配。
軟件環(huán)境是計算機信息傳輸技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的核心,其主要包括三部分,操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和辦公自動化軟件,對其做以下分析:
1.軟件環(huán)境中的操作系統(tǒng)。操作系統(tǒng)是計算機信息傳輸技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的主要資源,其也有硬件和軟件之分,主要是根據(jù)資源利用的性質(zhì)劃分。操作系統(tǒng)需實現(xiàn)辦公自動化的數(shù)據(jù)分析、用戶操作以及任務(wù)達成,以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器基礎(chǔ),可使用的操作系統(tǒng)有:Window SQL、Unix等。計算機信息傳輸技術(shù)在操作系統(tǒng)中的應(yīng)用具備通用性,既可以為自動化辦公提供數(shù)據(jù)支持和網(wǎng)絡(luò)支持,也可以容納Window s7、Windows XP系統(tǒng),便于用戶通過操作系統(tǒng)界面,完成多種辦公任務(wù)的轉(zhuǎn)換,保障高質(zhì)量自動化辦公技術(shù)的應(yīng)用。
2.數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)主要是為數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用提供軟件環(huán)境,同時也為計算機信息傳輸技術(shù)的使用提供保障[4]。通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),儲存辦公自動化過程中的所有數(shù)據(jù)、信息資源,實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的變動,如:可執(zhí)行新建、刪除、查詢、更新等操作命令,計算機信息傳輸技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用的發(fā)展中,逐步分離數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),不僅為數(shù)據(jù)處理提供可靠的環(huán)境,而且提高數(shù)據(jù)處理、運行的效率,在辦公自動化中,應(yīng)用比較廣泛的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)有:DB2、Inform ix、Oracle。
3.辦公自動化軟件。目前,基于計算機信息傳輸技術(shù)的應(yīng)用,辦公自動化主要使用的軟件是以遠程通信為主的BWV3.24 F/D,對此辦公自動化軟件做如下分析:
(1)安裝、運行的系統(tǒng)環(huán)境。BWV3.24 F/D在安裝和運行上具備相應(yīng)的要求,其安裝環(huán)境必須建立在Setup.exe程序基礎(chǔ)上,按照相應(yīng)提示安裝即可;運行環(huán)境必須達到軟件傳輸?shù)臉藴?,首先是必須為Windows操作系統(tǒng),第二運行計算機必須具備合適的運行配置,如:配置2400bps即可滿足BWV3.24 F/D軟件的運行條件。
(2)傳真發(fā)送與接收功能。BWV3.24 F/D軟件中傳真的發(fā)送與接收,是實現(xiàn)通信傳輸?shù)闹饕獌?nèi)容[5]。BWV3.24 F/D軟件可直接進行傳真內(nèi)容的發(fā)送,還可實現(xiàn)傳真不同渠道的傳送,例如:通過軟件編輯傳真發(fā)送的號碼,將人員號碼進行分組規(guī)劃,由此可實現(xiàn)傳真不同渠道的發(fā)送,接收員可將傳真文件儲存,以便日后辦公中使用;BWV3.24 F/D在接受傳真方面呈自動化狀態(tài),通過軟件調(diào)節(jié)傳真至自動化狀態(tài),如有傳真內(nèi)容進入,軟件即可自動接收、存儲;或者軟件可通過電話撥號實現(xiàn)傳真接收,主要利用解調(diào)器,在傳真進入前期,連接傳真收發(fā)的雙方,通過接線、分轉(zhuǎn)的方式實現(xiàn)傳真接收;再者可通過預(yù)設(shè)功能實現(xiàn)傳真接收,即對傳真的發(fā)送對象、發(fā)送時間進行預(yù)設(shè),BWV3.24 F/D軟件可在特定時間將特定的傳真發(fā)送至特定的接收處。
計算機信息傳輸技術(shù)在辦公自動化中的使用和發(fā)展,逐漸呈現(xiàn)技術(shù)化,其發(fā)展趨勢主要表現(xiàn)為兩方面[6]。一是辦公自動化的云處理技術(shù),促使在計算機信息傳輸技術(shù)的基礎(chǔ)上,實現(xiàn)辦公智能化、一體化,達到可視效果,進而保障辦公自動化可被廣泛接受,體現(xiàn)通用性;二是實現(xiàn)3G、4G技術(shù)的應(yīng)用,提高數(shù)字化辦公效率,保障各級辦公內(nèi)容處于統(tǒng)一的狀態(tài),拓寬辦公現(xiàn)場,進而開拓更多的辦公業(yè)務(wù),形成多樣化的辦公模式,避免辦公現(xiàn)場被地域、時間限制。
計算機傳輸技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用,是社會信息化發(fā)展的必然趨勢,利用計算機傳輸技術(shù),改變傳統(tǒng)信息服務(wù)的方式,逐漸轉(zhuǎn)型為自動化的辦公方式,作用于多項管理、經(jīng)濟活動。自動化的辦公方式在我國企業(yè)或事業(yè)單位中的應(yīng)用非常廣泛,尤其是在無線通信、云技術(shù)和4G技術(shù)相互融合支持下,更是體現(xiàn)辦公自動化的方便、快捷。既推動了社會的文明進步,又對經(jīng)濟社會的發(fā)展起到了技術(shù)支撐作用。
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