解犁

【摘要】教務(wù)管理是維持教學(xué)秩序、推進(jìn)教學(xué)改革和建設(shè)的重要工作。本文結(jié)合教務(wù)管理工作實(shí)際，通過對教務(wù)管理核心業(yè)務(wù)工作流程的梳理及優(yōu)化，使工作流程更加規(guī)范化、合理化、科學(xué)化，從而提升教務(wù)管理工作水平和成效，促進(jìn)高校教育教學(xué)工作質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】流程優(yōu)化教務(wù)管理實(shí)踐應(yīng)用

【中圖分類號】G473 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）5-0007-02

教務(wù)管理工作是高校管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它既是影響和反映高校整體辦學(xué)水平的要素之一，也是高校維持正常教學(xué)秩序，實(shí)施教學(xué)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)的根本保證。高校教務(wù)管理要在分析現(xiàn)有工作業(yè)務(wù)內(nèi)容的基礎(chǔ)上, 通過梳理和優(yōu)化教務(wù)管理流程，找出業(yè)務(wù)流程各節(jié)點(diǎn)之間的聯(lián)系與順序, 合并相近工作, 減少重復(fù)環(huán)節(jié),從而有效提高高校教務(wù)管理水平和工作效率，提升教育教學(xué)工作質(zhì)量。

一、教務(wù)管理工作的特點(diǎn)

教務(wù)管理工作是一個(gè)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，具體是指"高等學(xué)校的管理人員根據(jù)確定的培養(yǎng)目標(biāo),按照一定的管理原則、程序和方法,去組織管理教學(xué)過程中的人力、物力、財(cái)力、時(shí)間和信息,建立正常的、相對穩(wěn)定的教學(xué)秩序,保持教學(xué)過程的暢通,使教學(xué)過程達(dá)到協(xié)調(diào)化、高效率與最優(yōu)化,確保教學(xué)任務(wù)的完成,以培養(yǎng)德、智、體全面發(fā)展的優(yōu)秀人才 "[1]?？傮w來說，教務(wù)管理工作具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.教務(wù)管理具有很強(qiáng)的事務(wù)性，工作主要包括對師資、教室、教學(xué)計(jì)劃及所有教學(xué)資源的統(tǒng)籌規(guī)劃、分配與管理，層次多且復(fù)雜、涉及面廣、工作量大，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)對教學(xué)任務(wù)的完成及教學(xué)秩序的穩(wěn)定造成影響。

2.但部分管理工作仍缺乏清晰規(guī)范的流程控制，沒有形成系統(tǒng)的管理流程體系。教務(wù)管理人員有時(shí)會(huì)依據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行處理，管理過程往往比較隨意，控制松散，當(dāng)人員出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)將直接影響部分工作的處理程序。

3.部分工作業(yè)務(wù)在職能部門間存在交叉重疊，缺乏有效合理的協(xié)調(diào)與銜接，在一定程度上停留在職能化管理的模式上，還沒有完全實(shí)現(xiàn)流程化管理。

4.教務(wù)管理相關(guān)職能部門比較注重本部門或崗位的工作目標(biāo)，容易忽視相關(guān)崗位的工作特性和要求，部門成員只關(guān)注自己的工作，獨(dú)立工作能力較強(qiáng)，但對整體工作流程不熟悉也不關(guān)心，不注重整體工作的質(zhì)量，對工作效率、效果造成影響。

5.教務(wù)管理信息系統(tǒng)不完善，部分業(yè)務(wù)流程沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理，管理工作要靠人工來完成。為確保教學(xué)秩序的穩(wěn)定，教務(wù)管理人員忙于應(yīng)付各種日常的事務(wù)性工作，忽略或弱化了本該執(zhí)行的教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控和服務(wù)工作。

因此針對上述特點(diǎn)，教務(wù)處需要對教務(wù)管理流程進(jìn)行進(jìn)一步梳理、完善和優(yōu)化，加強(qiáng)流程控制，提高流程管理的信息化水平，保證良好的教學(xué)管理效果，為規(guī)范管理建立堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程的梳理和規(guī)范

在教務(wù)管理工作中，良好的管理和教育教學(xué)效果和高質(zhì)量的業(yè)務(wù)流程存在著必然的聯(lián)系。為了優(yōu)化管理流程，首先需要對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和規(guī)范，在進(jìn)行梳理和規(guī)范時(shí)應(yīng)掌握以下幾點(diǎn)：

1.以業(yè)務(wù)流程為核心，通過對重點(diǎn)工作事項(xiàng)進(jìn)行優(yōu)化，突出關(guān)鍵業(yè)務(wù)，減少?zèng)]有價(jià)值的業(yè)務(wù)，以達(dá)到提高管理效率和管理水平的目的。

2.以整體流程全局最優(yōu)為目標(biāo)，注重整體工作質(zhì)量，設(shè)計(jì)和優(yōu)化流程中的各項(xiàng)活動(dòng)，盡可能減少無效的活動(dòng)，以最小的資源達(dá)到最好的管理效果。

3.對教務(wù)管理的每一項(xiàng)流程都責(zé)任到人，制定相應(yīng)的符合實(shí)際的、可操作的規(guī)范，盡量減少人為因素的作用。

4.利用信息管理技術(shù)規(guī)范、優(yōu)化管理工作流程，將業(yè)務(wù)流程和信息化管理技術(shù)結(jié)合起來，使業(yè)務(wù)流程通過管理信息系統(tǒng)達(dá)到高質(zhì)、高效的運(yùn)行。

三、教務(wù)管理工作業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化實(shí)踐

教務(wù)管理工作影響著整個(gè)教學(xué)過程的有序運(yùn)行，而這些管理工作的成效離不開對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和設(shè)計(jì)。

1.梳理和優(yōu)化管理流程

以我院為例，教務(wù)管理工作往往涉及多個(gè)部門和管理崗位，為了從各個(gè)管理崗位紛繁復(fù)雜的事務(wù)中梳理出一條清晰的流程，我們首先對其中的核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析、評價(jià)，同時(shí)對各項(xiàng)工作之間的目的性、關(guān)聯(lián)性進(jìn)行認(rèn)真梳理和歸類, 并將工作業(yè)務(wù)與學(xué)院相關(guān)管理制度、管理規(guī)定進(jìn)行對應(yīng),為具體工作任務(wù)制定出一個(gè)詳細(xì)的執(zhí)行步驟和程序, 最終固化為一個(gè)流程。

2.基于Microsoft Visio的流程圖繪制

為了增強(qiáng)流程的可讀性，我們在對管理流程優(yōu)化實(shí)踐中，采用了Visio軟件來繪制流程圖，用圖表的方式來描述流程中的各個(gè)活動(dòng)及其相互關(guān)系以及各活動(dòng)的主要承擔(dān)者。

下圖所示為教學(xué)運(yùn)行管理中的教師申請調(diào)課工作流程圖。