宋彬

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)各個(gè)行業(yè)呈現(xiàn)一種迅猛發(fā)展的趨勢(shì)。各個(gè)行業(yè)中不同類(lèi)型的檔案數(shù)量正在不斷增加，人們開(kāi)始逐漸重視檔案管理工作，檔案管理工作者需要完成的事項(xiàng)也在增加，在一定程度上提高了檔案管理工作者的工作標(biāo)準(zhǔn)與要求；檔案科學(xué)序列化管理方法在檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，它能夠有效的對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)規(guī)劃，對(duì)于檔案管理有著十分重要的意義。

【關(guān)鍵詞】檔案；科學(xué)序列化管理；方法；研究

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2014.04.012文章編號(hào)：1004-7484（2014）-04-1815-02

就目前來(lái)看，信息化時(shí)代的來(lái)臨，給檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，在檔案管理觀念以及管理方式等一系列方面提出了新的標(biāo)準(zhǔn)與要求。檔案管理工作，在企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)以及學(xué)校中具有非常重要的意義，但是我國(guó)檔案管理工作在信息化階段中還存在很多的問(wèn)題，如何有效地解決這些問(wèn)題是檔案工作者必須重視的一個(gè)事項(xiàng)。檔案科學(xué)序列化管理方法在檔案管理中的應(yīng)用，能夠解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展[3]。1檔案科學(xué)序列化管理的背景

檔案管理，是我國(guó)檔案事業(yè)中重要的組成部分，對(duì)于各個(gè)具體單位在生產(chǎn)與工作以及整個(gè)社會(huì)都具有重要意義，它也是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)重要事項(xiàng)。檔案管理的主要對(duì)象是檔案，主要的任務(wù)是將各個(gè)分散、量大、零亂的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃與管理。隨著信息化技術(shù)水平的提升，檔案管理工作者必須加強(qiáng)自身的管理知識(shí)與管理水平，保證檔案管理工作能夠跟上信息化進(jìn)程，這樣才能夠更好地發(fā)揮檔案管理工作在各個(gè)行業(yè)中的作用[3]。

檔案管理工作向信息化方面發(fā)展是一種必然的趨勢(shì)，而一些管理工作者信息化管理檔案的過(guò)程中，遇到了一些難以解決的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在檔案管理信息化之后，一些檔案呈現(xiàn)一種零散的狀況，很難對(duì)其建立相應(yīng)完整的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，特別是處理含有大量信息數(shù)據(jù)檔案的時(shí)候，例如：某些企業(yè)的檔案儲(chǔ)備庫(kù)中，很多檔案在邏輯上處于緊密聯(lián)系的狀態(tài)，但是在物理上卻分散存儲(chǔ)在不同的位置中，這種檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)不利于檔案的合理規(guī)劃與管理。針對(duì)這一實(shí)際狀況，一些檔案管理工作者采取了檔案科學(xué)序列化管理的方法，對(duì)檔案進(jìn)行一個(gè)序列化的管理，對(duì)各個(gè)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，將相同類(lèi)型的檔案劃歸為一類(lèi)，簡(jiǎn)化了檔案管理操作流程。2檔案科學(xué)序列化管理的方法分析

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，它要對(duì)一些分散的檔案進(jìn)行規(guī)劃，將所有的檔案按照不同類(lèi)型進(jìn)行劃分，分別存儲(chǔ)在各自的位置中[1]。一些檔案工作者，結(jié)合自身在檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)與檔案管理的實(shí)際狀況，在對(duì)檔案科學(xué)序列化管理方法進(jìn)行分析與研究的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案科學(xué)序列化儲(chǔ)存方案進(jìn)行改進(jìn)，主要是根據(jù)相關(guān)的特征值，將一條檔案序列簡(jiǎn)化成一串簡(jiǎn)單的字符進(jìn)行管理，字符串中處于不同位置的字符都有其獨(dú)自的定義，通過(guò)對(duì)字符串進(jìn)行掃描就能夠便捷地看到檔案每一個(gè)條目中所含有的內(nèi)容，這種檔案科學(xué)序列化管理方法主要體現(xiàn)在以下例子中[2]。

將一條檔案中的前12個(gè)條目假設(shè)為一串?dāng)?shù)字，即135571409901。如果不對(duì)這一串?dāng)?shù)字進(jìn)行說(shuō)明，很難有人能夠準(zhǔn)確地理解這一串?dāng)?shù)字所蘊(yùn)含的意思。這一串?dāng)?shù)字實(shí)際上指的就是姓名代碼，我國(guó)高考中對(duì)于通用姓名的代碼收集了很多人名中經(jīng)常使用的漢字，每4位數(shù)字組成一個(gè)代碼對(duì)其中一個(gè)漢字進(jìn)行表示，然后不同的姓名就能夠通過(guò)漢字向數(shù)字的轉(zhuǎn)換，將姓名進(jìn)行序列化之后形成一個(gè)相關(guān)的字符串，如果將每一條檔案中的前12個(gè)條目設(shè)定為相關(guān)的姓名，那么每次需要對(duì)檔案進(jìn)行檢索與管理的時(shí)候，就只需要對(duì)相應(yīng)的數(shù)字串進(jìn)行檢索就能夠找到檔案。可以通過(guò)這一種方式對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，但是要嚴(yán)格規(guī)定每一條經(jīng)過(guò)序列化處理后的檔案記錄，固定位置中必須設(shè)定固定的內(nèi)容，對(duì)于一些不同類(lèi)型的檔案信息也可以對(duì)其設(shè)置相應(yīng)的姓名代碼來(lái)解決檔案管理，可以通過(guò)一串簡(jiǎn)單的字符對(duì)大量的檔案信息進(jìn)行管理，這是檔案科學(xué)序列化管理中的一種方法[2]。

檔案科學(xué)序列化管理中還存在著一些難以解決的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一個(gè)方面，檔案自身就具備難以規(guī)范的性質(zhì)，各個(gè)地區(qū)不同類(lèi)型的檔案在序列長(zhǎng)度的設(shè)置上難以保持相同的狀態(tài)，這在很大程度上阻礙了檔案的檢索；第二個(gè)方面，檔案序列化的標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃，也難以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理的確定，檔案工作者很難在全國(guó)范圍內(nèi)，運(yùn)用同一種方式對(duì)檔案進(jìn)行序列化管理；第三個(gè)方面，我國(guó)在檔案科學(xué)序列管理方面的檢索工具還不夠完善，導(dǎo)致檔案工作者無(wú)法科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行合理的序列化管理。

檔案中含有大量的信息數(shù)據(jù)，具有非常高的信息數(shù)據(jù)分析價(jià)值，對(duì)于檔案內(nèi)含有的豐富信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理分析，可以采用序列化管理方式，對(duì)其進(jìn)行序列分類(lèi)。經(jīng)過(guò)序列化處理之后的檔案信息，檔案工作者能夠直接對(duì)其進(jìn)行特征分析與研究，然后通過(guò)傳統(tǒng)的序列分析算法對(duì)其蘊(yùn)含的意義進(jìn)行深入的挖掘，獲取它所存在的價(jià)值。3結(jié)語(yǔ)

檔案科學(xué)序列化管理方法，具有十分廣闊的應(yīng)用前景，它能夠有效地解決我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理中存在的空間開(kāi)銷(xiāo)大、結(jié)構(gòu)混亂以及信息數(shù)據(jù)分散等一系列問(wèn)題，而且檔案科學(xué)序列化管理方法具備非常高的應(yīng)用價(jià)值[1]。我國(guó)檔案工作者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身對(duì)于檔案科學(xué)序列化管理方法的分析與研究，根據(jù)檔案工作中的實(shí)際狀況，采用合理的檔案科學(xué)序列化管理方法，能夠在很大程度上提高檔案工作的效率與質(zhì)量，解決檔案管理中的難題，確保檔案工作的合理性，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。參考文獻(xiàn)

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