李惠瑩,云雄
(海南省人民醫(yī)院藥劑科,???570311)
·藥事管理·
供應(yīng)鏈協(xié)同服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)在醫(yī)院藥庫中的應(yīng)用
李惠瑩,云雄
(海南省人民醫(yī)院藥劑科,海口 570311)
目的 引進(jìn)供應(yīng)鏈協(xié)同服務(wù)平臺(tái)探討醫(yī)院藥品物流信息一體化系統(tǒng)的建立。方法通過條碼掃描技術(shù)、電子發(fā)票的使用和自動(dòng)補(bǔ)貨功能,平臺(tái)將醫(yī)院藥庫、各藥房和各家醫(yī)藥公司有效的串聯(lián)起來,在不影響醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)的前提下與HIS進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。結(jié)果通過近一年的試運(yùn)行,系統(tǒng)穩(wěn)定,達(dá)到預(yù)定目標(biāo),保障醫(yī)院藥品供應(yīng),并提高藥庫管理水平和工作質(zhì)量。結(jié)論供應(yīng)鏈協(xié)同服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)的建立降低藥品庫存成本和資金占用,減少藥學(xué)人員的簡單重復(fù)操作,提高醫(yī)院藥品管理效益。
藥品管理;藥品物流信息系統(tǒng);醫(yī)院信息系統(tǒng);供應(yīng)鏈
隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展,醫(yī)院管理正在步入信息化時(shí)代。醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system,HIS)目前在醫(yī)院藥庫藥品管理中發(fā)揮很好的作用,但實(shí)際工作中仍需大量的手工操作,如人工發(fā)票的錄入、盤點(diǎn)等,造成藥庫管理難度較大,藥師工作繁重,多機(jī)械化重復(fù),差錯(cuò)率高,工作效率低下;又如人為主觀地設(shè)定藥品采購計(jì)劃或簡單設(shè)置上下限值,導(dǎo)致實(shí)際工作中藥品庫存資金占用較高,藥品配送商或生成廠家信息滯后,常出現(xiàn)個(gè)別藥品供應(yīng)中斷,給臨床醫(yī)生和患者帶來諸多不便。藥品作為一種特殊商品,從生產(chǎn)到使用,大多會(huì)涉及到藥品生產(chǎn)廠家,藥品流通企業(yè),醫(yī)院、診所、藥店等終端機(jī)構(gòu)和患者。如何讓這四方有一個(gè)高效、快速、準(zhǔn)確、透明的方式進(jìn)行溝通和業(yè)務(wù)往來,這是藥庫管理者急需思考的課題[1-3]。為使醫(yī)院藥庫藥品管理準(zhǔn)確、高效、科學(xué),在參觀了解多家醫(yī)院后,我院從2012年10月以信息技術(shù)和現(xiàn)代物流為手段,規(guī)劃和建設(shè)了藥品供應(yīng)鏈協(xié)同服務(wù)平臺(tái)。該平臺(tái)主要有四類主體,一是藥品的供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家;二是藥品流通企業(yè);三是終端,包括醫(yī)院、診所、藥店、藥房等;四是患者。它緊密連接上下游企業(yè),實(shí)現(xiàn)分銷企業(yè)和供應(yīng)商、醫(yī)院之間的交易訂單,庫存,資金,物流等信息的電子化管理,包括發(fā)票的管理、條碼驗(yàn)收、報(bào)表的分析、自動(dòng)補(bǔ)貨、實(shí)時(shí)藥品物流信息以及政府的監(jiān)管,便于分銷商及時(shí)補(bǔ)貨,合理降低庫存成本和資金占用;通過查詢預(yù)警等方式可做到全程可視跟蹤。茲重點(diǎn)討論該平臺(tái)的條碼驗(yàn)收功能、發(fā)票管理和自動(dòng)補(bǔ)貨在實(shí)際工作中的運(yùn)用。
1.1 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境
1.1.1 硬件設(shè)備 工作電腦1臺(tái),連接內(nèi)外網(wǎng),外網(wǎng)訪問指定的供應(yīng)鏈平臺(tái)網(wǎng)站,授限訪問保證PC機(jī)的安全; Honeywell 6500EP數(shù)據(jù)采購器,Cisco無線路由器。
1.1.2 數(shù)據(jù)庫服務(wù)器 HP DL360 Gen8,E5-2407,8G內(nèi)存,做R5陣列,使服務(wù)器具冗錯(cuò)功能。數(shù)據(jù)庫服務(wù)安裝Windows 2008標(biāo)準(zhǔn)正版操作系統(tǒng),數(shù)據(jù)庫是Oracle 11g;網(wǎng)站服務(wù)器是HP DL360 Gen6,安裝Windows 2008標(biāo)準(zhǔn)正版操作系統(tǒng)。
1.1.3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 10M電信光纖接入,Hillstone企業(yè)級(jí)防火墻。
1.1.4 系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行環(huán)境 軟件環(huán)境:Windows操作系統(tǒng);開發(fā)硬件環(huán)境:個(gè)人計(jì)算機(jī);開發(fā)工具: Microsoft Visual Studio 2005+Oracle 10g;開發(fā)語言:C#. NET;系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境:Windows操作系統(tǒng),IIS5.0以上,.net framework2.0框架。
開發(fā)說明:本軟件基于web2.0開發(fā),后臺(tái)程序采用C#語言編寫,軟件的編寫嚴(yán)格遵照三層模式進(jìn)行開發(fā),數(shù)據(jù)操作層,業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)表現(xiàn)層嚴(yán)格分開,開發(fā)出重用性高且可維護(hù)性強(qiáng)的應(yīng)用程序。
1.2 供應(yīng)鏈服務(wù)平臺(tái)框架 醫(yī)院藥庫管理是保證醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)重要組成部分,核心是為患者服務(wù),保障臨床供藥。隨著物流信息技術(shù)發(fā)展,建立一個(gè)物流和信息一體化的網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)鏈,是現(xiàn)代醫(yī)院藥庫管理的需求,我院的藥品供應(yīng)鏈協(xié)同服務(wù)平臺(tái)的建立初步滿足了這一需求。該平臺(tái)的各系統(tǒng)流程見圖1。
1.3 平臺(tái)功能模塊
1.3.1 條碼識(shí)別技術(shù)
1.3.1.1 條碼驗(yàn)收入庫、電子發(fā)票確認(rèn) 登陸平臺(tái)系統(tǒng),從驗(yàn)收平臺(tái)上查詢供應(yīng)商上傳的發(fā)票、裝箱單條碼信息,通過無線網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)上傳至移動(dòng)掃描槍上,保持?jǐn)?shù)據(jù)同步,驗(yàn)收時(shí)將無線掃描槍對(duì)準(zhǔn)藥品外箱條形碼進(jìn)行掃描,藥品信息就可在掃描器屏幕上顯示,內(nèi)容包括:藥品名稱、發(fā)票號(hào)、規(guī)格、廠家、公司、進(jìn)貨數(shù)量、批號(hào)等相關(guān)信息。依據(jù)掃描器顯示屏上信息對(duì)藥品進(jìn)行逐項(xiàng)查對(duì)驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后,直接按確認(rèn)鍵,若發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收藥品與掃描槍顯示屏信息不符,不要確認(rèn)即可。全部藥品驗(yàn)收完畢后,在驗(yàn)收平臺(tái)上,對(duì)驗(yàn)收各供應(yīng)商分別進(jìn)行發(fā)票確認(rèn)。查看未確認(rèn)的藥品信息,經(jīng)人工處理決定是否錄入,避免因醫(yī)藥公司開錯(cuò)票而造成的差錯(cuò)。未確認(rèn)的發(fā)票信息將在平臺(tái)上保留,一般為問題票據(jù);發(fā)票信息確認(rèn)完畢后,將本次成功驗(yàn)收的電子發(fā)票信息,批量導(dǎo)出成為一個(gè)Excel表單,作為醫(yī)院HIS入賬導(dǎo)入用,避免手工輸入造成的差錯(cuò)。見圖2。
圖1 供應(yīng)鏈服務(wù)平臺(tái)框架示意圖
圖2 藥庫庫存管理采用條碼識(shí)別技術(shù)示意圖
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1.3.1.2 藥品實(shí)現(xiàn)分類分區(qū)按庫位管理到批號(hào)的精細(xì)化管理 當(dāng)藥品大量入庫時(shí),待驗(yàn)收完畢,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成以英文字母和數(shù)字表示的貨位標(biāo)簽顯示具體貨位,系統(tǒng)提示上架或人工上架完成入庫;當(dāng)藥品再次入庫時(shí),系統(tǒng)根據(jù)以往記錄下的效期、批號(hào)默認(rèn)生成貨位標(biāo)簽,只需根據(jù)效期、批號(hào)即可做到有序存放。
1.3.1.3 藥品在庫盤點(diǎn) 我院藥庫每月定期需要進(jìn)行藥品盤點(diǎn),在做好前期藥品驗(yàn)收入庫編碼的基礎(chǔ)上,運(yùn)用掃描設(shè)備的功能,核對(duì)藥品信息內(nèi)容,對(duì)在庫藥品進(jìn)行生產(chǎn)批號(hào)、效期和實(shí)際在庫數(shù)量的維護(hù)。
1.3.2 自動(dòng)補(bǔ)貨模塊 系統(tǒng)可提供三大類采購計(jì)劃生成方法,滿足了醫(yī)院不同的采購計(jì)劃制定要求。此法分別為:①消耗量實(shí)際分析訂貨,以HIS系統(tǒng)一定期間的藥品消耗量和現(xiàn)庫存為依據(jù),計(jì)算合理的庫存量,從而自動(dòng)生成采購數(shù)據(jù);②庫存上下線補(bǔ)貨,根據(jù)醫(yī)院藥品當(dāng)前庫存和庫存上下線補(bǔ)貨;③定量訂貨,采用系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置的訂貨額或者根據(jù)使用者手工錄入的數(shù)量進(jìn)行訂貨。服務(wù)平臺(tái)根據(jù)醫(yī)院預(yù)先設(shè)定好的規(guī)則,自動(dòng)生成要貨單,相關(guān)人員對(duì)自動(dòng)生成的要貨單進(jìn)行調(diào)整和確認(rèn)后,系統(tǒng)自動(dòng)把要貨信息發(fā)給供應(yīng)商。
1.3.2.1 自動(dòng)補(bǔ)貨模式 該服務(wù)平臺(tái)支持兩種補(bǔ)貨模式,見圖3。
圖3 兩種自動(dòng)補(bǔ)貨模式示意圖
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1.3.2.2 自動(dòng)補(bǔ)貨設(shè)置規(guī)則 ①首先設(shè)置補(bǔ)貨公式,警戒公式:指當(dāng)違反什么情況時(shí)需補(bǔ)貨。如:某醫(yī)院常用藥品的警戒公式是,當(dāng)庫存低于3 d用量時(shí)需要補(bǔ)貨,公式:醫(yī)院當(dāng)前庫存-[(此前1周用量×40%+此前2周用量×30%+此前3周用量×20%+此前4周用量×10%)/7]×3≤0。補(bǔ)貨公式:指當(dāng)違反警戒公式后,商品應(yīng)該補(bǔ)多少。如:常用藥品低于3 d用量時(shí),補(bǔ)貨補(bǔ)到7d用量,公式:[(此前1周用量×40%+此前2周用量×30%+此前3周用量×20%+此前4周用量× 10%)/7]×7-醫(yī)院當(dāng)前庫存。②其次設(shè)置公式和藥品部門的關(guān)系,在系統(tǒng)中選擇門診藥房。如果選擇部門,藥品消耗、藥品庫存以選擇的部門來進(jìn)行計(jì)算,如果不選擇,那么以醫(yī)院為單位進(jìn)行計(jì)算。然后選擇該算法適用的藥品。如果補(bǔ)貨公式、警戒公式引用了庫存上、下線,那么庫存上、下線必須設(shè)置,如果公式里面引用采購天數(shù),那么采購天數(shù)如果設(shè)置則以藥品的采購天數(shù)為優(yōu)先,如果沒有設(shè)置,那么使用公式中設(shè)置的采購天數(shù)。設(shè)置補(bǔ)貨日期、補(bǔ)貨計(jì)劃生成日期。比如:每周的周二或周四補(bǔ)貨,提前2 d生成補(bǔ)貨計(jì)劃,那么當(dāng)?shù)綍r(shí)間點(diǎn),系統(tǒng)自動(dòng)按照規(guī)則生成補(bǔ)貨計(jì)劃。生成的補(bǔ)貨計(jì)劃,需要經(jīng)過相關(guān)人員確認(rèn)調(diào)整后,才能生成正式的要貨單。
1.3.2.3 實(shí)現(xiàn)自動(dòng)補(bǔ)貨的要求 供應(yīng)鏈協(xié)同服務(wù)平臺(tái)從兩個(gè)方面的管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)補(bǔ)貨,①院內(nèi)物流管理:a.一次性提供醫(yī)院HIS系統(tǒng)中上線前需要統(tǒng)計(jì)的商品的消耗;b.上線時(shí)的醫(yī)院HIS系統(tǒng)中各部門的庫存;c.如涉及庫存上下限管理,提供品種的上下線;d.后續(xù)無需提供商品的消耗和庫存,因?yàn)椴捎迷簝?nèi)物流管理,消耗和庫存由系統(tǒng)來提供。②非院內(nèi)物流管理,a.提供每天醫(yī)院的靜態(tài)庫存;b.提供每天醫(yī)院商品的消耗總數(shù)。
2.1 改變醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔絕的局面 供應(yīng)鏈服務(wù)平臺(tái)的引入實(shí)現(xiàn)了連接互聯(lián)網(wǎng)的電腦與醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)通過網(wǎng)絡(luò)連接的愿望,發(fā)票接口軟件在接收發(fā)票信息的同時(shí),通過初次校對(duì)紙質(zhì)發(fā)票信息即可直接導(dǎo)入醫(yī)院管理系統(tǒng)。從發(fā)票信息接收到入庫完畢過程,從過去的幾小時(shí)縮短到現(xiàn)在的幾十分鐘,提高工作的效率,減少藥師的工作強(qiáng)度。
2.2 提升藥庫藥品管理能力、降低藥庫管理成本 平臺(tái)初步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院藥品采購計(jì)劃的科學(xué)計(jì)算、生成以及自動(dòng)生成醫(yī)院補(bǔ)貨計(jì)劃;在保證藥品供應(yīng)前提下,合理地降低藥品庫存成本,加快藥品采購資金的周轉(zhuǎn);提高藥庫空間利用率,藥庫存儲(chǔ)能力提高,主要體現(xiàn)在藥庫倉位使用率的提高,較好解決藥庫的庫存壓力;條碼掃描取代手工紙張識(shí)別和人工輸入發(fā)票的工作方式,極大提高工作效率,減少人為環(huán)節(jié)造成的差錯(cuò),使全院藥品供應(yīng)保障能力進(jìn)一步增強(qiáng)。同時(shí)條碼識(shí)別技術(shù)將人工盤點(diǎn)轉(zhuǎn)為自動(dòng)化盤點(diǎn),使藥庫在庫的藥品信息更加的準(zhǔn)確。
2.3 促進(jìn)藥師發(fā)揮本職作用 隨著我院藥庫藥品供應(yīng)鏈協(xié)同服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建,人為環(huán)節(jié)步驟減少,使藥師從繁瑣的事務(wù)工作中解脫出來,極大降低藥師的工作強(qiáng)度,將藥師的工作重心轉(zhuǎn)移到為臨床和患者服務(wù)上,有更多的機(jī)會(huì)發(fā)揮臨床藥師的作用。
醫(yī)院藥品信息的管理是一個(gè)復(fù)雜的工程,通過該平臺(tái)的應(yīng)用,藥庫藥品的管理水平明顯提升,藥品的入、出、存數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確,帳物相符率進(jìn)一步提高。當(dāng)然,新的供應(yīng)鏈模式也對(duì)醫(yī)院的信息化建設(shè)提出更高的要求,如果沒有完善的HIS系統(tǒng),沒有藥品采購、請領(lǐng)、使用等單據(jù)的電子化,新的模式很難順利運(yùn)行[4-5]。供應(yīng)鏈協(xié)同服務(wù)平臺(tái)的投入使用,使藥師工作從單純的藥品供應(yīng)保障逐步向藥學(xué)技術(shù)服務(wù)轉(zhuǎn)型,進(jìn)而提升醫(yī)院的地區(qū)品牌效益和核心競爭力,值得在藥庫信息化管理中推廣。
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DOI 10.3870/yydb.2014.10.042
R954
C
1004-0781(2014)10-1398-04
2013-10-03
2014-02-13
李惠瑩(1980-),女,海南??谌?主管藥師,學(xué)士,方向:藥品信息化管理。電話:(0)13876018182,E-mail:13876018182@139.com。