黃文平

摘要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的作用也越來(lái)越大，檔案管理工作也由最初的手工作業(yè)進(jìn)入了一個(gè)由計(jì)算機(jī)管理的全新模式。該文從計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)行檔案管理中的特點(diǎn)、作用、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施等幾個(gè)方面探討和研究，以期能夠更加深入的了解計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，進(jìn)而全面提高檔案管理水平和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；檔案管理

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）12-2895-03

Discussion on Application of Computer Technology in The Existing in The Archives Management

HUANG Wen-ping

（Confidential Archives Science， Anhui Television Office， Hefei 23000，China）

Abstract： With the widespread application of computer network technology， Use of computer technology in file management is more important than ever before .Archives management is just changing the original manual operation into a new model of the computer management. This paper devotes and researches some file-characteristics 、roles and problems in files-process-system in the current computers files sphere， In order to understand the application of computers files ，then improve comprehensively the level of archives management and service standard.

Key words： computer technology； network technology； file management

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，幾乎每一項(xiàng)計(jì)算機(jī)信息處理的新技術(shù)，都及時(shí)被用于檔案管理的工作環(huán)節(jié)，解決了工作中的一個(gè)又一個(gè)問(wèn)題。從單純的檔案目錄信息管理開(kāi)始，到文檔一體化管理、檔案全文管理與檢索到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，例如用于檔案退變字跡的信息增強(qiáng)恢復(fù)處理、檔案管理安全監(jiān)測(cè)、庫(kù)房保管環(huán)境自動(dòng)控制等。檔案信息的多樣性，及其巨大的數(shù)量，為新技術(shù)的應(yīng)用提供了廣闊的天地，所以，探討計(jì)算機(jī)技術(shù)如何在檔案管理中發(fā)揮更好的作用及需要解決的問(wèn)題顯得非常必要。

1 計(jì)算機(jī)管理檔案的簡(jiǎn)介

1.1 概述

指在檔案管理過(guò)程中，以計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)作為工具或基本工作環(huán)境，自動(dòng)或半自動(dòng)地代替人的工作，其本質(zhì)是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理或稱檔案數(shù)據(jù)處理。用計(jì)算機(jī)輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和檢索，對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)和控制，以及對(duì)檔案行政管理數(shù)據(jù)進(jìn)行處理等等。

1.2 特點(diǎn)

1.2.1利于辦公效率提高

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展檔案工作，從檔管的收集到檔案管理系統(tǒng)的自動(dòng)編目、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)檢索，數(shù)據(jù)只需一次錄入，多次被利用和共享，這些工作在計(jì)算機(jī)開(kāi)展，質(zhì)量高，內(nèi)容全，途徑多，速度快，既改變了傳統(tǒng)的文書與檔案管理的工作方法，也減少了文書人員和檔案人員從文件到檔案管理的許多重復(fù)工作。從而使檔案人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，利用更多的時(shí)間從事檔案編研工作，極大的提高了工作效率，推進(jìn)各項(xiàng)工作的發(fā)展。

1.2.2 利于檔案信息資源共享

檔案信息是由電子文件、檔案管理系統(tǒng)的檔案及各類載體的檔案經(jīng)多媒體數(shù)字化后形成的電子信息，在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)與顯示。按照檔案信息開(kāi)放程度，對(duì)公開(kāi)的檔案信息可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢，對(duì)非公開(kāi)的檔案信息依照利用者查詢的權(quán)限分別對(duì)檔案的目錄信息、檔案專題信息、檔案全文信息等檔案信息資源直接查找所需的資料。解決了跨區(qū)域查找檔案難的問(wèn)題，也利于檔案統(tǒng)計(jì)、編研等工作開(kāi)展，同時(shí)加強(qiáng)了不同區(qū)域檔案工作的交流與合作。

1.2.3 利于檔案使用壽命延長(zhǎng)

檔案管理系統(tǒng)形成的各類載體檔案，利用者依照檔案查詢權(quán)限，經(jīng)檔案工作人員在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行調(diào)閱檔案，通過(guò)目錄查詢檔案信息，也可直接調(diào)閱原文資料，減少了翻閱紙質(zhì)檔案查找次數(shù)，也避免了復(fù)印時(shí)對(duì)檔案的磨損，延長(zhǎng)了檔案的使用壽命。

1.2.4利于紙質(zhì)檔案遺失的不可彌補(bǔ)性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有唯一性特征，一旦遺失就難以彌補(bǔ)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用下的電子檔案可以很好的保存原有紙質(zhì)檔案并建立電子化案卷，起到補(bǔ)充作用。即使原有的紙質(zhì)檔案遺失，也會(huì)在一定程度上降低損失。另外，紙質(zhì)檔案由于載體的易損性導(dǎo)致對(duì)其管理與運(yùn)用具有一定的局限性，而電子檔案可以提高檔案的運(yùn)用與管理效率。

1.3 作用

1.3.1自動(dòng)編目

計(jì)算機(jī)在檔案管理系統(tǒng)里有著強(qiáng)大的功能軟件，在整理檔案資料時(shí)，編目的制作是檔案工作的基礎(chǔ)，在計(jì)算機(jī)上編目，首先做好標(biāo)引和著錄工作，按照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》的要求，著錄項(xiàng)目、格式、標(biāo)識(shí)符合要準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。其次在系統(tǒng)里輸入檔案信息時(shí)，簡(jiǎn)明扼要、準(zhǔn)確無(wú)誤，便于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)時(shí)，把信息轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)能識(shí)別的形式，自動(dòng)生成的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、專題目錄等各種類別目錄，便于檔案工作查詢。endprint

1.3.2自動(dòng)統(tǒng)計(jì)

檔案工作的年報(bào)、月報(bào)、日?qǐng)?bào)在計(jì)算機(jī)上發(fā)揮著重要作用，系統(tǒng)提供各種檔案資料統(tǒng)計(jì)功能，最主要的是檔案基本情況年報(bào)，它是各檔案部門上報(bào)的關(guān)于本年檔案的謙細(xì)信息。根據(jù)各類報(bào)表量的統(tǒng)計(jì)，可得出檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的發(fā)展過(guò)程及其一般規(guī)律，對(duì)日后檔案工作可提供有力的數(shù)據(jù)支持。

1.3.3自動(dòng)檢索

檢索是一項(xiàng)十分重要的功能，檔案人員在檔案管理過(guò)程中的編目、編研、利用、鑒定等工作中經(jīng)常使用到檔案檢索功能，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，從簡(jiǎn)單查詢到分類查詢、自定義查詢和多表查詢等查詢方式，途徑多，速度快，顯示方式也多，目標(biāo)能具體到文件，還能根據(jù)不同的檢索途徑的隨意組合，準(zhǔn)確檢索出用戶所需文件。提高了檔案檢索的速度，結(jié)束了手翻帳本的時(shí)代，是檔案管理走向現(xiàn)代化的標(biāo)志。

1.3.4自動(dòng)調(diào)控溫濕度

運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以自動(dòng)控制庫(kù)房溫濕度，改善檔案的保管條件，實(shí)施檔案庫(kù)房自動(dòng)化管理。防治檔案所受的蟲、霉造成的生物性危害，減緩檔案帛成材料的老化，字跡的褪變等由化學(xué)侵蝕和物理因素造成的影響，有利于檔案的長(zhǎng)久保管，實(shí)現(xiàn)了高密度存儲(chǔ)，也節(jié)省了庫(kù)房造價(jià)。

1.3.5促進(jìn)文檔一體化的發(fā)展

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，促進(jìn)了文檔一體化的發(fā)展，現(xiàn)代辦系統(tǒng)要求文書與檔案工作緊密銜接，避免無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)。文檔一體化管理從文件材料的設(shè)計(jì)和形成開(kāi)始已納入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，直至完成文件運(yùn)轉(zhuǎn)全過(guò)程和轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的全流程，即文件起草、收發(fā)管理、到文書自動(dòng)的組卷、歸檔、統(tǒng)計(jì)分析等方面的工作，幾乎涵蓋了文書處理和歸檔的全部業(yè)務(wù)工作。文檔一體化管理所產(chǎn)生的一系列煩瑣工作，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將迎刃而解。

2 計(jì)算機(jī)管理檔案存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施

2.1 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)問(wèn)題

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息資源采集、處理、存儲(chǔ)和傳輸中心，在檔案信息資源中占有舉足輕重的作用。目前許多數(shù)據(jù)庫(kù)千篇一律，缺乏特色，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)相似卻不能聯(lián)合，各自為戰(zhàn)，造成資源分散，工作量重復(fù)。要建好數(shù)據(jù)庫(kù)，必須充分了解檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的需求和目的，因此，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)應(yīng)當(dāng)由檔案事業(yè)管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，并會(huì)同有關(guān)部門對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)劃的可行性進(jìn)行論證，提出檔案數(shù)據(jù)建設(shè)的具體意見(jiàn)。地方檔案部門則根據(jù)宏觀規(guī)劃的要求進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，以實(shí)現(xiàn)全局共享為基礎(chǔ)，突出特色數(shù)據(jù)。可以建立大范圍內(nèi)協(xié)調(diào)一致的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)庫(kù)框架設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)內(nèi)容必將得到很高的共享度，將會(huì)改善目前檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)自行一套、質(zhì)量參差不齊的總體狀況。另外，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、要適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，與檔案管理軟件、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，建立共享數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

2.2 電子文件存檔問(wèn)題

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，各單位的電子文件的數(shù)量急劇增加，每年要進(jìn)入歸檔電子文件存在不少問(wèn)題。由于電子文件本身的特性，如過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)過(guò)于分散，文件容易被刪改，又可以在不同的計(jì)算機(jī)之間傳遞，很難象紙質(zhì)文件那樣確定哪個(gè)是“原件”。檔案部門在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，很難對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性進(jìn)行認(rèn)定。針對(duì)這些問(wèn)題，筆者認(rèn)為，首先，各單位要規(guī)范電子文件的管理制度，建立電子文件歸檔制度和有效的技術(shù)措施。其次，根據(jù)電子文件的形成及流轉(zhuǎn)的途徑不同，從源頭上對(duì)電子文件的收集實(shí)行有效控制，電子文件要與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔，確保歸檔電子文件的原始性和完整性。最后，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，把符合歸檔的電子文件信息通過(guò)近線存儲(chǔ)與離線存儲(chǔ)結(jié)合的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并定期對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。最后檔案部門要確保電子檔案載體的物理安全，創(chuàng)造一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的溫濕度環(huán)境。

2.3 網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問(wèn)題會(huì)日益突出。黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒侵入、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制檔案信息化發(fā)展的最大障礙。因此，檔案部門必要出臺(tái)一系列技術(shù)措施和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采取物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)，而防火墻技術(shù)成為最佳的同外網(wǎng)融離與訪問(wèn)控制的措施。另外，在郵件服務(wù)器上也安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境，檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應(yīng)用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進(jìn)行殺毒；以網(wǎng)頁(yè)方式發(fā)出時(shí)，應(yīng)用內(nèi)容過(guò)濾系統(tǒng)以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁(yè)系統(tǒng)來(lái)確保發(fā)送資料的安全，并阻止可能發(fā)后的攻擊事件。另外要加大網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，才取先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，對(duì)計(jì)算機(jī)定期升級(jí)和更新，以防止各類病毒入侵。

2.4檔案人員素質(zhì)問(wèn)題

計(jì)算機(jī)作為信息技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域不可缺少的重要工具，已成為現(xiàn)代化辦公的主角，檔案工作者必須更新觀念，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)。不僅要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，還要掌握信息技術(shù)知識(shí)和運(yùn)用技能，但是，目前檔案管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)還普遍較低，其中許多檔案管理工作人員年齡偏大，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)環(huán)境。因此，檔案部門和人事部門要通力合作，招聘一些有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，同時(shí)應(yīng)有計(jì)劃、有重點(diǎn)的加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才，熟練學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理。

3 結(jié)論

在全球信息化進(jìn)程越來(lái)越快的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門的普及應(yīng)用已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。檔案管理部門應(yīng)不斷開(kāi)拓創(chuàng)新能力，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)讓系統(tǒng)軟件查詢功能更為多樣和人性化，讓電子文件不易被更改而且能長(zhǎng)久保管，運(yùn)用多媒體信息技術(shù)使檔案信息管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化。因此，開(kāi)展計(jì)算機(jī)管理檔案將成為今后檔案工作的一個(gè)重要方向和必然趨勢(shì)。

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