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淺論企業(yè)辦公室行政管理科學(xué)化

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辦公室作為企業(yè)辦公的重要場所，辦公室管理水平的好壞，直接關(guān)系到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策水平。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)著決策的重要職責(zé)，所以在決策之前需要對(duì)企業(yè)各方面的情況進(jìn)行深入的調(diào)查和對(duì)調(diào)查資料的分析，因此需要加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理工作，確保行政管理的科學(xué)化，這不僅有利于辦公室管理水平的提升，而對(duì)于對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策水平也十分有益。文中從企業(yè)行政辦公室管理科學(xué)化的重要性入手，對(duì)企業(yè)辦公室管理科學(xué)化的主要內(nèi)容進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)企業(yè)辦公室管理科學(xué)化的基本要求進(jìn)行了闡述。關(guān)鍵

詞：企業(yè)；行政辦公；科學(xué)化

一、企業(yè)行政辦公室管理科學(xué)化的重要性

1.辦公室作為非常重要的部門，其對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策起到著重要的輔助作用，其需要在日常工作中對(duì)信息地蠔收集和傳遞，而且還要為上層領(lǐng)導(dǎo)提供咨詢意見，所以需要加強(qiáng)辦公室管理的科學(xué)化，這對(duì)于上層領(lǐng)導(dǎo)的決策水平具有直接的影響。因?yàn)樵谏蠈宇I(lǐng)導(dǎo)決策工作中，需要大量的、準(zhǔn)確的信息，所以需要通過辦公室來對(duì)信息進(jìn)行調(diào)查和研究，這樣才能確保上層領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性，確保企業(yè)管理工作的成功。

2.辦公室管理的科學(xué)化。企業(yè)管理系統(tǒng)在企業(yè)中充分的發(fā)揮著協(xié)調(diào)運(yùn)作的作用，其作為一個(gè)復(fù)雜的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，而辦公室處于這個(gè)網(wǎng)絡(luò)的中樞位置，其不僅需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間，還是對(duì)機(jī)關(guān)和基層之間都需要充分的進(jìn)行溝通、聯(lián)系和協(xié)調(diào)，發(fā)揮著橋梁的紐帶作用，一旦辦公室的作用沒有充分發(fā)揮作用，則會(huì)對(duì)全局工作帶來較大的影響，不能良好的實(shí)現(xiàn)各方面的溝通和聯(lián)系，所以需要辦公室管理科學(xué)化，這樣可以有效的將辦公室樞紐的作用有效的發(fā)揮出來，更好的將各方面的關(guān)系進(jìn)行理順，從而做好領(lǐng)導(dǎo)與部門之間的溝通工作，將各部門之間有效的聯(lián)系在一起，從而確保管理系統(tǒng)能夠更好的協(xié)調(diào)運(yùn)作起來。

二、企業(yè)辦公室管理科學(xué)化的主要內(nèi)容

1.制度化。

第一，崗位責(zé)任制。在辦公室工作中，其中最根本的一項(xiàng)制度即是崗位責(zé)任制，這項(xiàng)制度可以更發(fā)好的確保辦公室內(nèi)的每一個(gè)都能在各自的崗位上更好履行其權(quán)責(zé)，各司其職，從而確保自己的工作任務(wù)能夠高效優(yōu)質(zhì)的完成。而且制定崗位責(zé)任制后，工作人員工作中推諉、拖拉等現(xiàn)象也能夠得到有效的避免，可以更好的從辦公室的工作實(shí)際出發(fā)，做到以事定崗、以崗定人和精干效能，確保每個(gè)崗位都能夠更好的履行好自身的責(zé)任和權(quán)力，將權(quán)力和責(zé)任盡可能的做到量化和細(xì)化，這樣對(duì)于考核是十分有利的。

第二，會(huì)議制度。在企業(yè)經(jīng)營管理工作中，會(huì)計(jì)作為一種重要的管理手段，其不僅可以傳達(dá)指示，研究發(fā)展中的不足，還可以形成決策，對(duì)下一步工作進(jìn)行部署，結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)等等，會(huì)議作為辦公室管理工作的重要形式。但在當(dāng)前辦公室管理科學(xué)化的內(nèi)容中，需要通過對(duì)會(huì)議管理規(guī)律的研究，從而更好的提高會(huì)議的效率，做到精簡會(huì)議，嚴(yán)格對(duì)會(huì)議的數(shù)量進(jìn)行制約，通過會(huì)議審批制度來對(duì)會(huì)議數(shù)量進(jìn)行限制，避免企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將許多精力和時(shí)間都浪費(fèi)在會(huì)議上。同時(shí)還要提高會(huì)議的質(zhì)量和效率，對(duì)于需要開的會(huì)議，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，盡量縮短會(huì)議的時(shí)間，確保會(huì)議的質(zhì)量。

第三，公文處理的制度。由于企業(yè)公文的處理不僅具有較強(qiáng)的政策性，而且還具有復(fù)雜性，所以為了更好的提高公文處理的效率，避免出現(xiàn)公文積壓的現(xiàn)象，則需要建立公文制度，努力提高公文處理的質(zhì)量，加快公文運(yùn)行的效率。

第四，安全保密制度。印章管理和保密工作關(guān)系到機(jī)關(guān)和企業(yè)的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴(yán)格的印章管理制度、文件保密制度等有關(guān)的安全保密制度，并指定專人負(fù)責(zé)和定期檢查。

2.程序化。

實(shí)現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于程序的優(yōu)化。為此，制訂程序時(shí)必須注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和簡捷性。可行性即程序必須具體明確，必須以實(shí)際上能做到為前提。否則，再好的程序也是毫無意義的。系統(tǒng)性即程序本身就是一個(gè)有機(jī)系統(tǒng)，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預(yù)見到可能發(fā)生的情況，力求全面周到，統(tǒng)籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的各環(huán)節(jié)、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復(fù)或錯(cuò)亂。簡捷性即程序必須盡量簡化，可有可無的程序一概刪除，程序設(shè)計(jì)時(shí)越少越好，要確定關(guān)鍵路線，減少重復(fù)的手續(xù)。

3.自動(dòng)化。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，以應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)為主要標(biāo)志的辦公自動(dòng)化已應(yīng)運(yùn)而生。辦公自動(dòng)化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗(yàn)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理。這是辦公室管理的重大的變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動(dòng)化在實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極地推動(dòng)辦公室自動(dòng)化的進(jìn)程。

三、企業(yè)辦公室管理科學(xué)化的基本要求

1.合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)。合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化的重要前提和基礎(chǔ)。如前所述，辦公室處于行政管理的中樞地位，它不僅是綜合辦事機(jī)構(gòu)，而且是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、服務(wù)等基本職能，工作任務(wù)十分繁重。如果辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質(zhì)低下，勢必影響辦公室管理功能的發(fā)揮。因此，為了實(shí)現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化，首先必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關(guān)協(xié)調(diào)能力的精干隊(duì)伍，以確保辦公室各項(xiàng)工作的順利開展。

2.要切實(shí)加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍的思想作風(fēng)建設(shè)。

第一，辦公室人員必須注重學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策，自覺地在思想上、政治上同黨中央保持一致。在向上報(bào)告、對(duì)下發(fā)文、協(xié)調(diào)工作、答復(fù)不足時(shí)都要以黨的政策為準(zhǔn)繩，做貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策的模范。

第二，要有克己奉公、富于奉獻(xiàn)的精神，不圖名、不為利，甘當(dāng)“鋪路石”。要主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為基層服務(wù)，為職工、群眾服務(wù)。

第三，發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是精神，深入調(diào)查研究。要盡可能走出辦公室，深入到實(shí)際中去，了解實(shí)際情況，掌握最新動(dòng)態(tài)，向領(lǐng)導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息。同時(shí)，主動(dòng)做好查辦督辦等工作。

第四，謙虛謹(jǐn)慎、熱情待人，從根本上杜絕“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”現(xiàn)象的發(fā)生。無論是日常工作的處理還是內(nèi)外來訪的接待，都要熱情周到、文明禮貌，切忌態(tài)度冷淡、盛氣凌人。

3.要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，使辦公室人員具有較寬的知識(shí)面和較強(qiáng)的工作能力。由于辦公室工作內(nèi)容較雜，而且涉及的范圍較廣，具有較強(qiáng)的綜合性，所以對(duì)辦公室人員具有較高的要求，不僅需要較強(qiáng)的專業(yè)化知識(shí)和辦公自動(dòng)化技術(shù)，而且還要涉及多門學(xué)科的基礎(chǔ)知識(shí)，不斷的拓寬視野，增強(qiáng)自身的知識(shí)面。

[1]李德玉.對(duì)如何做好辦公室工作的幾點(diǎn)思考.新聞世界.2010（07）：244-245.

[2]吳勝.淺議辦公室工作之細(xì)節(jié).武鋼政工。2010（07）：34-36.

[3]魏紅軍.淺談企業(yè)辦公室工作的創(chuàng)新.中華民居.2011（10）.