閆偉榮

【摘要】檔案管理是一項(xiàng)可以反映一個(gè)單位或者是部門的工作業(yè)績(jī)的工作。隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)得到了迅猛的發(fā)展，而將信息化應(yīng)用到檔案管理工作之中則成了提升檔案管理工作效率的一項(xiàng)緊迫要求。本文立足于檔案信息化建設(shè)的背景下，闡述了檔案信息化及其意義，分析了當(dāng)前影響電子文件安全的因素，并提出應(yīng)對(duì)措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；風(fēng)險(xiǎn)；信息安全

科學(xué)的檔案管理，是將歷史工作全面、系統(tǒng)地呈現(xiàn)在需求者面前，讓觀閱者能夠用最短的時(shí)間了解被閱者的基本情況，作為下一步工作的依據(jù)。

1、檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化是指運(yùn)用現(xiàn)代化的信息科學(xué)技術(shù)，尤其是以計(jì)算機(jī)為主要載體的智能化工具為依托，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、開發(fā)以及利用，這是一種高效、科學(xué)的管理模式，主要包括建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、資料存儲(chǔ)數(shù)字化、信息利用網(wǎng)絡(luò)化。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)促進(jìn)人才開發(fā)、利用具有重要的作用。

1.2 檔案管理信息化的意義

第一，檔案管理信息化可以快捷地實(shí)現(xiàn)資源共享。打破傳統(tǒng)的紙張傳遞、審閱模式，在使用者之間消除信息閉塞的壁壘，促進(jìn)信息資源的保存、傳遞、開發(fā)、利用，更高效地實(shí)現(xiàn)資源共享。

第二，檔案管理信息化標(biāo)志著檔案事業(yè)的一個(gè)新起點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理就是簡(jiǎn)單的收集、管理。而引入信息化建設(shè)，一方面是硬件設(shè)施的信息化，另一方面是軟件的信息化建設(shè)。而硬件、軟件兩方面建設(shè)都能更加滿足當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展要求，使檔案管理工作與社會(huì)整體發(fā)展相協(xié)調(diào)。

第三，檔案管理信息化效率更高。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)的資料作為信息的保管、整理、歸集，過程繁瑣，導(dǎo)致效率低下，而且容易對(duì)檔案資料產(chǎn)生破壞。推進(jìn)信息化后，紙質(zhì)的資料變成了電子檔案，以科學(xué)的先進(jìn)技術(shù)替代了傳統(tǒng)的手工模式，縮短了檔案管理的時(shí)間，而且將文字、圖片電子化，具有強(qiáng)烈的直觀性、選擇性、易操作性，容易調(diào)動(dòng)工作的熱情。

2、檔案管理信息化中電子文件信息安全風(fēng)險(xiǎn)

電子文件是檔案資料在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的資料呈現(xiàn)方式，這是一種新型的只是管理方式，它直接關(guān)系到檔案信息化的作用能否正常實(shí)現(xiàn)。如果電子文件保管不到位，造成被非法竊取或者是修改，都會(huì)造成信息資料的真實(shí)性和完整性，不僅無法為使用者提供可靠的檔案資料，也失去了信息化減少的意義。因此，保證電子文件資料的安全至關(guān)重要。電子文件具有虛擬性、復(fù)雜性以及集成性的特點(diǎn)。

2.1 信息更替過程造成資料的損失。由于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，具有存儲(chǔ)信息和使用功能的管理軟件、硬件與操作系統(tǒng)都有一定的升級(jí)空間，而在技術(shù)升級(jí)的過程中，可能由于信息的存儲(chǔ)格式等方面的標(biāo)準(zhǔn)不同會(huì)妨礙到電子文件的存儲(chǔ)的長(zhǎng)期性。如果，信息不能讀出，等于信息被破壞了。

2.2 電子文件檔案的目的就是對(duì)相應(yīng)的資源進(jìn)行利用，實(shí)現(xiàn)資源的共享。而資源共享的整個(gè)工作過程都是依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行的。這個(gè)過程運(yùn)用了一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從資料使用的周期來看，由于網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、病毒機(jī)器變異技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)備份、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的缺陷或者是發(fā)展等諸多因素影響，都會(huì)產(chǎn)生很多安全隱患，直接影響到資料保存、使用的安全性。加之，電子文件與信息載體能夠分離，讓泄密具有了很強(qiáng)的隱蔽性，而且被泄密的資料依靠互聯(lián)網(wǎng)可以快遞地傳播開來，給補(bǔ)救工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。

2.3 電子文件管理人員素質(zhì)參差不齊。由于我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)相對(duì)較晚，很多管理人員并非專業(yè)人士，其業(yè)務(wù)能力、政治素質(zhì)以及職業(yè)道德都有帶提高；此外，電子文件管理需要很強(qiáng)的硬件、軟件操作能力和維護(hù)能力以及安全防護(hù)知識(shí)，所以，管理人員必須具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)。而受到原有用人體制的影響，很多管理人員的水平不高。而且兼職現(xiàn)象比較嚴(yán)重，缺乏相應(yīng)的管理意識(shí)很安全意識(shí)，都會(huì)對(duì)電子文件的管理造成很大的影響，嚴(yán)重地影響了先進(jìn)的管理方式的推廣。

3、檔案管理信息化中電子文件安全應(yīng)對(duì)措施

3.1 加強(qiáng)文件管理人員的素質(zhì)

為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，滿足科技的要求，檔案管理者必須做到活到老、學(xué)到老，不斷探索，不斷創(chuàng)新，在工作實(shí)踐中提升自我，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，才能滿足使用者對(duì)檔案信息的需要，才能讓檔案資料發(fā)揮更大的作用。

一是，檔案管理人員要及時(shí)更新計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊方面的知識(shí)，提升網(wǎng)絡(luò)使用的安全性。要不斷學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)歷史、文化、專業(yè)術(shù)語等網(wǎng)絡(luò)的基本理論和操作知識(shí)。

二是，檔案管理人員要熟悉互聯(lián)網(wǎng)的信息資源分別和查找手段、方法，熟悉常用瀏覽器的使用，要熟悉不同需要存儲(chǔ)的檔案信息的特點(diǎn)和搜索引擎，以及歸集方法。

三是，完善整理檔案信息的能力。要能做到通過網(wǎng)絡(luò)將分散的資料進(jìn)行整合，提供給使用者。

四是，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源開發(fā)的能力。信息化要起到實(shí)效，就得適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求，切實(shí)提高網(wǎng)絡(luò)檔案工作服務(wù)水平很能力，這就需要管理者不僅要有豐富的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，熟悉網(wǎng)絡(luò)的信息搜索、整合流程，更要具有學(xué)習(xí)、探索的能力。

3.2 強(qiáng)化安全培訓(xùn)

電子文件以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為依托，建立在現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，對(duì)資料進(jìn)行收集、管理工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的資源的大規(guī)模共享。

因此，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行電子文件安全培訓(xùn)。增強(qiáng)管理人員的安全保密意識(shí)，并強(qiáng)化其職業(yè)道德，增強(qiáng)其責(zé)任感。針對(duì)可能出現(xiàn)安全問題的環(huán)節(jié)，如傳輸、錄入、存儲(chǔ)、調(diào)用等環(huán)節(jié)，要建立相對(duì)完善的管理制度，做到有制度可以依靠、可執(zhí)行；同時(shí)，要加強(qiáng)技術(shù)力量投入，可以利用加密技術(shù)來攔截第三方對(duì)資料的盜取；設(shè)置安全通行密碼，維護(hù)管理者的使用權(quán)限；也可以利用監(jiān)控技術(shù)，防止對(duì)電子文件的非法訪問，防止資料的泄露和篡改；做好電子文件的安全備份工作，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的防控能力，提升電子文件的安全性。

3.3 轉(zhuǎn)變管理視角，做到技術(shù)和管理同時(shí)加強(qiáng)

由于電子文件管理是依靠先進(jìn)的技術(shù)，所以就形成了對(duì)技術(shù)發(fā)展的高度重視，而忽略了相應(yīng)的配套管理措施。如果缺少如文件登記、傳遞、監(jiān)控等運(yùn)行過程，或者這些措施不到位，而僅僅依靠科技的保障，是無法實(shí)現(xiàn)電子文件的信息安全的。因此，做好電子文件安全使用，不僅是科技的問題，更是管理的問題。檔案管理人員要充分發(fā)揮自己的能動(dòng)性，切實(shí)履行崗位職責(zé)，對(duì)電子文件的運(yùn)行過程要進(jìn)行研究很監(jiān)控，做到全盤考慮。

3.4 建立、健全電子文件安全運(yùn)用規(guī)范

作為一個(gè)新發(fā)展起來的管理手段，檔案信息化的安全工作是一項(xiàng)非常重要的工作。雖然國(guó)家制定了《網(wǎng)絡(luò)安全法》、《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《中華人民共和國(guó)電子簽名法》等，但是這些都是基本法，面對(duì)日新月異的科技發(fā)展勢(shì)頭，要想保護(hù)電子文件在檔案信息化過程中的安全，必須根據(jù)實(shí)際工作需要，結(jié)合科技的發(fā)展速度，制定適合的規(guī)則和法律，才能最大程度的保證電子文件的安全使用，促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。

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