白惠林

（晉中學院離退休管理處，山西 晉中 030600）

論高校兼職檔案員隊伍存在的問題及其對策

白惠林

（晉中學院離退休管理處，山西 晉中 030600）

兼職檔案員是高校檔案管理網路中的重要組成部分，在高校檔案管理中起著基礎和支撐的作用。當前兼職檔案員存在著檔案意識薄弱、責任心不強、業(yè)務能力差等問題。應從思想上、行為上、工作方法等幾方面提高高校兼職檔案員的素質。

高校；兼職檔案員；問題；對策

高校檔案是高等學校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料的總和，是高校各職能部門、院（系）兼職檔案員經過收集、鑒定、整理、移交到學校檔案館的檔案的總體。這些檔案真實再現(xiàn)了學校發(fā)展的歷史面貌，對學校的教學、科研、管理等方面有憑證和參考作用，并對學校和社會的未來產生能動的支持作用?？梢姼咝n案工作是一項十分重要的公益性工作，是一項涉及到學校各個部門的系統(tǒng)工程，也是事關我們每一個人切身利益的民生工作。高校檔案館工作的優(yōu)劣需要有各系（部）室兼職檔案員的主動工作和積極配合。沒有兼職檔案員的收集、整理、歸檔工作，校檔案館就失去了檔案來源，檔案保管、統(tǒng)計、利用、編研等工作就無從談起。所謂兼職檔案員，就是各部門中不專做檔案工作，而肩負一定的檔案工作任務的人員。其具體任務就是負責各部門檔案材料的收集、整理并向專職檔案員移交，他們是高校檔案工作網絡中的重要組成部分。

一、當前高校兼職檔案員隊伍存在的問題

大部分兼職檔案員在以前學校檔案達標升級工作中做出了很大貢獻，為學校積累了珍貴的檔案史料，這些檔案正在為我們今天的工作發(fā)揮著不可替代的憑證作用和參考作用。然而隨著時間的推移，往往忽略了對檔案工作的監(jiān)督，在兼職檔案員隊伍建設中就出現(xiàn)了人員不穩(wěn)定、歸檔意識不強、業(yè)務素質不精、現(xiàn)代化管理水平低下等問題。

（一）兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定

由于本部門和院系的領導對本單位檔案工作和學校檔案工作重視不夠，對兼職檔案人員的設置和配備隨意性大，缺乏長遠規(guī)劃意識，要么把一些學歷不高、即將退休的人員、工人及保管員來充當檔案員；要么讓一些副處級的領導擔任兼職檔案員，由于他們工作繁忙，很難保證及時地收集和移交檔案；而一些業(yè)務能力強高素質的兼職檔案員，由于得不到領導的重視，對檔案工作的積極性也不高，甚至有些還提出不愿意干兼職檔案員的工作。

（二）兼職檔案員歸檔意識不強

由于檔案部門宣傳力度不夠和兼職檔案員自身認識的局限，一些部門兼職檔案員在思想上沒有引起足夠的重視，片面地認為檔案工作并非是自己的主要任務，從而影響了正常有序的檔案管理工作。一些兼職檔案員認為檔案是本部門的，放在本部門利用起來很方便，為什么要交到綜合檔案館呢？在這種錯誤思想引導下，一些部門兼職檔案員幾年不歸檔，嚴重影響了檔案工作的順利開展。

（三）兼職檔案員的工作責任心不強，檔案業(yè)務知識技能不精

有些兼職檔案員只把自己工作中形成的一小部分檔案移交給檔案館，部門其他人員手里的不管。更有甚者，不按歸檔范圍移交，只向校檔案館提供本部門一些無關緊要的材料以敷衍了事。這樣專職檔案員無法對檔案進行排序編目，只能催交等待。而兼職檔案員把檔案放在本部門，頭兩年還當寶，但“久而久之，隨著部門機構調整、人事更迭與工作重心的轉移，造成部分該歸檔的文件材料分散在個人手中或遺失”[3]。特別是當學校合并、搬遷時，檔案的安全就更值得重視。雖然專職檔案員事先指導了怎么分類、怎樣整理，但是在交回的案卷中還可發(fā)現(xiàn)案卷質量不高，收集的材料不齊全、不完整，重要檔案留在本部門；不該歸到案卷里的文件也歸進去；不同保管期限的文件混合在一卷；一些材料缺章少頁，有些文件有正件無附件有的文件書寫材料不規(guī)范等問題。

（四）檔案現(xiàn)代化管理水平不高

我省檔案局2002年3月18日發(fā)布了山西省《歸檔文件整理規(guī)則》實施細則，它是以計算機管理檔案為前提，要求文書檔案按“件”整理，取消落后的以“卷”整理。當前，在許多高校中已經逐步實現(xiàn)利用計算機管理檔案，無論從硬件配備上，還是從軟件操作上都具備了一定的水平和條件。然而還有部分高校檔案工作仍然用傳統(tǒng)的手工立卷、保管、統(tǒng)計、利用等等，程序繁瑣，費時又費力，占用空間大，從軟硬件方面說都比較差，缺乏計算機管理的人才，沒有配置現(xiàn)代化管理的程序設備，離現(xiàn)代化管理還有一定的距離。

二、產生問題的思維認為根源

上述四個問題之所以發(fā)生，本文認為同我們思維模式的片面化、單一化不無關系。

在專職檔案員與兼職檔案員的關系上，我們重視前者，而忽視后者；在檔案工作的監(jiān)督上，我們抓專職的多，而抓兼職的少；在檔案的管理上我們較為注重傳統(tǒng)的手工方法，而忽視現(xiàn)代化軟硬件的建設；在提高兼職檔案員的素質問題上，我們使用較多，素質培養(yǎng)少。比如：正規(guī)的培訓幾年或一年才有一次，平常學習的機會也很少；偶爾有組織的一些專門的研討會，一般通知的都是專職檔案人員參加，兼職的就被忽略；上級來檢查時也不去深入了解基層兼職檔案員的工作到底如何等等。

方法問題的實質是思維模式的問題。我們應努力轉變思維模式，力戒形而上學，力戒主觀性、片面性，把高校的檔案工作提高到一個新的水平、新的高度。

態(tài)度決定一切，認識指導方法。上述四個問題的發(fā)生，也與我們錯誤的認識以及消極的態(tài)度有關。在其他工作與檔案工作的關系上，只重視教學科研等中心工作，而忽視了帶有滯后性作用的檔案工作；在各項具體工作中只重視工作過程，而忽視在工作過程中形成的檔案資料的管理；在部門其他工作和兼職檔案工作上，只對部門領導分配的事情重視，而忽略兼職的檔案工作。此外，還與高校檔案的監(jiān)督管理機制不健全有很大關系。如案卷質量的優(yōu)劣、移交數量的多少、材料齊全與否等等，都沒有出臺任何的獎罰條例和措施，兼職檔案員的工作成績好壞，待遇都是一個樣，因此在很大程度上削弱了他們的積極性。

三、提高高校兼職檔案員素質的對策

檔案工作者的素質如何直接關系到檔案事業(yè)的發(fā)展水平，這就要求兼職檔案員有較高的思想境界和奉獻精神，注重自身的職業(yè)素養(yǎng)和道德責任感。兼職檔案員只有把職業(yè)道德素質提高到一定水平，才能熱愛檔案工作，積極地為高校檔案事業(yè)做出應有的貢獻。

（一）有較高的思想境界和奉獻精神

兼職檔案員要做好檔案工作，首先就要熱愛它，這種熱愛也許不是與生俱來的，但是，既然領導指派作兼職檔案員，就要真正把此項工作作為本職工作的一部分去認真對待它。這種熱愛“應以深刻的認識為基礎，深刻認識檔案事業(yè)的社會地位和歷史意義，充分理解檔案工作的價值和作用”[4]。收集、整理、移交檔案看似簡單卻意義非凡，這是在為學校甚至國家積累原始的真實材料，是為滿足學校及社會當前和長遠利用而服務的。所以，兼職檔案員的工作是非常重要的。

（二）具備較強的檔案法律意識

作為檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。兼職檔案員要認真學習《檔案法》及相關的法律法規(guī)知識，并把責任心和法律意識貫穿到檔案工作的全過程，懂得不歸檔就是兼職檔案人員和部門負責人應負的法律責任。兼職檔案員雖然是身兼數職，但對檔案工作絕不能有絲毫的懈怠、馬虎，對檔案材料的收集、立卷、歸檔工作，必須首先保證歸檔文件的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

（三）配合專職檔案員向本部門人員宣傳檔案工作的重要性，轉變他們對檔案工作的態(tài)度

兼職檔案員參加檔案館舉辦的檔案培訓工作會議，對檔案工作重要性比較了解，回到部門之后要向領導積極宣傳檔案工作的作用。在工作中如果部門領導不把自己管理的文件材料移交到兼職檔案員手中，或者不讓兼職檔案員把本部門形成的文件材料移交到檔案館，兼職檔案員就要耐心地向他們做宣傳工作，告訴他們集中統(tǒng)一管理檔案是檔案工作的基本原則，收集本部門檔案意義重大，通過宣傳讓本部門領導轉變對檔案工作的態(tài)度，使本部門檔案的收集、整理、歸檔工作規(guī)范化、制度化。

（四）認真學習檔案業(yè)務知識

為了保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)，兼職檔案員要主動系統(tǒng)學習一些檔案工作知識，如檔案館下發(fā)的一些有關國家檔案工作的文件，以及各部門檔案歸檔范圍和保管期限表。要認真研究本部門產生的檔案材料，并且對一些檔案工作的前沿動態(tài)進行探討研究。要按照平時專職檔案員的指導要求去做，工作中遇到問題（如：歸檔與不歸檔、組卷、確定排列順序、擬寫卷內目錄、保存價值鑒定等）時及時交流，虛心請教。對校檔案館提出的歸檔要求要積極回應，不得敷衍，不得拖延。

（五）兼職檔案員要做好預立卷工作

兼職檔案員應在上一年末或新年初，按立卷類目的條款準備好卷夾或卷盒，將條款號和名稱號寫在卷夾或卷盒的盒脊上，按順序排列放置，這樣辦理完畢的文件就可以隨時歸入相關的卷夾或卷盒。

（六）努力學習檔案的現(xiàn)代化管理

利用計算機進行收集、整理、歸檔是檔案管理的發(fā)展趨勢，作為一名兼職檔案員，就要具備相應的檔案現(xiàn)代化管理的知識和技能，通過參加培訓和自學的方式充分掌握，并逐步實施用計算機輸入文件目錄，以件整理，按件裝訂，把本部門的電子檔案數據庫積極移交給校檔案館，從而實現(xiàn)實體歸檔和網上歸檔雙軌制；實現(xiàn)自動檢索，提高查詢效率，為檔案數字化管理做貢獻。

提高高校兼職檔案員的素質是一項長期的工作，這需要學校和兼職檔案員共同的努力。兼職檔案員之間要相互交流工作方法和經驗，取長補短，共同進步；要通過各種途徑學習先進技術和科學知識，提高自己的理論研究水平和工作能力，積極為高校檔案的現(xiàn)代化管理做準備，高質量地完成檔案工作任務，更好地為學校教育教學改革的發(fā)展提供服務。

［1］國家教委辦公廳.高等學校檔案部門業(yè)務建設規(guī)范高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范［M］.成都：四川科學技術出版社，1994.

［2］王雁.兼職檔案員的作用及素質要求［J］.山東電力高等?？茖W校學報，2005（4）：96.

［3］馮偉芳.高校兼職檔案員檔案意識與檔案價值鑒定工作［J］.科技檔案，2009（2）：34.

［4］張福定.如何當好兼職檔案員［J］.山西檔案，1997（5）：45.

（編輯 申嫣平）

G271.6

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1673-1808（2014）01-0122-03

2013-02-23

白慧玲（1970-），女，山西榆次人，晉中學院離退休管理處，館員。